Entretien quotidien de l’équipement de sécurité électronique

1. Introduction

RFP Solutions Inc. a été engagé le 26 septembre 2019 à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer, à toutes les étapes, le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le contrat d’entretien de l’équipement de sécurité électronique dans les installations exploitées par le Service correctionnel du Canada (SCC).

Le processus d’approvisionnement concurrentiel consistait en une demande de propositions (DP) pour le contrat d’entretien de l’équipement de sécurité électronique, émise par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) au nom de SCC. La DP a été émise sous l’invitation numéro 21120-196032/A le 18 décembre 2019 avec comme date de clôture le 11 février 2020.

RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Nous présentons par la présente le rapport final dans lequel sont expliquées les activités du SE, de l’élaboration de la DP, avant sa publication sur le site du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement achatsetventes.gc.ca, à la clôture de la période des propositions, en passant par la visite obligatoire des lieux et la réponse aux demandes de renseignements des soumissionnaires potentiels. Ce rapport porte également sur l’évaluation des deux propositions reçues, jusqu’à la sélection du soumissionnaire retenu et la notification des soumissionnaires.

Le rapport comporte notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes utilisées et les observations pertinentes sur les activités effectuées à ce jour.

2. Besoin du projet

SCC a besoin de services de gestion et de services techniques pour mettre en œuvre un programme national d’entretien efficace des systèmes de sécurité électronique et du matériel connexe que possède le SCC dans 43 établissements correctionnels (y compris 4 pavillons de ressourcement) au Canada. Le SCC veut aussi avoir la possibilité d’ajouter des services d’entretien dans au plus 14 centres correctionnels communautaires (CCC), administrations régionales et l’Académie nationale de formation. Le programme d’entretien consistera en des activités d’entretien et des modifications connexes courantes et préventives, ainsi qu’en un entretien correctif de premier et de deuxième échelon dans les établissements du SCC et en des réparations de troisième échelon dans les installations des fabricants d’équipement d’origine (FEO).

De façon générale, un établissement comporte

• un système de détection à la clôture un système de détection de mouvement un système de télévision en circuit fermé et un système de sonorisation sur tout le périmètre
• un réseau de communication radio des dispositifs d'alarme personnels portatifs (DAPP) pour la sécurité du personnel un système de localisation de ces DAPP un système d’alarme à point fixe pour les bureaux un système d'indication des alarmes de l’établissement et une unité d’intégration qui affiche et commande tous ces systèmes à partir d’une console par un membre du personnel
• d’autres systèmes de sécurité électronique qui comprennent un système d’appel à partir des cellules un système intérieur de télévision à circuit fermé pour les zones de visite les corridors les unités spéciales de détention le gymnase et les cours
• un réseau de communication radio intérieur un système de sonorisation un système d'intercommunication un système d'inspection des bagages par rayons X des détecteurs de fer des portiques de détection des métaux et des détecteurs de métaux tenus à la main

Il faudra au moins 66 ressources techniques pour répondre à ce besoin.

La période du contrat subséquent sera d’un an avec possibilité pour le Canada de prolonger la durée du contrat de deux périodes optionnelles supplémentaires et irrévocables de douze mois.

3. Attestation d’assurance

Par les présentes, le surveillant de l’équité donne une attestation d’assurance sans réserve à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel pour le contrat d’entretien quotidien de l’équipement de sécurité électronique.

Selon notre avis professionnel, le processus de demande de propositions pour le contrat d’entretien quotidien de l’équipement de sécurité électronique que nous avons observé a été effectué de manière équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux conditions de notre contrat, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, nous avons examiné les documents associés à la DP avant leur publication, nous avons observé les activités entourant la DP et celles après la période de DP, notamment l’évaluation des propositions, nous avons soulevé des questions d’équité auprès de l’autorité contractante et nous avons vérifié si les réponses et les mesures étaient raisonnables et pertinentes. Vous trouverez ci-après un résumé des activités et des observations particulières du surveillant de l’équité.

