Services publics et Approvisionnement Canada
Plan d’évaluation ministériel, exercices 2021 à 2022 jusqu’en 2025 à 2026

Mandat et priorités

SPAC réalise son mandat par le truchement de 5 RE énoncées dans le CMR :

• achat de biens et de services
• paiements et comptabilité
• biens et infrastructure
• soutien à l'échelle du gouvernement
• ombudsman de l'approvisionnement^{Note de bas de page 1}

Les 5 RE et les inventaires des programmes sont présentés au tableau à l’annexe 1 : Cadre ministériel des résultats et Répertoire des programmes de Services publics et Approvisionnement Canada. Bien que le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement est un organisme indépendant inclus dans le CMR, il n’a pas été considéré dans l’élaboration du Plan, étant donné qu’il se rapporte directement au Parlement par l’intermédiaire de la Ministre.

Selon le Plan ministériel de SPAC de l’exercice 2021 à 2022, les dépenses budgétaires brutes prévues pour l’exercice sont environ de 4,5 milliards de dollars en programmes, politiques, initiatives et services.

3.1 Fonction d’évaluation : sur la voie de la transformation et innovation

Le BE a pour mission de réaliser des évaluations de haute qualité et en temps opportun pour guider et soutenir la prise de décision, les améliorations, l’innovation et l’imputabilité.

Pour s’acquitter de son mandat, le BE met l’accent sur 4 priorités, tout en soutenant les priorités du Ministère ainsi que celles du gouvernement du Canada.

Le BE applique la flexibilité offerte par la politique sur les résultats et offre différents types d’évaluation pour répondre aux besoins d’information de la haute direction. Ces évaluations tiennent compte du cycle de vie d’un programme, d’une initiative ou d’une politique (conception, mise en œuvre et autres) et se fondent sur des méthodes de recherche en sciences sociales qui permettent la collecte et l’analyse neutres et systématiques des données probantes.

En plus de mener des évaluations, le BE offre une variété de services-conseils en lien avec l’évaluation, la mesure de rendement, la recherche et des études spéciales visant à soutenir efficacement et en temps opportun le Ministère.

Le BE compte aussi sur des ressources dédiées aux pratiques professionnelles dont les activités visent à renforcer la fonction d’évaluation. Outre les activités de planification, de reddition de compte et de liaison interne auprès des institutions fédérales, le volet des pratiques professionnelles vise l’élaboration des outils pour promouvoir l’efficacité et l’innovation au sein de l’équipe d’évaluation.

3.2 Structure organisationnelle et gouvernance

Le BE fait partie du secteur de l’évaluation et gestion intégrée des risques. En septembre 2020, à la suite d’une réorganisation, le secteur s’est joint au Bureau du dirigeant principal d’audit, évaluation et gestion du risque pour mieux répondre aux besoins du Ministère.

Le dirigent principal d’audit, évaluation et gestion du risque assume le rôle de chef de l’évaluation à SPAC. Son travail est appuyé par la directrice générale d’évaluation et de la gestion intégrée des risques, la directrice d’évaluation ainsi que l’équipe d’évaluation.

La fonction de l’évaluation est à son tour appuyée par la structure de gouvernance suivante.

Figure 1 : Organigramme du Bureau du dirigeant principal d’audit, évaluation et gestion du risque

Equivalent textuel

Bureau du dirigeant principal d’audit, évaluation et gestion du risque

• Audit
• Évaluation et de la gestion intégrée des risques
  • Risque
  • Évaluation

4.1 Contexte : Impact de la pandémie de la COVID-19

En réponse de la pandémie de la COVID-19 au printemps de 2020, SPAC a joué un rôle essentiel en aidant à sécuriser l'équipement de protection individuelle, les tests et les vaccins aux Canadiens. Ce contexte a eu d’importantes répercussions sur le travail réalisé par le BE qui a dû s’adapter à un environnement en rapide évolution, tout en maintenant ses activités afin de pouvoir fournir, en temps opportun, de l’information utile et pertinente.

