Services publics et Approvisionnement Canada
Annexe A : Évaluation des contrôles internes en matière de gestion financière pour l'exercice terminé le 31 mars 2023

1. Introduction

La présente annexe résume les mesures prises par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), et présente les résultats d’évaluation ainsi que les plans d’action connexes.

Les plus récents Plan ministériel et Rapport sur les résultats ministériels fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités des programmes du Ministère.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière

2.1 Gestion du contrôle interne

SPAC dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est officialisée dans le cadre ministériel de contrôle interne, qui comprend les éléments suivants :

  • des structures de responsabilisation et de surveillance organisationnelles, en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère en matière de gestion du contrôle interne dans leurs secteurs de responsabilité
  • une surveillance semestrielle de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus périodiques au Comité ministériel de vérification (CMV) par la Direction des contrôles internes en lien avec :
    • les résultats d’évaluation des contrôles internes connexes
    • les plans d’action
  • le Programme de valeurs et éthique, qui offre des programmes d’éducation et de sensibilisation, ainsi qu’un code de conduite ministériel
  • la référence et la prise en considération des travaux des services de vérification interne et de consultation, portant sur l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance
  • les pratiques de gestion axées sur les risques

Le CMV fournit des conseils à l’administrateur général sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et des processus ministériels de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Il se réunit au moins 4 fois par an et est composé de l’administrateur général, du sous-ministre délégué et de 4 personnes externes ne faisant pas partie de l’administration publique fédérale, dont l’une d’elles occupe le poste de président. Le dirigeant principal des finances (DPF) et le dirigeant principal de la vérification assistent également aux réunions de ce comité.

Afin de fournir une assurance raisonnable que les contrôles financiers sont mis en place et fonctionnent comme prévu et de façon adéquate, SPAC effectue des évaluations axées sur les risques, met à profit les programmes continus de surveillance et mène des examens spécifiques de fin d’exercice visant notamment :

  • la surveillance des contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI), pour le système ministériel de gestion financière ainsi que les systèmes sources
  • l’examen des budgets et des prévisions pour la gestion des programmes par les conseillers en gestion financière
  • les évaluations de la gestion du rendement fondées sur le Cadre de gestion financière
  • la prise de connaissance et la surveillance des vérifications et des évaluations des contrôles financiers internes effectuées par les programmes
  • les résultats de la vérification des contrôles ainsi que des évaluations du Cadre de responsabilisation de gestion, effectuées par le Bureau du contrôleur général
  • la consignation par écrit et l’évaluation des contrôles internes par les entités fournisseurs de services communs

Ces activités permettent également de s’assurer que :

  • les ententes financières ou les marchés ne sont conclus que lorsque les fonds suffisants sont disponibles
  • les paiements pour les biens et les services sont effectués seulement lorsque les biens ou les services sont reçus, ou que les modalités du marché ou d’autres ententes sont satisfaites
  • les paiements ont été dûment autorisés

Par ailleurs, SPAC tire profit des résultats et des conclusions des vérifications effectuées par des vérificateurs externes, incluant les vérifications des états financiers annuels concernant les fonds renouvelables, ainsi que les vérifications effectuées par le Bureau du vérificateur général et le Bureau du dirigeant principal de la vérification, de l’évaluation et de la gestion du risque. Les résultats et les conclusions de ces vérifications sont utilisés, à titre d’information, pour mener les évaluations de l’environnement de contrôle.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

SPAC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :

Ententes en matière de services communs

SPAC fournit des services communs à d’autres organisations en ce qui concerne le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans leurs états financiers. Également, SPAC compte sur les services fournis par d’autres organisations, telles que :

  • le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit à SPAC des services en lien avec les assurances des fonctionnaires fédéraux, et assure la gestion centralisée du paiement de la part des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux des employés (c'est-à-dire le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le Régime d’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, le Régime de rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) au nom de SPAC
  • le ministère de la Justice fournit des services juridiques à SPAC
  • Services partagés Canada (SPC) fournit à SPAC des services d’infrastructure de la technologie de l’information pour les centres de données et les réseaux (l’étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l’entente de services entre SPC et SPAC
  • Emploi et Développement social Canada fournit des services d’indemnisation des victimes d’accidents du travail aux employés de SPAC

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des états financiers consolidés annuels des organisations susmentionnées, pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de gestion financière portant sur ces services en particulier.

