Services publics et Approvisionnement Canada
Évaluation du Programme de surveillance de l'équité

Sommaire

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) s'est engagé à exceller dans les opérations gouvernementales et à assurer une saine intendance au profit de la population canadienne, en offrant des services et des programmes de première qualité adaptés aux besoins des organismes fédéraux. Le Programme de surveillance de l'équité a été créé en tant que mécanisme de surveillance officiel visant à fournir à la gestion, aux fournisseurs, aux clients et aux Canadiens une assurance indépendante que les activités ministérielles, dont l'achat de biens, de services ou de services de construction, l'acquisition et l'aliénation de biens immobiliers, l'aliénation des biens de l'État et l'octroi de subventions et de contributions, sont menées de manière équitable, ouverte et transparente.

La présente évaluation portait sur la pertinence, le rendement ainsi que l'efficience et l'économie du Programme de surveillance de l'équité.

Les dépenses totales du programme au cours de l'exercice 2017 à 2018 s'élevaient à 1,93 million de dollars, et on y comptait 5,5 équivalents temps plein. Le Programme de surveillance de l'équité est exécuté par la Direction de la surveillance de l'équité et de la gestion des conflits d'ordre commercial de la Direction générale de la surveillance (DGS).

Le Programme de surveillance de l'équité est pertinent puisqu'il assure l'équité perçue et réelle du processus d'approvisionnement. Il offre ainsi aux soumissionnaires et au public une assurance supplémentaire que les processus d'approvisionnement sont menés de façon équitable, ouverte et transparente. Bien qu'il n'existe aucune exigence législative ou réglementaire pour le programme, SPAC dispose d'une Politique sur la surveillance de l'équité qui appuie ses résultats stratégiques et l'objectif visant à promouvoir des pratiques en matière d'approvisionnement ouvertes, équitables et transparentes, comme il est indiqué dans les engagements de la lettre de mandat de la ministre, le Discours du Trône et la Loi sur la gestion des finances publiques.

La politique sur la surveillance de l'équité est le facteur qui justifie les missions de surveillance de l'équité. Le nombre d'évaluations obligatoires menées pour déterminer si une surveillance de l'équité est nécessaire est demeuré stable au fil du temps. Bien que le nombre d'évaluations facultatives (dans le cadre desquelles une évaluation visant la surveillance de l'équité n'était pas nécessaire, mais une demande a été présentée par le programme) soit également demeuré relativement stable, il est très faible par rapport au nombre d'évaluations obligatoires. Le nombre de problèmes résolus tout au long du processus d'approvisionnement auquel a participé un surveillant de l'équité représente une mesure plus robuste du besoin continu. Depuis 2009, au moins 300 problèmes d'équité ont été relevés dans les rapports sommaires et réglés dans le cadre du processus d'approvisionnement. Au cours de la même période, 8 rapports avec réserve faisant état de lacunes en matière d'équité ont été produits.

Dans l'ensemble, le programme atteint les résultats immédiats et intermédiaires escomptés. En veillant à ce que la surveillance de l'équité soit effectuée de manière efficace lorsque les circonstances le justifient, le programme contribue à faire en sorte que les processus d'approvisionnement de SPAC soient menées de façon équitable, ouverte et transparente. En contribuant à la probité et à l'intégrité des activités d'approvisionnement, le Programme de surveillance de l'équité assure une saine intendance au profit des Canadiens, en plus de répondre aux besoins des institutions fédérales en matière d'approvisionnement. La clarification des critères pour évaluer la nécessité de procéder à une surveillance de l'équité des processus d'approvisionnement ne relevant pas du Conseil du Trésor permettrait toutefois d'accroître l'efficacité du programme.

Les personnes interrogées s'entendaient aussi sur le fait que l'équité est plus perçue que réelle. Toutefois, la perception d'équité en soi est très importante, car le programme permet d'offrir aux soumissionnaires et au public une assurance supplémentaire que les processus d'approvisionnement sont menés de façon équitable, ouverte et transparente.

Les leçons tirées de la surveillance de l'équité ont été communiquées pour améliorer les pratiques en matière d'approvisionnement à SPAC. Celles-ci semblent avoir eu des répercussions limitées sur les changements aux lignes directrices ou aux politiques en matière d'approvisionnement, en partie parce que les problèmes d'équité relevés au cours des missions de surveillance de l'équité ne sont pas systématiquement examinés selon leurs répercussions sur les changements nécessaires aux politiques ou aux lignes directrices.

