Solution de prochaine génération pour les ressources humaines et la paye : Autorisation de tâches 01 – Demande de propositions

1. Introduction

Le 8 septembre 2018, la firme Samson & Associés a été engagée par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à titre de surveillant de l’équité afin d’observer le processus de sélection concurrentiel concernant l’initiative de prochaine génération pour les ressources humaines (RH) et la paye entrepris par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans le cadre de l’invitation no. 24062-190560. Samson & Associés est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

L’objet du présent rapport est la première autorisation de tâches (AT 01) pour l’acquisition d’un système de prochaine génération pour les RH et la paye. Le point de contrôle 3 – demande de propositions du processus d’approvisionnement a permis de qualifier trois fournisseurs. La première autorisation de tâches est un concours entre ces trois soumissionnaires qualifiés. La première étape du projet est la découverte, qui sera suivie, en cas de succès, de la conception et de l’expérimentation. La deuxième étape comprendra des pilotes. Il s’agit d’un processus d’approvisionnement distinct du projet de stabilisation du système de paye Phénix.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes et tous les aspects du processus d’approvisionnement, et avons tiré pleinement avantage de la coopération de l’ensemble des intervenants.

Par la présente, nous soumettons le Rapport sur l’autorisation de tâches 01, qui couvre les activités du surveillant de l’équité depuis l’émission de la lettre d’intérêt jusqu’au processus d’évaluation de la demande de propositions (DP) pour l’AT 01.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, la méthodologie appliquée, et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité fournit par les présentes l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour l’initiative des ressources humaines et de la paye de prochaine génération, depuis la lettre d’intérêt jusqu’au processus d’évaluation de la demande de propositions pour l’autorisation de tâches 01.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé dans le cadre des activités ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

La période du contrat subséquent sera d’un an avec possibilité pour le Canada de prolonger la durée du contrat de deux périodes optionnelles supplémentaires et irrévocables de douze mois.

3. Besoin

Dans le cadre du budget de 2018, le gouvernement du Canada (GC) s’engage à aller plus loin et à prendre les mesures requises pour régler les difficultés liées au système de paye Phénix, y compris son intention de passer à une solution de prochaine génération qui correspond davantage à la complexité de la structure salariale et des RH du gouvernement fédéral. Les problèmes liés à Phénix ont montré que les RH et la paye sont interdépendantes et n’existent pas isolément. La solution de prochaine génération pourrait donc prendre en charge le cycle de vie complet des employés, de l’embauche à la retraite, ce qui permettrait au GC de mieux attirer, payer, fidéliser et soutenir ses employés. Cette solution peut couvrir des aspects comme le recrutement, la formation, la gestion du rendement et d’autres processus et systèmes de RH, les interactions avec la paye, et d’autres systèmes en aval comme ceux des régimes de retraite et du receveur général.

Le GC s’engage à explorer toutes les options et travaillera avec des experts, des syndicats, des fonctionnaires et des fournisseurs de technologie pour définir la voie à suivre. En particulier, il s’engage à travailler en partenariat avec les agents négociateurs et les utilisateurs du système qui se trouvent au centre de ce processus. Le GC examinera également les leçons apprises et les pratiques exemplaires tirées de la mise en œuvre d’initiatives à grande échelle d’autres administrations.

4. Méthodologie

La firme Samson & Associés a été engagée à titre de surveillant de l’équité afin d’observer le processus de sélection concurrentiel concernant la solution de prochaine génération pour les RH et la paye et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité contrôlée.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités d’approvisionnement (par exemple, publication d’une lettre d’intérêt, processus de questions et de réponses, rencontres individuelles, invitation à se qualifier (ISQ) et DP), relevé des points relatifs à l’équité aux autorités contractante et techniques et vérifié que les réponses et les mesures adoptées étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations : phase de demande de renseignements

La phase de mobilisation de l’industrie a été amorcée par l’émission de l’Avis de projet de marché (APM) le 24 août 2018 sous la forme de l’appel d’offres no. EN920-190988/A. Le but de l’APM était d’informer l’industrie de l’initiative de stabilisation de Phénix et de la solution de prochaine génération pour les RH et la paye, ainsi que de l’inviter à participer aux activités de mobilisation ultérieures.

Une première journée de l’industrie a eu lieu le 19 septembre 2018 au sujet de la solution de prochaine génération pour les RH et la paye. L’autorité contractante (AC) et le surveillant de l’équité étaient présents durant la journée de l’industrie.

Le processus de mobilisation de l’industrie est en cours, et sa date de clôture est le 24 août 2020.