SPAC fournit des services communs dans les domaines des achats, des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure, de la sécurité des contrats, de la traduction et de l’interprétation, ainsi que l’administration de la paye et des pensions aux autres ministères et organismes du gouvernement fédéral, et aux retraités de la fonction publique. En outre, le receveur général du Canada assure la prestation de services bancaires et de trésorerie, et administre plusieurs systèmes au nom du gouvernement du Canada, notamment le Système normalisé des paiements, le Grand livre général du Système de paye et le Grand livre du receveur général.

Ententes particulières

SPAC compte sur d’autres fournisseurs de services externes pour le traitement de certaines opérations ou informations consignées dans ses états financiers, notamment :

  • SPAC fournit des services de gestion des installations et d’autres services au moyen d’un contrat avec un fournisseur externe de services, responsable de la gestion des biens et des installations à l’échelle du gouvernement :
    • il établit également des baux et des accords avec des tiers
    • il assure l’administration des baux et la réalisation des projets pour tous les sites appartenant à l’État et loués en son nom partout au Canada
    • le fournisseur externe de services est responsable de ses propres contrôles internes visant à assurer la conformité de ses services aux directives
  • SPAC fournit à SPC un système externe de gestion des fournisseurs, qui est une plateforme de système de gestion financière SAP, pour saisir et déclarer les opérations financières
  • les fournisseurs de services externes, conformément à leur contrat avec le gouvernement du Canada, appuient l’administration de divers systèmes de technologie de l’information, notamment ceux liés aux services de voyage, aux services de paye et au programme de réinstallation pour les employés de la fonction publique fédérale

3. Résultats de l’évaluation ministérielle pour l’exercice terminé le 31 mars 2023

Le programme de surveillance continue des contrôles financiers de SPAC évalue, par rotation selon un cycle pluriannuel, l’état des principaux processus de contrôles financiers réalisés par la Direction générale des finances de SPAC, ainsi que les activités de contrôle financier menées directement par les directions générales chargées de l’administration des programmes et des services. Cette double approche amène à une meilleure vision d’ensemble de l’environnement global des contrôles financiers du Ministère, et soutient les assertions figurant dans la Déclaration de responsabilité de la direction.

Comme pour les années précédentes, nous n’avons pas identifié, pour cet exercice financier, de lacune importante dans le fonctionnement des contrôles internes des sous-processus liés à la COVID-19, qui pourrait avoir une incidence considérable sur les états financiers consolidés du Ministère.

En ce qui concerne les processus et les sous-processus à maturité, les évaluations de contrôle sont effectuées par rotation selon un cycle pluriannuel. Chaque année, une évaluation des risques des processus opérationnels pour les principaux contrôles des rapports financiers est effectuée en vue de détecter les risques résiduels d’inexactitudes importantes, le cas échéant. Cette approche axée sur les risques soutient les décisions de SPAC quant à la portée et à l’étendue des tests d’efficacité opérationnelle requis.

Pour cette année, les efforts ont été concentrés sur les contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF) et les contrôles internes en matière de gestion financière (CIGF). L’objectif était de réaliser les tests d’efficacité des opérations afférents à ces sous-processus avant le 31 mars 2024, soit la date cible fixée par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Les tests d’efficacité afférents aux sous-processus restants, liés aux contrôles internes des services communs (CISC), seront réalisés au cours de l’exercice suivant.

Dans le cadre de la surveillance continue, la documentation des sous-processus est examinée, et des tests d’efficacité de la conception et des opérations sont effectués sur certains des principaux contrôles. En plus de la surveillance continue des processus de contrôle financier et des tests d’efficacité opérationnelle, des procédures de corroboration sont effectuées dans tous les environnements de contrôle, afin d’obtenir suffisamment d’éléments probants et fiables pour appuyer l’assertion de SPAC selon laquelle l’environnement de contrôle financier en place est sain.

3.1 Processus opérationnels en matière de rapports financiers et de services communs à maturité

Le tableau suivant résume l’état d’avancement des activités de surveillance continue réalisées dans le cadre de l’examen des contrôles internes des processus opérationnels arrivés à maturité, pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2023. Cet examen est conforme au plan cyclique de l’année précédente.

