Annexe : La Vision et le plan à long terme – Rapport annuel 2018 à 2019
Annexe A : Gestion des risques et des imprévus
L’exécution d’un programme aussi complexe et multidisciplinaire que la Vision et le plan à long terme (VPLT) nécessite une gestion rigoureuse des risques. Cette dernière est réalisée au moyen des processus mêmes de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ainsi que de la surveillance par des tiers du gouvernement et des spécialistes du secteur privé. En voici les principaux éléments :
Passation de marchés : Le cadre d’intégrité de SPAC a pour objet la réduction des fraudes à l’endroit de l’État par le renforcement de la diligence raisonnable du Ministère dans ses rapports avec les tiers. Les grands travaux de construction sur la Colline du Parlement sont adjugés en deux étapes et de manière transparente pour promouvoir la concurrence. Tous les entrepreneurs qui réalisent des travaux sur la Colline du Parlement doivent obtenir une attestation de sécurité. À SPAC, l’autorité technique est clairement distincte de l’autorité contractante. Les achats importants font l’objet de vérifications et de rapports par des surveillants de l’équité indépendants qui fournissent à la direction ministérielle, aux ministères clients, aux fournisseurs du gouvernement, au Parlement et à la population canadienne l’assurance que les activités importantes et complexes de SPAC en matière d’approvisionnement sont réalisées de manière équitable, ouverte et transparente. Ces rapports sont publiés sur le site Web de SPAC.
Régime de vérification : En 2010, la vérificatrice générale a déterminé que de saines pratiques de gestion de projets étaient en place pour la réhabilitation des édifices du Parlement. En 2012, des experts de la firme Raymond-Chabot Grant Thornton ont présenté les mêmes observations. Entre 2014 et 2015, Price Waterhouse Cooper a fourni des vérifications financières sans réserve certifiées en vue des contrats de gestion de la construction en ce qui concerne les projets de l’édifice de l’Ouest, de l’édifice Wellington et de l’édifice Sir-John-A.-Macdonald – ces vérifications sont effectuées de façon cyclique et seront mises en place dans le cadre du projet de réhabilitation de l’édifice du Centre lorsqu’il s’amorcera.
Coût, calendrier et gestion de la qualité de la conception : Les estimations de coûts, les calendriers et la gestion de la qualité de la conception sont établis par l’expert-conseil principal de chaque projet. Ils sont ensuite examinés, évalués, puis remis en question par des experts internes et externes. Les estimations sont aussi passées en revue chaque mois par des experts de l’établissement des coûts indépendants.
La réhabilitation des édifices de la Cité parlementaire est d’une envergure et d’une complexité qui sont inégalées au Canada. Compte tenu de la portée des travaux, SPAC s’est fondé sur des projets pilotes menés dans bon nombre d’édifices pour obtenir des renseignements précieux sur l’état des édifices et réduire la probabilité de concrétisation des risques associés aux délais, à la portée et au budget dans le cadre de grands projets. Les travaux préliminaires touchant les tours Nord de l’édifice de l’Ouest ont permis d’obtenir un aperçu inestimable de la portée et de la nature du programme requis pour l’ensemble des travaux de réhabilitation de l’édifice de l’Ouest. SPAC a également travaillé en partenariat avec les universités de Calgary, de l’Alberta et du Manitoba, et a mis à profit leur savoir et leurs installations pour réaliser des essais sismiques de pointe sur des répliques de murs faites de la même pierre que les édifices du Parlement. Il en a résulté des études et des données utiles pour le renforcement à grande échelle de la structure des murs en maçonnerie qui ont une valeur patrimoniale.
La rénovation et la réhabilitation d’édifices patrimoniaux sont des activités complexes et difficiles à prévoir. SPAC a élaboré et mis en œuvre une méthode d’établissement des coûts rigoureuse en tant que composante importante de l’établissement efficace des coûts; celle-ci comprend une approche systématique d’affectation des fonds appropriés pour les risques et les imprévus. Les fonds de prévoyance sont établis pour chaque projet afin de tenir compte des caractéristiques uniques de ce dernier, de l’état de l’immeuble et de l’ensemble des difficultés et des contraintes. Ces dernières années, cette méthode a été validée par des experts indépendants dans le cadre des pratiques de saine gestion des projets de la Direction générale de la science et de l'infrastracture parlementaire.
SPAC applique également les fonds de prévoyance aux incertitudes relatives à l’estimation des coûts et aux problèmes connus de chaque projet. Par exemple, il peut s’agir d’un changement à la conception d’un projet pour l’adapter à une nouvelle portée. Les fonds de prévoyance servent aux éléments clés des coûts d’un projet, comme la conception, l’établissement des prix et la construction, et sont rajustés en fonction des améliorations apportées au projet dans le cadre des activités de gestion de projet continues.
Les marges de sécurité liées aux risques permettent d’atténuer certaines circonstances pouvant se produire ou non durant la mise en œuvre d’un projet. Parmi les risques importants pour les projets de la VPLT, notons les principaux changements dans les exigences des clients, les conditions et les fluctuations du marché et la disponibilité des gens de métier. Les marges de sécurité sont appliquées en tant que poste unique dans l’estimation globale des coûts du projet. Les marges de sécurité initiales sont examinées et précisées tout au long de l’élaboration du projet, jusqu’à ce que chacun des risques soit déterminé. Chaque risque est ensuite qualifié en fonction de la probabilité de sa concrétisation, puis quantifié pour déterminer son incidence potentielle sur les coûts. Des mesures d’atténuation sont aussi définies pour chaque risque. La gestion des risques s’inscrit dans les activités de gestion de projet continues.
Rapport du printemps 2010 de la vérificatrice générale du Canada
« Nous avons aussi constaté que SPAC avait amélioré ses méthodes d’établissement des coûts et ses estimations en tirant des leçons d’autres projets. Par exemple, le Ministère a appris dans le cadre d’autres projets patrimoniaux qu’il doit établir une provision pour éventualités et risques plus importante étant donné que les renseignements disponibles sur l’état des bâtiments sont fragmentaires. »
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