Impression, entreposage, exécution des commandes et distribution des documents sécurisés d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

1. Introduction

P1 Consulting Inc. (P1 Consulting ou surveillant de l’équité) a été embauché le 29 novembre 2019 à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement pour l’impression, l’entreposage, l’exécution des commandes et la distribution des documents sécurisés d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) au nom d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) à la suite de la demande de soumissions numéro B8297-200035/B.

P1 Consulting est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, à commencer par l’examen de la demande de propositions (DP) du 21 novembre 2019 publiée sur achatsetventes.gc.ca au début de notre mandat le 29 novembre 2019 jusqu’à la fin de l’évaluation financière reçue le 15 avril 2020. Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant la demande de proposition du processus d’approvisionnement pour l’impression, l’entreposage, l’exécution des commandes et la distribution des documents sécurisés d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Selon notre opinion professionnelle, le processus de demande de propositions que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Exigences du projet

IRCC cherche un entrepreneur capable de fournir des services d’impression offset incluant des techniques d’impression de sécurité, comme l’impression irisée, les encres de couleur changeante (par voie optique ou chimique), l’impression en creux, l’estampage à chaud, la numérotation automatique, etc., entreposage, distribution, contrôle des stocks, traitement des commandes, facturation, suivi, rapports et destruction et services de livraison par véhicule blindé de deux formulaires contrôlés à clé. Les deux formulaires contrôlés à clé évoqués dans ce contrat sont l’IMM 1346 B et l’IMM 1442 B, utilisés pour les activités liées à l’immigration.

4. Mandat et observations du surveillant de l’équité

P1 Consulting a été embauché à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement pour l’impression, l’entreposage, l’exécution des commandes et la distribution des documents sécurisés de IRCC et pour attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé les activités liées à la DP, nous avons fait part des points relatifs à l’équité à l’autorité contractante et à l’autorité technique le cas échéant et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables, appropriées et équitables. Nous avons examiné toute l’information fournie et nous avons observé toutes les activités pertinentes depuis la date du début de notre mandat.

5. Demande de propositions B8297-200035/B

Jusqu’à présent, dans son rôle de surveillant de l’équité, P1 Consulting a observé que les éléments suivants ont été mis en œuvre

• Clarté des documents et des processus d’approvisionnement
• Prévention des conflits d’intérêts par la mise en œuvre de certains mécanismes
• Processus appropriés liés à la protection des renseignements confidentiels des soumissionnaires
• Recours à la diligence tout au long des processus d’approvisionnement et d’évaluation
• Conformité aux documents d’approvisionnement

P1 Consulting a observé le processus d’approvisionnement pour l’impression, l’entreposage, l’exécution des commandes et la distribution des documents sécurisés de IRCC lié à la DP B8297-200035/B lancée par SPAC.

Dans le cadre de notre mandat, nous avons exécuté les activités suivantes

• Examen de la demande de propositions et des addenda
  P1 Consulting a examiné la DP affichée sur achatsetventes.gc.ca avant le début de notre mandat et les addenda liés au processus d’approvisionnement au cours de la période du 29 novembre 2019 au 3 janvier 2020
• Examen des critères et procédures d’évaluation
  P1 Consulting a examiné les critères et procédures d’évaluation concernant la DP pour veiller à ce que l’évaluation soit réalisée en conformité avec les critères d’équité d’ouverture et de transparence
• Examen de la date de clôture de la demande de propositions
  P1 Consulting a reçu la confirmation de SPAC qu’aucune soumission n’a été reçue après la date de clôture du 3 janvier 2020 à 14 h (heure de l’Est)
• Examen de la phase I soumission financière
  Après l’examen des soumissions reçues, SPAC a déterminé que la soumission était conforme. P1 Consulting a reçu un avis de SPAC selon lequel le soumissionnaire avait respecté les exigences. Seuls les soumissionnaires respectant les exigences passeraient à la phase II – la soumission technique
• Examen de la phase II soumission technique
  La phase II a commencé par l’examen individuel de chaque évaluateur avant les réunions de consensus. L’évaluation des exigences cotées de la phase II a eu lieu le 21 janvier 2020. Les réunions de l’équipe d’évaluation comprenaient l’équipe d’évaluation elle-même, un représentant de l’autorité contractante de SPAC et le surveillant de l’équité. Les réunions de consensus ont respecté le processus décrit dans la DP pour l’évaluation
  Pour être pris en considération, les soumissionnaires doivent satisfaire à tous les critères obligatoires, obtenir un minimum de 50 % pour les critères cotés C.2 et C.4, un minimum de 75 % pour le critère coté C.1 et un minimum de 60 % pour le critère coté C.3 et obtenir un minimum global de 75 % pour l’ensemble des critères cotés. Seules les soumissions respectant les exigences passeraient à la phase III – Évaluation finale de la soumission
• Examen de la phase III évaluation finale de la soumission
  La phase III comprenait l’évaluation financière. L’autorité contractante de SPAC a effectué le travail associé à cette phase et a fourni les résultats au surveillant de l’équité aux fins d’examen une fois la phase terminée.
• Méthode de sélection
  L’autorité contractante de SPAC a inscrit la note technique et la note financière dans le document d’évaluation en suivant le processus décrit dans la demande de propositions. L’autorité contractante de SPAC a effectué le travail associé à cette phase et a fourni les résultats au surveillant de l’équité aux fins d’examen une fois la phase terminée

Dans le cadre de notre mandat, nos activités consistaient à faire état des questions d’équité à l’autorité contractante à SPAC et à veiller à ce que les réponses fournies et les mesures prises soient équitables, ouvertes et transparentes. Tous les commentaires fournis par le SE concernant l’équité ont été dûment pris en compte par SPAC.

6. Documents de référence

Les documents relatifs à la demande de soumissions se trouvent sur le site achatsetventes.gc.ca.

7. Addenda au rapport final, 19 mai, 2020

Addenda au rapport final daté du 20 avril 2020 concernant le processus d’approvisionnement pour l’impression, l’entreposage, l’exécution des commandes et la distribution des documents sécurisés d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Cet addenda au rapport final couvre la période suivant la fin de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Dans le cadre de notre mandat, le 5 mai 2020, l’autorité contractante a confirmé par courriel au surveillant de l’équité que le contrat avait été attribué le 4 mai 2020.

Le 14 mai 2020, le surveillant de l’équité a reçu une communication de l’autorité contractante indiquant que le seul soumissionnaire a refusé la possibilité d’une séance de compte rendu.

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour l’impression, l’entreposage, l’exécution des commandes et la distribution des documents sécurisés d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.