Parmi les répercussions de la pandémie sur le BE, il était notamment question :

• du changement dans le mode de travail de l’équipe d’évaluation qui a dû s’adapter à la réalité du télétravail
• d’un ralentissement des activités et des retards dans la finalisation de certains livrables dus aux changements des priorités
• de redéfinir la portée et l’échéancier de l’évaluation d’un projet pilote qui n’a pas pu être réalisé comme prévu en fonction des répercussions de la COVID-19 sur l’initiative

4.2 Mise en œuvre du plan: Sur la voie de la transformation et de l’innovation

En 2020 à 2021, par l’entremise des projets d’évaluation, des services-conseils et du volet des pratiques professionnelles, le BE a appuyé la prise de décisions au sein du Ministère en fournissant des données probantes et en temps opportun. Le BE a aussi initié une série de mesure visant à transformer et à innover les pratiques d’évaluation à SPAC afin d’accroître son utilité. Ces efforts de transformation se poursuivront lors de l’exercice 2021 à 2022.

Lors de l’exercice 2020 à 2021, l’équipe d’évaluation a travaillé sur 5 projets, incluant la participation à 2 évaluations horizontales menées par d’autres ministères. Parmi ces projets, 1 évaluation a été approuvée lors de l’exercice 2020 à 2021, 3 évaluations ont débuté lors de l’exercice 2020 à 2021 (dont 2 évaluations horizontales) et 1 évaluation a été reportée à 2021 à 2022 (la portée de l’évaluation est en cours de révision).

4.3 Capacité et ressources de la fonction d’évaluation

Parmi les efforts de transformation de la fonction d’évaluation, il était notamment question de bâtir la capacité de la fonction à SPAC. À cet effet, des progrès considérables ont été déployés lors de l’exercice 2020 à 2021 pour rebâtir l’équipe et favoriser le perfectionnement professionnel.

Différents types de formation ont été offerts pour renforcer la capacité interne de la fonction d’évaluation.

De la formation individuelle a été offerte afin de permettre aux évaluateurs d’approfondir leurs aptitudes actuelles et d’acquérir de nouvelles connaissances notamment relatives aux méthodes innovatrices et aux techniques d’évaluation. De plus, la formation sur la Série des compétences essentielles en évaluation ainsi qu’une formation sur la visualisation des données et la création d’infographies efficaces ont été offertes aux membres de l’équipe. L’équipe a aussi participé aux séances de discussions sur les leçons apprises de la COVID en matière d’évaluation et de mesure de rendement offertes par la Société canadienne d’évaluation. 9 employés sont membres de la Société canadienne d’évaluation et la Direction continuera de soutenir l’affiliation et l’accréditation des évaluateurs à la Société en 2021 à 2022.

Diverses séances de formation de groupe ont été également offertes pour introduire l’équipe aux pratiques du Ministère ainsi qu’aux nouvelles modalités de travail à la suite des répercussions de la pandémie. Les sujets couverts comprenaient des séances d’information sur la cybersécurité et l’optimisation de l’utilisation de GCDOCS.

Le BE a aussi soutenu les initiatives du Ministère à l’égard de la santé mentale. En plus d’encourager l’équipe à participer aux différentes activités et présentations offertes par le bureau de l’Ombudsman, l’équipe a aussi participé à une séance sur la résilience organisée par la direction générale pour les employées. De plus, un espace de discussion au sein de l’équipe a été créé en forme de rencontres informelles hebdomadaires pour permettre aux membres de l’équipe de se connaitre et de discuter de sujets divers autre que le travail.

5.1 Vue d’ensemble de l’approche et de la méthodologie

Conformément aux exigences du CT, un exercice annuel de planification a été réalisé afin de déterminer les projets d'évaluation qui seront menés au cours du prochain cycle d'évaluation quinquennal. Les principales étapes de cet exercice sont illustrées à l’annexe 2 : Approche utilisée pour élaborer le plan d’évaluation ministériel des exercices débutant en 2021 à 2022 et se terminant en 2025 à 2026 du présent document.

Cette année, avec l’intégration du BE au Bureau du dirigeant principal d’audit, évaluation et gestion du risque, les fonctions d’évaluation et d’audit ont continué d’adopter une approche plus stratégique afin d’harmoniser, autant que possible, les exercices de planification respectifs. L’objectif était non seulement de favoriser une meilleure synergie entre ces 2 fonctions, mais aussi de réduire, autant que possible, le fardeau de cet exercice sur les intervenants. Pour ce faire, les activités suivantes du plan ont été réalisées en collaboration avec l’audit :

• la planification et la conduite des consultations conjointes auprès de la haute direction du Ministère
• l’alignement des calendriers d’évaluation et d’audit en ce qui concerne la gouvernance et l’élaboration de présentations communes à certains comités
• l’identification de projets conjoints

5.2 Projets d’évaluation prévus

Étant donné que SPAC est un ministère opérationnel, l’équipe d’évaluation a bénéficié des souplesses de la politique sur les résultats pour prioriser les projets d’évaluation qui répondent aux priorités et aux besoins d’information de la haute direction du Ministère.