Le programme fonctionne de façon efficiente et économique. Le coût de la surveillance de l'équité par rapport à la valeur des processus d'approvisionnement faisant l'objet d'une surveillance est négligeable (0,01 %). Ce coût est récupéré auprès des clients. Les missions de surveillance de l'équité sont demeurées stables au cours des 4 dernières années, tandis que les coûts internes du programme par mission de surveillance de l'équité ont diminué, principalement en raison des postes vacants. Parallèlement, le coût des services de surveillants de l'équité sous contrat a augmenté. Bien que le programme fonctionne à un faible coût, il remplit un vaste mandat, car il en a découlé une perception d'équité élevée en matière d'approvisionnement.

Présentation

Le présent rapport expose les résultats de l'évaluation du Programme de surveillance de l'équité. Cette mission figure dans le Plan de vérification et d'évaluation axé sur les risques de 2018 à 2021 de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Contexte

Le Programme de surveillance de l'équité a été créé en 2005 pour offrir à la gestion, aux ministères clients, aux fournisseurs du gouvernement, au Parlement et aux Canadiens une assurance indépendante que les activités d'approvisionnement importantes ou complexes de SPAC étaient menées de façon équitable, ouverte et transparente. La Politique sur la surveillance de l'équité du Ministère a été établie en 2009. Elle énonçait les rôles et les responsabilités des intervenants, et élargissait la portée du programme afin qu'il s'applique à toutes les activités ministérielles (par exemple, l'achat de biens, de services ou de services de construction, l'acquisition et l'aliénation de biens immobiliers, l'aliénation des biens de l'État et l'octroi de subventions et de contributions). En 2012, la politique a été révisée pour y inclure des définitions explicites de l'équité, de l'ouverture et de la transparence, clarifier les rôles et les responsabilités liés à la réalisation d'évaluations et à la résolution des problèmes d'équité, et établir des critères fondés sur le risque pour les activités ministérielles, afin de déterminer si une évaluation obligatoire est nécessaire.

Le Programme de surveillance de l'équité fait appel à des surveillants de l'équité indépendants pour observer l'ensemble ou une partie d'une activité d'approvisionnement ministérielle, afin de fournir une opinion impartiale sur l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité et de cerner les problèmes qui, s'ils ne sont pas résolus, pourraient donner lieu à des rapports faisant état de lacunes en matière d'équité dans l'activité faisant l'objet de la surveillance et devenir dispendieux à résoudre après le processus d'approvisionnement.

En plus d'exercer une surveillance de l'équité des activités d'approvisionnement, de location et d'aliénation de SPAC, le Programme de surveillance de l'équité fournit également des services de surveillance de l'équité à 3 autres organisations du gouvernement fédéral (Services partagés Canada, l'Agence du revenu du Canada et le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes), en vertu de protocoles d'entente.

Autorité

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (alinéa 7(1) (a)) autorise notamment le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux à étudier et à mettre sur pied des services en vue de favoriser l'intégrité et l'efficience du processus d'impartition des marchés. L'article 15 de la loi stipule que le ministre peut fournir, sur demande des ministères ou organismes fédéraux, les autres services qui relèvent de sa compétence.

Il n'existe aucune politique pangouvernementale sur la surveillance de l'équité. Il existe toutefois une politique ministérielle sur la surveillance de l'équité, selon laquelle il est obligatoire de procéder à l'évaluation de la nécessité d'exécuter une surveillance de l'équité pour tous les processus d'approvisionnement exigeant l'approbation du Ministère ou du Conseil du Trésor ou lorsque les instruments normalisés de gestion des risques de la direction générale indiquent qu'un formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité doit être rempli. D'après leur examen de ce formulaire, les responsables du Programme de surveillance de l'équité formuleront une recommandation au sous-ministre lui indiquant si une surveillance est justifiée.

Les directions générales de programme de SPAC peuvent également demander une surveillance de l'équité sur une base facultative si elles souhaitent obtenir une plus grande assurance d'équité, d'ouverture et de transparence.

