Services publics et Approvisionnement Canada
Annexe A : Évaluation des contrôles internes en matière de gestion financière pour l'exercice terminé le 31 mars 2020
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1. Introduction
Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière, y compris des renseignements sur les contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF) de même que sur les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le plus récent Rapport sur les résultats ministériels et le plus récent Plan ministériel.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière
2.1 Gestion des contrôles internes
SPAC est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est officialisée dans le cadre ministériel sur les contrôles internes, qui comprend les éléments suivants :
- des structures de responsabilisation et de supervision organisationnelles en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion des contrôles internes
- la surveillance semestrielle de la gestion des contrôles internes et des comptes rendus périodiques à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l'évaluation connexe et des plans d'action au Comité ministériel d'audit (CMA)
- les valeurs et l'éthique, qui offrent des programmes d'information et de sensibilisation et qui ont permis d'élaborer un code de conduite ministériel
- la mise à profit des travaux d'audit et des services de consultation, pour les audits internes sur l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant
- les pratiques de gestion axées sur les risques
Le CMA fournit des conseils à l'administrateur général sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et des processus ministériels de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Il se réunit au moins 4 fois par an et est composé du sous-ministre, du sous-ministre délégué et de 4 personnes ne faisant pas partie de l'administration publique fédérale. Une d'elles occupe le poste de président. Le dirigeant principal des finances (DPF) et le dirigeant principal de l'audit assistent également aux réunions du CMA.
Afin de fournir une assurance raisonnable que les contrôles financiers sont mis en place et fonctionnent comme prévu et de façon adéquate, SPAC effectue des évaluations axées sur les risques, met à profit les programmes de surveillance continue et mène des examens de fin d'exercice particuliers, visant notamment :
- la surveillance des contrôles généraux liés à la technologie de l'information (CGTI), pour le système de gestion financière ainsi que ses systèmes sources
- l'examen par les conseillers financiers des budgets et des prévisions de gestion des programmes
- les évaluations de la gestion du rendement fondées sur le cadre de gestion financière
- la connaissance et la surveillance des audits et des évaluations des contrôles financiers internes effectués par la gestion des programmes
- les résultats de l'audit des contrôles et des évaluations du Cadre de responsabilisation de gestion effectués par le Bureau du contrôleur général
- la documentation et l'évaluation des contrôles internes par les fournisseurs de services communs
Ces activités permettent de s'assurer :
- qu'aucun arrangement financier ou contrat ne soit conclu avant que les fonds nécessaires soient disponibles
- que les paiements pour les biens et les services sont effectués seulement lorsque les biens ou les services sont reçus ou que les modalités des contrats ou d'autres ententes sont satisfaites
- que les paiements ont été dûment autorisés
Par ailleurs, SPAC met à profit les résultats et les constatations des audits effectués par les auditeurs externes et le Bureau de vérification et d'évaluation dans le cadre de ses évaluations sur l'environnement de contrôle, comme suit :
- les audits des états financiers annuels concernant les fonds renouvelables, effectués par un auditeur indépendant
- les audits des comptes publics menés par le Bureau du vérificateur général
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
SPAC confie à d'autres organisations le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :
Ententes sur les services communs
SPAC offre des services communs à d'autres organisations en ce qui concerne le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans leurs états financiers. De plus, SPAC a recours aux services fournis par d'autres organisations :
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à SPAC des services en lien avec les régimes d'assurances des fonctionnaires fédéraux, et assure la gestion centralisée du paiement de la part des cotisations de l'employeur aux régimes d'avantages sociaux des employés (c'est-à-dire le Régime de retraite de la fonction publique, le Régime d'assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, le Régime de rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) au nom de SPAC
- le ministère de la Justice fournit des services juridiques à SPAC
- Services partagés Canada fournit à SPAC des services d'infrastructure de technologie de l'information axés sur les centres de données et les réseaux. L'étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l'entente entre Services partagés Canada et SPAC
Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers portant sur ces services en particulier.