Ainsi, le plan prévoit un total de 24 projets d’évaluation pour la période couvrant les années débutant en 2021 à 2022 et se terminant en 2025 à 2026.

Parmi ces derniers, 11 projets d’évaluation sont obligatoires, dont 5 sont des évaluations horizontales menées par d’autres ministères, et 13 sont discrétionnaires dont 1 projet conjoint avec l’équipe d’Audit.

L’annexe 3 : Projets d'évaluation prévus de 2021 à 2022 jusqu’en 2025 à 2026, par exercice présente le calendrier détaillé des évaluations prévues au cours des 5 prochaines années.

Il est important de noter que des projets d’évaluation pourraient être ajoutés au calendrier dépendamment de l’obtention de ressources additionnelles et/ou de l’évolution des priorités ou des besoins d’information. Parmi les projets possibles, il est notamment question de :

• réaliser une évaluation portant sur une thématique transversale qui pourrait inclure un thème sur les ressources humaines postpandémie (incluant la question de la diversité & inclusion) ou un thème portant sur l’écologisation et la durabilité
• réaliser une étude des leçons apprises d’un thème transversal dont l’innovation dans l’approvisionnement, la Direction générale de la Science et de l’infrastructure parlementaire, l’incidence de la technologie de l’information sur les opérations, les pratiques exemplaires pour éclairer les plans de continuité des activités ou la phase 2 des leçons apprises à la suite de la COVID-19^{Note de bas de page 2}
• réaliser une évaluation des services immobiliers qui toucherait au contexte actuel du portefeuille immobilier du gouvernement du Canada et comment il pourrait changer compte tenu de la nouvelle réalité après la COVID, ce qui pourrait avoir une incidence sur les opérations immobilières, y compris les aliénations^{Note de bas de page 3}
• à court terme, le BE pourrait réexaminer le besoin d’une évaluation spécifique et/ou d’un produit connexe liés à l’évolution de travail

Le plan vise 14 des 20 programmes figurant dans le répertoire des programmes, excluant l’Ombudsman de l’approvisionnement, et couvre 96 % des dépenses de programme ministérielles ou 3,6 milliards de dollars des 4,15 milliards de dollars alloués à SPAC pour 2021 à 2022 (ce montant exclu les services internes et l’Ombudsman de l’approvisionnement). Voir le tableau 1 : Dépenses budgétaires brutes prévues pour l’exercice 2021 à 2022 par responsabilité essentielle pour plus de détails.

6 répertoires de programmes, représentant au total 3,8 % des dépenses, sont exclus du plan d’évaluation actuel, excluant Ombudsman de l’approvisionnement. Les détails de ces programmes et la justification de leur exclusion figurent dans l’annexe 4 : Inventaires des programmes exclus du Plan d’évaluation ministériel lors des exercices débutant en 2021 à 2022 et se terminant en 2025 à 2026 de ce Plan.

5.3 Planification des activités de transformation de la fonction d’évaluation

Le BE continuera à transformer la fonction d’évaluation à SPAC en 2021 à 2022 en mettant en œuvre des activités innovantes visant à améliorer la qualité des produits et à offrir des services d’évaluations pertinents et en temps opportun. En plus des activités innovantes introduites en 2020 à 2021, le tableau 7 illustre les activités innovantes qui vont être introduites en 2021 à 2022.

5.4 Planification des activités courantes de planification et de reddition de compte

En 2021 et 2022, le BE continuera à planifier des activités courantes de planification et de reddition de compte. Le tableau 8 décrit ces principales activités.

1. L’examen de l’univers de l’évaluation

Le processus de planification de cet exercice consistait à déterminer l’univers de l’évaluation, donc toutes les unités évaluables obligatoires et potentielles de SPAC. Le CMR et le Répertoire des programmes de SPAC ont servi comme point de départ de cet exercice puisqu’ils décrivent les principales responsabilités de SPAC.

2. L’analyse de la conjoncture

Une analyse de la conjoncture a ensuite été réalisée pour identifier les priorités, les risques et les besoins d’information du gouvernement ainsi que du Ministère. Cette analyse comprenait l’examen de différents documents dont la lettre de mandat et supplémentaire du ministre de SPAC, le plan ministériel de SPAC, le profil des risques ministériels et produits connexes, les profils d’information des programmes, le Plan de vérification axé sur les risques de SPAC de 2019 à 2023 ainsi que des audits et évaluations antérieures de SPAC.

