Services d'expert-conseil en architecture et en génie pour la construction d'un nouvel édifice fédéral à Shawinigan

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l’équité (SE) le 15 mai 2019 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant les services d'expert-conseil en architecture et en génie pour la construction d'un nouvel édifice fédéral à Shawinigan entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre des appels d’offres EE474-200697/A. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons révisé l’ensemble des informations fournies, observé toutes les activités pertinentes et avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’acquisition. Nous avons obtenu la collaboration de tous les intervenants de SPAC.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités observées par le SE à commencer par la publication de la demande de propositions (DDP) jusqu’à la clôture de l’évaluation de celle-ci.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

2. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve qui suit concernant le processus de sélection concurrentiel concernant des services d'expert-conseil en architecture et en génie pour la construction d'un nouvel édifice fédéral à Shawinigan à commencer par la publication de la demande de propositions jusqu’à la clôture de la période d’évaluation celle-ci.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Exigences

L’objectif de ce projet consiste à construire un nouvel immeuble d’une superficie brute d’environ 25,700 m² à Shawinigan. Cet immeuble permettra de fournir des nouveaux locaux en appui aux programmes de l’Agence du revenu Canada, d’Emploi et Développement social Canada, de Santé Canada et de Services partagés Canada. Ce nouvel immeuble sera construit sur le terrain de l’actuel du Centre national de vérification et de recouvrement.

De façon non exhaustive, les travaux couverts par la demande de proposition sont les suivants :

Le proposant doit prendre en considération que :

1. Le projet sera réalisé en mode de gérance de construction via un entrepreneur embauché par SPAC sous un autre contrat
2. La construction du nouvel immeuble sera déployée sur le site de l'immeuble existant pleinement occupé et opérationnel, qui devra le demeurer en tout temps, pendant toute la durée du projet. La stratégie de réalisation devra entre autres favoriser le maintien d'un maximum de places de stationnement opérationnelles pendant toute la durée du projet
3. Le nouvel immeuble devra obtenir l'accréditation LEED-NC niveau Or
4. La modélisation des données du bâtiment (MDB/BIM), sera utilisée pour la réalisation du projet
5. Des contraintes d'accès au bâtiment existant devront être prises en considération à toutes les étapes du projet

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant des services d'expert-conseil en architecture et en génie pour la construction d'un nouvel édifice fédéral à Shawinigan et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

En conformité avec les exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à cet approvisionnement (c.-à-d., la demande de propositions ainsi que ses modifications, le processus de questions et réponses reliées, la visite des lieux et l’évaluation des soumissions) et nous avons soumis les points relatifs à l’équité à l’attention des autorités contractantes (AC) et techniques, puis nous avons vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations: demande de propositions

La demande de propositions a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 26 aout 2019, et a clôturé le 13 novembre 2019.

Une visite de site a eu lieu au cours de cette étape, et le SE et l’AC étaient présents.

Huit modifications ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca, dont la dernière le 8 novembre 2019. Les questions des soumissionnaires potentiels ont été acceptées et les réponses ont été fournies et distribuées achatsetventes.gc.ca. Le SE a examiné les documents de la demande de propositions, ainsi que toutes les questions et réponses fournies au cours de la période d'affichage de la demande de propositions, afin de s'assurer que les considérations liées à l'équité étaient prises en compte de manière satisfaisante.

Sept (7) soumissions ont été déposées par des soumissionnaires intéressés.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

4.2 Activités et observations: évaluation de la demande de propositions

Le SE a examiné le plan et le cadre d'évaluation et le fichier de pointage. L'évaluation des soumissions lors de l’étape de l’évaluation a consisté en un examen de la documentation soumise par les soumissionnaires tel qu’indiqué dans la demande de propositions.

Une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique a eu lieu le 4 novembre 2019 et l'AC et le SE y ont assisté. L'équipe d'évaluation était composée de trois évaluateurs.

Sept soumissions ont été reçues dans le cadre de ce processus d’approvisionnement. L'évaluation technique des soumissions a débuté le 14 novembre 2019. L’AC et le SE ont assisté aux réunions de consensus avec l'équipe d'évaluation. Les rencontres de consensus ont eu lieu du 26 au 29 novembre 2019.

L’évaluation financière a été entreprise par l’AC suite aux résultats de l’évaluation technique. Une soumission financière a été jugée non-conforme. Le SE a examiné les résultats de l’évaluation financière. Le rapport sommaire sur l’ensemble de l’évaluation a été produit par SPAC le 9 décembre 2019. Le SE a révisé le rapport sommaire.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifié.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont référencés par numéro dans ce rapport et sauf indication contraire, sont disponibles auprès de SPAC.

6. Addenda au rapport final, 3 septembre 2020

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité (SE) en date du 10 décembre 2019 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour les services en matière d'expert-conseil en architecture et en génie pour la construction d'un nouvel édifice fédéral à Shawinigan, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada.

Le présent addenda au rapport final du SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation.

Activités relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Sept soumissions ont été reçues en réponse à l’appel d’offres. Des sept soumissions reçues, une soumission financière a été jugée non conforme.

Les soumissionnaires ont été avisés des résultats de l’évaluation et de l’octroi du contrat le 15 avril 2020. Une lettre de compte rendu, fournissant de l’information sur les résultats de l’évaluation technique et financière, a été envoyée aux soumissionnaires. Le SE a examiné ces lettres avant que ceux-ci ne soient envoyée.

Cinq soumissionnaires ont demandé un compte rendu par téléconférence afin d’obtenir de plus amples informations. Ces rencontres ont eu lieu le 24 et 25 août 2020. Le SE a assisté à toutes les séances d'information de même que l'autorité contractante et le responsable technique.

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant à l’égard du processus de sélection concurrentiel pour les services en matière d'expert-conseil en architecture et en génie pour la construction d'un nouvel édifice fédéral à Shawinigan.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.