Services publics et Approvisionnement Canada
Annexe A : Évaluation des contrôles internes en matière de gestion financière pour l'exercice terminé le 31 mars 2022
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1. Introduction
La présente annexe résume les mesures prises par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), et présente les résultats d’évaluation ainsi que les plans d’action connexes.
Les plus récents Plan ministériel et Rapport sur les résultats ministériels fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités des programmes du Ministère.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière
2.1 Gestion du contrôle interne
SPAC dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est officialisée dans le cadre ministériel de contrôle interne, qui comprend les éléments suivants :
- des structures de responsabilisation et de surveillance organisationnelles en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion du contrôle interne
- des comptes rendus périodiques effectuées par la direction des contrôles internes au Comité ministériel de vérification sur les sujets suivants la surveillance semestrielle du système de contrôle interne, la communication des résultats des évaluations de contrôles internes ainsi que les plans d’action connexes
- le programme de valeurs et éthique, qui offre des programmes d’éducation et de sensibilisation et qui a élaboré un code de conduite ministériel
- la prise en considération des travaux des services de vérification interne et de consultation, portant sur l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant
- les pratiques de gestion axées sur les risques
Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils à l’administrateur général sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et des processus ministériels de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Il se réunit au moins 4 fois par an et est composé de l’administrateur général, du sous-ministre délégué et de 4 personnes externes ne faisant pas partie de l’administration publique fédérale, dont l’une d’elles occupe le poste de président. Le dirigeant principal des finances (DPF) et le dirigeant principal de la vérification assistent également aux réunions de ce comité.
Afin de fournir une assurance raisonnable que les contrôles financiers sont mis en place et fonctionnent comme prévu et de façon adéquate, SPAC effectue des évaluations axées sur les risques, met à profit les programmes continus de surveillance et mène des examens spécifiques de fin d’exercice visant notamment :
- la surveillance des contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI), pour le système ministériel de gestion financière ainsi que les systèmes sources
- les révisions des budgets et des prévisions financières effectuées par les conseillers en gestion financière
- les évaluations de la gestion du rendement fondées sur le Cadre de gestion financière
- la connaissance et la surveillance des vérifications et des évaluations des contrôles financiers internes effectuées par les programmes
- les résultats de la vérification des contrôles ainsi que des évaluations du Cadre de responsabilisation de gestion, effectuées par le Bureau du contrôleur général
- la consignation par écrit et l’évaluation des contrôles internes par les entités fournisseurs de services communs
Ces activités permettent également de s’assurer que :
- les ententes financières ou les marchés ne sont conclus que lorsque les fonds suffisants sont disponibles
- les paiements pour les biens et les services sont effectués seulement lorsque les biens ou les services sont reçus, ou que les modalités du marché ou d’autres ententes sont satisfaites
- les paiements ont été dûment autorisés
Par ailleurs, SPAC tire profit des résultats et des conclusions des vérifications effectuées par des vérificateurs externes, incluant les vérifications des états financiers annuels concernant les fonds renouvelables, ainsi que les vérifications effectuées par le Bureau du vérificateur général et le Bureau du dirigeant principal de la vérification, de l’évaluation et de la gestion du risque. Les résultats et les conclusions de ces vérifications sont utilisés à titre d’information, pour mener les évaluations de l’environnement de contrôle.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
SPAC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :
Ententes en matière de services communs
SPAC fournit des services communs à d’autres organisations en ce qui concerne le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans leurs états financiers. Également, SPAC compte sur les services fournis par d’autres organisations :
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit à SPAC des services en lien avec les assurances des fonctionnaires fédéraux, et assure la gestion centralisée du paiement de la part des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux des employés, (c’est à dire le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le régime d’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, le Régime de rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) au nom de SPAC
- le ministère de la Justice fournit des services juridiques à SPAC
- Services partagés Canada fournit à SPAC des services d’infrastructure de la technologie de l’information pour les centres de données et les réseaux (l’étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l’entente de services entre Services partagés Canada et SPAC)
- Emploi et Développement social Canada fournit des services d’indemnisation des victimes d’accidents du travail aux employés de SPAC
Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des états financiers consolidés annuels des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de gestion financière portant sur ces services en particulier.