Tableau 1 : État d'avancement des activités de surveillance continue des processus opérationnels à maturité
Principaux domaines de contrôle Nombre de sous-processus Nombre de sous-processus évalués cette année
Contrôles internes des rapports financiers (CIRF), 100% complétés et sous surveillance continue
Contrôles à l’échelle de l’entité 5 5
Contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI) 17 4
De la vente au règlement 16 2
Cycle de l’achat au paiement 19 1
Paye ministérielle 15 1
Immobilisations et contrats de location-acquisition 12 1
Comptes publics du Ministère, Receveur général du Canada 10 1
Autres éléments importants des états financiers 12 1
Clôture financière de fin d’exercice du ministère et présentation des états financiers 7 0
Contrôles internes des services communs (CISC), 20% complétés et sous surveillance continue
Services de pensionnote 1 du tableau 1, Receveur général du Canada 14 1
Trésorerie et autres services, Receveur général du Canada 12 2
Services de traduction et interprétation 1 0
Services d’administration de la paye 19 4
Services de sécurité des contrats 2 0
Services des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure 13 1
Services d’approvisionnement 6 1

Note du tableau 1

Note 1 du tableau 1

Les services de pension comprennent 3 régimes distincts : le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le régime de pensions des Forces armées canadiennes et le régime de pension de la Gendarmerie royale du Canada.

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Résumé des améliorations recommandées

À la suite des tests de la conception et de l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles pour les processus opérationnels à maturité évalués, aucune déficience de contrôle significative, qui exposerait le Ministère à un risque élevé d’inexactitudes importantes dans ses états financiers, n’a été décelée. Il y a cependant des domaines qui pourraient être améliorés, et pour lesquels des mesures additionnelles seront prises, et un suivi sera effectué, au cours du prochain exercice financier :

  • les rôles et les responsabilités doivent être clairement définis, examinés, documentés, communiqués et appliqués, afin d’assurer la reddition de comptes et le respect des procédures et processus établis
  • des formations ainsi que la communication des procédures normalisées sont requises pour appuyer les gestionnaires et les employés des centres de responsabilité, afin qu’ils accomplissent leurs tâches de manière plus efficace et efficiente
  • les communications avec les intervenants doivent être améliorées et renforcées
  • la documentation et les pièces justificatives relatives au fonctionnement de certains principaux contrôles doivent être améliorées pour renforcer la piste de vérification
  • les contrôles généraux des technologies de l’information relatifs à la gestion de l’accès, de la sécurité et des changements doivent être renforcés pour garantir la protection des informations gouvernementales
  • les contrôles relatifs aux ensembles de données volumineux ou complexes doivent être améliorés afin de s’assurer de l’exactitude, de l’exhaustivité et de l’intégrité des données
  • les contrôles de suivi pourraient être améliorés afin de mieux soutenir la gestion

3.2 Nouveaux processus opérationnels en matière de gestion financière

Conformément aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor du 1er avril 2017, SPAC a plusieurs processus opérationnels qui jouent un rôle important dans le cadre de sa gestion financière ou de celle d’autres ministères pour lesquels SPAC fournit des services communs, tel que présenté ci-dessous.

Tableau 2 : État d'avancement des activités de surveillance continue des nouveaux processus opérationnels
Principaux domaines de contrôle Nombre de sous-processus Nombre de sous-processus évalués cette année
Autres domaines de contrôle importants de la gestion financière (CIGF), 100% complétés et sous surveillance continue
Planification financière et budgétisationnote 1 du tableau 2 6 4
Prévisions 2 1
Établissement des coûts 5 4
Présentations au Cabinet et attestation du DPF 3 3
Rapports financiers 3 2

Note du tableau 2

Note 1 du tableau 2

La planification financière et la budgétisation comprennent les sous-processus du plan d’investissement, ce qui comprend la gestion de projet.

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Résumé des améliorations recommandées

L’évaluation des nouveaux processus opérationnels a permis de déterminer la mesure corrective suivante, en plus des recommandations d’améliorations susmentionnées, pour laquelle des actions supplémentaires seront prises, et un suivi sera effectué, au cours du prochain exercice financier :

Le renforcement des contrôles et de la documentation en lien avec les données financières, afin d’assurer l’exactitude, l’exhaustivité et l’intégrité des renseignements financiers.

