Services d'architecture et d'ingénierie de Laboratoires Canada dans la Région de l’Ontario

Contexte

BDO Canada s.r.l./S.E.N.C.R.L. (BDO) a été embauché à titre de surveillant de l’équité (SE) le 22 juillet 2019 afin d’observer le processus de sélection lié à l'acquisition des services d'architecture et d'ingénierie, y compris les services de préconception, services de chantier et services de post-construction pour moderniser les laboratoires en Ontario, dans le cadre du programme de travaux de son initiative Laboratoires Canada (LC) lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’invitation à soumissionner EN740‑200671 / B. BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, depuis la date de début du processus du 22 juillet 2019 jusqu’à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 13 décembre 2019.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d'assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• des observations pertinentes des activités qui ont été tenues

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services d'architecture et d'ingénierie de LC dans la Région de l’Ontario jusqu’à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 13 décembre 2019.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Exigences du projet

TPSGC retiendra les services d'une entreprise, ou d’une coentreprise d'experts-conseils pour fournir des services spécialisés en architecture et en génie, en vue de moderniser ses installations de laboratoire dans le cadre du programme de travaux de son programme LC. Les laboratoires d'installations scientifiques de Mississauga, de Sudbury, de Guelph et d'Ottawa peuvent faire partie du contrat global, selon les priorités du programme de LC de TPSGC.

Le mandat initial (contrat de base) de l'expert-conseil est l'agrandissement et l'aménagement d'un laboratoire conjoint du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) et de Ressources naturelles Canada (RNCan) à Mississauga, en Ontario. TPSGC ajoutera des services supplémentaires au contrat de l'expert-conseil au moyen d'autorisations de tâches, à mesure que ses partenaires scientifiques clients détermineront l’ampleur de la modernisation de leurs laboratoires en fonction de leur emplacement.

Mandat et observations du surveillant de l’équité

BDO a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus de sélection de services d’architecture et d’ingénierie proposés par LC et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux exigences de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé les activités jusqu'à l’attribution du contrat
• fait part des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC)
• veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé des activités du SE et des observations connexes depuis la date de début du processus du 22 juillet 2019 jusqu'à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 13 décembre 2019.

Processus de demande de propositions

Dans cette section

• Activité surveillée
  • Documents examinés
  • Période d’affichage
  • Évaluation de proposition technique de la demande de propositions
  • Présentations
  • Évaluation financière de la demande de propositions
• Observations du surveillant de l’équité

Activité surveillée

Documents examinés

Au cours de la phase de la demande de propositions (DDP), le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents de la DDP provisoires et finaux
• directive d'évaluation provisoire et finale
• questions et réponses de clarification pendant la période d’affichage
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 26 août 2019. Pendant la période d’affichage, 8 modifications ont été émises, répondant à 38 questions de clarification. Dans la modification 4, publiée sur achatsetventes.gc.ca le 1er octobre 2019, la date de clôture a été reportée au 22 octobre 2019.

Quatre réponses ont été reçues à la date et à l'heure de clôture de la soumission.

Évaluation de proposition technique de la demande de propositions

Les soumissions techniques ont été examinées afin d'identifier tous les cas où le soumissionnaire n'avait pas satisfait aux critères obligatoires admissibles. Aucune information supplémentaire n'a été demandée aux soumissionnaires. Avant les séances de consensus sur l'évaluation, il a été déterminé que 2 soumissionnaires ne satisfaisaient pas aux exigences obligatoires et ont été jugés non conformes.

Le SE a assisté aux réunions de consensus sur l'évaluation. Des réunions de consensus sur l'évaluation des 2 propositions ont eu lieu les 28 et 29 novembre 2019.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les réponses à la DDP :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la réponse dans son cahier de travail de l'évaluateur
• Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• Les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• Le SE a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord avec le consensus final et la justification des exigences non conformes
• 2 soumissions respectaient les exigences obligatoires

Présentations

Le SE a assisté aux présentations et aux séances de notation par consensus après chaque présentation le 13 décembre 2019.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les présentations :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la présentation dans son cahier de travail de l'évaluateur
• Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• Les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• Le SE a confirmé que chaque membre de l'équipe d'évaluation était d'accord avec le consensus final et la justification

Évaluation financière de la demande de propositions

Suite à l'évaluation des 2 propositions techniques, des enveloppes de prix ont été ouvertes et évaluées. Les scores ont été ajoutés aux scores techniques pour déterminer la soumission retenue sur la base de la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix sur la base d'un ratio de 90% pour la note technique et de 10% pour la note de prix.

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DDP et toutes les ébauches de modifications à la DDP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'équipe LC et par l'AC et des modifications ont été émises. La même information a été fournie à tous les participants via achatsetventes.gc.ca.

Toute observation ou demande de clarification faite par le SE a été traitée par l'équipe LC et par l'AC.

L’équipe LC et l’AC ont été attentif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation EN740-200671/B se trouvent sur le site AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

27 avril 2020

Addenda au rapport final du SE en date du 30 janvier, 2020 concernant le processus de sélection concurrentiel lié à l'acquisition des services d'architecture et d'ingénierie pour moderniser les laboratoires en Ontario, dans le cadre du programme de travaux de son initiative LC lancé par TPSGC.

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et compte rendu.

Attribution du contrat, communications et comptes rendus

Le contrat a été attribué le 17 février 2020. Parallèlement à la notification d'attribution, des informations ont été fournies le 17 février 2020 aux soumissionnaires non retenus, expliquant les résultats de l'évaluation. Trois comptes rendus ont été demandés et ont eu lieu les 27 février, 2 et 3 mars 2020 via des conférences téléphoniques.

Le processus mené était conforme aux exigences de la DDP. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière cohérente et équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services d'architecture et d'ingénierie, y compris les services de préconception, services de chantier et services de post-construction pour moderniser les laboratoires, lancé par TPSGC jusqu’à la conclusion des comptes rendus se terminant le 3 mars 2020.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.