Services de conseiller technique - Réhabilitation du 875, chemin Heron

1. Introduction

RFP Solutions Inc. a été engagé le 15 mai 2019 à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer, à toutes les étapes, les processus d’approvisionnement concurrentiel pour le projet de réhabilitation du 875, chemin Heron. Deux processus d’approvisionnement étaient prévus : le premier visait les services de conseiller technique, et le deuxième, la société responsable du projet qui réhabilitera le bien immobilier au 875, chemin Heron.

Le processus initial du projet consistait en une demande de propositions (DP) pour le conseiller technique émise par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) sous le numéro d’invitation no EJ078-200154/A ayant comme date de clôture le 3 décembre 2019.

RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Nous présentons par la présente le rapport final sur le processus d’approvisionnement en services de conseiller technique pour le projet de réhabilitation du 875, chemin Heron, expliquant les activités du SE, à partir de l’élaboration de la DP avant la publication sur le site du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (achatsetventes.gc.ca) et des réponses aux demandes de renseignements à l’intention des soumissionnaires potentiels jusqu’à la clôture de la période des propositions. Ce rapport porte également sur l’évaluation des deux propositions reçues jusqu’à l’identification du soumissionnaire retenu.

Le rapport comporte notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes utilisées et les observations pertinentes sur les activités effectuées.

2. Besoin du projet

Situé au 875, chemin Heron, le Complexe fiscal d’Ottawa fait partie du carrefour de bureaux fédéraux aux Buttes de la Confédération (Confederation Heights) et loge l’administration centrale de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Construit dans les années 1970, le complexe est composé du Centre de données fiscales de 11 étages et de l’Administration centrale des données fiscales de 5 étages. Il a sans cesse été occupé par l’ARC, qui a toujours indiqué avoir besoin des locaux et préfère regrouper plusieurs fonctions à cet emplacement.

Le Centre de données fiscales est de « classe B ». Dans un rapport sur l’état des immeubles (REI) produit en 2014, l’immeuble est décrit comme étant dans l’ensemble dans un état « moyen », plusieurs améliorations et réparations étant recommandées pour veiller à ce qu’il soit conforme aux Normes d’aménagement du gouvernement du Canada.

L’immeuble de l’Administration centrale des données n’est pas conforme aux Normes d’aménagement du gouvernement du Canada. Dans un REI produit en 2014, l’immeuble est décrit comme étant dans l’ensemble dans un état « moyen », plusieurs améliorations et réparations étant recommandées pour l’immeuble.

SPAC fait appel aux services d’une société d’architecture ou d’ingénierie en qualité de conseiller principal, appuyé par une équipe de sous-consultants pluridisciplinaires, afin d’agir à titre de conseiller technique au nom de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) pour le projet de réhabilitation du 875, chemin Heron.

Pour les besoins de ce processus, les services de conseiller technique signifient aussi les services d’un architecte-conseiller.

SPAC prévoit entreprendre des travaux de réhabilitation selon le modèle de partenariat public-privé (PPP). Les services d’un conseiller technique sont requis afin de fournir différents services d’architecture et d’ingénierie ainsi que des services connexes à SPAC, à l’appui des travaux d'approvisionnement et d’exécution du consortium PPP (Société de projet).

3. Attestation d’assurance

Par les présentes, le surveillant de l’équité donne une attestation d’assurance sans réserve à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel pour un conseiller technique pour le projet de réhabilitation du 875, chemin Heron.

Selon notre avis professionnel, le processus de demande de propositions pour les services de conseiller technique pour le projet de réhabilitation du 875, chemin Heron que nous avons observé a été effectué de manière équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux conditions de notre contrat, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, nous avons examiné les documents associés à la DP avant la publication, nous avons observé les activités entourant la DP et celles après la période de DP, notamment l’évaluation des propositions, nous avons soulevé des questions d’équité auprès de l’autorité contractante et nous avons vérifié si les réponses et les mesures étaient raisonnables et pertinentes. Vous trouverez ci-après un résumé des activités et des observations du surveillant de l’équité.

