Services de l'agent de conception des navires de classe Halifax

1. Introduction

HKA Global (Canada), Inc. a été engagé à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d'approvisionnement pour le projet services de l'agent de conception des navires de classe Halifax (CSES AgC CH). Ce processus concurrentiel d’approvisionnement est entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada pour le compte du ministère de la Défense nationale (MDN) au moyen des lettres d'intérêt (LI) W88482-168075/A, LI W8482-168075/B, LI W8482-168075/C et de la demande de propositions (DP) W8482-168075/D.

Par la présente, nous soumettons notre rapport final sur le projet CSES AgC CH couvrant chronologiquement nos activités à partir du 2 mars 2016 et se poursuivant jusqu’à l’étape de consultation de l’industrie, l’étape de l’invitation à se qualifier, l’étape de consultation des soumissionnaires qualifiés, l’étape de la DP et la sélection de la proposition retenue.

HKA Global (Canada), Inc. est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous avons examiné toute l’information fournie et avons observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport inclut notre attestation d’assurance; un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat; les méthodologies appliquées; et les détails de nos activités, incluant toutes les constatations pertinentes découlant des activités entreprises.

2. Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus concurrentiel d’approvisionnement pour les services de l’agent de conception des navires de la classe Halifax.

Selon l’avis professionnel du SE, le processus concurrentiel d’approvisionnement pour les services de l’agent de conception des navires de classe Halifax a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

3. Exigences du projet

La Marine royale canadienne exploite actuellement douze navires de classe Halifax et a l’intention de les utiliser jusqu’à la fin de leur vie. À cette fin, le MDN doit établir un contrat de soutien en service pour un agent de conception des navires de la classe Halifax. Le travail de l’agent de conception fera partie intégrante du bon fonctionnement des navires de la classe Halifax et sera requis tout au long de leur durée de vie prévue. Le MDN conservera le rôle d’autorité de conception.

L’agent de conception des navires de la classe Halifax devra effectuer la gestion de l’ensemble des données techniques et fournir des services de gestion de projet, d’ingénierie et de conception/rédaction en vue de préserver l’intention de conception de la classe Halifax. Ces services comprendront sans y être limités à :

• élaborer des solutions d’ingénierie et de conception dans le but d’intégrer des systèmes de navire nouveaux et modifiés
• évaluer l’incidence des systèmes de navire existants et les intégrer aux navires de la classe
• préparer des trousses de modifications techniques aux fins d’exécution par des organismes de mise en œuvre
• tenir à jour et distribuer les données techniques
• fournir des services techniques pour résoudre des problèmes techniques et améliorer le rendement et le soutien de l’équipement
• fournir un soutien à la gestion de projet de changement d’ingénierie
• développer et soutenir un environnement collaboratif d’information

La portée du travail de l’agent de conception comprend la gestion, la gestion de la configuration, les services d’ingénierie, l’information sur la configuration des produits et l’information sur l’environnement électronique.

Le contrat initial sera d’une durée de six ans. Le Canada peut exercer jusqu’à 16 prolongations facultatives du contrat.

4. Objectifs du mandat du surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était de fournir une observation indépendante et de surveiller le processus d’approvisionnement et de soumettre tout commentaire relatif à l’équité aux responsables du projet aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l’équité. Le directeur, Surveillance de l’équité, serait informé de toute préoccupation qui n’aurait pas été résolue en temps opportun, le cas échéant. A la conclusion du processus d’approvisionnement, une attestation quant à son équité sera fournie, s’il y a lieu.

Pour atteindre cet objectif, nous avons entrepris les activités qui suivent et, le cas échéant, nous avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Pour ce faire :

• nous nous sommes familiarisés avec la structure de gouvernance et l’information contextuelle du projet
• nous avons examiné toutes les ébauches des demandes de soumissions telles qu’affichées sur achatsetventes.gc.ca et telles que transmises aux entreprises intéressées
• nous avons examiné toutes les modifications aux demandes de soumissions ainsi que les questions soumises par les répondants et les réponses fournies
• nous avons observé les réunions avec les entreprises intéressées lors de l’étape de consultation de l’industrie et avec les soumissionnaires qui se sont qualifiés lors de l’étape de consultation des soumissionnaires qualifiés
• nous avons observé toutes les réunions commerciales confidentielles tenues avec chacune des entreprises lors de l’étape de consultation de l’industrie et avec les soumissionnaires qualifiés lors de l’étape de consultation des soumissionnaires qualifiés
• nous avons observé toutes les réunions consensuelles d’évaluation technique
• nous avons examiné le processus d’évaluation financière utilisé et les résultats obtenus
• nous avons examiné l’application de la méthode de sélection