5. Activités et observations du surveillant de l’équité

5.1 Étape de la planification de l’approvisionnement préalable à la publication

Le surveillant de l’équité a été engagé pendant l’étape de l’élaboration de la DP. Il a examiné les ébauches et la version finale des documents se rapportant à la DP, notamment :

• les directives générales
• les directives à l’intention des soumissionnaires
• les directives de préparation des soumissions
• les procédures d’évaluation et la méthode de sélection
• les attestations et les renseignements supplémentaires
• les exigences relatives à la sécurité exigences financières et autres exigences
• les clauses du contrat subséquent
• les annexes
  • Énoncé des travaux
  • Base de paiement
  • Exigences relatives à la sécurité
  • Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
  • Exigences en matière d’assurance

Le surveillant de l’équité a confirmé l’impartialité des exigences, l’objectivité du processus et des critères d’évaluation ainsi que la clarté de la documentation pour aider les soumissionnaires à mieux comprendre comment préparer leurs propositions et à réduire le risque d’incohérences ou d’erreurs dans l’application des critères d’évaluation par le comité d’évaluation. L’autorité contractante a donné suite à tous les commentaires du surveillant de l’équité.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème ou risque en matière d’équité lors de l’examen des documents se rapportant à la DP.

5.2 Publication de la demande de propositions

La DP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 18 décembre 2019 sous l’invitation numéro 21120‑196032/A. La DP a pris fin le 11 février 2020 à 14 h, heure normale de l’Est.

Une visite obligatoire des lieux à l’établissement Collins Bay, à Kingston, a eu lieu le 9 janvier 2020; des représentants de cinq fournisseurs potentiels y ont participé. Le SE était présent pour observer la visite des lieux.

En tout, 17 questions ont été reçues de la part de fournisseurs potentiels durant la période d’affichage. Les réponses à ces questions, ainsi que huit modifications aux conditions et modalités de la demande de propositions, ont été publiées dans quatre documents de modification à la demande de propositions, qui sont tous publiés sur achatsetventes.gc.ca. Le surveillant de l’équité a examiné chacun des documents de modification avant qu’ils soient publiés.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen des modifications à la demande de propositions.

5.3 Clôture de la demande de propositions

Le surveillant de l’équité a examiné avec l’autorité contractante la façon dont les propositions envoyées à la suite à la DP ont été reçues et traitées.

Deux propositions ont été reçues et traitées conformément aux exigences et à la date de clôture indiquées dans la DP.

Observations

Le surveillant de l’équité a estimé que la clôture s’est déroulée conformément à la DP et aux procédures établies, et n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de la réception et du traitement des réponses à la DP.

5.4 Directives sur l’évaluation

Avant l’évaluation des soumissions, le surveillant de l’équité a examiné à nouveau les lignes directrices en matière d’évaluation, notamment les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, les exigences relatives à la sécurité, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts et la méthode d’évaluation. L’évaluation des soumissions a été soumise à un processus de conformité des soumissions en phases par rapport aux exigences de soumission et aux exigences techniques.

Le surveillant de l’équité a confirmé que la méthode d’évaluation était impartiale.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de la méthode d’évaluation.

5.5 Examen administratif

Après la clôture de la DP, l’autorité contractante et le comité d’évaluation ont mené respectivement un examen de la conformité des deux propositions reçues par rapport aux exigences de soumission et aux exigences techniques. Des rapports d’évaluation de la conformité (REC) ont été remis aux deux soumissionnaires, informant un soumissionnaire de sa conformité aux exigences de soumission et aux exigences techniques obligatoires, et donnant à l’autre soumissionnaire l’occasion de fournir les renseignements supplémentaires pour remédier aux parties non conformes. Après le délai accordé pour remédier à la situation, la réponse du soumissionnaire non conforme au REC a été examinée par le comité d’évaluation le 27 mars 2020 et a été jugée non conforme aux exigences énoncées dans la DP et par conséquent non admissible au processus d’évaluation technique.

Le surveillant de l’équité a examiné les résultats du processus de conformité des soumissions en phases par rapport aux exigences de la DP.

Observation

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences de présentation et aux exigences techniques obligatoires.

5.6 Évaluation technique

Une évaluation technique cotée de la seule proposition qui respecte toutes les exigences a été menée.

Les exigences cotées ont été examinées séparément par chacun des membres du comité d’évaluation. Les évaluateurs se sont réunis par la suite par téléconférence le 27 mars 2020 pour effectuer une évaluation par consensus.

Les évaluateurs ont convenu à l’unanimité que la proposition atteignait le seuil global minimal d’évaluation technique pour qu’une proposition soit jugée recevable pour l’évaluation financière.

Observation

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’évaluation par consensus et de l’examen des résultats de l’évaluation technique.