Rôles et responsabilités

La Direction de la surveillance de l'équité et de la gestion des conflits d'ordre commercial de la Direction générale de la surveillance doit :

• superviser les missions de surveillance de l'équité, établir et gérer les contrats de surveillance de l'équité, fournir des conseils et du soutien aux clients, faciliter la résolution des lacunes potentielles en matière d'équité, informer la haute direction des missions de surveillance de l'équité et gérer la publication des rapports de surveillance de l'équité
• fournir des services en matière de politiques ainsi que des services de soutien, dont la tenue à jour de la Politique sur la surveillance de l'équité, la fourniture de conseils et de directives aux clients, la présentation d'information à la haute direction sur la surveillance de l'équité recommandée, la compilation des documents sur les leçons retenues ainsi que la prestation de séances de sensibilisation/d'information et des séances sur les leçons retenues à la haute direction ainsi qu'aux groupes de clients (l'annexe A : Activités du programme, renferme plus de renseignements à cet égard)

Surveillants de l'équité

Les entrepreneurs du secteur privé qui participent au Programme de surveillance de l'équité fournissent des services de surveillance de l'équité dans le cadre des activités ministérielles. Ils doivent formuler une opinion neutre et impartiale sur l'équité, l'ouverture et la transparence des activités observées tout au long du processus d'approvisionnement. Les surveillants de l'équité peuvent également cerner des problèmes qui, s'ils ne sont pas réglés, pourraient donner lieu à la présentation de lacunes en matière d'équité dans un rapport final sur la surveillance de l'équité mis à la disposition du public. Les lacunes en matière d'équité non résolues par l'autorité contractante ou au moyen du processus de renvoi aux paliers supérieurs du programme font l'objet d'un rapport « avec réserve ».

Clients directs

Les clients directs incluent les autorités contractantes des directions générales et des régions de SPAC qui assurent la gestion de processus d'approvisionnement ou d'autres activités ministérielles assujettis à une surveillance de l'équité, ou au sein d'autres ministères du gouvernement qui ont conclu un protocole d'entente avec le programme. Il incombe à l'autorité contractante de coopérer avec les surveillants de l'équité et de leur fournir en temps opportun tous les renseignements, documents et faits relatifs à chacune des étapes du processus d'approvisionnement, de tenir compte de toutes les questions et préoccupations d'équité soulevées par les surveillants de l'équité ainsi que de corriger toute lacune perçue en matière d'équité.

Clients indirects

Les clients indirects incluent les responsables de projet ou les responsables techniques de SPAC ou d'autres ministères du gouvernement qui ont amorcé des processus d'approvisionnement assujettis à une surveillance de l'équité, soit parce que SPAC en assure la gestion ou parce qu'un autre ministère a demandé qu'ils fassent l'objet d'une surveillance en vertu d'un protocole d'entente conclu avec le Programme de surveillance de l'équité. Le responsable de projet ou le responsable technique doit coopérer avec l'autorité contractante pour lui permettre de fournir aux surveillants de l'équité les renseignements, les documents et les faits en temps opportun.

Ressources

En ce qui concerne les services directs fournis par les surveillants de l'équité sous contrat, les dépenses totales pour l'exercice 2017 à 2018 se sont élevées à 1,93 million de dollars; toutefois, une partie de cette somme a été partiellement compensée par des coûts de 1,12 million de dollars, récupérés auprès des directions générales et des régions de SPAC ainsi que d'autres ministères clients. Cette somme comprend également 0,167 million de dollars recouvrés grâce à une réaffectation interne des fonds de la Direction générale des biens immobiliers et de la Direction générale de la Cité parlementaire. Le reste des dépenses est financé à partir des crédits ministériels gérés par la Direction générale de la surveillance.

Le nombre d'équivalents temps plein affectés au Programme de surveillance de l'équité était de 5,5 pour l'exercice 2017 à 2018.

Objet de l'évaluation

Cette évaluation visait à déterminer la pertinence et le rendement du programme par rapport à l'atteinte des résultats escomptés, conformément à la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor. Le programme a été évalué d'avril 2013 à mars 2018.

Constatations et conclusions

Les constatations et les conclusions présentées ci-après sont fondées sur les nombreuses sources de données ayant servi à l'évaluation. Elles sont présentées par point d'évaluation (pertinence et rendement).

Pertinence

En ce qui concerne la pertinence du programme, l'évaluation portait sur l'harmonisation du Programme de surveillance de l'équité avec les priorités actuelles du gouvernement fédéral et du Ministère, les exigences législatives, réglementaires ou politiques du programme et la nécessité continue du programme.

Conclusions : Pertinence

Le Programme de surveillance de l'équité est pertinent puisqu'il appuie le résultat stratégique de saine intendance de SPAC. Bien qu'il n'existe aucune exigence législative ou réglementaire pour le programme, il est conforme à l'engagement formulé dans la lettre de mandat de la ministre de veiller à ce que les pratiques en matière d'approvisionnement cadrent avec les attentes du public concernant un gouvernement transparent et ouvert. Il est également conforme au discours du Trône qui stipule que « le gouvernement s'engage à être ouvert et transparent ». Il appuie la Loi fédérale sur la responsabilité qui vise à promouvoir des pratiques en matière d'approvisionnement ouvertes, équitables et transparentes. Il appuie également la perception d'équité dans le processus d'approvisionnement et permet de faire en sorte que les problèmes soient relevés et résolus en temps réel avant qu'ils ne deviennent potentiellement des lacunes.