4.2 Activités et observations : point de contrôle 1 – phase d’invitation à se qualifier

L’ISQ a été publiée sur le site achatsetventes.gc.ca le 1er octobre 2018 dans le cadre de l’appel d’offres no. 24062-190560/B. Les proposants ont été invités à se soumettre à une sélection préalable, conformément aux modalités de cette ISQ, afin d’être retenus comme « répondants qualifiés » pour les phases ultérieures du processus d’approvisionnement. L’ISQ a pris fin le 13 novembre 2018.

Les proposants pouvaient soumettre leurs questions jusqu’à dix jours ouvrables avant la clôture des soumissions. Un total de 61 questions a été soumis. Six modifications ont ensuite été publiées, la dernière le 13 novembre 2018.

Le surveillant de l’équité a observé les activités liées au processus d’approvisionnement jusqu’à la clôture de l’ISQ. Par ailleurs, le surveillant de l’équité a examiné l’ISQ ainsi que les communications relatives aux questions reçues et aux réponses fournies par l’AC. Le surveillant de l’équité a examiné toutes les modifications apportées à l’ISQ.

Le document de l’ISQ a été rédigé de manière claire et compréhensible. Des réponses compréhensibles ont été fournies pour toutes les questions soumises.

4.3 Activités et observations : point de contrôle 1 – évaluation de l’invitation à se qualifier

Le surveillant de l’équité a examiné le plan et le cadre d’évaluation de l’ISQ. Une séance d’information à l’intention de l’équipe d’évaluation à laquelle ont assisté l’AC et le surveillant de l’équité a eu lieu le 8 novembre 2018.

Sept soumissions ont été reçues et évaluées, dont cinq étaient qualifiées. Des discussions consensuelles ont été ouvertes, et un consensus a été atteint pour tous les critères conformément aux modalités de l’ISQ. L’évaluation du Point de contrôle 1 – ISQ a été achevée le 23 novembre 2018.

Sommaire des constatations

Le surveillant de l’équité est d’avis que les activités relatives au Point de contrôle 1 – ISQ du processus d’approvisionnement pour une solution de prochaine génération pour les RH et la paye ont été menées en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence. Dans le présent contexte, « équité » signifie que les décisions sont prises de manière objective, sans parti pris, favoritisme ou influence, et conformément aux règles établies.

4.4 Activités et observations : point de contrôle 2 – phase d’invitation à se qualifier

L’ISQ a été publiée sur le site achatsetventes.gc.ca le 10 décembre 2018 dans le cadre de l’appel d’offres no. 24062-190560/C. Les soumissionnaires qui ont été désignés comme « répondants qualifiés » à la suite du Point de contrôle 1 – ISQ ont été invités à se qualifier conformément aux modalités de l’ISQ. Ce Point de contrôle 2 – ISQ sera utilisé pour qualifier les répondants afin qu’ils puissent participer à la phase de demande de propositions subséquente dans le cadre du processus d’approvisionnement. Le Point de contrôle 2 – ISQ a pris fin le 18 janvier 2019.

Les proposants pouvaient soumettre leurs questions jusqu’à dix jours ouvrables avant la clôture des soumissions. Un total de 29 questions a été soumis. Six modifications ont ensuite été publiées, la dernière le 17 janvier 2019.

Le surveillant de l’équité a observé les activités liées au processus d’approvisionnement jusqu’à la clôture de l’ISQ. Par ailleurs, le surveillant de l’équité a examiné l’ISQ ainsi que les communications relatives aux questions reçues et aux réponses fournies par l’AC. Le surveillant de l’équité a examiné toutes les modifications apportées à l’ISQ.

Le document de l’ISQ a été rédigé de manière claire et compréhensible. Des réponses compréhensibles ont été fournies pour toutes les questions soumises.

4.5 Activités et observations : point de contrôle 2 – évaluation de l’invitation à se qualifier

Le surveillant de l’équité a examiné le plan et le cadre d’évaluation de l’ISQ. Le processus d’évaluation en trois phases a été exécuté conformément aux modalités de l’ISQ, y compris : 1) une évaluation de l’expérience utilisateur, 2) une évaluation critique par les experts en la matière (EM) et 3) une évaluation de la soumission technique. Des séances d’information sur le processus d’évaluation ont été tenues le 16 janvier 2019. L’AC et le surveillant de l’équité ont assisté à toutes les séances.

Les cinq soumissionnaires qui ont été qualifiés à la fin du Point de contrôle 1 – ISQ ont soumis des propositions et participé à l’évaluation en trois phases du Point de contrôle 2.

Partie 1 – Expérience utilisateur : Ce sont 87 employés et 86 gestionnaires qui ont été choisis à l’échelle de la fonction publique du gouvernement du Canada pour tester et évaluer diverses fonctions libre-service. Cette partie de l’évaluation représentait 5 % de la note globale. Le surveillant de l’équité a examiné le processus d’évaluation ainsi que les résultats et le pointage.