5. Activités et constatations spécifiques du surveillant de l'équité

5.1 Activités et constatations du surveillant de l’équité relatives à l’étape de consultation de l’industrie

Le 8 mars 2016, nous avons examiné la documentation contextuelle sur la planification du projet. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 3 novembre 2016, nous avons examiné des parties de la LI 1, sous forme d’ébauche. L’objet de la LI était d’obtenir de la rétroaction des entreprises intéressées sur le besoin et d’expliquer le besoin de manière générale. La LI incluait l’information de base, le concept des opérations, l’énoncé des travaux, le concept de la durée du contrat par vagues et les questions auxquelles les entreprises seraient invitées à répondre. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 10 et 11 novembre 2016, nous avons examiné la LI 1 (document 1) telle qu’affichée sur achatsetventes.gc.ca. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 21 décembre 2016, nous avons examiné la LI 2 (document 2). L’objet de la LI 2 était d’inviter les entreprises intéressées à une journée de l’industrie le 12 janvier 2017. L’activité consistait en une séance plénière avec toutes les firmes intéressées présentes, et des rencontres individuelles avec les entreprises intéressées. Le 4 janvier 2017, nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité concernant la tenue de rencontres individuelles en réponse aux questions de l’autorité contractante. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 10 janvier 2017, nous avons examiné la modification 1 à la LI 2 (document 3) qui fournissait une copie de la présentation de diapositives qui seraient présentées à la séance plénière. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 12 janvier 2017, nous avons observé les séances plénières de la journée de l’industrie ainsi que les rencontres individuelles avec les entreprises intéressées Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les 16 et 20 février 2017, nous avons examiné une ébauche de l'énoncé de l'invitation à se qualifier (EISQ) et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante. Le 26 avril et le 3 mai 2017, nous avons examiné une ébauche modifiée de l’EISQ, maintenant intitulée une invitation à se qualifier (ISQ), et avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 16 juillet 2017, nous avons examiné une ébauche de l’ISQ mise à jour. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

5.2 Activités et constatations du surveillant de l’équité concernant l’étape de l’invitation à se qualifier

Le 25 juillet 2017, nous avons examiné l’ISQ telle qu’affichée sur achatsetventes.gc.ca (document 4). Le 2 août 2017, nous avons examiné une ébauche de la modification 1 à l’ISQ et le 14 août 2017, nous avons examiné une ébauche de la modification 2. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis. Les 9 et 15 août 2017, nous avons examiné respectivement les versions affichées de la modification 1 (document 5) et de la modification 2 (document 6) de l’ISQ. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

La date de clôture de l’ISQ était le 5 septembre 2017.

Le 30 août 2017, nous avons examiné un document que l’autorité contractante avait l’intention d’envoyer aux membres de l’équipe d’évaluation. Le document expliquait les grandes lignes des règles pour l’évaluation et les responsabilités de chaque membre de l’équipe d’évaluation. Le 7 septembre 2017, nous avons observé une réunion d’orientation de l’équipe d’évaluation au cours de laquelle les règles d’évaluation et les responsabilités et le processus d’évaluation ont été décrites par l’autorité contractante. Des copies des réponses à l’ISQ ont été distribuées à l’équipe d’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante.

Le 19 septembre 2017, nous avons observé l’évaluation des réponses à l’ISQ. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante et l’équipe d’évaluation.

Les quatre réponses répondaient aux exigences de qualification.

5.3 Activités et constatations du surveillant de l’équité durant l’étape de consultation des soumissionnaires qualifiés

Le 13 novembre 2018, nous avons examiné la planification d’une journée de l’industrie et des rencontres individuelles avec les soumissionnaires qualifiés. Le 21 novembre 2018, nous avons observé la journée de l’industrie où les quatre soumissionnaires étaient présents. Les présentations fournies comprenaient le processus d’approvisionnement et le calendrier prévu, une description des services à sous-traiter, les catégories des services, le processus de modification d’ingénierie de la classe Halifax, le système de gestion des marges et l’architecture de l’environnement des données intégrées. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 22, 23 et 24 novembre 2018, nous avons observé des rencontres individuelles avec les quatre soumissionnaires qualifiés. Chaque soumissionnaire a contrôlé l’ordre du jour pour sa rencontre individuelle, chacun expliquant son expérience, ses suggestions et préoccupations. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 1er mai 2019, nous avons examiné la planification d’une nouvelle série de rencontres individuelles avec les soumissionnaires qualifiés. Les quatre soumissionnaires qualifiés avaient reçu une DP provisoire et le but de ces rencontres était d’obtenir leurs commentaires et suggestions d’amélioration. En plus de cette rencontre individuelle, chaque soumissionnaire pouvait soumettre des commentaires écrits subséquents à la réunion.

Les 9, 10 et 13 mai 2019, nous avons observé quatre rencontres individuelles. Chaque soumissionnaire a contrôlé l’ordre du jour à l’intérieur de la même attribution de temps. Chaque soumissionnaire a présenté ses commentaires et suggestions sur la DP provisoire et les responsables du projet ont posé des questions d’éclaircissement pour confirmer la compréhension. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 29 mai 2019, nous avons eu une rencontre avec les responsables du projet et avons examiné les critères d’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Durant la période du 17 au 20 juin 2019, nous avons examiné la DP provisoire et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

5.4 Activités et constatations du surveillant de l’équité durant l’étape de la demande de propositions

Le 12 septembre 2019, nous avions examiné la DP (document 7) qui avait été envoyée aux soumissionnaires qualifiés le 12 août 2019. Nous avons examiné plusieurs ébauches de la DP durant l’étape de consultation des soumissionnaires qualifiés. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée dans la DP officielle qui a été publiée le 12 août 2019.

