École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes

1. Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 26 août 2019 à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement no. W0113-18CS40/A et W0113-18CS40/B – École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes (ETGAFC), émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le compte du ministère de la Défense nationale (MDN). RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes, identifiées aux sections 4 et 5 du présent rapport. Par la présente, RCGT soumet le rapport final de surveillance de l’équité couvrant les activités du SE, à compter du 30 août 2019, jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation le 25 février 2020.

Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mission ainsi que des observations pertinentes tirées des activités entreprises.

2. Attestation d'assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour le projet de l’École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes relatif aux activités effectuées et décrites dans ce rapport :

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

3. Exigences du projet

L’ETGAFC fournit à l’Aviation royale canadienne du personnel qualifié dans le but s’assurer l’état de fonctionnement des aéronefs, en élaborant et en offrant de l’instruction individuelle en génie aérospatial et de la formation technique, conformément à la doctrine et aux normes approuvées de l’aviation et de l’armée. Elle est également responsable de répondre aux besoins de la Force aérienne.

Le MDN a mené une étude des besoins en matière d’instruction, qui a permis de constater que la formation était inadéquate pour répondre aux exigences des unités opérationnelles. Par conséquent, on a déterminé qu’une augmentation de la durée des cours s’imposait et qu’une augmentation considérable des ressources s’avérerait donc nécessaire pour offrir de la formation de façon à remplir le mandat de l’école. Le présent marché vise à contribuer aux efforts continus déployés par l’ETGAFC pour offrir ces services de soutien en vue de répondre à ses exigences de production.

4. Engagement de surveillance de l'équité et méthodologie

RCGT a été engagée à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement de l’ETGAFC et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux termes de notre engagement RCGT a

• Examiné les documents fournis par l’autorité contractante
• Surveillé les communications fournies aux soumissionnaires par l'autorité contractante
• Participé à des réunions auxquelles l'autorité contractante l'autorité technique ou le chargé de projet a demandé leur présence
• Porté les questions liées à l'équité à l’attention de l'autorité contractante et de l'autorité technique
• Veillé à ce que les réponses et les actions soient raisonnables et appropriées

Ce rapport est basé sur les informations qui ont été fournies à RCGT par l'autorité contractante, l’autorité technique et/ou le chargé de projet au cours du processus d'approvisionnement de la période du 30 août 2019 au 25 février 2020. RCGT se réserve le droit de, mais ne sera pas tenu de, réviser et/ou modifier le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir un impact sur les observations leur sont communiquées après la date du présent rapport.

5. Activités et observations

5.1 Phase de consultation de l’industrie

Les activités suivantes ont été réalisées au cours de cette phase

• Du 30 août 2019 au 6 septembre 2019 un examen de la lettre d’intérêt (LI) a été effectué et les questions commentaires et problèmes identifiés ont été discutés
• Du 26 septembre 2019 au 24 octobre 2019 un examen des deux modifications à la LI a été effectué ainsi qu’un examen de toutes les questions de soumissionnaires potentiels avant qu’elles soient émises
• Le 2 octobre 2019 le SE a participé à une journée de l’industrie à l’ETGAFC à Borden en Ontario. RCGT a observé les présentations effectuées par l’autorité contractante de SPAC et les représentants du MDN incluant les questions et réponses des participants

RCGT a reçu la première version de la LI le 30 août 2019. La LI fut affichée sur achatsetventes.gc.ca (no. W0113-18CS40/A) le 11 septembre 2019. Deux modifications à la LI ont été affichées le 2 octobre 2019 et le 25 octobre 2019. La DI a pris fin le 1er novembre 2019 à 14 :00 heure avancée de l’Est.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT s’est familiarisé avec les documents pertinents, a observé la phase de LI pour porter à l’attention de l'autorité contractante les questions liées à l'équité et s’est assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Tous les commentaires relevés par RCGT pendant l’étape de consultation de l’industrie ont été résolus par l'autorité technique ou l’autorité contractante.

