Livre de transition pour le sous-ministre 2022 : Gouvernance supérieurs

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Direction générale des politiques, de la planification et des communications

Secteur du secrétariat ministériel et de l’accessibilité

Janvier 2022

But : Donner un aperçu de la structure des comités supérieurs de la gouvernance de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et de sa gestion par le Secteur du secrétariat ministériel et de l’accessibilité (Unité de gouvernance ministérielle)

Architecture de gouvernance actuelle de Services publics et Approvisionnement Canada

Architecture de gouvernance actuelle de SPAC – Version texte

• Ministre des Services publics et de l’Approvisionnement
• Sous-ministre
• Comité de direction (CODI) / Comité sur la mesure du rendement, l’évaluation et les résultats (CMRER)
  • président : SM (organe décisionnel)
    • adhésion au niveau des SMA de toutes les directions générales du programme et du dirigeant principal des finances (DPF)
• Gestion des litiges
  • président : SM (organe décisionnel)
    • adhésion au niveau SM/SMA
• Comité consultatif d’évaluation
  • président : sous-ministre déléguée (SMD) (organe décisionnel)
    • adhésion au niveau SMA/RDG
• Comité de gestion des investissements (CGI)
  • président : SM (organe décisionnel)
    • Adhésion au niveau des SMA de toutes les directions générales du programme et du DPF
• Comité de gestion ministériel (CGM)
  • président : SMD (corps de recommandation)
    • adhésion au niveau SMA de toutes les directions générales des services internes et de certaines directions de programmes
• Opérations stratégiques (OpsStrat)
  • président : SM (corps de recommandation)
    • adhésion au niveau des SMA de toutes les directions générales du programme en contact avec l’extérieur et du DPF
• Comité de gestion de l’information et de la technologie (CGIT)
  • coprésidents : dirigeant principal de l'information (DPI) et président, Bureau de la traduction (organe de décision et de recommandation)
    • adhésion au niveau des SMA de toutes les directions générales du programme et du DPF
• Comité de gestion des finances (CGF)
  • président : DPF (organe de décision et de recommandation)
    • adhésion au niveau des SMA de toutes les directions générales du programme et du DPF
• Comités Ad-Hoc
  • Comité ministériel d’audit
    • président : externe
  • Comité national de santé et de sécurité
    • co-présidents : SMA, Direction général des ressources humaines (DGRH) et syndicat
  • Consultation nationale syndicale-patronale
    • co-présidents : SM et syndicat
  • Comité exécutif de surveillance
    • président : SM
  • Conseil de discipline
    • président : SMD sur appel du président
  • Comité directeur des SMA sur la sécurité ministérielle
    • président : SMA, Direction générale de la surveillance (DGS)
  • Comité d’intégrité
    • président : SMA, DGS

Survol des mandats de comités

En tant que sous-ministre, vous présidez les comités supérieurs suivants:

• Le Comité Exécutif est un forum hebdomadaire clé pour le partage d'informations, la collaboration et la prise de décision sur les problèmes de programme, de politique et de gestion interne
  • tel que requis par une politique du Conseil du trésor, le Comité de la mesure du rendement, de l’évaluation et des résultats agit à titre de comité central chargé de superviser les fonctions de mesure du rendement et d’évaluation du ministère liées aux opérations de SPAC tout en se concentrant sur l'orientation stratégique du Ministère. Ces points sont intégrés dans l'agenda du CODI
• Le Comité des opérations stratégiques est un comité permanent du CODI qui fournit une surveillance stratégique des performances, une surveillance de la santé, des conseils et des recommandations liés à la mise en œuvre de projets, à la prestation de programmes et de services, sans égard à la source de financement. Les réunions sont trihebdomadaires à mensuelle
• Le Comité de gestion des litiges (CGL) est un forum pour surveiller la gestion des litiges importants par le Ministère et d'autres questions et risques juridiques. Les réunions sont trimestrielles
• Le Conseil de gestion des investissements (CGI) est un organisme décisionnel se rencontrant mensuellement, qui veille à ce que la planification des investissements appuie les priorités ministérielles, de portefeuille, horizontales et pangouvernementales. Il examine et approuve les projets en fonction des autorisations de l'évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) conformément à l'approbation du Conseil du Trésor
• La Réunion stratégique des activités à venir (RSAV) est une séance d'information hebdomadaire sur la planification avec le cabinet du ministre et les membres du CODI. Cette revue comprend:
  • le calendrier des activités à venir
  • les affaires du Cabinet
  • les affaires parlementaires
  • les présentations au Conseil du trésor
  • les rapports d’activités d’intérêt ministériel

La sous-ministre déléguée est la présidente des comités suivants.

