Étalonnage et la réparation d’équipement d’essai, de mesure et de diagnostic

1. Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 17 décembre 2018 à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement no. W8486-184754 – Étalonnage et la réparation d’essai, de mesure et de diagnostic (EEMD), publié par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le compte du ministère de la Défense nationale (MDN). RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes telles qu’identifiées aux sections 4 et 5 du présent rapport. Par la présente, RCGT soumet le rapport final couvrant les activités du SE, à compter du 17 décembre 2018, jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation le 20  avril 2020. RCGT ne fut pas impliqué à titre de SE pour les activités ayant eu lieu avant le 17 décembre 2018.

Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mission ainsi que des observations pertinentes tirées des activités entreprises.

2. Attestation d'assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour le projet d’Étalonnage et la réparation d’essai, de mesure et de diagnostic :

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

3. Exigences du projet

Le MDN recherche les services d’un entrepreneur pour fournir des services d’étalonnage, de réparation et de révision (R et R) de l’EEMD qui satisfont aux objectifs de maintien, aux objectifs du MDN et des Forces armées canadiennes (FAC) et aux exigences opérationnelles de système par la prestation des services pour les propriétés électriques, électroniques et physiques de l’EEMD assigné aux établissements du MDN et des FAC.

Il est prévu que l’entrepreneur doit traiter, pour les besoins de l’étalonnage et de la R et R, l’ensemble de l’EEMD indiqué à la date d’attribution du contrat, ainsi que tout nouvel EEMD ajouté au cours du contrat. Étant donné que les stocks d’EEMD sont constamment mis à jour ou révisés, la charge des travaux d’étalonnage et de R et R est appelée à changer tout au long du contrat. De plus, lorsque de l’EEMD est ajouté à de nouveaux endroits à l’échelle du pays, l’entrepreneur doit être prêt à assumer l’étalonnage et la R et R de ces biens à différents endroits au Canada.

4. Engagement de surveillance de l'équité et méthodologie

RCGT a été engagé à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement de l’Étalonnage et la réparation d’EEMD, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT a :

• Examiné les documents fournis par l'autorité contractante
• Surveillé les communications fournies aux soumissionnaires par l'autorité contractante
• Participé à des réunions auxquelles l'autorité contractante, l'autorité technique ou le chargé de projet a demandé leur présence
• Fait part des questions liées à l'équité à l'autorité contractante et à l'autorité technique; et
• Veillé à ce que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Ce rapport est basé sur les informations qui ont été fournies à RCGT par l'autorité contractante, le responsable technique et le chargé de projet au cours du processus d’approvisionnement de la période du 17 décembre 2018 au 20 avril  2020. RCGT se réserve le droit de, mais ne sera pas tenu de, réviser et/ou modifier le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir un impact sur les observations leur sont communiquées après la date du présent rapport.

5. Activités et observations

5.1 Phase de demande de renseignements

5.1.1 Demande de renseignement no. 1 – W8486-184754/A

SPAC a émis la première demande de renseignements (DDR) le 6 avril 2018, qui s’est conclue le 7 mai 2018. Étant donné que RCGT a été engagé le 17 décembre 2018, RCGT ne fut pas impliqué dans cette DDR. Par conséquent, l’opinion de RCGT ne porte pas sur cette portion du processus d’approvisionnement.

5.1.1 Demande de renseignement no. 2 – W8486-184754/B

Un examen de la Demande de renseignement no. 2 (DDR2) a eu lieu du 12 avril 2019 au 30 avril 2019, et les questions, commentaires et problématiques identifiés ont été discutés.

RCGT a reçu la première ébauche de la DDR2 le 12  avril 2019. La DDR2 fut affichée sur achatsetventes.gc.ca le 1er mai 2019. La DDR2 a pris fin le 27 mai 2019, à 14h00 heure avancée de l’Est.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT s’est familiarisé avec les documents pertinents, a observé la phase de DDR, portant à l’attention de l'autorité contractante les questions liées à l'équité et s’est assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Tous les commentaires relevés par RCGT pendant la phase de DDR ont été résolus par l'autorité technique ou contractante.