SPAC fournit des services communs dans les domaines de l'approvisionnement, de la gestion des locaux, de la sécurité des contrats, de la traduction, ainsi que de l'administration de la paye des employés de ministères et d'organismes fédéraux, et des pensions des retraités de la fonction publique. En outre, le receveur général du Canada administre plusieurs systèmes au nom du gouvernement du Canada, notamment le Système normalisé des paiements, le Grand livre général du système de paye et le Grand livre du receveur général.
Ententes particulières
SPAC compte sur d'autres fournisseurs de services externes pour le traitement de certaines opérations ou de certains renseignements consignés dans ses états financiers, notamment :
- SPAC offre des services de gestion des installations, et des services au moyen d'un contrat avec un fournisseur de services externe responsable de la gestion des immeubles et des installations à l'échelle du gouvernement. Il établit également des baux et des ententes avec des tiers, et assure l'administration des baux et la réalisation des projets pour tous les sites appartenant à l'État et loués par lui partout au Canada. Le fournisseur de services externe est responsable de ses propres contrôles internes visant à assurer la conformité de ses services
- SPAC fournit à Services partagés Canada une plateforme de systèmes de gestion financière, appelé systèmes, applications et produits (SAP), pour saisir et déclarer les opérations financières
- un fournisseur de services externe, conformément à un contrat avec le gouvernement du Canada, administre l'application de gestion des voyages utilisée par SPAC pour fournir des services de voyage partagés à divers ministères
- un fournisseur de services externe, en vertu d'un contrat avec le gouvernement du Canada, administre le programme de réinstallation offert aux employés de la fonction publique dans l'ensemble de la fonction publique fédérale
3. Résultats de l'évaluation ministérielle pour l'exercice terminé le 31 mars 2020
Le programme de surveillance continue des contrôles financiers de SPAC évalue, sur une base cyclique, l'état des principaux processus de contrôle financier réalisés par la Direction générale des finances et de l'administration de SPAC, ainsi que les activités de contrôle financier menées directement par les directions générales chargées de la réalisation des programmes. Cette double approche amène une meilleure vision d'ensemble de l'environnement global des contrôles financiers du ministère, et permet d'appuyer les assertions figurant dans la Déclaration de responsabilité de la direction.
Pour les processus et sous-processus à maturité, les tests sont effectués sur un cycle de 5 ans. Chaque année, une évaluation des risques des processus opérationnels liés aux principaux contrôles en matière de rapports financiers est effectuée, ce qui permet d'indiquer s'il existe un risque résiduel d'anomalies substantielles. Cette approche axée sur les risques soutient les décisions de SPAC quant à la portée et à l'étendue des tests d'efficacité opérationnelle qui sont nécessaires. Au cours de l'exercice en cours, nous avons concentré la plupart de nos efforts sur les sous-processus pour lesquels un risque moyen ou élevé d'anomalies substantielles avait été relevé, avant l'application des contrôles ou des stratégies d'atténuation.
Dans le cadre de la surveillance continue, la documentation des sous-processus est examinée, des tests d'efficacité de la conception et des tests d'efficacité opérationnelle sont effectués à l'égard de certains contrôles clés. En plus de la surveillance continue des processus de contrôles financiers et des tests d'efficacité opérationnelle, nous effectuons des procédures de corroboration dans tous les environnements de contrôle, afin d'obtenir suffisamment d'éléments de preuve fiables appuyant l'affirmation de SPAC selon laquelle l'environnement des contrôles financiers en place est robuste.
3.1 Processus opérationnels à maturité
Le tableau suivant résume l'état d'avancement des activités de surveillance continue réalisées dans le cadre de l'examen des contrôles internes des processus opérationnels à maturité, pour l'exercice terminé le 31 mars 2020. Cet examen est conforme au plan cyclique de l'année précédente.