Partie 2 – Évaluation critique par les EM : Les soumissionnaires ont présenté des sujets présélectionnés aux EM du gouvernement. Les EM les ont alors invités à présenter leur sujet afin de les évaluer. Cette partie de l’évaluation représentait 35 % de la note globale. Le surveillant de l’équité et l’ont assisté à toutes les séances de présentation.

Partie 3 – Évaluation de la soumission : L’équipe d’évaluation technique a réalisé l’évaluation formelle de la soumission. Cette partie de l’évaluation représentait 60 % de la note globale. Le surveillant de l’équité et l’ont assisté à toutes les réunions de consensus.

Des discussions consensuelles ont été ouvertes, et un consensus a été atteint pour tous les critères conformément aux modalités de l’ISQ. L’évaluation du Point de contrôle 2 – ISQ a été achevée le 15 février 2019.

Sommaire des constatations

Le surveillant de l’équité est d’avis que les activités relatives au Point de contrôle 2 – ISQ du processus d’approvisionnement pour une solution de prochaine génération pour les RH et la paye ont été menées en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence. Dans le présent contexte, « équité » signifie que les décisions sont prises de manière objective, sans parti pris, favoritisme ou influence, et conformément aux règles établies.

4.6 Activités et observations : point de contrôle 3 – phase de demande de propositions

Une DP a été transmise le 10 mai 2019 aux 3 soumissionnaires qualifiés dans le cadre du processus du Point de contrôle 2 – ISQ. La DP n’a pas été publiée sur le site achatsetventes.gc.ca. Conformément au processus d’approvisionnement, le Point de contrôle 2 – ISQ a plutôt permis de qualifier 3 des 5 soumissionnaires qui avaient participé à ce Point de contrôle. Par conséquent, la DP a été transmise aux trois soumissionnaires qualifiés seulement afin de demander des propositions pour le projet au plus tard le 28 mai 2019.

Trois modifications ont été apportées à la DP et cinq autres documents traitant des questions et des réponses ont été rédigés, dont le dernier a été envoyé aux trois soumissionnaires qualifiés le 31 mai 2019. La date de clôture de la DP a été reportée au moyen du processus de modification et, dans la dernière modification, la date de clôture a été reportée au 3 juin 2019. Les cinq documents à cet effet ont permis de répondre à 105 questions. Le surveillant de l’équité a examiné les documents de la DP, les modifications ainsi que les questions et réponses connexes.

Le document de DP a été rédigé de manière claire et compréhensible. Des réponses compréhensibles ont été fournies pour toutes les questions soumises. Aucune question relative à l’équité n’a été relevée.

4.7 Activités et observations : point de contrôle 3 – phase d’évaluation de la demande de propositions

Le surveillant de l’équité a examiné le plan et le cadre d’évaluation de la DP. Le processus d’évaluation a été exécuté conformément aux modalités de la DP. L’évaluation consistait en un examen des propositions écrites soumises par les trois soumissionnaires qualifiés pendant le processus du Point de contrôle 2 – ISQ.

Les trois soumissionnaires ont présenté leur proposition à l’équipe d’évaluation les 5 et 7 juin 2019. L’équipe d’évaluation (huit évaluateurs) a participé à une séance de formation au sujet du processus d’évaluation le 14 juin 2019. La réunion de consensus s’est déroulée le 27 juin 2019. L’autorité contractante et le surveillant de l’équité ont assisté à toutes les réunions.

Des discussions consensuelles ont été ouvertes, et un consensus a été atteint pour tous les critères conformément aux modalités de la DP. L’évaluation du Point de contrôle 3 – DP a été achevée le 27 juin 2019.

Sommaire des constatations

Le surveillant de l’équité est d’avis que les activités relatives au Point de contrôle 3 – DP du processus d’approvisionnement pour une solution de prochaine génération pour les RH et la paye ont été menées en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence. Dans le présent contexte, « équité » signifie que les décisions sont prises de manière objective, sans parti pris, favoritisme ou influence, et conformément aux règles établies.

4.8 Activités et observations : phase d’évaluation de l’autorisation de tâches

Une demande de propositions a été transmise aux trois soumissionnaires qualifiés au Point de contrôle 3, les invitant à soumettre des propositions pour l’attribution de l’AT 01. L’objectif de l’AT 01 est de faire en sorte que le soumissionnaire retenu mette en œuvre sa solution pour les RH et la paye dans un ministère fédéral à titre de projet pilote. La DP énonçait en outre qu’un projet pilote réussi se traduirait par l’attribution d’un contrat visant à mettre en œuvre la solution dans les principaux ministères du gouvernement du Canada.

