Services de soutien de gestion de projets – Programme du Secteur Ouest de la Cité parlementaire

Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 1er décembre 2017 à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement numéro EP788-181086/B – Services de soutien de gestion de projets (SSGP) – Programme du Secteur Ouest de la Cité parlementaire, émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes, identifiées aux sections 4 et 5 du présent rapport. Par la présente, RCGT soumet le rapport final de surveillance de l’équité couvrant les activités du SE, à compter du 26 septembre 2019, jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation le 13 août 2020.

Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mission ainsi que des observations pertinentes tirées des activités entreprises.

Attestation d'assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour le projet de Services de soutien de gestion de projets – Programme du Secteur Ouest de la Cité parlementaire relatif aux activités effectuées et décrites dans ce rapport :

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Exigences du projet

SPAC a besoin d’un fournisseur de services de soutien en gestion de projets immobiliers ayant une grande expérience dans le domaine de la direction de projet, de la gestion de projet et de l’administration de projet. L’entrepreneur doit aider SPAC à s’acquitter des tâches courantes de la gestion de projet au cours des étapes de planification, de conception et de mise en œuvre du Programme du Secteur ouest de la Cité parlementaire (Programme de travail).

Les services de l’entrepreneur permettront de soutenir les responsabilités du directeur de projet de SPAC et de son personnel de gestion de projet. Ensemble, l’entrepreneur et le personnel de gestion de projet de SPAC travailleront en tant qu’équipe de gestion de projet intégrée pour ce programme de travail. L’entrepreneur sera également tenu de fournir ses services en coordination avec ceux d’autres experts-conseils et entrepreneurs embauchés séparément par SPAC.

L’entrepreneur doit fournir une gamme complète de compétences administratives, de gestion, de gestion de projet professionnelle, de direction de projet et technique requises pour mener à bien ce Programme de travail. Le niveau d’effort requis pour répondre aux besoins de service peut varier.

Engagement de surveillance de l'équité et méthodologie

RCGT a été engagée à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement du SSGP – Programme du Secteur Ouest de la Cité parlementaire et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT a :

• Examiné les documents fournis par l'autorité contractante (AC)
• Surveillé les communications fournies aux soumissionnaires par l'AC
• Participé à des réunions auxquelles l’AC, l'autorité technique (AT) ou le chargé de projet a demandé leur présence
• Porté les questions liées à l'équité à l’attention de l’AC
• Veillé à ce que les réponses et les actions soient raisonnables et appropriées

Ce rapport est basé sur les informations qui ont été fournies à RCGT par l'autorité contractante au cours du processus d'approvisionnement de la période du 26 septembre 2019 au 13 août 2020. RCGT se réserve le droit de, mais ne sera pas tenu de, réviser et/ou modifier le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir un impact sur les observations leur sont communiquées après la date du présent rapport.

Activités et observations

Phase de demande de proposition

Les activités suivantes ont été réalisées au cours de cette phase:

• Du 7 novembre 2019 au 26 novembre 2019, un examen de la demande de proposition (DDP) a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés. RCGT a reçu la première ébauche de la DDP le 7 novembre 2019. La DDP fut affichée sur achatsetventes.gc.ca le 2 décembre 2019
• Quatre modifications à la DDP ont été émises, du 13 décembre 2019 au 23 janvier 2020. RCGT a effectué un examen des modifications et n’a pas identifié de questions relatives à l’équité dans le contenu des modifications

La DDP a pris fin le 14 février 2020 à 14 :00 heure normale de l’Est.

Conformément aux termes de notre mission, RCGT s’est familiarisé avec les documents pertinents, a observé la phase de DDP pour porter à l’attention de l’AC les questions liées à l'équité et s’est assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Tous les commentaires relevés par RCGT pendant la phase de DDP ont été résolus par l’autorité contractante.

