Sécurité des lieux de crime et services de sécurité en cas d’événement en développement dans les districts de l’île de Vancouver, du Nord, du Sud-Est et du Lower Mainland de la Colombie-Britannique

Introduction

Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l. (Deloitte) a été engagé le 6 mai 2020 à titre de surveillant de l’équité (SE) afin d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel de services de sécurité des lieux de crime et de services de sécurité en cas d’événement en développement dans les districts de l’île de Vancouver, du Nord, du Sud-Est et du Lower Mainland de la Colombie-Britannique (Sécurité des lieux de crime et services de sécurité en cas d’événement en développement). Ce processus d’approvisionnement a été dirigé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour le compte de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) à la suite de la demande de proposition (DDP) M2989-202968/A.

Deloitte est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le SE à ce jour, à commencer par l’examen de l’ébauche de la DDP le 14 mai 2020, jusqu’à la publication d’une DDP et des modifications connexes à la DDP, la conférence des soumissionnaires, ainsi que l’évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire conforme le mieux classé.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance liée au processus d’approvisionnement concurrentiel complété à ce jour, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne le processus d’approvisionnement concurrentiel de services de sécurité des lieux de crime et de services de sécurité en cas d’événement en développement dans les districts de l’île de Vancouver, du Nord, du Sud-Est et du Lower Mainland de la Colombie-Britannique.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Exigences du projet

Aperçu du projet

Contexte

Comme il est indiqué dans l’énoncé des travaux figurant dans la DDP, la GRC est le service de police national du Canada. La GRC est résolue à maintenir la paix, à faire respecter la loi et à offrir des services de qualité en partenariat avec les collectivités qu’elle protège. La Division E (Colombie-Britannique) est la plus grande division de la GRC au Canada, avec plus de 9 500 employés. La GRC en Colombie-Britannique offre des services policiers aux niveaux municipal, provincial et fédéral dans des régions allant de collectivités autochtones isolées à des villages côtiers et de grandes villes.

Selon la GRC, en raison des nombreuses exigences de la GRC en Colombie-Britannique, les officiers ne sont pas assez nombreux pour assurer la sécurité des lieux de crime possibles et lors d’événements en développement. La GRC a notamment fait mention de la saison des feux de forêt, une période particulièrement occupée pendant laquelle le nombre d’officiers est insuffisant pour répondre à la demande.

Exigence

Selon les besoins, la GRC doit assurer la sécurité des lieux de crime possibles et offrir des services de sécurité lors d’événement en développement, notamment dans le cas de catastrophes naturelles qui comprennent, entre autres, les incendies de forêt, les inondations et les glissements de terrain. Elle est également responsable d’assurer la sécurité des immobilisations dans le cadre de vastes opérations policières à divers endroits des districts de l’île de Vancouver, Nord, Sud-Est et du Lower Mainland.

Objectifs du mandat du surveillant de l’équité et méthodologie

Le Programme de surveillance de l’équité de Services publics et Approvisionnement Canada a fait appel aux services d’un SE pour surveiller le processus d’approvisionnement de services de sécurité des lieux de crime et de services de sécurité en cas d’événement en développement de la GRC. L’objectif général du mandat consistait à observer le processus de manière indépendante et à formuler des commentaires liés à l’équité à l’intention de l’autorité contractante, dans les plus brefs délais, afin que les mesures appropriées puissent être prises avant que l’équité ne soit touchée.

Afin d’atteindre l’objectif, nous avons entrepris les activités suivantes et, le cas échéant, nous avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité :

• Prendre connaissance de la structure de gouvernance du projet et de l’information contextuelle pertinente
• Examiner les documents provisoires de la DDP, y compris les annexes
• Observer la conférence des soumissionnaires qui a eu lieu par webinaire/téléphone
• Examiner les documents définitifs de la DDP, y compris les annexes, les appendices et les pièces jointes
• Examiner les trois modifications de la DDP qui incluaient les réponses aux questions provenant des soumissionnaires potentiels avant la publication
• Examiner les instructions et les déclarations fournies aux évaluateurs de la DDP avant la réunion de consensus sur l’évaluation
• Observer la mise en œuvre du processus d’évaluation des DDP, y compris les réunions de consensus des équipes d’évaluation, examiner l’ébauche et la version définitive du Rapport d’évaluation de la conformité (REC), examiner les questions d’éclaircissement proposées, entre autres correspondances, avant la soumission aux soumissionnaires

Mandat et observations du surveillant de l’équité

Deloitte a été engagé à titre de SE afin d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel de services de sécurité des lieux de crime et de services de sécurité en cas d’événement en développement, et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé le processus d’approvisionnement concurrentiel, nous avons fait part des points relatifs à l’équité aux autorités contractante et technique, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Vous trouverez ci-dessous une description des activités de SE réalisées au cours du mandat concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel, ainsi que nos observations connexes.

Publication de la demande de proposition

Du 14 mai au 20 mai 2020, nous avons examiné les documents de la DDP, y compris les annexes, et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Processus de questions et réponses

Du 20 mai au 8 juin 2020, nous avons pris connaissance des trois modifications de la DDP, y compris les réponses aux questions provenant des parties intéressées et nous avons formulé des commentaires liés à l’équité à l’intention de l’autorité contractante, le cas échéant. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 mai 2020 et la date de clôture était le 11 juin 2020. Deux soumissionnaires ont envoyé des propositions.

Processus d’évaluation et de sélection

Du 11 juin au 12 juin 2020, nous avons pris connaissance des plans d’évaluation des réponses à la DDP et des instructions fournies aux évaluateurs de la DDP, et avons formulé des commentaires liés à l’équité à l’intention de l’autorité contractante, le cas échéant. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Du 17 juin au 22 juillet 2020, nous avons observé la mise en œuvre du processus d’évaluation de la DDP, y compris les réunions de consensus des équipes d’évaluation, examiné l’ébauche et la version définitive des documents du REC et examiné les questions d’éclaircissement proposées, entre autres correspondances, avant la soumission aux soumissionnaires. Nous avons formulé des commentaires liés à l’équité à l’intention de l’autorité contractante, le cas échéant. Les mesures appropriées ont été prises par l’autorité contractante. Deux REC ont été publiés.

À la date de publication du présent rapport, aucune lacune n’avait été relevée en matière d’équité dans le processus d’évaluation et de sélection.

Documents de référence

Les documents relatifs au numéro de sollicitation M2989-202968/A sont disponibles sur le site AchatsCanada ou auprès du bureau du projet.

Addenda au rapport final

Addenda au rapport final du 29 juillet 2020 concernant l’approvisionnement de services de sécurité des lieux de crime et de services de sécurité en cas d’événement en développement.

Le 23 septembre 2020

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 9 juillet 2020, nous avons examiné la lettre d’attribution du contrat et la lettre de rejet envoyée au soumissionnaire non retenu, et nous n’avons décelé aucune anomalie en matière d’équité. La lettre de refus comprenait de l’information sur la soumission retenue, y compris le nom du soumissionnaire retenu et la valeur du contrat attribué. La lettre de refus fournissait également une comparaison entre les résultats techniques et financiers du soumissionnaire non retenu et ceux du soumissionnaire retenu.

Le soumissionnaire retenu a reçu un avis le 24 juillet 2020.

Le 30 juillet 2020, le soumissionnaire non retenu a demandé un compte-rendu. Nous avons examiné le compte-rendu écrit qui a été fourni le 13 août 2020 et aucune lacune n’a été relevée en matière d’équité.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne l’approvisionnement de services de sécurité des lieux de crime et de services de sécurité en cas d’événement en développement.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement que nous avons observé, a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.