5. Activités et observations du surveillant de l’équité

5.1 Étape de la planification de l’approvisionnement préalable à la publication

Le surveillant de l’équité a été engagé pendant l’étape de l’élaboration de la DP. Il a examiné les ébauches et la version finale de la documentation relative à la DP, notamment :

• les directives supplémentaires à l’intention des soumissionnaires (DS)
• les directives générales (DG) – Services d’architecture ou d’ingénie – Demande de propositions
• les exigences de présentation et l’évaluation des propositions (EPEP)
• les clauses, conditions et modalités générales
• l’énoncé de projet et les annexes associées
• le document intitulé Faire affaire avec TPSGC – Manuel de documentation et de livrables
• la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS)

Le surveillant de l’équité a confirmé l’impartialité des exigences, l’objectivité du processus et des critères d’évaluation ainsi que la clarté de la documentation, ce qui aide les soumissionnaires à mieux comprendre comment préparer leurs propositions et à réduire le risque d’incohérences ou d’erreurs dans l’application des critères d’évaluation par le comité d’évaluation.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème ou risque en matière d’équité lors de l’examen des documents relatifs à la DP.

5.2 Publication de la demande de propositions

La DP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 9 septembre 2019 sous l’invitation no EJ078-200154/A. La date de clôture de la DP était le 3 décembre 2019 à 14 h, heure normale de l’Est.

Une visite facultative des lieux a été organisée au 875, chemin Heron, le 25 septembre 2019, pour les fournisseurs intéressés. Le SE a examiné le protocole et l’avis aux fournisseurs intéressés avant l’émission de l’avis. Parce que la visite des lieux était facultative et donc non obligatoire, les présences n’ont pas été prises. Des représentants de plus de dix fournisseurs potentiels ont participé à la visite selon les estimations. Le SE était présent pour observer la visite des lieux.

En tout, 30 questions ont été reçues. Les réponses aux questions, ainsi que les 14 modifications aux conditions et modalités de la demande de soumissions, ont été publiées dans 12 documents de modification à la demande de soumissions, qui sont tous publiés sur achatsetventes.gc.ca. Tous les documents de modification ont été examinés par le surveillant de l’équité avant d’être publiés.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen des modifications à la DP.

5.3 Clôture de la demande de propositions

Le surveillant de l’équité a examiné la façon dont les propositions envoyées en réponse à la DP ont été reçues et traitées par l’autorité contractante.

Deux propositions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de clôture et à la date d’échéance indiquées dans la DP.

Observations

Après examen de la réception et du traitement des réponses à la DP, le surveillant de l’équité a estimé que la clôture s’est déroulée conformément à la DP et aux procédures établies, et n’a relevé aucun problème d’équité.

5.4 Directives sur l’évaluation

Avant l’évaluation des soumissions, le surveillant de l’équité a examiné à nouveau les lignes directrices en matière d’évaluation, notamment les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, les exigences relatives à la sécurité, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts et la méthode d’évaluation. Le surveillant de l’équité a également participé à une réunion préalable à l’évaluation, le 6 décembre 2019, avec le comité d’évaluation pour examiner les exigences relatives à l’évaluation.

Le surveillant de l’équité a confirmé que la méthode d’évaluation était impartiale.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de la méthode d’évaluation et des exigences connexes, et lors de sa participation à la réunion qui a eu lieu préalablement.

5.5 Examen administratif

Après la clôture de la DP, l’autorité contractante a examiné les exigences obligatoires en matière de présentation pour les deux propositions reçues. Les deux propositions ont été jugées conformes aux exigences indiquées dans la DP et donc admissibles à l’évaluation technique.

Le surveillant de l’équité a examiné les résultats de l’examen administratif pour les évaluer par rapport aux exigences indiquées dans la DP.

Observation

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences obligatoires de présentation.

5.6 Évaluation technique

Une évaluation technique des deux propositions a été effectuée, puisque les propositions respectaient toutes les exigences obligatoires relatives à la présentation.