3. La conduite des consultations

22 consultations ont été menées auprès de la haute direction de SPAC dans les différentes directions générales et régionales afin de recueillir de l’information sur leurs besoins, leurs priorités ainsi que les risques pour mener certaines évaluations. Une consultation avec des représentants du SCT a également eu lieu pour discuter des enjeux et des priorités dont SPAC devrait tenir compte dans l’élaboration du présent plan quinquennal d’évaluation.

4. La priorisation des projets d’évaluation

Différents facteurs ont été considérés pour justifier la suppression, le maintien ou l’ajout d’une évaluation, ainsi que le calendrier des évaluations. En plus de prendre en compte les priorités et besoins d’informations et les risques identifiés lors de l’analyse de la conjoncture et des consultations, il était notamment question d’examiner les risques en lien avec les évaluations. Différents facteurs de risques ont été évalués dont la nature du financement, la complexité de l’évaluation, la matérialité, les compétences et expertises requises, la disponibilité des données des programmes et le budget du programme.

5. L’approbation du Plan d’évaluation ministériel

L’ébauche du plan a été présentée aux comités d’audit pour information, aux membres du CCE pour aval et aux membres du CMRER pour aval, et par la suite au sous-ministre pour approbation. Ensuite, il fut partagé au SCT pour ensuite être publié à l’intranet/ site canada.ca.

Paiements et perception des recettes

2,75 % des dépenses de programme ministérielles planifiées en 2021 à 2022

• Ce programme vise à assurer l’intégrité du Trésor pour le compte des Canadiens ainsi qu’à développer et à maintenir les systèmes de trésorerie du receveur général. Le programme du receveur général a été évalué en 2015 à 2016. Par conséquent, la priorité d’évaluer ce programme est faible, à moins d’un changement majeur dans la conception du programme.

Comptabilité et rapports à l’échelle du gouvernement

0,4 % des dépenses de programme ministérielles planifiées en 2021 à 2022

• Ce programme permet d’assurer la tenue des comptes du Canada et du Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale ainsi que la production des Comptes publics du Canada, y compris les états financiers annuels consolidés vérifiés et les états mensuels des opérations financières du gouvernement du Canada. Le programme du receveur général a été évalué en 2015 à 2016. Par conséquent, la priorité d’évaluer ce programme est faible, à moins d’un changement majeur dans la conception du programme.

Services de communication

0,4 % des dépenses de programme ministérielles planifiées en 2021 à 2022

• Ce secteur de programme appuie les services fournissant des renseignements aux Canadiens et aux institutions du gouvernement sur les programmes et les publications du gouvernement du Canada. Les activités de ce programme n’ont pas beaucoup changé au fil des ans et demeurent relativement stables. Cependant, les besoins d’évaluation seront révisés en temps et lieu étant donné le projet de la modernisation des communications en cours.

Services d’imagerie documentaire

0,09 % des dépenses de programme ministérielles planifiées en 2021 à 2022

• Ce programme offre des services d’imagerie documentaire et de saisie de données de qualité et efficaces, selon le principe du recouvrement des coûts, aux organisations fédérales, en mettant à profit la capacité de production interne et les entrepreneurs du secteur privé. Une évaluation des services d’imagerie documentaire a été effectuée en mai 2015. Aucun changement majeur n’est prévu dans le programme. La priorité d’évaluer ce programme est donc faible.

Aliénation de biens

0,1 % des dépenses de programme ministérielles lors de l’exercice 2021 à 2022

• Le programme d’aliénation des biens comprend GCSurplus (gcsurplus.ca, GCMil, GCTransfert et GCRecycle) et la gestion des biens saisis. Comme la dernière évaluation remonte à 2006 à 2007, la priorité d’évaluer ce programme est faible, à moins d’un changement majeur dans la conception du programme.

Office des normes générales du Canada

0,05 % des dépenses de programme ministérielles planifiées lors de l’exercice 2021 à 2022

• L’Office des normes générales du Canada est un centre d’expertise au sein du gouvernement du Canada qui élabore et tient à jour les normes nationales et fournit la certification du personnel, des produits et des organisations. Comme la dernière évaluation officielle remonte à 2008, le programme a réalisé une autoévaluation validée en 2016 à 2017. La priorité d’évaluer ce programme est faible, à moins d’un changement majeur dans la conception du programme.