Principaux domaines de contrôle | Nombre de sous-processus | Nombre de sous-processus testé | Mesure corrective requise |
---|---|---|---|
Contrôle interne en matière de rapports financiers | |||
Contrôles au niveau de l'entité | 5 | 5 | Oui |
Contrôles généraux en matière de technologie de l'information | 10 | 4 | Oui |
Cycle de la vente au règlement | 12 | 2 | Oui |
Cycle de l'achat au paiement | 13 | 4 | Oui |
Paye ministérielle | 13 | 3 | Oui |
Immobilisations et contrats de location-acquisition | 11 | 2 | Oui |
Autres éléments importants des états financiers | 8 | 2 | Oui |
Clôture d'exercice et présentation des états financiers | 8 | 1 | Oui |
Services communs | |||
Services de pensionnote 1 du tableau 1 | 22 | 1 | Oui |
Services du receveur général | À déterminer | 2 | Oui |
Services de traduction | À déterminer | 1 | Oui |
Services de sécurité des contrats | 2 | 1 | Oui |
Autres services communsnote 2 du tableau 1 | À déterminer | 1 | Oui |
Notes du tableau 1
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En raison de la pandémie de coronavirus, l'évaluation de l'efficacité opérationnelle de 2 sous-processus n'a été que partiellement achevée; le reste le sera au cours de l'exercice financier se terminant le 31 mars 2021.
Résumé des mesures correctives
À la suite de l'analyse de la conception et de l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles pour les processus opérationnels à maturité examinés, aucune lacune majeure dans les contrôles, qui exposerait le ministère à un risque élevé d'anomalies substantielles dans ses états financiers, n'a été décelée. Il y a cependant des domaines qui continuent de nécessiter des mesures correctives :
- les rôles et les responsabilités doivent être clairement définis, documentés et communiqués afin d'assurer la reddition de comptes par rapport aux procédures et aux processus établis et le respect de ceux-ci
- une formation ainsi que des procédures et des outils normalisés à jour sont requis pour appuyer les gestionnaires, et le personnel des centres de responsabilité, afin qu'ils accomplissent leurs tâches de manière plus efficace et efficiente
- des normes de service doivent être élaborées et mises en œuvre pour améliorer la qualité du service aux clients
- la documentation sur le rendement de certains contrôles clés doit être améliorée
- les examens, le suivi et la communication des renseignements à la haute direction doivent être renforcés
3.2 Nouveaux processus opérationnels
Conformément aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er avril 2017, SPAC ajoute plusieurs domaines d'examen en raison de leur importance pour sa gestion financière ou celle d'autres ministères pour lesquels SPAC fournit des services communs.
Principaux domaines de contrôle | Nombre de sous-processus | Nombre de sous-processus testé | Mesure corrective requise |
---|---|---|---|
Autres domaines de contrôle importants en matière de gestion financière | |||
Planification financière et budgétisation | À déterminer | 1 | Oui |
Rapports financiers | À déterminer | 1 | Non |
Documents présentés au Cabinet | À déterminer | 2 | Oui |
Établissement des coûts | À déterminer | 1 | Oui |
Plan d'investissement intégré | 6 | 4 | Oui |
Services communs | |||
Services d'administration de la paye | À déterminer | 2 | Oui |
Résumé des travaux effectués et des résultats
L'évaluation des nouveaux processus opérationnels a permis de déterminer les mesures correctives suivantes :
- documentation plus uniforme sur le rendement des principaux contrôles
- formation supplémentaire pour clarifier les rôles et les responsabilités des principaux intervenants
- amélioration des contrôles relatifs aux ensembles de données volumineux ou complexes, afin de s'assurer de l'exactitude, de l'exhaustivité et de l'intégrité des données
- conception et mise en œuvre de certains des principaux contrôles de validation, tels que l'examen par le gestionnaire, pour s'assurer de l'exactitude et de l'exhaustivité des renseignements afin de répondre aux exigences législatives
- stabilisation de certains processus opérationnels et mise à jour du cadre de surveillance et des lignes directrices connexes pour tenir compte des changements apportés aux processus et aux contrôles
- amélioration des contrôles de surveillance des activités de programme, y compris les services de paye
- mise à jour ou mise à niveau des systèmes liés aux ressources humaines et à la paye, dans la mesure du possible, afin de s'assurer d'un traitement rapide et précis
SPAC déploie des efforts importants pour traiter et résoudre les problèmes de paye. Les progrès se poursuivent grâce à une étroite collaboration avec les autres ministères, les organismes centraux, les unités de négociation et les intervenants. Compte tenu du contexte actuel, le processus de paye du Ministère a été amélioré, afin de relever les défis relatifs à la déclaration des dépenses salariales découlant des problèmes liés au système de paye Phénix. SPAC a mis en place d'autres contrôles internes importants, tels que :
- un processus de vérification des comptes avant et après le paiement pour la paye
- l'amélioration des procédures d'examen analytique, pour corroborer les dépenses salariales et les éléments d'actif et de passif associés à la fin de l'exercice
4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants
4.1 Surveillance continue des examens de contrôle interne des processus opérationnels à maturité
Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2021, les examens cycliques des processus de contrôle interne à maturité se poursuivront, ainsi que l'amélioration continue de la méthodologie d'évaluation des contrôles internes, afin d'améliorer l'efficacité. L'approche s'appuie sur des évaluations axées sur les risques pour déterminer les meilleures stratégies d'atténuation, et sur des techniques d'évaluation des contrôles internes visant à assurer une meilleure rentabilité et une meilleure fiabilité. Nous accorderons une attention particulière aux répercussions du coronavirus au cours de notre évaluation des risques, dans le but d'évaluer les sous-processus qui seraient considérablement touchés.
