Projet de réhabilitation du 1500, ave Bronson – Expert-conseil Principal

1. Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 23 avril 2019 à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement no. EJ078-193032/A – Projet de réhabilitation du 1500, ave Bronson – Expert-conseil Principal, publié par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes telles qu’identifiées aux sections 4 et 5 du présent rapport. Par la présente, RCGT soumet le rapport final couvrant les activités du SE, à compter du 16 mai 2019, jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation le 1er mai 2020.

Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mission ainsi que des observations pertinentes tirées des activités entreprises.

2. Attestation d'assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour le Projet de réhabilitation du 1500, ave Bronson – Expert-conseil Principal :

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

3. Exigences du projet

SPAC entend faire appel à une société d’architecture qui agira à titre d’expert-conseil principal ainsi qu’à une équipe pluridisciplinaire de sous-experts-conseils et de spécialistes pour assurer la conception et la mise en œuvre du Projet de réhabilitation du 1500, ave Bronson – Expert-conseil Principal, y compris tous les systèmes de l’immeuble de base ainsi que l’aménagement des locaux à bureaux et à usage particulier.

L’expert-conseil principal examinera tous les documents connexes décrits davantage aux présentes, recommandera et effectuera un examen approfondi du bâtiment, au besoin, établira au moins trois (3) options de conception viables distinctes, élaborera la présentation que SPAC privilégie pour les documents d’appel d’offres relatifs aux travaux de construction, et fournira les services d’administration des contrats et de travaux de construction, ainsi que les services de gestion de la conception, y compris les coûts, l’échéancier, le contrôle du projet et les services de mise en service requis dans le cadre du projet. Il est prévu que la prestation des services de l’expert-conseil se fera de façon continue, de l’attribution du contrat à la clôture de la réalisation du projet.

4. Engagement de surveillance de l'équité et méthodologie

RCGT a été engagée à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement du Projet de réhabilitation du 1500, ave Bronson – Expert-conseil Principal, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT a :

• Examiné les documents fournis par l'autorité contractante
• Surveillé les communications fournies aux soumissionnaires par l'autorité contractante
• Participé à des réunions auxquelles l'autorité contractante, l'autorité technique ou le chargé de projet a demandé leur présence
• Identifié les questions liées à l'équité à l'autorité contractante et à l'autorité technique
• Veillé à ce que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Ce rapport est basé sur les informations qui ont été fournies à RCGT par l'autorité contractante au cours du processus d’approvisionnement de la période du 16 mai 2019 au 1er mai 2020. RCGT se réserve le droit de, mais ne sera pas tenu de, réviser et/ou modifier le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir un impact sur les observations leur sont communiquées après la date du présent rapport.

5. Activités et observations

5.1 Phase de demande de proposition

Les activités suivantes ont été réalisées :

• Du 16 mai 2019 au 9 septembre 2019, un examen de la Demande de Proposition (DDP) a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés. RCGT a reçu la première version ébauche de la DDP le 16 mai 2019. La DDP fut affichée sur Achatsetventes.gc.ca le 11 septembre 2019.
• Huit modifications à la DDP ont été publiées du 19 septembre 2019 au 23 octobre 2019. RCGT a revu les questions et réponses ainsi que les modifications correspondantes à la DDP.

La DDP a pris fin le 30 octobre 2019 à 14 heures, à 14h00 heure avancée de l’Est.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT s’est familiarisé avec les documents pertinents, a observé la phase de DDP, portant à l’attention de l'autorité contractante les questions liées à l'équité et s’est assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Tous les commentaires relevés par RCGT pendant la phase de DDP ont été résolus par l'autorité contractante.

5.2 Phase d'évaluation

Les activités suivantes ont été réalisées :

• Examiné les documents suivants :
  • Critères d'évaluation
  • Plan d'évaluation technique
  • Grilles d'évaluation technique
  • Réponses des soumissionnaires
  • Feuilles de travail d'évaluation financière
  • Document final d’évaluation/de sélection
• Participé par appel-conférence à la réunion de lancement de l'évaluation le 12 octobre 2019 et a observé ce qui suit :
  • Orientation / instructions fournies aux évaluateurs
  • Grilles d'évaluation fournies aux évaluateurs
• Assisté à une visite du site le 25 novembre 2019 avec les soumissionnaires retenus après l’évaluation de la Phase 1 et observé les informations fournies par l’autorité technique et l’autorité contractante aux représentants des soumissionnaires
• Participé aux réunions de consensus sur l'évaluation technique les 18 novembre 2019 et 6 janvier 2020 et a observé ce qui suit
  • L'application du processus d'évaluation, y compris l'observation des réunions de consensus des équipes d'évaluation liées aux exigences obligatoires et cotées
  • La synthèse des résultats de l'évaluation
• Révisé les résultats de l'évaluation financière complétée le 1er mai 2020 et a observé ce qui suit :
  • Processus pour compléter les formulaires d'évaluation financière
  • Documents d'évaluation signés
  • Calcul des notes finales
  • Document final d’évaluation/de sélection

Huit soumissionnaires ont été retenus après l’évaluation de la Phase; trois de ces huit soumissionnaires ont soumis une soumission pour la Phase 2.

Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis organisé une réunion pour parvenir à un résultat consensuel. La réunion fut menée par l'autorité technique avec le support de l’autorité contractante.

Trois soumissions, telle qu’évaluées, répondaient aux exigences obligatoires et aux exigences minimales cotées. La réunion de consensus a pris fin et les évaluateurs ont examiné et approuvé l’évaluation consensuelle. Les trois soumissions ont été examinées pour vérifier leur conformité financière à la DDP. Les trois soumissions ont été jugées financièrement conformes. En utilisant les critères d'évaluations identifiés dans la DDP, le soumissionnaire retenu a été sélectionné.

Tous les commentaires ou problèmes relevés par RCGT pendant la phase d'évaluation ont été résolus par l'autorité contractante.

6. Documents de référence

Les documents liés au numéro de demande no. EJ078-193032/A sont disponibles sur le site Achatsetventes.gc.ca et / ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Les rôles et les responsabilités du chef d'équipe SE, du spécialiste SE et du représentant de l'entrepreneur SE ont été définis dans notre contrat avec SPAC. Pour plus d'informations sur ces rôles et responsabilités, veuillez contacter SPAC.

7. Addenda au rapport final, 1er juin, 2020

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité (SE) en date du 4 mai 2020 concernant le processus d’invitation à soumissionner no. EJ078-193032/A du Projet de réhabilitation du 1500, ave Bronson – Expert-conseil Principal, émis par Services publics et Approvisionnement Canada.

Cet addenda au rapport final couvre la période suivant la fin de la phase d’évaluation.

Attribution de contrat, communications et compte rendu

Les activités suivantes ont eu lieu :

• L'autorité contractante a émis les lettres d'attribution et de refus : le 7 mai 2020
• Compte rendu des réunions avec certains soumissionnaires : les 14, 15 et 29 mai 2020

Tous les soumissionnaires ont reçu un courriel indiquant le soumissionnaire retenu. Huit soumissionnaires ont demandé une réunion de compte rendu.

Le SE a revu les communications mentionnées ci-dessus et a participé aux réunions de compte rendu. Un soumissionnaire a demandé de l’information supplémentaire relative au pointage de sa soumission; l’autorité contractante a fourni cette information au soumissionnaire. Aucun problème d'équité n'a été identifié lors de ces activités.

Suite aux activités réalisées et décrites dans le présent addenda, le surveillant de l'équité émet par la présente l’opinion sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement du Projet de réhabilitation du 1500, ave Bronson – Expert-conseil Principal.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.