Étude de faisabilité technique de l’édifice de l’Est étape 2

1. Introduction

P1 Consulting Inc. (P1 Consulting ou surveillant de l’équité) a été embauché à titre de surveillant de l’équité (SE) afin d’observer à partir du 8 avril 2019 le processus d’approvisionnement lié à l’étude de faisabilité technique de l’édifice de l’Est (étape 2) lancé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) au nom de la Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaire (DGSIP) à la suite de la demande de propositions (DP) (invitation numéro : EP924-192854).

P1 Consulting est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le SE à commencer par l’examen de la DP au début de notre mandat le 8 avril 2019 jusqu’à la fin de l’évaluation financière le 21 août 2019. Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant la demande de proposition liée à l’étude de faisabilité technique de l’édifice de l’Est (étape 2). Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Mandat et observation du surveillant de l’équité

P1 Consulting a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus d’approvisionnement lié à l’étude de faisabilité technique de l’édifice de l’Est (étape 2), et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé les activités liées à la DP, nous avons fait part des points relatifs à l’équité à l’autorité contractante et à l’autorité technique le cas échéant et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables, appropriées et équitables. Nous avons examiné toute l’information fournie et nous avons observé toutes les activités pertinentes depuis la date du début de notre mandat.

4. Demande de propositions EP924-192854

Jusqu’à présent, dans son rôle de SE, P1 Consulting a observé que les éléments suivants ont été mis en œuvre :

• Clarté des documents et des processus d’approvisionnement
• Évitement des conflits d’intérêts par la mise en œuvre de certains mécanismes
• Processus appropriés liés à la protection des renseignements confidentiels du soumissionnaire
• Recours à la diligence tout au long des processus d’approvisionnement et d’évaluation
• Conformité aux documents d’approvisionnement

P1 Consulting a observé le processus d’approvisionnement concernant l’édifice de l’Est, lié à la DP EP924-192854 et lancé par SPAC.

Examen de la DP et de l’addenda

P1 Consulting a examiné la DP et l’addenda, au besoin, concernant le processus d’approvisionnement durant la période du 8 avril 2019 au 17 juin 2019

Examen des critères et des procédures d’évaluation

P1 Consulting a examiné les critères et procédures d’évaluation concernant la DP pour veiller à ce que l’évaluation soit réalisée en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence

Examen de la date de clôture de la DP

P1 Consulting a reçu la confirmation de SPAC qu’aucune soumission n’a été reçue après la date de clôture du 8 juillet à 14 h (heure de l’Est)

Dans le cadre de notre mandat, nous avons exécuté les activités suivantes liées au processus d’évaluation :

Surveillance de la formation des évaluateurs

P1 Consulting a surveillé la formation des évaluateurs (« réunion de lancement de l’évaluation ») offerte par SPAC le 17 juillet 2019. Avant la réunion, P1 Consulting a examiné les grilles d’évaluation individuelles

Examen de l’étape I – Exigences obligatoires

Après l’examen des soumissions reçues par SPAC, il a été déterminé que les quatre soumissions sont toutes conformes. P1 Consulting a été avisé par SPAC que tous les soumissionnaires ont répondu aux exigences obligatoires. Seules les soumissions jugées conformes aux exigences devraient passer à l’étape II – Soumission technique

Examen de l’étape II – Exigences cotées (techniques)

L’étape II a commencé par permettre à chaque évaluateur de réaliser son examen individuel avant les réunions de consensus. L’évaluation de l’Étape II des exigences cotées a eu lieu les 15 et 16 août 2019. Les réunions de l’équipe d’évaluation comprenaient l’équipe d’évaluation elle-même, un représentant de l’autorité contractante de SPAC et le SE. Les réunions de consensus ont respecté le processus décrit dans la DP pour l’évaluation.
Pour que leurs propositions soient étudiées plus en profondeur, les proposants doivent obtenir une note technique d’au moins 60 % ou un total de 60 points sur les 100 points possibles disponibles. Seules les propositions jugées conformes aux exigences passeraient à l’étape III – Évaluation financière de la soumission

Examen de l’étape III – Évaluation financière des soumissions (prix et services)

Seules les propositions jugées conformes aux exigences passeraient à l’étape IV – Note totale. C’est l’autorité contractante de SPAC qui avait la responsabilité des activités de cette étape et le résultat de ces activités a été fourni au SE aux fins d’examen

Examen de l’étape IV – Évaluation financière des soumissions (note totale)

L’étape IV exige que l’autorité contractante de SPAC intègre la cote technique et la cote de prix dans le dossier d’évaluation selon le processus décrit dans la DP

Méthode de sélection

Seules les propositions jugées conformes aux exigences des étapes I-IV et qui répondent à toutes les exigences de la demande de soumission, notamment les exigences obligatoires et les exigences techniques cotées seraient classées en fonction de leur note totale. La commission d’évaluation recommandera le proposant recevant la note totale la plus élevée pour fournir les services demandés

Dans le cadre de notre mandat, concernant la DP EP924-192854, nos activités consistaient à faire état des questions d’équité à l’autorité contractante à SPAC et à veiller à ce que les réponses fournies et les mesures prises soient équitables, ouvertes et transparentes. Tous les commentaires fournis par le SE concernant l’équité ont été pris en compte de manière adéquate par SPAC.

5. Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation numéro EP924-192854 sont disponibles sur AchatsCanada.

6. Addenda au rapport final, 18 février 2020

Addenda au rapport final daté du 17 décembre 2019 pour le processus d’approvisionnement lié à l’étude de faisabilité technique de l’édifice de l’Est (étape 2).

Le présent addenda au rapport final porte sur la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Dans le cadre de notre mandat, le 12 décembre 2019, nous avons examiné l’ébauche des lettres de notification d’attribution de contrat. Le SE a examiné les lettres avant leur publication et n’a trouvé aucun problème d’équité concernant ces lettres. 

Tous les soumissionnaires ont eu la possibilité d’assister à une séance de compte rendu. Le SE a assisté aux réunions de compte rendu demandées avec les soumissionnaires. Les séances de compte rendu ont été menées par l’autorité contractante de Services publics et Approvisionnement Canada et le représentant du client. Aucun soumissionnaire n’a soulevé de problèmes ou formulé de commentaires ayant eu une incidence sur notre attestation à titre de SE pour ce projet selon laquelle l’approvisionnement a été mené de manière ouverte, équitable et transparente.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement lié à l’étude de faisabilité technique de l’édifice de l’Est (étape 2). Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.