Services de gestion des installations - Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique

Contexte

BDO Canada LLP (BDO) a été embauché le 14 mai 2020 par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à titre de surveillant de l’équité (SE) afin d’observer le processus de sélection lié à l’acquisition des services de gestion des installations de la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique (SCREA).

BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité. Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le SE jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation pour le processus de sélection ET025-202063/B.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d'assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• la méthodologie utilisée, et des observations pertinentes des activités qui ont été tenues jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services de gestion des installations de la Station canadienne de recherche dans l'Extrême-Arctique jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Exigences du projet

TPSGC, pour le compte du Savoir polaire Canada, a besoin de conclure un contrat de services de gestion des installations pour la planification, l'exploitation et l'entretien de la SCREA à Cambridge Bay, au Nunavut. Ce contrat concerne une gamme de services comprenant :

• le fonctionnement et l'entretien des immeubles
• le traitement des appels de service et la gestion des incidents
• les services relatifs aux travaux d'urgence
• les services relatifs aux assurances
• les services de nettoyage
• les services de bureau à la carte
• l'entretien des hottes de laboratoire
• la gestion de l'environnement
• la gestion des services publics
• la gestion des stocks
• la planification de la gestion des immeubles
• les évaluations du rendement des immeubles et les réparations mineures

Mandat et observations du surveillant de l’équité

BDO a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus de sélection pour les services de gestion des installations de la SCREA et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé les activités jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation, nous avons fait part des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC) et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Ce qui suit est un résumé des activités du SE et des observations connexes depuis la date de début du processus du 14 mai 2020 jusqu’à la fin de la phase d’évaluation de la demande de propositions (DP) qui s’est terminée le 1 décembre 2020.

Phases du processus de demande de propositions : Activités surveillées

Dans cette section

• Documents examinés
• Période d’affichage
• Phase 1 : Évaluation des soumissions financières
• Phase 2 : Évaluation des soumissions techniques
• Phase 3 : Évaluation finale des soumissions
• Observations du surveillant de l’équité

Documents examinés

Au cours de la phase de la DP, le SE a reçu les documents suivants pour examen:

• documents de DP provisoires et finaux
• questions et réponses de clarification pendant la période d'ouverture des offres
• information sur la visite virtuelle du site
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DP a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 6 juillet 2020. Pendant la période d’affichage, 7 modifications ont été émises, répondant à toutes les questions de clarification.

5 entreprises se sont inscrites à la visite virtuelle du site qui a été réalisée via Zoom le 30 juillet 2020. Un lien vers la vidéo de la visite du site (pas de son) ainsi qu'un plan d'étage décrivant l'itinéraire utilisé dans la vidéo ont été fournis dans un courriel via BIM360 à tous les participants avant la visite du site.

Dans la modification 7 de la DP, émise le 11 septembre 2020, la date de clôture de la sollicitation a été reportée au 18 septembre 2020.

2 réponses ont été reçues à la date et à l'heure de clôture.

Phase 1: Évaluation des soumissions financières

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) - phase I, un examen des soumissions a été entrepris et il a été déterminé par l’AC que les 2 soumissions financières comprenaient tous les renseignements requis.

Phase 2: Évaluation des soumissions techniques

Le matériel d’évaluation de la DP a été fourni au SE le 22 septembre 2020. L’AC a organisé la séance de pré-évaluation le 23 septembre 2020. Le SE a assisté aux réunions de consensus sur l'évaluation qui ont eu lieu pour les 2 propositions, les 19, 20 et 22 octobre 2020. Sur la base du PCSP, phase 2, les soumissions techniques ont été évaluées et les cas où 1 des soumissionnaires n'a pas satisfait aux critères obligatoires admissibles ont été identifiés. Un rapport sur l’évaluation de la conformité (REC) a été envoyé à ce soumissionnaire décrivant les informations qui manquaient dans sa soumission technique. La réponse au REC a été fournie dans le délai imparti, évaluée et jugée non conforme. Le SE a assisté à la réunion d'évaluation consensuelle de la réponse au REC tenue le 10 novembre 2020.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les soumissions techniques à la DP :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la réponse dans son cahier de travail de l'évaluateur
• Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• Les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• Le SE a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord avec le consensus final
• 1 des 2 soumissions a été déclarée non recevable

Phase 3: Évaluation finale des soumissions

Au cours de cette phase, l'AC a terminé l'évaluation de la soumission jugée conforme aux exigences examinées aux phases 1 et 2. La soumission a été évaluée conformément à l'ensemble des exigences de la demande de soumissions, y compris les critères d'évaluation techniques et financiers.

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DP et toutes les ébauches de modifications à la DP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'AC, et des modifications ont été émises.

Toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L’examen des documents par le SE et le suivi des activités pendant la phase d’évaluation de la DP ont tenu compte des principes suivants d’équité, d’ouverture et de transparence:

• Le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• 5 membres de l'équipe d'évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception des DP
• Une formation d'orientation des évaluateurs a été offerte à tous les évaluateurs.
• L'AC a informé au minimum tous les évaluateurs des éléments suivants :
  • l'identité des soumissionnaires et demandé aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts
  • protocoles de confidentialité
  • contrôle des documents
  • processus de clarification
  • aperçu des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle
  • explication des critères cachés
  • explication de l'équité et du besoin d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable de toutes les DP
  • des conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la réponse : pas les informations provenant de contrats antérieurs, les connaissances personnelles, etc.
• Les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DP
• Les soumissions ont été enregistrées dès leur réception, indiquant clairement qu'elles ont été soumises à temps

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase d'évaluation.

Documents de référence

Les documents relatifs au numéro de demande de soumissions ET025-202063/B sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

27 juillet 2021

Addenda au rapport final en date du 11 janvier 2021 concernant le processus de sélection lié à l’acquisition des services de gestion des installations de la SCREA.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Le contrat a été attribué le 30 avril 2021. Parallèlement à la notification d'attribution, des informations ont été fournies le 30 avril 2021, expliquant les résultats de l'évaluation de la seule soumission jugée conforme aux exigences.

2 comptes rendus ont été demandés et ont eu lieu le 28 mai et le 23 juin 2021 par conférences téléphoniques.

Le SE a examiné la correspondance et a observé les rencontres avec les soumissionnaires. Le processus mené était conforme aux exigences de la demande de propositions. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services de gestion des installations de la SCREA jusqu’à sa conclusion le 23 juin 2021.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.