Le processus d’évaluation pour l’attribution de l’AT 01 a été mené en deux parties; la première partie du processus d’évaluation a eu lieu en juin 2019, et la seconde partie a été menée de novembre 2019 à février 2020.

Pour la première partie de l’évaluation, la demande de soumissions no. 24062-190560-TA-1 –dossier 1, a été publiée le 8 juin 2019 et a pris fin le 17 juin 2019. Au cours de la partie 1 de l’approvisionnement, l’autorité contractante a répondu à 55 questions et a envoyé les réponses par courriel aux trois soumissionnaires qualifiés et au surveillant de l’équité. Conformément au document d’approvisionnement, l’évaluation de certains critères a été réalisée lors de démonstrations en direct des produits des soumissionnaires. Pour les autres critères, les réponses écrites ont été évaluées. La formation des évaluateurs a été dispensée le 10 juin 2019. Le surveillant de l’équité et l’autorité contractante étaient présents.

La réunion de consensus s’est déroulée le 27 juin 2019. L’autorité contractante et le surveillant de l’équité ont assisté à toutes les réunions. Des discussions consensuelles ont été ouvertes, et un consensus a été atteint pour tous les critères conformément aux modalités de l’AT 01.

Pour la deuxième partie de l’évaluation, la demande de soumissions no. 24062-190560-TA-1 – dossier 2 a été publiée le 6 novembre 2019 et a pris fin le 24 janvier 2020. Au cours de ce processus, l’autorité contractante et le ministère client (le Secrétariat du Conseil du Trésor) ont mené des consultations exhaustives auprès des trois soumissionnaires au sujet des modalités de l’AT 01. Ces consultations ont donné lieu à 293 questions et réponses adressées aux soumissionnaires par courriel ainsi qu’à 12 modifications de la demande de soumissions. Le surveillant de l’équité et l’autorité contractante étaient présents à toutes les réunions de consultation avec les soumissionnaires. Le surveillant de l’équité a également examiné les réponses et les modifications avant leur publication tout au long du processus.

Le processus d’évaluation pour la partie 2 de l’AT 01 a été exécuté conformément au document d’approvisionnement. Les trois phases d’évaluation suivantes ont été appliquées :

Phase 1 :

Après la date et l’heure de clôture de la réponse à l’autorisation de tâches, le Canada a examiné la réponse afin de déterminer si elle comprenait une soumission financière et si celle‑ci comprenait tous les renseignements requis dans la demande de soumissions. L’examen de la soumission par le Canada à la phase 1 s’est limité à déterminer si les renseignements requis dans la réponse à l’autorisation de tâches manquaient dans la soumission financière.

Phase 2 :

L’examen de la soumission par le Canada à la phase 2 s’est limité à cibler les cas où l’entrepreneur n’avait pas satisfait à un critère obligatoire admissible. Cet examen n’a pas permis d’évaluer si la soumission de gestion et la soumission technique respectaient toutes les exigences de la demande de soumissions (effectuées à la phase 3).

Phase 3 :

Au cours de la phase 3, le Canada a effectué l’évaluation de toutes les réponses jugées conformes aux exigences évaluées à la phase 2. Les réponses ont été évaluées par rapport à l’ensemble des exigences de la réponse à l’autorisation de tâches, incluant les critères d’évaluation techniques et financiers.

L’évaluation technique des trois offres qualifiées comprenait deux présentations de chacun des trois soumissionnaires, des présentations sur les réponses de la direction et des présentations sur la gestion des données. L’information fournie lors des présentations a été incluse dans la notation. Les présentations ont eu lieu du 3 au 6 février 2020. Les équipes d’évaluation, l’autorité contractante et le surveillant de l’équité ont assisté à toutes les présentations.

Des discussions consensuelles ont eu lieu le 7 février 2020. Des discussions consensuelles ont été ouvertes, et un consensus a été atteint pour tous les critères conformément aux modalités de l’AT 01. L’évaluation de l’AT 01 a été achevée le 8 février 2020. Le surveillant de l’équité était présent lors des discussions consensuelles.

Le surveillant de l’équité a examiné la notation de la partie 2 de l’AT 01 pour tous les éléments, y compris les références des clients, la réponse de la direction, les présentations et la réponse financière attribuée aux trois soumissionnaires.

Sommaire des constatations

Le surveillant de l’équité est d’avis que les activités relatives à l’AT 01 du processus d’approvisionnement pour une solution de prochaine génération pour les RH et la paye ont été menées en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence. Dans le présent contexte, « équité » signifie que les décisions sont prises de manière objective, sans parti pris, favoritisme ou influence, et conformément aux règles établies.

5. Documents de référence