SPAC fournit des services communs dans les domaines des achats, des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure, de la sécurité des contrats, de la traduction et de l’interprétation, ainsi que l’administration de la paye et des pensions aux autres ministères et organismes du gouvernement fédéral, et aux retraités de la fonction publique. En outre, le receveur général du Canada assure la prestation de services bancaires et de trésorerie, et administre plusieurs systèmes au nom du gouvernement du Canada, notamment le Système normalisé des paiements, le Grand livre général du système de paye et le Grand livre du receveur général.
Ententes particulières
SPAC compte sur d’autres fournisseurs de services externes pour le traitement de certaines opérations ou informations consignées dans ses états financiers, notamment :
- SPAC fournit des services de gestion des installations et d’autres services au moyen d’un contrat avec un fournisseur de services externe, responsable de la gestion des biens et des installations à l’échelle du gouvernement :
- il établit également des baux et des accords avec des tiers
- il assure l’administration des baux et la réalisation des projets pour tous les sites appartenant à l’État et loués en son nom partout au Canada
- le fournisseur externe de services est responsable de ses propres contrôles internes visant à assurer la conformité de ses services aux directives
- SPAC fournit à Services partagés Canada un système externe de gestion des fournisseurs, qui est une plateforme de système de gestion financière SAP, pour saisir et déclarer les opérations financières
- les fournisseurs de services externes, conformément à leur contrat avec le gouvernement du Canada, appuient l’administration de divers systèmes de technologie de l’information
- notamment ceux liés aux services de voyage, aux services de paye et au programme de réinstallation pour les employés de la fonction publique fédérale
3. Résultats de l’évaluation ministérielle pour l’exercice terminé le 31 mars 2022
Le programme de surveillance continue des contrôles financiers de SPAC évalue, par rotation selon un cycle pluriannuel, l’état des principaux processus de contrôles financier réalisés par la Direction générale des finances de SPAC, ainsi que les activités de contrôle financier menées directement par les directions générales chargées de l’administration des programmes et des services. Cette double approche amène à une meilleure vision d’ensemble de l’environnement global des contrôles financiers du Ministère, et soutient les assertions figurant dans la Déclaration de responsabilité de la direction.
Comme pour les années précédentes, nous avons évalué l’incidence de la pandémie sur les contrôles internes du Ministère portant sur la gestion financière, et les montants comptabilisés ou reportés aux états financiers consolidés pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2022. Nous n’avons pas identifié de lacune importante dans le fonctionnement des contrôles internes qui pourrait avoir une incidence considérable sur les états financiers consolidés de SPAC.
En ce qui concerne les processus et les sous-processus arrivés à maturité, les évaluations de contrôle sont effectuées par rotation selon un cycle pluriannuel. Chaque année, une évaluation des risques des processus opérationnels pour les principaux contrôles des rapports financiers est effectuée, ce qui indique s’il existe un risque résiduel d’inexactitudes importantes. Cette approche axée sur les risques soutient les décisions de SPAC quant à la portée et à l’étendue des tests d’efficacité opérationnelle requis.
Pour cette année, les efforts ont été concentrés sur les sous-processus pour lesquels un risque moyen ou élevé d’inexactitudes importantes a été déterminé, avant les contrôles ou les stratégies d’atténuation.
Dans le cadre de la surveillance continue, la documentation des sous-processus est examinée, et des tests d’efficacité de la conception et des opérations sont effectués sur certains des principaux contrôles. En plus de la surveillance continue des processus de contrôle financier et des tests d’efficacité opérationnelle, des procédures de corroboration sont effectuées dans tous les environnements de contrôle, afin d’obtenir suffisamment d’éléments probants et fiables pour appuyer l’assertion de SPAC selon laquelle l’environnement de contrôle financier en place est sain.