Rendement

Le rendement est la mesure dans laquelle un programme réussit à atteindre les résultats escomptés, et la mesure dans laquelle il le fait de manière efficiente et rentable. L'évaluation portait sur ces deux aspects du rendement. Les résultats escomptés du programme sont indiqués ci-dessous et sont suivis d'une évaluation de la mesure dans laquelle ces résultats ont été atteints.

Ce résultat a été évalué au moyen d'entrevues auprès des responsables du programme et des cadres supérieurs de SPAC qui sont des clients du programme. De plus, l'équipe d'évaluation a comparé le nombre de contrats attribués entre les exercices 2016 à 2017 et 2017 à 2018 et ayant nécessité l'approbation du Conseil du Trésor, avec les données du programme sur les processus d'approvisionnement faisant l'objet d'une surveillance.

Comme il a été mentionné précédemment dans le présent rapport, un formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité doit être rempli pour toute activité ministérielle nécessitant l'approbation du Ministère ou du Conseil du Trésor.

En plus des activités ministérielles nécessitant l'approbation du Ministère ou du Conseil du Trésor, d'autres processus d'approvisionnement doivent aussi faire l'objet d'une surveillance en raison de leur sensibilité, de leur importance et de leur complexité. Les cotes de risque sont déterminées à l'aide d'instruments normalisés de gestion des risques de la direction générale dont les résultats indiqueront si un formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité est requis.

Presque tous les clients de niveau supérieur de SPAC qui ont répondu à une question d'entrevue à ce sujet ont indiqué que leurs procédures permettent de veiller à ce qu'un formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité soit rempli.

Comme l'indique le tableau 3, notre analyse des contrats attribués entre les exercices 2016 à 2017 et 2017 à 2018 appuie les points de vue des clients de niveau supérieur interrogés, du moins en ce qui concerne les processus d'approvisionnement ayant nécessité l'approbation du Conseil du Trésor. Au cours de cette période, 21 processus d'approvisionnement nécessitant l'approbation du Conseil du Trésor ont été menés, d'une valeur totale de 6 257 106 006 $.^{Note de bas de page 1} Par ailleurs, nous avons été en mesure de confirmer qu'un formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité a été rempli pour les 21 processus d'approvisionnement, soit 100 %, lesquels ont tous fait l'objet d'une surveillance. ^{Note de bas de page 2}

Selon un examen des données sur les extrants du programme, tous les processus d'approvisionnement pour lesquels le programme recommande une surveillance font l'objet d'une surveillance, comme l'indique le tableau 4. Par exemple, au cours de l'exercice 2016 à 2017, des formulaires d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité ont été soumis pour 32 processus d'approvisionnement. Une surveillance a été justifiée pour 26 d'entre eux et 24 ont fait l'objet d'une surveillance. Dans les 2 autres cas, le processus d'approvisionnement a été annulé. De même, au cours de l'exercice 2017 à 2018, les 30 processus d'approvisionnement pour lesquels un formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité a été soumis et pour lesquels une surveillance était recommandée, ont fait l'objet d'une surveillance.

D'après les discussions avec les responsables du programme, les projets pour lesquels l'autorité contractante recommande une surveillance pourraient ne pas faire l'objet d'une surveillance de l'équité s'ils répondent tout juste au seuil d'approbation du Conseil du Trésor, si leur niveau de sensibilité et de complexité est faible, et s'ils n'ont pas été visés par une demande spéciale. Par conséquent, une surveillance de l'équité n'était pas justifiée pour 6 des formulaires d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité soumis au cours de l'exercice 2016 à 2017 et pour 8 formulaires soumis au cours de l'exercice 2017 à 2018.

Les données qui précèdent indiquent que tous les processus d'approvisionnement nécessitant l'approbation du Ministère ou du Conseil du Trésor font l'objet d'une surveillance. Toutefois, les responsables du programme craignent que la politique actuelle ne soit pas suffisamment précise quant au moment où il faudrait remplir le formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité dans le contexte des risques. La décision de l'autorité contractante de remplir le formulaire pourrait ainsi être entachée d'une certaine part de subjectivité.

