Cartes de résident permanent

1. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité (SE) émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel concernant les cartes de résident permanent (RP) à commencer par l’étape de consultation avec l’industrie jusqu’à la conclusion de l’évaluation de la demande de proposition (DDP).

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

2. Exigences du projet

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de SE le 22 janvier 2020 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant les cartes de RP entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE du 22 janvier au 29 novembre 2020. La demande de renseignement (DDR) a été émise sous le numéro B8362-190251/A le 29 novembre 2019 et se clôturait le 15 janvier 2020, avant notre implication. Toutefois, nous avons révisé les documents disponibles aux soumissionnaires subséquemment. La DDP a été émise le 6 août 2020 sous l’appel d’offres B8362-190251/B.

Le gouvernement du Canada (GC) émet actuellement des documents de voyage lisibles à la machine et personnalisés de manière centralisée, appelés cartes RP, par l'intermédiaire de la Division du programme des résidents permanents d'IRCC. La carte est conçue pour répondre aux normes de l'Organisation de l'aviation civile internationale.

Le Canada reconnaît que l'environnement international en évolution a créé des menaces de plus en plus sophistiquées pour la sécurité et l'intégrité de la carte RP canadienne. Afin d'accroître la sécurité des cartes RP canadiennes et de maintenir leur intégrité en tant que moyen d'identification des résidents permanents canadiens, le Canada explore des options pour la production d'une carte RP hautement sécurisée.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat
• des détails relatifs aux méthodologies appliquées
• des constats pertinents découlant des activités entreprises

3. Méthodologie

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à cet approvisionnement (par exemple : la DDR, les documents de la DDP et les questions et réponses reliées) et nous avons soumis les points relatifs à l’équité à l’attention de l’autorité contractante et technique, puis nous avons vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

3.1 Activités et observations : Consultation avec l’industrie

La DDR, émise sous le numéro de sollicitation B8362-190251/A, a été publiée le 29 novembre 2019 et avait une date de clôture du 15 janvier 2020.

Le GC a reçu des réponses à la DDR de 2 entreprises. Le Canada a soumis des questions de suivi aux 2 répondants les 27 et 28 janvier 2020 en préparation des séances individuelles. Les questions ont été examinées par le SE avant leur diffusion. Les 2 soumissionnaires ont eu des rencontres individuelles les 29 janvier 2020 et 3 février 2020, auxquelles le SE a assisté.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

3.2 Activités et observations : Demande de propositions

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 6 aout 2020 et avait une date de clôture du 30 septembre 2020. La date de clôture a été prolongée par modification jusqu'au 28 octobre 2020. Le SE a examiné les documents de la DDP avant leur publication.

Les questions des soumissionnaires potentiels ont été acceptées et les réponses ont été fournies et distribuées sur achatsetventes.gc.ca avant la date de clôture. Le SE a examiné toutes les questions et réponses fournies pendant la période de publication de la DDP pour s'assurer que les considérations liées à l'équité ont été traitées de manière satisfaisante.

Il y a eu 10 modifications émises pendant la phase de DDP et des réponses ont été fournies à 37 questions par le biais des modifications. Les réponses aux questions ont été examinées par le SE avant leur diffusion.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

3.3 Activités et observations : Évaluation

Une séance d'information préalable à l'évaluation a été tenue le 9 novembre 2020 par l'autorité contractante (AC) avec les évaluateurs techniques pour examiner les rôles et les responsabilités. Même si le SE n'était pas présent, il a examiné tous les documents justificatifs, qui étaient clairs et complets. De plus, avant le début des réunions de consensus final, les exigences du processus d'évaluation ont été examinées avec les évaluateurs en présence de l’AC et du SE.

Une seule réponse a été reçue suite à la DDP.

Les évaluateurs ont mené leurs évaluations individuelles séparément et se sont réunis virtuellement les 21 et 25 janvier 2021 pour les réunions de consensus auxquelles ont assisté l’AC et le SE. À la suite du consensus, le soumissionnaire unique a été jugé recevable.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

4. Documents de référence

Les documents liés à la compétition B8362-190251/B sont disponibles sur achatsetventes.gc.ca ou par le biais du bureau de projet.

5. Addenda au rapport final

21 juillet 2021

Addenda au rapport final du SE en date du 2 mars 2021 concernant le processus de sélection concurrentiel concernant les cartes de RP.

Le présent addenda au rapport final du SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Activités de surveillance de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Une seule soumission a été reçue en réponse à la demande de proposition. La seule offre a été jugée recevable. Le soumissionnaire retenu a été annoncé et le contrat attribué le 24 juin 2021.

Un courriel a été envoyé le 16 juin 2021 pour aviser le soumissionnaire retenu. Le courriel fournissait également la grille d'évaluation détaillant les notes d'évaluation technique pour chaque critère coté et les résultats de l'évaluation. L'information contenue dans le courriel a été fournie au soumissionnaire à titre de compte rendu concernant le résultat de cet appel d’offres. Le SE a examiné toutes les communications avec les soumissionnaires et participé aux comptes rendus.

Le processus de compte rendu s'est terminé le 16 juin 2021.

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel concernant les cartes de RP.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.