4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants

4.1 Surveillance continue des contrôles internes pour les processus en matière de rapports financiers

Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2024, les examens par rotation, selon un cycle pluriannuel des processus de contrôle interne à maturité, se poursuivront de même que l’amélioration continue de la méthodologie d’évaluation des contrôles internes, afin d’en améliorer l’efficacité. À l’avenir, seulement les processus avec un niveau de risque moyen ou élevé seront évalués par rotation selon un cycle de 5 ans. Notre approche s’appuie sur des évaluations axées sur les risques, pour déterminer les meilleures stratégies d’atténuation, et sur des techniques de mise à l’essai des contrôles internes, pour assurer une meilleure assurance et une meilleure rentabilité.

En outre, les stratégies d’atténuation définies dans les plans d’action de la direction pour les exercices clos au cours de la période du 31 mars 2020 au 31 mars 2022 ont été mises en place, mais continuerons de faire l’objet d’une surveillance à la suite des recommandations formulées au 31 mars 2023.

4.2 Surveillance continue des contrôles internes pour les processus de gestion financière

Le plan d’évaluation des autres processus importants de la gestion financière sera déterminé après la réalisation de l’évaluation annuelle axée sur les risques et ressemblera à ce qui suit :

Tableau 3 : Plan d'action pour les autres processus de gestion financière
Principaux domaines de contrôle Planification et documentation Exercice se terminant le 31 mars 2023 Analyse de l’efficacité de la conception et prise de mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars 2023 Analyse de l’efficacité opérationnelle et prise de mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars 2023 Début de la surveillance continue par rotationnote 1 du tableau 3 Exercice se terminant le 31 mars
Planification financière et budgétisationnote 2 du tableau 3 Terminé Terminé Terminé 2024
Prévisions Terminé Terminé Terminé 2024
Établissement des coûts Terminé Terminé Terminé 2024
Présentations au Cabinet et attestation du DPF Terminé Terminé Terminé 2024
Rapports financiers Terminé Terminé Terminé 2024

Notes du tableau 3

Note 1 du tableau 3

La fréquence de la surveillance continue des principaux domaines de contrôle est axée sur le risque et peut survenir durant un cycle pluriannuel.

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Note 2 du tableau 3

La planification financière et la budgétisation comprennent les sous-processus du plan d’investissement, ce qui comprend la gestion de projet.

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4.3 Processus liés aux services communs

En tant que fournisseur de services communs dans les domaines de la paye, des pensions, de la trésorerie, des services bancaires, des achats, de la traduction et de l’interprétation, des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure, ainsi que de la sécurité des contrats, SPAC réalise chaque année une évaluation axée sur les risques des contrôles internes liés à certains de ces services. Les résultats de l’évaluation de certains des sous-processus au sein du service de l’administration de la paye sont présentés à la section 3.1.

L’évaluation annuelle des contrôles internes des services communs, prévue pour l’année suivante et les années subséquentes, est détaillée ci-dessous :

Tableau 4 : Plan d'action pour les processus de services communs
Principaux domaines de contrôlenote 1 du tableau 4 Échéance pour la planification et la documentation Exercice se terminant le 31 mars Échéance pour les tests d’efficacité de la conception et les mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars Échéance pour les tests d’efficacité opérationnelle et les mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars Début de la surveillance continue par rotationnote 2 du tableau 4 Exercice se terminant le 31 mars
Services d’administration de la paye 2026 2026 2027 2028
Services de pension, Receveur général du Canada 2025 2025 2026 2027
Trésorerie et autres services, Receveur général du Canada 2025 2025 2028 2029
Services d’approvisionnement 2026 2026 2028 2029
Services de sécurité des contrats Terminé Terminé Terminé 2023
Services des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure 2026 2026 2028 2029
Services de traduction et interprétation Terminé Terminé Terminé 2023

Notes du tableau 4

Note 1 du tableau 4

Tous les principaux domaines de contrôle comprendront un examen des CGTI, le cas échéant.

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Note 2 du tableau 4

La fréquence de la surveillance continue des principaux domaines de contrôle est axée sur les risques et peut survenir durant un cycle pluriannuel.

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