Par conséquent, les responsables du programme envisagent de réviser la politique de manière à exiger que le formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité soit rempli pour tous les grands projets de l'État et pour tous les projets classés au niveau 4 ou 5 en ce qui concerne le risque ou la complexité, compte tenu des évaluations normalisées des risques de la direction générale. La politique révisée exigerait également qu'un formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité soit rempli pour certaines catégories précises de biens ou de services qui, selon l'expérience passée, présentent un risque élevé.

Compte tenu de ce qui précède, il semblerait que la plupart des processus d'approvisionnement nécessitant une surveillance selon les critères de la politique actuelle font l'objet d'une surveillance, mais ce n'est pas le cas pour tous les processus d'approvisionnement. Il n'est cependant pas clairement établi si le libellé de la politique actuelle est suffisamment précis pour permettre de s'assurer que tous les processus d'approvisionnement à risque élevé, très complexes ou très sensibles sont évalués aux fins de surveillance. Par conséquent, le programme envisage de recommander des changements à la politique.

Ce résultat a été évalué au moyen d'un sondage auprès des autorités contractantes qui étaient d'anciens clients du programme, au moyen d'entrevues auprès des responsables du programme et des clients de niveau supérieur du secteur des approvisionnements et des secteurs de programme dont les processus d'approvisionnement ont fait l'objet d'une surveillance, et au moyen d'un examen des données du programme sur les problèmes d'équité, en particulier les données qui ont donné lieu à des rapports avec réserve.

Une grande majorité (88 % des 25 réponses) des autorités contractantes interrogées ont indiqué que les surveillants d'équité n'avaient pas relevé de problèmes d'équité quant à leurs processus d'approvisionnement. En revanche, 57 % des clients de niveau supérieur interrogés ont indiqué que des problèmes avaient bel et bien été relevés dans leur secteur.^{Note de bas de page 3} Ces derniers ont également indiqué que les problèmes relevés étaient presque toujours résolus en n'ayant presque pas recours au processus d'acheminement aux paliers hiérarchiques supérieurs.

Comme il est indiqué dans la section sur le besoin continu, depuis 2009, plus de 300 problèmes d'équité ont été relevés et résolus dans le cadre d'environ 200 processus d'approvisionnement faisant l'objet d'une surveillance. Cependant, seulement 8 rapports finaux avec réserve ont été rédigés à la suite des 200 missions. Cela laisse supposer que le processus d'acheminement aux paliers hiérarchiques supérieurs fonctionne.

Il semblerait donc que la grande majorité des problèmes d'équité relevés par les surveillants de l'équité sont résolus en temps réel au cours du processus d'approvisionnement, soit entre le surveillant de l'équité et l'autorité contractante ou par le biais du processus d'acheminement aux paliers hiérarchiques supérieurs.

Ce résultat a été évalué au moyen du sondage auprès des clients directs (c'est-à-dire les autorités contractantes) et au moyen d'entrevues auprès des responsables du programme et des clients de niveau supérieur de SPAC. Les données tirées du sondage sur la satisfaction de la clientèle réalisé par le Programme de surveillance de l'équité auprès des nouveaux clients au cours de l'exercice 2017 à 2018 ont été également utilisées dans le cadre de l'évaluation.

Selon le sondage réalisé auprès des clients par l'équipe d'évaluation, 68 % des autorités contractantes ont indiqué qu'elles étaient satisfaites de la qualité des services fournis par le surveillant de l'équité quant à leur(s) processus d'approvisionnement particulier(s). De plus, 85 % des clients de niveau supérieur interrogés étaient satisfaits de la qualité des services fournis par le Programme de surveillance de l'équité.

Malgré ces taux de satisfaction plutôt positifs, les 2 groupes de clients ont critiqué certains surveillants de l'équité, en fonction de leur expérience personnelle.

Par exemple, 3 des 7 clients de niveau supérieur interrogés ont indiqué que, parfois, les observations du surveillant de l'équité n'étaient pas raisonnables. Deux clients de niveau supérieur ont formulé des commentaires sur le temps consacré à expliquer les problèmes au surveillant de l'équité afin qu'il comprenne le projet. Un autre cadre supérieur a formulé des commentaires sur le manque de compétences linguistiques en français des surveillants de l'équité.

Treize des quatorze clients de niveau supérieur qui ont répondu à une question d'entrevue sur la rapidité et la qualité des services de surveillance de l'équité ont indiqué qu'ils étaient satisfaits des services fournis par le personnel du Programme de surveillance de l'équité.