• Le Comité de gestion ministérielle (CGM) est un comité permanent du CODI qui fournit une orientation stratégique et conseils intégrés sur les enjeux et initiatives liés à la gestion interne du ministère. Les réunions sont trihebdomadaires à mensuelles.
• Le Comité consultatif d’évaluation (CCE) est un sous-comité de la plus grande table du CODI et du Comité de la mesure du rendement, de l’évaluation et des résultats. Il fournit une orientation stratégique et de soutenir la transformation de la fonction d’évaluation au sein de SPAC afin qu’elle puisse agir à titre de conseiller essentiel qui aide le Ministère à réaliser son mandat

Il est à noter qu'un comité de niveau SMA détient un pouvoir de décision :

• Le Comité de gestion de l’information et de la technologie, coprésidé par la dirigeante principale de l’information et la présidente du Bureau de la traduction. Se réunissant mensuellement, il supervise et fait avancer le programme stratégique de gestion de l’information et de technologie de l’information (GI/TI) du ministère et approuve ou recommande des projets informatiques conformément aux autorisations de l'ECRP. Le comité fait rapport au CGI en ce qui concerne la planification des investissements en GI/TI, et au CGM/CODI

L’unité de gouvernance ministérielle

• La Direction générale des politiques, de la planification et des communications, par l'entremise du Secteur du secrétariat ministériel et de l’accessibilité, est le guichet principal du Ministère pour la planification et la prestation des comités supérieurs de gouvernance de SPAC et des séances de planification stratégique du CODI
• L'équipe fournit des notes de comité pour soutenir la présidence du SM et du SMD des comités de gouvernance supérieurs

Annexe 1: Unité de gouvernance ministérielle

Mandat et activités clés

L'Unité de gouvernance ministérielle est le principal point de contact entre le Bureau de sous-ministre (BSM) et les Bureaux du sous-ministre adjoint (BSMA) pour les comités internes supérieurs, fournissant également un soutien en matière d'information aux comités externes de niveau SM et pour es événements spéciaux axés sur le CODI et les séances de planification stratégique.

Coordination logistique de réunion

• Coordination des dates de réunion avec le BSM et la préparation des invitations au calendrier
• Transmission des demandes formelles de documentation et suivi adéquat des éléments en suspend
• Contrôle de la qualité, assemblage du matériel et partage du matériel de réunion
• Préparation des documents d'information et administratifs pour les comités de gouvernance externes / horizontaux de niveau des SM

Coordination analytique de réunion

• Gestion stratégique de l'agenda prévisionnel (liaison avec les conseillers des directions générales, alignement des agendas à venir avec l'évolution des priorités, etc.). Appels à contribution des directions générales
• Rédaction d'ordres du jour annotés et d'autres produits analytiques et du matériel de breffage
• Rédaction et validation des comptes rendus de décisions

Stats clés

2020 (année calendrier) :

• 31 CODI
• 11 OpsStrat
• 3 CGM
• 2 CGL
• 40 RSAV
• 32 comités externes
• 1 comité conjoint de SPAC et Services partagés Canada (SPC)
• 4 sessions de planification Stratégique du CODI
• 2 séances de type Town Halls

2021 :^{Note de bas de page 1}

• 23 CODI
• 9 OpsStrat
• 6 CGM
• 2 CGL
• 3 CCÉ
• 21 RSAV
• 25 comités externes
• 1 comité conjoint de SPAC/SPC
• 2 sessions de planification stratégique du CODI
• 2 assemblées générales en diversité et inclusion pour les EX
• suivi hebdomadaire d'activité pendant la période électorale

Complément ressources humaines

• 1 AS-05 chef d’équipe
• 1 EC-05 agent de planification stratégique ministérielle
• 2 AS-04 analystes séniors
• 1 AS-03 analyste

Annexe 2: Unité de breffage ministérielle

Mandat et activités clés

L'équipe de breffage ministérielle joue un rôle essentiel dans le soutien du BM et du secrétaire parlementaire, du BSM et des BSMA, en agissant comme guichet central entre leurs bureaux, les directions générales et régions pour le matériel pour tous les breffages avec le ministre, le secrétaire parlementaire et leurs bureaux, ainsi que comme soutien d'information pour les événements, les voyages et les réunions du ministre, du secrétaire parlementaire, du sous-ministre et du sous-ministre délégué.

Coordination logistique pour les breffages ministériels

• Élaboration et coordination des agendas de breffage avec le BM, le BSM et les BSMA et collaboration avec l'assistant ministériel pour mettre en œuvre breffages ministre/SM
• Transmission des demandes formelles de documentation et suivi adéquat des éléments en suspend
• Contrôle de la qualité, assemblage du matériel et partage du matériel de réunion
• Solliciter l'approbation de tous les produits d'information du BSM avant de les partager avec BM

Coordination logistique pour événements, voyages et réunions

• Travaille également en étroite collaboration avec les directions générales et les régions pour développer des notes de scénario et des produits d'information supplémentaires (ordres du jour, listes de participants, itinéraires détaillés) pour tous les voyages, événements et réunions avec les parties prenantes pour le ministre, le secrétaire parlementaire, le SM et la SMD
• Tirer parti des relations ministérielles existantes de l'équipe tout en renforçant les synergies avec le Secteur des communications pour fournir des produits de haute qualité, intégrés et stratégiques au ministre et aux sous-ministres

Stats clés

2020 :

• 351 breffages du BM
• 52 breffages avec Secrétaire Parlementaire
• 80 Min/DM et pré-breffages
• 15 événements avec SMD
• 25 événements avec SM
• 7 événements avec Secrétaire Parlementaire
• 22 événements avec Ministre

2021 :^{Note de bas de page 2}

• 301 breffages du BM
• 65 breffages avec Secrétaire Parlementaire
• 56 Ministre/DM et pré-breffages
• 20 événements du SMD
• 10 événements du SM
• 6 événements du Secrétaire Parlementaire
• 11 événements avec Ministre

Complément ressources humaines

• 1 AS-05 chef d’équipe
• 2 AS-04 analystes séniors
• 1 AS-03 analyste de breffage

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