3.1 Processus opérationnels à maturité
Le tableau suivant résume l’état d’avancement des activités de surveillance continue réalisées dans le cadre de l’examen des contrôles internes des processus opérationnels arrivés à maturité, pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2022. Cet examen est conforme au plan cyclique de l’année précédente.
Principaux domaines de contrôle | Nombre de sous-processus | Nombre de sous-processus évalués |
---|---|---|
Contrôles internes des rapports financiers (CIRF) | ||
Contrôles à l’échelle de l’entité | 5 | 5 |
Contrôles généraux de technologie de l'information (CGTI) | 17 | 4 |
De la vente au règlement | 19 | 1 |
Cycle de l’achat au paiement | 18 | 2 |
Paye ministérielle | 17 | 1 |
Immobilisations et contrats de location-acquisition | 10 | 1 |
Comptes publics du Ministère Receveur général du Canada | 11 | 0 |
Autres éléments importants des états financiers | 9 | 1 |
Clôture financière de fin d’exercice du Ministère et présentation des états financiers | 7 | 1 |
Contrôles internes des services communs (CISC) | ||
Services de pensionnote 1 du tableau 1, Receveur général du Canada | 14 | 2 |
Trésorerie et autres services, Receveur général du Canada | 14 | 2 |
Services de traduction et interprétation | 1 | 0 |
Services d’administration de la paye | 20 | 2 |
Services de sécurité des contrats | 1 | 0 |
Services des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure | 12 | 2 |
Services d’approvisionnement | 10 | 2 |
Note du tableau 1
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Résumé des améliorations recommandées 1
À la suite des tests de la conception et de l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles pour les processus opérationnels à maturité examinés, aucune déficience de contrôle significative, qui exposerait le ministère à un risque élevé d’inexactitudes importantes dans ses états financiers, n’a été décelée. Il y a cependant des domaines qui pourraient être améliorés, et pour lesquels des mesures additionnelles seront prises, et un suivi sera effectué, au cours du prochain exercice financier :
- les rôles et les responsabilités doivent être clairement définis, documentés et communiqués afin d’assurer la reddition de comptes et le respect des procédures et processus établis
- des formations ainsi que la communication des procédures normalisées sont requises pour appuyer les gestionnaires et les employés des centres de responsabilité, afin qu’ils accomplissent leurs tâches de manière plus efficace et efficiente
- les communications avec les intervenants doivent être améliorées et renforcées
- la documentation et les pièces justificatives relatives au fonctionnement de certains principaux contrôles doivent être améliorées pour renforcer la piste de vérification
- les contrôles généraux des technologies de l’information relatifs à la gestion de l’accès, de la sécurité et des changements doivent être renforcés pour garantir la protection des informations gouvernementales
- les contrôles relatifs aux ensembles de données volumineux ou complexes doivent être améliorés afin de s’assurer de l’exactitude, de l’exhaustivité et de l’intégrité des données
- les contrôles de suivi pourraient être améliorés afin de mieux soutenir la gestion
3.2 Nouveaux processus opérationnels
Conformément aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor du 1er avril 2017, SPAC a plusieurs processus opérationnels qui jouent un rôle important dans le cadre de sa gestion financière ou de celle d’autres ministères pour lesquels SPAC fournit des services communs, tel que présenté ci-dessous.
Principaux domaines de contrôle | Nombre de sous-processus | Nombre de sous-processus évalués |
---|---|---|
Autres domaines de contrôle importants de la gestion financière | ||
Planification financière et budgétisationnote 1 du tableau 2 | 6 | 2 |
Prévisions | 2 | 1 |
Planification des investissements comprend la gestion de projet | 6 | 3 |
Établissement des coûts | 5 | 1 |
Présentations au cabinet et attestation du dirigeant principal des finances | 3 | 0 |
Rapports financiers | 3 | 1 |
Note du tableau 2
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Résumé des améliorations recommandées 2
L’évaluation des nouveaux processus opérationnels, les contrôles et la documentation relatifs aux données financières seront renforcés afin de garantir l’exactitude, l’exhaustivité et l’intégrité des informations financières. Des actions supplémentaires seront prises, et un suivi sera effectué, au cours du prochain exercice financier.