Au cours de l'exercice 2017 à 2018, le Programme de surveillance de l'équité a réalisé un sondage sur la satisfaction de la clientèle auprès des nouveaux clients. L'une des questions consistait à savoir si le personnel a répondu à leurs questions/préoccupations dans des délais raisonnables. Parmi les clients interrogés, 89 % étaient en accord avec cet énoncé. La rapidité d'exécution des services du Programme de surveillance de l'équité n'était pas un problème.

Compte tenu de ce qui précède, il semble que les clients sont en général satisfaits de la qualité globale et de la rapidité d'exécution du Programme de surveillance de l'équité. Dans quelques cas particuliers, les clients n'étaient pas totalement satisfaits du caractère raisonnable des observations en matière d'équité ou des connaissances du surveillant de l'équité sur le projet.

Afin d'évaluer ce résultat, nous avons examiné les documents et les données du programme, et nous avons obtenu des responsables du programme des renseignements sur les leçons retenues. Dans le cadre de nos entrevues avec les responsables du Programme de surveillance de l'équité ainsi que les clients directs et indirects de niveau supérieur de SPAC, nous leur avons posé des questions concernant l'incidence de la surveillance de l'équité sur les lignes directrices et les processus en matière d'approvisionnement. Nous avons inclus une question semblable dans notre sondage à l'intention des autorités contractantes de SPAC qui ont été clients du programme.

Nous avons demandé aux responsables du Programme de surveillance de l'équité à quelle fréquence ces leçons retenues ou d'autres activités relatives aux leçons retenues avaient été présentées aux autorités contractantes ou à d'autres personnes des secteurs de l'approvisionnement et aux secteurs du programme qui amorcent des activités d'approvisionnement, particulièrement celles qui présentent un risque élevé ou qui nécessitent l'approbation du Ministère ou du Conseil du Trésor. Les responsables du programme ont indiqué que, dans un sens, ils communiquent les leçons retenues de façon continue aux équipes d'approvisionnement, en fonction des problèmes d'équité relevés par le surveillant de l'équité dans le cadre leurs processus d'approvisionnement particuliers.

En ce qui concerne les initiatives plus officielles relatives aux leçons retenues et compte tenu des données fournies par le programme, ce dernier a tenu, au cours de l'exercice 2016 à 2017, 11 séances de sensibilisation dans le cadre desquelles un résumé général des leçons retenues a été présenté aux clients de SPAC, et en a tenu 3 au cours de l'exercice 2017 à 2018. Au total, 158 personnes ont participé à la séance tenue au cours de l'exercice 2016 à 2017, et 120 personnes ont participé à la séance tenue au cours de l'exercice 2017 à 2018.

Les leçons retenues présentées dans ces exposés étaient fondées sur un examen exhaustif des 200 rapports finaux sur les missions de surveillance de l'équité qui ont été réalisées depuis 2009. À l'issue de cet examen, le personnel du Programme de surveillance de l'équité a regroupé les quelque 300 problèmes d'équité potentiels qui ont été résolus durant le processus d'approvisionnement sous un certain nombre de thèmes communs. En voici les leçons retenues:

• obtenir la participation de l'industrie dès le début pour assurer la réussite du processus d'approvisionnement
• gérer les problèmes des entrepreneurs titulaires de manière efficace pour améliorer l'équité
• communiquer avec les soumissionnaires de manière uniforme et bien structurée
• se précipiter pour publier les documents d'approvisionnement est contre-productif
• présenter un compte rendu à tous les soumissionnaires, particulièrement à ceux qui n'ont pas été retenus, est une pratique exemplaire

Nous avons également demandé aux responsables du Programme de surveillance de l'équité et aux clients de niveau supérieur de SPAC s'ils étaient au courant de tout changement apporté aux lignes directrices ou aux processus en matière d'approvisionnement à la suite des problèmes d'équité relevés par les surveillants de l'équité au cours des 5 dernières années. Nous avons posé la même question aux autorités contractantes dans notre sondage; cependant, une seule personne a répondu à cette question.

Bien qu'aucun des clients de niveau supérieur n'ait pu relever de changements, les responsables du Programme de surveillance de l'équité ont indiqué qu'un changement a été apporté au Guide des approvisionnements afin qu'il soit obligatoire de présenter un compte rendu à tous les soumissionnaires après l'annulation d'une soumission et que des changements ont été apportés au libellé de plusieurs clauses du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat. Dans l'ensemble, il semblerait toutefois que très peu de changements ont été apportés aux politiques, aux lignes directrices ou aux pratiques en matière d'approvisionnement de SPAC à la suite d'une surveillance de l'équité.