Phase d'évaluation

Les activités suivantes ont été réalisées :

• Examiné les documents suivants
  • Critères d'évaluation
  • Plan d'évaluation technique
  • Grilles d'évaluation technique
  • Réponses des soumissionnaires
  • Feuilles de travail d'évaluation financière
  • Certification de prix
  • Document final d’évaluation/de sélection
• Participé aux réunions de lancement de l'évaluation le 19 février 2020 et a observé ce qui suit
  • Orientation / instructions fournies aux évaluateurs
  • Grilles d'évaluation fournies aux évaluateurs
• Participé à la réunion de consensus sur l'évaluation technique le 25 mars 2020 et a observé ce qui suit
  • L'application du processus d'évaluation, y compris l'observation des réunions de consensus des équipes d'évaluation liées aux exigences obligatoires et cotées
  • La synthèse des résultats de l'évaluation

Deux soumissions ont été reçues, pour lesquelles une évaluation a été effectuée. Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis organisé des réunions pour parvenir à un pointage consensuel pour les exigences obligatoires et cotées. La réunion a été menée par l’AT.

Une des deux soumissions reçues répondait aux exigences obligatoires et exigences minimales cotées. Compte tenu qu’une seule soumission conforme fut reçue, l’AC s’est référé à la section 14 des instructions uniformisées – biens ou services – besoins concurrentiels. Cette section stipule que « Lorsque la soumission d'un soumissionnaire est la seule soumission déclarée recevable, le soumissionnaire doit fournir, à la demande du Canada, un ou plusieurs des documents suivants pour justifier le prix :

1. La liste de prix publiée courante, indiquant l'escompte, en pourcentage, offert au Canada
2. Une copie des factures payées pour une qualité et une quantité semblable de biens, de services ou les deux vendus à d'autres clients
3. Une ventilation des prix indiquant le coût de la main-d’œuvre directe, des matières directes et des articles achetés, les frais généraux des services techniques et des installations, les frais généraux globaux et administratifs, les coûts de transport, etc., et le bénéfice
4. Des attestations de prix ou de taux
5. Toutes autres pièces justificatives demandées par le Canada

L’AC a demandé au soumissionnaire conforme de l’information supportant la justification de prix. Le SE a revu la documentation relative à l’évaluation financière (incluant la certification de prix) du 25 mars 2020 au 13 août 2020 et a observé ce qui suit :

• Les activités de justification de prix entreprises par SPAC
• Les communications connexes entre PSPC et le soumissionnaire

Le SE a également assisté à des appels-conférence entre SPAC et le soumissionnaire les 14 juillet 2020 et le 22 juillet 2020, dont le but fut de discuter des informations exigées et en suspens.

À la suite des activités liées à la sous-phase de justification de prix, l’AC nous a informé que l’AT et l’AC ont discuté au sein de SPAC, incluant leurs services légaux, leurs options relatives à la demande de soumission. Le 13 août 2013, SPAC a choisi d’annuler la demande de soumission.

Tous les commentaires ou problèmes relevés par RCGT tout au long de la phase d'évaluation ont été résolus par l’AC.

Documents de référence

Les documents liés au numéro de demande numéro EP788-181086/B sont disponibles sur le site Achatsetventes.gc.ca et / ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Les rôles et les responsabilités du chef d'équipe SE, du spécialiste SE et du représentant de l'entrepreneur SE ont été définis dans notre contrat avec SPAC. Pour plus d'informations sur ces rôles et responsabilités, veuillez contacter SPAC.

Addenda au rapport final, 5 juin 2020

Addenda au rapport final du SE en date du 17 août 2020 concernant le processus d’invitation à soumissionner numéro EP788-181086/B du SSGP – Programme du Secteur Ouest de la Cité parlementaire, émis par SPAC.

Cet addenda au rapport final couvre la période suivant la fin de la phase d’évaluation.

Attribution de contrat, communications et compte rendu

Les activités suivantes ont eu lieu :

• L'AC a émis l’avis d’annulation – les 13 et 14 août 2020
• Réunion de compte rendu avec un soumissionnaire – le 26 août 2020

L’AC a informé les soumissionnaires par courriel que la demande de soumission a été annulée. Le SE a revu un projet de la correspondance proposée aux soumissionnaires avant leur envoi; aucun problème d'équité n'a été identifié dans la documentation fournie.

Un soumissionnaire a demandé de l’information supplémentaire relativement au pointage de sa soumission, ainsi que de l’information sur l’avis d’annulation. L’AC a fourni ces informations à ce soumissionnaire le 26 août 2020, ainsi que de la correspondance subséquente par courriel. Aucun problème d’équité n’a été identifié lors de ces activités.

Suite aux activités réalisées et décrites dans le présent addenda, le surveillant de l'équité émet par la présente l’opinion sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement du SSGP – Programme du Secteur Ouest de la Cité parlementaire.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.