Chaque membre du comité d’évaluation a examiné à part chacune des exigences cotées. Les évaluateurs se sont par la suite réunis, le 19 décembre 2019, pour mener une évaluation de consensus.

Les deux propositions ont atteint le seuil global minimum d’évaluation technique fixé pour être jugées conformes et recevables pour l’évaluation financière.

Observation

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de son observation de l’évaluation de consensus et des présentations ainsi que lors de l’examen des résultats de l’évaluation technique.

5.7 Évaluation des prix, vérification et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, l’enveloppe de proposition de prix de chacune des deux propositions a été ouverte et l’autorité contractante a déterminé la cote de prix pour chaque soumissionnaire. Le surveillant de l’équité a examiné les prix proposés et les cotes de prix avec l’autorité contractante.

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné parce que sa proposition jugée admissible avait le score total le plus élevé (Score total = cote technique + cote de prix).

L’autorité contractante a vérifié le score total de chaque soumissionnaire et a examiné les résultats avec le surveillant de l’équité.

Après avoir déterminé le soumissionnaire avec le plus haut score, le comité d’évaluation a recommandé que le contrat soit attribué à ce soumissionnaire, sous réserve de l’approbation du Conseil du Trésor du Canada et après que l’autorité contractante aura vérifié la conformité du soumissionnaire aux exigences en matière de sécurité et aura effectué les contrôles d'intégrité requis.

Observation

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen des résultats de l’évaluation des prix, de la vérification et de la sélection du soumissionnaire.

5.8 Communications et compte rendu

Cette section sera présentée dans un addenda au présent rapport après l’octroi du contrat, sous réserve de l’approbation du Conseil du Trésor du Canada et de la confirmation de la conformité aux dispositions sur la sécurité et l’intégrité, et, le cas échéant, après la présentation d’un compte rendu aux soumissionnaires.

6. Documents de référence

Les documents suivants liés à l’invitation No. EJ078-200154/A sont disponibles sur achatsetventes.gc.ca ou auprès du bureau du projet.

7. Addenda au rapport final, 8 mai 2020

Addenda au Rapport final du surveillant de l’équité daté du 20 décembre 2019 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé pour l’obtention de services de conseil technique pour le projet de réhabilitation du 875, chemin Heron, émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à la suite de l’appel d’offres numéro EJ078-200154/A.

Cet addenda au Rapport final du surveillant de l’équité couvre la période suivant la conclusion de la phase de l’évaluation et inclut l’attribution du marché et le délai accordé aux promoteurs pour poser des questions ou demander un compte rendu. SPAC a reçu deux propositions à la suite de la demande de propositions (DP). Les deux propositions respectaient les exigences administratives et obligatoires de la DP et ont atteint le seuil global minimal d’évaluation technique cotée. Elles ont par la suite été soumises à l’évaluation du prix.

Après que le surveillant de l’équité a examiné l’avis d’attribution du marché, les deux soumissionnaires ont été avisés par courriel, le 1er mai 2020, de l’attribution du marché (l’avis d’attribution du marché était affiché sur achatsetventes.gc.ca) et de leur droit à un compte rendu.

Les deux soumissionnaires ont demandé un compte rendu. Les deux comptes rendus ont été donnés par l’autorité contractante et le spécialiste technique de SPAC le 7 mai 2020 par téléconférence. Le surveillant de l’équité était présent aux deux comptes rendus pour s’assurer qu’ils se passent de manière équitable, ouverte et transparente.

Attestation d’assurance

Par les présentes, le surveillant de l’équité donne une attestation d’assurance sans réserve à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel lancé pour l’obtention de services de conseil technique pour le projet de réhabilitation du 875, chemin Heron.

Selon notre avis professionnel, les processus d’évaluation de la demande de propositions et d’attribution du marché que nous avons observés pour l’obtention de services de conseil technique pour le projet de réhabilitation du 875, chemin Heron, ont été effectués de manière équitable, ouverte et transparente.