En outre, les stratégies d'atténuation définies dans les plans d'action de la direction pour les exercices terminés le 31 mars 2019 et le 31 mars 2020 continueront de faire l'objet d'une surveillance.
4.2 Autres processus de gestion financière importants
Le plan d'évaluation des autres processus de gestion financière importants sera déterminé après la réalisation d'une évaluation axée sur les risques. Le plan quinquennal actuel est le suivant :
Principaux domaines de contrôle | Planification et documentation Exercice se terminant le 31 mars |
Analyse de l'efficacité de la conception et mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars |
Analyse de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars |
Surveillance continue cycliquenote 1 du tableau 3 Exercices futurs |
---|---|---|---|---|
Établissement du budget | 2021 et 2022 | 2021 et 2022 | 2023 | 2024 |
Établissement des prévisions | 2021 | 2021 | 2023 | 2024 |
Planification des investissements | 2022 | 2022 | 2023 | 2024 |
Établissement des coûts | 2021 et 2022 | 2021 et 2022 | 2023 | 2024 |
Présentations au Cabinet | 2021 | 2021 | 2022 | 2023 |
Attestation du dirigeant principal des finances | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | 2022 | 2023 |
Rapports financiers | 2022 et 2023 | 2022 et 2023 | 2023 | 2024 |
Notes du tableau 3
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4.3 Processus de services communs
En tant que fournisseur de services communs dans les domaines de la paye, des pensions, de la trésorerie, des services bancaires, de l'approvisionnement, de la traduction et de l'interprétation, de la gestion des locaux et de la sécurité des contrats, SPAC réalise chaque année une évaluation axée sur les risques des contrôles internes liés à certains de ces services. Les résultats de l'évaluation de certains des sous-processus au sein du service de l'administration de la paye sont présentés aux sections 3.1 Processus opérationnels à maturité et 3.2 Nouveaux processus opérationnels.
Le plan d'action de cette évaluation annuelle pour la prochaine année et les années suivantes est présenté ci-dessous, et pourrait être modifié une fois que nous aurons évalué les répercussions des risques relativement à la pandémie de coronavirus.
Principaux domaines de contrôlenote 2 du tableau 4 | Planification et documentation Exercice se terminant le 31 mars |
Analyse de l'efficacité de la conception et mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars |
Analyse de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars |
Surveillance continue cycliquenote 1 du tableau 4 Exercices futurs |
---|---|---|---|---|
Services de l'administration de la payenote 3 du tableau 4 | 2021 | 2021 | 2021 | Annuelle |
Receveur général - services de pension | 2021 | 2021 | 2021 | Annuelle |
Receveur général- trésorerie | 2021 | 2021 | À déterminer | À déterminer |
Approvisionnement | 2021 et 2022 | 2021 et 2022 | À déterminer | À déterminer |
Sécurité des contrats | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | 2025 ou 2026 |
Gestion des locaux | 2021 ou 2022 | 2021 ou 2022 | À déterminer | À déterminer |
Notes du tableau 4
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