5.2 Phase de demande de proposition – W8486-184754/C

Les activités suivantes ont été réalisées :

• Du 30 octobre 2019 au 9 novembre 2019, un examen de la Demande de Proposition (DDP) a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés. RCGT a reçu la première version ébauche de la DDP le 30 octobre 2019. La DDP fut affichée sur achatsetventes.gc.ca le 6 décembre 2019
• Sept modifications à la DDP ont été publiées du 7 janvier 2020 au 3  février 2020. RCGT n’a pas reçu ces modifications avant qu’elles soient publiées sur achatsetventes.gc.ca. RCGT a revu ces modifications après qu’elles ont été publiées et n’a pas identifié de questions relatives à l’équité dans le contenu des modifications

La DDP a pris fin le 11 février 2020, à 14h00 heure normale de l’Est.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT s’est familiarisé avec les documents pertinents, a observé la phase de DDP, portant à l’attention de l'autorité contractante les questions liées à l'équité et s’est assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Tous les commentaires relevés par RCGT pendant la phase de DDP ont été résolus par l'autorité contractante.

5.3 Phase d'évaluation

Les activités suivantes ont été réalisées :

• Examiné les documents suivants :
  • Critères d'évaluation
  • Plan d'évaluation technique
  • Grilles d'évaluation technique
  • Réponses des soumissionnaires
  • Feuilles de travail d'évaluation financière; et
  • Document final d’évaluation/de sélection
• Participé par appel-conférence à la réunion de lancement de l'évaluation le 19 février 2020 et a observé ce qui suit :
  • Orientation / instructions fournies aux évaluateurs; et
  • Grilles d'évaluation fournies aux évaluateurs
• Participé aux réunions de consensus sur l'évaluation technique le 21 février 2020 et a observé ce qui suit :
  • L'application du processus d'évaluation, y compris l'observation des réunions de consensus des équipes d'évaluation liées aux exigences obligatoires et cotées; et
  • La synthèse des résultats de l'évaluation
• Révisé les résultats de l'évaluation financière complétée le 20 avril 2020 et a observé ce qui suit :
  • Processus pour remplir les formulaires d'évaluation financière
  • Documents d'évaluation signés
  • Calcul des notes finales; et
  • Document final d’évaluation/de sélection

Une soumission fut reçue, et a fait l'objet d'une évaluation technique.

Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis organisé une réunion pour parvenir à un résultat consensuel. La réunion fut menée par l'autorité technique avec le support de l’autorité contractante.

La soumission, telle qu’évaluée, répondait aux exigences obligatoires et aux exigences minimales cotées. La réunion de consensus a pris fin et les évaluateurs ont examiné et approuvé l’évaluation consensuelle. La soumission a été examinée pour vérifier sa conformité financière à la DDP. La soumission évaluée a été jugée financièrement conforme. En utilisant les critères d'évaluations identifiés dans la DDP, le soumissionnaire retenu a été sélectionné.

RCGT a été avisé le 27 mars 2020 que des discussions sur l’évaluation financière entre l’autorité contractante et le soumissionnaire retenu ont eu lieu à compter du 28 février 2020. En vue de supporter notre opinion, RCGT a :

• Revue les courriels entre l’autorité contractante et le soumissionnaire pour la période du 28 février 2020 et le 27  mars 2020
• Revu les communications écrites (courriels) pour la période du 27 mars 2020 et le 22 avril 2020; et
• Assisté à des appels conférences les 30 mars 2020, 7 avril 2020 et 9 avril 2020 entre l’autorité contractante et le soumissionnaire

Tous les commentaires ou problèmes relevés par RCGT pendant la phase d'évaluation ont été résolus par l'autorité contractante.

6. Documents de référence

Les documents liés au numéro de demande no. W8486-184754 sont disponibles sur le site AchatsCanada et / ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Les rôles et les responsabilités du chef d'équipe SE, du spécialiste SE et du représentant de l'entrepreneur SE ont été définis dans notre contrat avec SPAC. Pour plus d'informations sur ces rôles et responsabilités, veuillez contacter SPAC.