Selon les responsables du programme, l'une des raisons pourrait être que l'examen exhaustif des leçons retenues effectué par le programme était un exercice ponctuel. Le Programme de surveillance de l'équité n'examine pas régulièrement les leçons retenues.

Une autre raison pourrait être que l'examen susmentionné ne semble pas avoir eu comme objectif de déterminer si les leçons retenues présentent des problèmes systémiques qui indiquent la nécessité de réviser les politiques ou les lignes directrices actuelles ou d'élaborer de nouvelles lignes directrices ou politiques. De plus, les responsables du programme ont indiqué qu'ils n'ont pas examiné et analysé systématiquement les problèmes d'équité dans l'optique de leur incidence sur les changements aux lignes directrices ou aux politiques.

En conclusion, le Programme de surveillance de l'équité a partiellement atteint ce résultat escompté. Certaines leçons retenues dans le cadre de la surveillance de l'équité ont été communiquées pour améliorer les pratiques en matière d'approvisionnement de SPAC. Toutefois, le Programme de surveillance de l'équité semble avoir eu des répercussions limitées sur les changements à apporter aux lignes directrices ou aux politiques en matière d'approvisionnement, en partie parce que les problèmes d'équité relevés au cours des missions de surveillance de l'équité ne sont pas systématiquement examinés dans l'optique de leur incidence sur les changements nécessaires aux politiques ou aux lignes directrices.

Ce résultat a été évalué au moyen d'entrevues auprès des responsables du Programme de surveillance de l'équité et des clients de niveau supérieur, au moyen d'un sondage auprès des autorités contractantes et au moyen d'un examen des documents et des données du programme.

Tous les responsables du Programme de surveillance de l'équité interrogés ont indiqué que le programme contribue à l'équité réelle et perçue du processus d'approvisionnement. Bien que les 13 clients de niveau supérieur qui ont répondu à une question d'entrevue à ce sujet aient tous convenu que la surveillance de l'équité augmente l'équité perçue, seulement 5 ont indiqué qu'elle augmentait également l'équité réelle. Toutefois, 6 des 8 clients de niveau supérieur de SPAC ont indiqué que les surveillants de l'équité avaient relevé des problèmes d'équité potentiels dans leurs processus d'approvisionnement et qu'ils étaient en accord avec ces observations.

Nous avons également demandé aux autorités contractantes si la surveillance de l'équité avait contribué à l'équité réelle ou perçue des processus d'approvisionnement. Sur les 25 clients qui ont répondu à ces questions, seulement 12 ont indiqué qu'elle avait augmenté l'équité réelle, tandis que 19 ont indiqué qu'elle avait augmenté l'équité perçue.

Comme il a été mentionné précédemment dans le présent rapport, depuis 2009, plus de 300 problèmes d'équité ont été relevés à la suite de la surveillance de l'équité de processus d'approvisionnement, dont tous ceux qui ont été signalés dans les rapports finaux avec réserve ont été résolus au cours du processus d'approvisionnement, à l'exception de 8. Le fait que ces nombreux problèmes d'équité aient été relevés et résolus durant le processus d'approvisionnement indique clairement que le Programme de surveillance de l'équité améliore l'équité réelle des processus d'approvisionnement faisant l'objet d'une surveillance.

Une autre mesure de contribution du Programme de surveillance de l'équité à l'équité réelle et perçue est la réduction du nombre de plaintes déposées par les soumissionnaires auprès d'organismes, comme le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), les Cours fédérales ou le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement. Aucune donnée n'était disponible sur cette mesure. Cependant, nous avons demandé à divers intervenants interrogés ou sondés s'ils pensaient que c'était le cas. Selon certains, l'existence du Programme de surveillance de l'équité a permis de réduire le nombre de plaintes déposées auprès de ces organismes, alors que d'autres estimaient que ce n'était pas le cas.

Compte tenu de ce qui précède, il semblerait que le Programme de surveillance de l'équité contribue à assurer des processus d'approvisionnement équitables, ouverts et transparents, du moins selon les intervenants du programme. La plupart d'entre eux sont d'avis que le Programme de surveillance de l'équité contribue davantage à l'équité perçue des processus d'approvisionnement qu'à l'équité réelle. Qui plus est, depuis 2009, le programme a relevé plus de 300 problèmes d'équité dans les rapports sommaires, dont la résolution a contribué à améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence des processus d'approvisionnement de SPAC.