5.2 Phase de demande de proposition

Les activités suivantes ont été réalisées au cours de cette phase

• Du 24 octobre 2019 au 25 octobre 2019, un examen de la demande de proposition (DDP) a été effectué et les questions commentaires et problèmes identifiés ont été discutés RCGT a reçu la première ébauche de la DDP le 24 octobre 2019 La DDP fut affichée sur achatsetventes.gc.ca le 15 novembre 2019 Cinq modifications à la DDP ont été émises du 19 novembre 2019 au 24 décembre 2019 inclusivement
• Du 25 novembre 2019 au 21 décembre 2019 RCGT a effectué un examen des questions et réponses et des modifications afférentes à la DDP

La DDP a pris fin le 22 janvier 2020 à 14 :00 heure normale de l’Est.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT s’est familiarisé avec les documents pertinents, a observé la phase de DDP pour porter à l’attention de l'autorité contractante les questions liées à l'équité et s’est assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Tous les commentaires relevés par RCGT pendant la phase de DDP ont été résolus par l'autorité technique ou l’autorité contractante.

5.3 Phase d'évaluation

Les activités suivantes ont été réalisées

• Examiné les documents suivants
  • Critères d'évaluation
  • Plan d'évaluation technique
  • Grilles d'évaluation technique
  • Réponses des soumissionnaires
  • Feuilles de travail d'évaluation financière
  • Certification de prix
  • Document final d’évaluation de sélection
• Participé aux réunions de lancement de l'évaluation le 27 janvier 2020 et a observé ce qui suit
  • Orientation instructions fournies aux évaluateurs
  • Grilles d'évaluation fournies aux évaluateurs
• Participé aux réunions de consensus sur l'évaluation technique les 27 janvier 2020 et 28 janvier 2020 et a observé ce qui suit
  • L'application du processus d'évaluation y compris l'observation des réunions de consensus des équipes d'évaluation liées aux exigences obligatoires et cotées
  • La synthèse des résultats de l'évaluation
• Examiné la documentation liée à l'évaluation financière incluant la certification du prix le 25 février 2020 et a observé ce qui suit
  • Processus pour compléter les formulaires d'évaluation financière
  • Documents d'évaluation signés
  • Calcul des notes finales
  • Évaluation de la certification du prix
  • Document final d’évaluation de sélection

Une soumission fut reçue, pour laquelle une évaluation a été effectuée. Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis organisé des réunions pour parvenir à un pointage consensuel pour les exigences obligatoires et cotées. Les réunions ont été menées par l'autorité technique.

La soumission reçue répondait aux exigences obligatoires et exigences minimales cotées.

Les réunions de consensus ont pris fin et les évaluateurs ont examiné et approuvé l’évaluation consensuelle. La soumission recevable a été examinée pour vérifier sa conformité financière à la DDP. L’offre a été jugée conforme financièrement.

L’autorité contractante a par la suite effectué une analyse de justification des prix pour s’assurer que les prix proposés par le soumissionnaire recevable sont raisonnables; aucun problème ne fut identifié par l’autorité contractante. Nous avons revu l’analyse de justification des prix, ainsi que la soumission financière soumise par le soumissionnaire retenu.

Tous les commentaires ou problèmes relevés par RCGT tout au long de la phase d'évaluation ont été résolus par l'autorité technique ou contractante.

6. Documents de référence

Les documents liés au numéro de demande no. W0113-18CS40/A et W0113-18CS40/B sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca et / ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Les rôles et les responsabilités du chef d'équipe SE, du spécialiste de SE et du représentant de l'entrepreneur SE ont été définis dans notre contrat avec SPAC. Pour plus d'informations sur ces rôles et responsabilités, veuillez contacter SPAC.

7. Addenda au rapport final, 27 mai, 2020

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité (SE) en date du 6 mars 2020 concernant le processus d’invitation à soumissionner no. W0113-18CS40/A du Projet de l’École de technologie et de génie aérospatial des Forces canadiennes, émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le compte du ministère de la Défense nationale.

Cet addenda au rapport final couvre la période suivant la fin de la phase d’évaluation.

Attribution de contrat, communications et compte rendu

Les activités suivantes ont eu lieu

• L'autorité contractante a émis la lettre d'attribution le 21 avril 2020
• Notes de synthèse d'évaluation fournies au soumissionnaire le 20 mai 2020

L’autorité contractante a informé le soumissionnaire par courriel que sa proposition fut retenue; à la suite de la demande du soumissionnaire, l’autorité contractante a par la suite fourni les notes de synthèse d’évaluation de sa soumission.

Le SE n’a pas reçu au préalable ces communications de l’autorité contractante au soumissionnaire. Le SE a revu, suite aux envois, ces communications; aucun problème d'équité n'a été identifié dans la documentation fournie.

Suite aux activités réalisées et décrites dans le présent addenda, le surveillant de l'équité émet par la présente l’opinion sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement du projet de l’École de technologie et de génie aérospatial des Forces canadiennes.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.