Services de gestion de la construction de Laboratoires Canada dans la Région de l’Ontario

Contexte

BDO Canada s.r.l./S.E.N.C.R.L. (BDO) a été embauché à titre de surveillant de l’équité (SE) le 22 juillet 2019 afin d’observer le processus de sélection concurrentiel lié à l'acquisition des services de gestion de la construction (SGC) pour moderniser les laboratoires en Ontario, dans le cadre du programme de travaux de son initiative Laboratoires Canada (LC) lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’invitation à soumissionner EN740‑200588/B. BDO est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le SE, depuis la date de début du processus du 22 juillet 2019 jusqu'à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 15 janvier 2020.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes des activités qui ont été tenues

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel pour les SGC jusqu'à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 15 janvier 2020.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Exigences du projet

TPSGC, retiendra les services d'une entité de gestion de la construction, le directeur de la construction, en vue de moderniser ses installations de laboratoire dans le cadre du programme de travaux de son initiative LC.

Les laboratoires d'installations scientifiques de Mississauga, de Sudbury, de Guelph et d'Ottawa peuvent faire partie du contrat global, selon les priorités du programme de LC de TPSGC. Le contrat de base du directeur des travaux vise l'agrandissement et l'aménagement d'un laboratoire conjoint du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) et de Ressources naturelles Canada (RNCan) à Mississauga, en Ontario.

TPSGC ajoutera des travaux à l'intention du directeur des travaux et des services de construction supplémentaires au contrat au moyen d'options d'autorisations de tâches, à mesure que ses partenaires scientifiques clients détermineront l’ampleur de la modernisation de leurs laboratoires en fonction de leur emplacement.

Mandat et observations du surveillant de l’équité

BDO a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus de sélection concurrentiel pour les SGC proposé par LC et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux exigences de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents provisoires pertinents
• observé les activités jusqu'à la phase de réunions d’établissement de consensus
• fait part des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC)
• veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé des activités du SE et des observations connexes depuis la date de début du processus du 22 juillet 2019 jusqu'à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 15 janvier 2020.

Processus de demande de propositions

Dans cette section

• Activité surveillée
  • Documents examinés
  • Période d’affichage
  • Évaluation de proposition technique de la demande de propositions
  • Évaluation financière de la demande de propositions
• Observations du surveillant de l’équité

Activité surveillée

Documents examinés

Au cours de la phase de la demande de propositions (DDP), le SE a reçu les documents suivants pour examen:

• documents de la DDP provisoires et finaux
• directive d'évaluation provisoire et finale
• questions et réponses de clarification pendant la période d’affichage
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 26 août 2019. Pendant la période d’affichage, 10 modifications ont été émises, répondant à 8 questions de clarification. Dans la modification 8, publiée sur achatsetventes.gc.ca le 11 octobre 2019, la date de clôture a été reportée au 22 octobre 2019.

Deux réponses ont été reçues à la date et à l'heure de clôture de la soumission.

Évaluation de proposition technique de la demande de propositions

En fonction du processus de conformité des soumissions par étapes : Phase 2, les soumissions techniques ont été examinées afin d'identifier tous les cas où le soumissionnaire n'avait pas satisfait aux critères obligatoires admissibles. Un rapport d'évaluation de la conformité a été envoyé aux 2 soumissionnaires décrivant les critères obligatoires admissibles qu'ils n'ont pas remplis. Des réponses ont ensuite été reçues des 2 soumissionnaires.

Le SE a assisté aux réunions de consensus sur l'évaluation. Des réunions de consensus sur l'évaluation des 2 propositions ont eu lieu les 25 novembre, 9 et 18 décembre 2019 et le 15 janvier 2020.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les réponses à la DDP:

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la réponse dans son cahier de travail de l'évaluateur
• Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• Les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• Le SE a confirmé que chaque membre de l'équipe d'évaluation était d'accord avec le consensus final et la justification des exigences non conformes
• 1 soumission répondait aux exigences obligatoires

Évaluation financière de la demande de propositions

Sur la base du processus de conformité des soumissions par étapes : Phase 1, un examen des soumissions a été entrepris pour déterminer si les soumissions comprenaient une offre financière et si chaque offre financière comprenait tous les renseignements requis. Aucune information supplémentaire n'a été demandée aux soumissionnaires lors de la phase 1.

À la suite de l'évaluation des 2 propositions techniques, les notes techniques ont été ajoutées aux notes financières pour déterminer la soumission retenue en fonction de la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix selon un ratio de 50% pour le mérite technique et de 50% pour la cote de prix.

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DDP et toutes les modifications provisoires à la DDP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'équipe LC et par l'AC et des modifications ont été émises. La même information a été fournie à tous les participants via achatsetventes.gc.ca.

Toute observation ou demande de clarification faite par le SE a été traitée par l'équipe LC et par l'AC.

L’équipe LC et l’AC ont été attentif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation EN740-200588/B se trouvent sur le site achatsetventes.gc.ca ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

26 avril 2020

Addenda au rapport final en date du 30 janvier 2020 concernant le processus de sélection concurrentiel lié à l'acquisition des SGC pour moderniser les laboratoires en Ontario, dans le cadre du programme de travaux de son initiative LC lancé par TPSGC.

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les compte rendus.

Attribution du contrat, communications et comptes rendus

Le contrat a été attribué le 18 février 2020. Parallèlement à la notification d'attribution, des informations ont été fournies le 18 février 2020 aux soumissionnaires non retenus, expliquant les résultats de l'évaluation. Des comptes rendus ont été demandés et ont eu lieu les 3 et 18 mars 2020 via des conférences téléphoniques.

Le processus mené était conforme aux exigences de la demande de propositions. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière cohérente et équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel pour les SGC lancée par TPSGC jusqu’à la conclusion des comptes rendus se terminant le 18 mars 2020.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.