Dans l'ensemble, le programme a atteint les résultats immédiats et intermédiaires escomptés. En veillant à ce que la surveillance de l'équité soit effectuée de manière opportune et efficace quand elle justifiée, le programme contribue à faire en sorte que les processus d'approvisionnement de SPAC soient équitables, ouverts et transparents, et soient perçus comme tels. En contribuant à la probité et à l'intégrité des activités d'approvisionnement, le Programme de surveillance de l'équité favorise une saine intendance au profit de la population canadienne et répond aux besoins en matière de programmes des institutions fédérales.

Conclusions : Rendement

Dans l'ensemble, le Programme de surveillance de l'équité atteint les résultats escomptés. La plupart des processus d'approvisionnement dont la surveillance est justifiée font l'objet d'une surveillance. Les clients perçoivent la surveillance de l'équité comme étant opportune et de qualité. Plus de 300 problèmes d'équité ont été relevés dans des rapports sommaires et résolus durant les processus d'approvisionnement. Ceux-ci ont servi de fondement à la définition d'un certain nombre de pratiques exemplaires. Compte tenu de ce qui précède et des points de vue des clients directs et indirects du programme, il semble que le programme contribue à l'équité réelle et perçue des processus d'approvisionnement et à une saine intendance au nom de SPAC.

Néanmoins, l'atteinte des résultats du programme pourrait être améliorée en révisant la politique actuelle, afin de la rendre plus précise en ce qui concerne les seuils de risque et de veiller à ce que d'autres types de processus d'approvisionnement particuliers exigeant la soumission d'un formulaire d'évaluation et de recommandation de la surveillance de l'équité en raison de leur sensibilité ou d'autres facteurs soient évalués. De plus, les examens des leçons retenues pourraient être utilisés efficacement pour relever les problèmes systémiques qui indiquent la nécessité d'apporter des changements aux politiques ou aux lignes directrices.

Efficience et économie

Afin d'évaluer l'efficience et l'économie, une analyse du coût moyen par mission de surveillance de l'équité a été réalisée dans le cadre de l'évaluation, en fonction des données financières et des données sur les extrants du programme. Des entrevues ont également été menées auprès des responsables du programme et d'autres intervenants.

Dans le cadre de l'évaluation, nous avons également tenté de comparer les coûts du Programme de surveillance de l'équité à ceux d'autres programmes comparables des gouvernements provinciaux, mais nous n'avons pas été en mesure d'obtenir des données financières sur ces programmes.

En nous servant des pistes de recherche susmentionnées, nous avons évalué l'efficience et l'économie par rapport aux indicateurs suivants :

• les coûts des missions de surveillance de l'équité par rapport à la valeur des processus d'approvisionnement faisant l'objet d'une surveillance
• le coût moyen par mission de surveillance de l'équité (change au fil du temps)

Conclusions : Efficience et économie

En conclusion, le programme fonctionne de façon efficiente dans l'ensemble. Le programme est de petite envergure, avec des dépenses totales de 1,93 million de dollars au cours de l'exercice 2017 à 2018 ainsi que 5,5 équivalents temps plein. Le coût des contrats de surveillance de l'équité par rapport à la valeur des processus d'approvisionnement faisant l'objet d'une surveillance (0,01 %) est négligeable. Ces coûts sont récupérés auprès des clients. Les missions de surveillance de l'équité sont demeurées stables au cours des 4 dernières années, tandis que les coûts internes du programme ont baissé, principalement en raison des postes vacants. Parallèlement, les coûts des services des surveillants de l'équité sous contrat variaient entre 11 535 $ et 17 044 $ au cours de la période d'évaluation. Dans l'ensemble, le programme est économique. Bien que le programme fonctionne à peu de frais, il remplit un vaste mandat, car son existence a donné lieu à une équité réelle et perçue en matière d'approvisionnement.

Réponse de la gestion

La gestion de la DGS a eu l'occasion d'examiner le rapport d'évaluation et accepte les conclusions et les recommandations dans le cadre de notre engagement à l'égard de l'amélioration continue. Un plan d'action de la gestion comprenant les mesures proposées pour améliorer le rendement et l'efficience des activités de notre programme a été élaboré.

Le Programme des approvisionnements est d'avis qu'il s'agit d'une excellente occasion d'en tirer des leçons et d'améliorer les opérations.

Recommandations et plan d'action de la gestion

Annexe A : Activités du programme

Voici un résumé des activités menées par Programme de surveillance de l'équité.

Annexe B: Modèle logique

Annexe C : Au sujet de l'évaluation