Juste avant les dates auxquelles les modifications ont été transmises aux soumissionnaires qualifiés telles qu’indiquées sous les documents de référence à la dernière page du présent rapport, nous avons examiné les modifications 1, 2, 3 et 4 (documents 8, 9, 10 et 11). Nous avons aussi examiné les modifications telles que transmises aux soumissionnaires qualifiés. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 30 octobre et le 13 novembre 2019, nous avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité en réponse à plusieurs questions relatives au processus d’évaluation. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

La date de clôture de la DP était le 5 décembre 2019. Trois propositions ont été reçues.

5.5 Activité et constatations du surveillant de l’équité durant l’étape de l’évaluation des propositions

Le 2 décembre 2019, nous avons observé la séance d’orientation des évaluateurs. Les évaluateurs ont été informés des grandes lignes de la DP, du processus d’évaluation qui sera suivi, de leurs responsabilités, des règles générales d’évaluation ainsi que de l’échéancier du projet. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les 7, 13, 20 et 27 janvier 2020, nous avons observé des réunions d’évaluation consensuelle au cours desquelles des accords consensuels ont été convenus sur toutes les exigences obligatoires et des pointages consensuels pour toutes les exigences cotées ont été convenus. Chaque évaluateur a pu exprimer son opinion et après une discussion, un pointage consensuel a été convenu. Les pratiques bien établies ont été suivies. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 29 janvier 2020, nous avons observé une présentation qui a été faite à la Direction et au cours de laquelle les résultats de l’évaluation technique ont été présentés. Les noms des soumissionnaires ont été anonymisés et les noms réels n’ont pas été fournis. Des questions ont été posées pour vérifier que le processus d’évaluation stipulée dans la DP a été suivi et que les pointages étaient justifiés. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 4 février 2020, nous avons examiné avec l’autorité contractante le processus d’évaluation de la proposition financière et les résultats qui avaient été mis sous forme de tableau. Le processus d’évaluation financière était sous forme de tableur et était tel que stipulé dans la DP. Le tableur avait été revérifié indépendamment par un collègue de l’autorité contractante. Nous avons effectué une vérification ponctuelle du tableur incluant la tabulation des résultats techniques et financiers qui ont été mis en application pour la méthode de sélection pour identifier la soumission recevable avec le pointage technique et financier combiné le plus élevé. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

6. Documents de référence

Les documents suivants ont été identifiés par numéro dans le présent rapport. Ces documents sont disponibles auprès du bureau de projet CSES AgC CH.

7. Addenda au rapport final 10 décembre 2020

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité daté du 12 septembre 2020 sur les services de l’agent de conception des navires de classe Halifax

Cet addenda au rapport final du SE couvre les activités postérieures à l’examen avec l’autorité contractante le 4 février 2020 de la méthode de sélection du soumissionnaire retenu ayant obtenu le score technique et financier combiné le plus élevé.

Nous avons été informés le 26 mars 2020 qu’un contrat avait été attribué au soumissionnaire retenu.

Aussi, le 26 mars 2020, nous avons examiné par téléphone avec l’autorité contractante le libellé proposé pour les lettres de regret à envoyer aux soumissionnaires non retenus, les informant des résultats du processus d’approvisionnement. Les lettres ont été envoyées aux soumissionnaires non retenus le même jour et le 3 juin 2020, nous avons examiné les lettres de regret telles qu’envoyées. Les lettres indiquaient la valeur du contrat qui avait été attribué au soumissionnaire retenu ainsi que les scores totaux technique et financier obtenus par le soumissionnaire retenu et le soumissionnaire à qui la lettre était adressée. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Il est à noter que le contrat a été attribué et les lettres rédigées et envoyées aux soumissionnaires non retenus au début de la pandémie lorsque les restrictions de voyage et le confinement généralisé ont été mis en place. Bien que les soumissionnaires non retenus ont été invités à contacter l’autorité contractante si des informations supplémentaires étaient requises, aucun soumissionnaire ne l’a fait à la date du présent addenda. Cet addenda a été différé dans l’attente de la réception d’une demande d’un compte rendu mais il semble de plus en plus probable qu’aucune ne sera reçue. Même si le délai normal pour demander un compte rendu est expiré depuis longtemps, l’autorité contractante a l’intention d’honorer une telle demande. Si une telle demande était reçue, une révision du présent addenda serait préparée.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Il est de l’opinion professionnelle du SE que les activités postérieures à l’évaluation ont été menées de façon équitable, ouverte et transparente.