ProServices
Demande de dérogation : Liste de vérification et prochaines étapes
ProServices est une méthode d’approvisionnement obligatoire. Les ministères doivent démontrer qu’ils ont exercé une diligence raisonnable en utilisant ProServices avant qu’une exemption puisse être envisagée.
Avant de demander une exemption, assurez vous d’avoir :
- examiné tous les volets et catégories de ProServices
- confirmé si votre besoin pourrait correspondre à une catégorie existante
Les demandes d’exemption ne seront examinées que si elles sont soumises par un chef d’équipe d’approvisionnement ou un gestionnaire de l’approvisionnement du ministère.
Situations où une exemption peut être requise
Utilisez les sections pour déterminer la situation qui s’applique à votre besoin et l’information à fournir.
1. Lorsqu’une expertise précise est requise ou vous n’êtes pas certain si le besoin relève de ProServices
Étape 1 : Vérifier la description des catégories
- Existe t il des volets et catégories de ProServices qui pourraient correspondre à votre besoin? Si oui, allez à l’étape 2
Étape 2 : Effectuer une demande préliminaire de renseignements (DPR)
- Remplir une DPR ProServices à l’aide du modéle approuvé
- L’envoyer aux fournisseurs de la catégorie pertinente
Étape 3 : Réviser les résultats de la DPR
- Si les réponses sont positives :
- Envoyer une demande de propositions (DP) auprès des fournisseurs ayant répondu
- S’il n’y a aucune réponse positive, inclure les informations suivantes dans votre demande de dérogation :
- courriel de la DPR et réponses des fournisseurs (le cas échéant)
- valeur estimée du besoin
- liste des résultats de recherche des fournisseurs dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC) (liste filtrée et liste finale)
- énoncé des travaux (EDT)
2. Lorsque la demande de propositions est négative
A) Lorsque la demande de propositions n’a donné aucun résultat :
- les fournisseurs ont-ils fourni une rétroaction indiquant pourquoi ils n’ont pas soumissionné?
- la bonne catégorie ProServices a t elle été utilisée?
- les critères d’évaluation étaient-ils trop restrictifs?
- une DPR a-t-elle été effectuée avant le lancement de la DP afin d’identifier d’autres fournisseurs possibles?
Après avoir passé en revue les points, et qu’une demande de dérogation est toujours nécessaire, veuillez inclure les renseignements suivants dans votre demande de dérogation à ProServices :
- l’énoncé des travaux (EDT)
- la DP, y compris la liste des fournisseurs invités
- liste des résultats de recherche des fournisseurs dans le SSPC (liste filtrée et liste finale)
- le courriel de la DPR confirmant qu’elle a été envoyée à tous les fournisseurs préqualifiés
- la valeur totale estimée du besoin
B) Lorsqu’aucune soumission n’est jugée conforme
Avant de demander une dérogation, considérer :
- les critères étaient ils trop restrictifs?
- une rétroaction a t elle été reçue des soumissionnaires durant le processus de sollicitation?
- une DPR a t elle été effectuée avant la DP?
Après avoir passé en revue les points, et qu’une demande de dérogation est toujours nécessaire, veuillez inclure les renseignements suivants dans votre demande de dérogation à ProServices :
- l’énoncé des travaux (EDT)
- la DP et la rétroaction des soumissionnaires (le cas échéant)
- les résultats de recherche des fournisseurs dans le SSPC (liste filtrée et liste finale)
- le courriel de la DPR confirmant qu’elle a été envoyée à tous les fournisseurs préqualifiés
- la valeur totale estimée du besoin