4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants
4.1 Surveillance continue des contrôles pour les processus opérationnels à maturité
Pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2023, les examens par rotation, selon un cycle pluriannuel des processus de contrôle interne à maturité se poursuivront de même que l’amélioration continue de la méthodologie d’évaluation des contrôles internes, afin d’en améliorer l’efficacité. L’approche s’appuie sur des évaluations axées sur les risques, pour déterminer les meilleures stratégies d’atténuation, et sur des techniques de mise à l’essai des contrôles internes, pour assurer une meilleure assurance et une meilleure rentabilité.
En outre, les stratégies d’atténuation définies dans les plans d’action de la direction pour les exercices clos le 31 mars 2020 et le 31 mars 2021 ont largement été mises en place, mais continueront de faire l’objet d’une surveillance avec les recommandations formulées au 31 mars 2022.
4.2 Autres processus importants de la gestion financière
Le plan d’évaluation des autres processus importants de gestion financière sera déterminé après la réalisation d’une évaluation axée sur les risques et ressemblera à ce qui suit :
Principaux domaines de contrôle | Planification et documentation Exercice se terminant le 31 mars |
Analyse de l’efficacité de la conception et prise de mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars |
Analyse de l’efficacité opérationnelle et prise de mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars |
Début de la surveillance continue par rotationnote 1 du tableau 3 Exercices futurs |
---|---|---|---|---|
Planification financière et budgétisation | 2023 | 2023 | 2023 | 2024 |
Prévisions | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | 2023 | 2024 |
Planification des investissements, comprend la gestion de projet | Aucune évaluation planifiée | 2023 | 2023 et 2024 | 2025 |
Établissement des coûts | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | 2023 et 2024 | 2025 |
Présentations au Cabinet et attestation du DPF | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | 2023 et 2024 | 2025 |
Rapports financiers | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | 2023 | 2024 |
Note du tableau 3
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4.3 Processus liés aux services communs
En tant que fournisseur de services communs dans les domaines de la paye, des pensions, de la trésorerie, des services bancaires, des achats, de la traduction et de l’interprétation, des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure, ainsi que de la sécurité des contrats, SPAC réalise chaque année une évaluation axée sur les risques des contrôles internes liés à certains de ces services. Les résultats de l’évaluation de certains des sous-processus au sein du Service de l’administration de la paye sont présentés aux sections 3.1 et 3.2.
L’évaluation annuelle des contrôles internes des services communs, prévue pour l’année suivante et les années subséquentes, est détaillé ci-dessous.
Principaux domaines de contrôlenote 1 du tableau 4 | Échéance pour la planification et la documentation Exercice se terminant le 31 mars |
Échéance pour les tests d’efficacité de la conception et les mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars |
Échéance pour les tests d’efficacité opérationnelle et les mesures correctives Exercice se terminant le 31 mars |
Début de la surveillance continue par rotationnote 2 du tableau 4 Exercices futurs |
---|---|---|---|---|
Services d’administration de la payenote 3 du tableau 4 | 2025 | 2025 | 2026 | 2027 |
Services de pension, Receveur général du Canada | 2025 | 2025 | 2026 | 2027 |
Trésorerie et autres services, Receveur général du Canada | 2025 | 2025 | À déterminer | À déterminer |
Services d'approvisionnement | 2025 | 2025 | À déterminer | À déterminer |
Services de sécurité des contrats | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | 2026 |
Services des biens immobiliers fédéraux et de l’infrastructure | 2024 | 2024 | 2025 | À déterminer |
Services de traduction et interprétation | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | Aucune évaluation planifiée | 2023 |
Notes du tableau 4
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