5.7 Évaluation des prix vérification et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, l’enveloppe de proposition de prix de la proposition jugée conforme a été ouverte et l’autorité contractante a déterminé les cotes de prix pour le soumissionnaire. Le surveillant de l’équité a examiné les prix proposés et les cotes de prix avec l’autorité contractante.

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné parce que sa proposition jugée admissible avait le score total le plus élevé (Score total = cote technique + cote de prix).

L’autorité contractante a vérifié le score total du soumissionnaire jugé conforme et a examiné les résultats avec le surveillant de l’équité.

Après l’examen de la proposition financière, l’autorité contractante a demandé du soutien pour les prix proposés par le soumissionnaire. Après avoir reçu du soutien, l’autorité contractante a achevé l’évaluation financière. Le surveillant de l’équité a examiné le soutien pour les prix et l’évaluation finale.

Une fois le soumissionnaire retenu confirmé, soit après avoir confirmé qu’il respecte les exigences en matière de sécurité et d’intégrité, l’autorité contractante a parachevé les résultats, lesquels ont été vérifiés avec le surveillant de l’équité.

Observation

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen des résultats de l’évaluation des prix, de la vérification et de la sélection du soumissionnaire.

5.8 Communications et compte rendu

Le soumissionnaire retenu a été informé par écrit que le contrat lui avait été octroyé le 15 avril 2020. Le soumissionnaire non retenu a été avisé des résultats à la même date. Le surveillant de l’équité avait examiné les avis avant leur émission.

Un addenda du présent rapport sera envoyé à la fin de la période de demande d’un compte rendu et après tout compte rendu demandé des soumissionnaires qui a eu lieu.

6. Documents de référence

Les documents suivants liés à l’invitation numéro 21120-196032/A sont publiés sur achatsetventes.gc.ca et/ou auprès du bureau de projet.

7. Addenda au rapport final, 29 mai, 2020

Addenda au Rapport final du surveillant de l’équité daté du 16 avril 2020 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé pour le contrat d’entretien quotidien de l’équipement de sécurité électronique dans les installations exploitées par le Service correctionnel du Canada (SCC), émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à la suite de l’appel d’offres numéro 21120-196032/A.

Cet addenda au Rapport final du surveillant de l’équité couvre la période suivant la conclusion de la phase de l’évaluation et inclut l’attribution du contrat et le délai accordé aux promoteurs pour poser des questions ou demander un compte rendu. SPAC a reçu deux propositions à la suite de la demande de propositions (DP). Des rapports d’évaluation de la conformité (REC) fondés sur un examen administratif des exigences de soumission et des exigences techniques obligatoires de la DP ont été remis aux deux soumissionnaires. On a informé un des soumissionnaires que sa proposition était conforme aux exigences, et on a donné à l’autre soumissionnaire l’occasion de fournir des renseignements supplémentaires pour remédier aux parties non conformes. Après le délai accordé pour remédier à la situation, le comité d’évaluation a examiné la réponse du soumissionnaire non conforme au REC et l’a jugée non conforme aux exigences énoncées dans la DP et par conséquent non admissible au processus d’évaluation technique. La proposition du soumissionnaire conforme a atteint le seuil d’évaluation technique cotée global minimal et a par la suite été soumise à l’évaluation du prix. Comme il n’y avait qu’une seule proposition conforme, un soutien des prix additionnel a été demandé et reçu de la part du soumissionnaire.

Après que le surveillant de l’équité a examiné l’avis d’attribution du contrat, les deux soumissionnaires ont été avisés par courriel, le 15 avril 2020, de l’attribution du contrat (l’avis d’attribution du contrat a été affiché le même jour sur achatsetventes.gc.ca et de leur droit à un compte rendu.

Aucun des soumissionnaires n’a demandé de compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres dans les 15 jours ouvrables suivant la réception des résultats.

Attestation d’assurance

Par les présentes, le surveillant de l’équité donne une attestation d’assurance sans réserve à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel lancé pour le contrat d’entretien quotidien de l’équipement de sécurité électronique dans les installations exploitées par le Service correctionnel du Canada.

Selon notre avis professionnel, les processus d’évaluation de la demande de propositions et d’attribution du contrat que nous avons observés pour l’obtention de services de conseil technique pour le projet de contrat d’entretien quotidien de l’équipement de sécurité électronique dans les installations exploitées par le Service correctionnel du Canada ont été effectués de manière équitable, ouverte et transparente.