Services de gestion des données et d’opérations de vol de satellites

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l’équité (SE) le 12 mars 2020 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant les services de gestion des données et d’opérations de vol de satellites entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), pour l’Agence spatiale canadienne (ASC) dans le cadre de cet appel d’offres 9F044-190433/A. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons révisé l’ensemble des informations fournies, observé toutes les activités pertinentes et avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’acquisition. Nous avons obtenu la collaboration de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités observées par le SE à commencer par la publication de la demande de propositions (DDP) jusqu’à la clôture de l’évaluation de celle-ci.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

2. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve qui suit concernant le processus de sélection concurrentiel concernant des services de gestion des données et d’opérations de vol de satellites à commencer par la publication de la demande de propositions jusqu’à la clôture de la période d’évaluation de celle-ci.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Exigences

L’ASC situé à St-Hubert (Québec) cherche à mettre en place un contrat pour la prestation de services d'opération de vol et de gestion de données des satellites, y compris la surveillance et le contrôle de l'état des engins spatiaux, l'analyse opérationnelle, la maintenance de base des infrastructures au sol, la gestion des commandes de données, le contrôle de la qualité des images ainsi que le traitement et l'archivage des données pour les missions satellitaires dont elle a la responsabilité et qui sont exploitées au centre de contrôle multimission (CCM) de l’ASC.

Plusieurs missions (au moins 5) seront potentiellement incluses dans les travaux, à la mesure où elles sont en exploitation au début du contrat.

Au total, 16 indicateurs de rendements ont été identifiés. De ces 16, quelques-uns ont été jugées importants. Ceux-ci seront examinés et approuvés par les 2 parties chaque année lors des revues des services opérationnels en fonction des leçons apprises et de la nécessité d'apporter les ajustements nécessaires au bénéfice des 2 parties.

4. Méthodologie

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant des services de gestion des données et d’opérations de vol de satellites et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

En conformité avec les exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à cet approvisionnement (c’est à dire, la DDP ainsi que ses modifications, et le processus de questions et réponses reliées et l’évaluation des soumissions) et nous avons soumis les points relatifs à l’équité à l’attention des autorités contractantes et techniques, puis nous avons vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations : demande de propositions

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 31 mars 2020, et a clôturé le 4 juin 2020.

À la fermeture de la DDP, 6 modifications ont été distribuées. Les questions des soumissionnaires potentiels ont été acceptées et les réponses ont été fournies et distribuées sur achatsetventes.gc.ca avant la date de clôture de la DDP. Le SE a examiné les documents de la DDP, ainsi que toutes les questions et réponses fournies au cours de la période d'affichage de la DDP, afin de s'assurer que les considérations liées à l'équité étaient prises en compte de manière satisfaisante.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

4.2 Activités et observations : évaluation de la demande de propositions

Le SE a examiné le plan et le cadre d'évaluation et le fichier de pointage. L'évaluation des soumissions lors de l’étape de l’évaluation a consisté en un examen de la documentation soumise par les soumissionnaires tel qu’indiqué dans la DDP.

Une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique a eu lieu le 8 juin 2020 et l'autorité contractante (AC) et le SE y ont assisté. L'équipe d'évaluation était composée de 16 évaluateurs.

Une soumission a été reçue dans le cadre de ce processus d’approvisionnement. L'évaluation technique de la soumission a débuté le 9 juin 2020. L’AC et le SE ont assisté aux réunions de consensus avec l'équipe d'évaluation. Les rencontres de consensus ont eu lieu le 12 et le 18 juin 2020.

L’évaluation financière a été entreprise par l’AC suite aux résultats de l’évaluation technique. La soumission financière a été jugée conforme. Le SE a examiné les résultats de l’évaluation financière. Le rapport sommaire sur l’ensemble de l’évaluation a été produit par TPSGC le 26 juin 2020 et a été révisé par le SE.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

5. Documents de référence

Les documents liés à la DDP sont référencés par numéro dans ce rapport et sauf indication contraire, sont disponibles auprès de TPSGC ou sur achatsetventes.gc.ca.

6. Addenda au rapport final, 1er février 2021

Le présent addenda au rapport final de SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation.

Activités de surveillance de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

1 soumission a été reçue en réponse à la demande de propositions. La soumission reçue a été jugée conforme.

Le soumissionnaire a été avisé des résultats de l’évaluation le 11 septembre 2020. Des clarifications sur la proposition financière ont ensuite été demandées afin d'évaluer la compétitivité du prix proposé. Suite à 1 rencontre, les clarifications demandées ont donné lieu à un ajustement de prix jugé satisfaisant par l’ASC et TPSGC. L'attribution du contrat a par la suite été communiquée le 20 janvier 2021. La SE a examiné la correspondance et a participé aux rencontres avec le soumissionnaire.

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne processus de sélection concurrentiel pour les services de gestion des données et d’opérations de vol de satellites

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.