Hébergement et services de soutien pour voyageurs

Attestation d'assurance

Le surveillant de l’équité (SE) émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour le projet d’Hébergement et services de soutien pour voyageurs.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 5 février 2021 à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement WS2866193026, pour le projet Hébergement et services de soutien pour voyageurs, émis par Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC). RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

Ce rapport couvre les activités du SE pour la période complète du processus d’approvisionnement, soit du 5 février 2021 au 12 août 2021. RCGT se réserve le droit de, mais ne sera pas tenu de, réviser ou modifier le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir un impact sur les observations leur sont communiquées après la date du présent rapport.

L’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) avait besoin de 5 fournisseurs, au plus, pour fournir les services suivants :

• l’hébergement;
• l’accueil et l’autorisation de sortie;
• la gestion des sites;
• le transport;
• les repas;
• les frais accessoires;
• le nettoyage et l’assainissement;
• la gestion des ordures et la lessive;
• les soins infirmiers.

L’ensemble de ces services était lié à l’exploitation des Installations de quarantaine désignées (IQD) de l’ASPC dans 5 volets/régions :

• Volet 1 : Région du Pacifique qui inclut les IQD à Vancouver, à Kelowna; à Calgary et à Edmonton;
• Volet 2 : Les Prairies et le Nord qui incluent les IQD à Whitehorse, à Regina et à Winnipeg;
• Volet 3 : Région de l’Ontario qui inclut les IQD à Toronto et à Ottawa;
• Volet 4 : Région du Québec qui inclut les IQD à Montréal et à la ville de Québec;
• Volet 5 : Région de l’Atlantique qui inclut les IQD à Fredericton, à Halifax et à St. John’s.

De plus, dans chacun des 5 volets/régions, l’entrepreneur aurait pu, si nécessaire, fournir le transport associé à partir d’autres emplacements tel que les points d’entrée vers l’un des sites IQD dans le volet/région respectif.

Aussi, de manière facultative, l’entrepreneur aurait pu devoir ajouter ou supprimer des sites d’IQD dans différentes villes dans chaque volet/région à mesure que le besoin se fait sentir et que ce besoin est défini, planifié et négocié avec le responsable du projet de l’ASPC ou l’autorité contractante de TPSGC.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes.

Ce rapport comprend :

• notre attestation d'assurance;
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mission;
• des observations pertinentes notées lors des activités entreprises.

Mission de surveillance de l’équité et observations

Conformément aux modalités de notre mandat, nous nous sommes familiarisés avec la documentation pertinente, avons observé le processus d’approvisionnement dans son ensemble (planification de l’approvisionnement et pré-émission, période d’affichage, fermeture de la sollicitation et évaluation des soumissions), en identifiant les questions liées à l’équité à l’autorité contractante et sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Phase de demande de proposition

Les activités suivantes ont été réalisées au cours de cette phase :

• du 8 février 2021 au 28 avril 2021, un examen de la demande de proposition (DDP) a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés;
• RCGT a reçu la première ébauche de la DDP le 8 février 2021;
• la DDP fut affichée sur achatsetventes.gc.ca le 30 avril 2021;
• 7 modifications à la DDP ont été émises, du 4 mai 2021 au 27 mai 2021 inclusivement;
• un examen de toutes les questions et réponses et des modifications correspondantes à la DDP a été effectué.

La DDP a pris fin le 31 mai 2021 à 14 heure avancée de l’Est.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous nous sommes familiarisé avec les documents pertinents, avons observé les activités ci-dessus, porter à l’attention de l'autorité contractante les questions liées à l'équité et s’est assuré que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Le SE a fourni à l’autorité contractante des commentaires mineurs sur la DDP proposée, ainsi que les modifications connexes, qui ont été traités par l’autorité contractante de manière appropriée. Il n’existe aucune question non résolue relative à la phase de DDP, ni d’observations à apporter qui pourraient avoir un impact sur notre attestation.

Phase d'évaluation

Les activités suivantes ont été réalisées :

• examiné les documents suivants :
  • critères d'évaluation;
  • plan d'évaluation technique;
  • grilles d'évaluation technique;
  • réponses des soumissionnaires;
  • feuilles de travail d'évaluation financière;
  • certification de prix;
  • document final d’évaluation et de sélection.
• participé à la réunion de lancement de l'évaluation le 10 juin 2021 et a observé ce qui suit :
  • orientation et instructions fournies aux évaluateurs;
  • grilles d'évaluation fournies aux évaluateurs.
• participé aux réunions de consensus sur l'évaluation technique le 21 juin 2021 et a observé ce qui suit :
  • l'application du processus d'évaluation, y compris l'observation de la réunion de consensus de l’équipe d'évaluation liée aux exigences obligatoires;
  • la synthèse des résultats de l'évaluation.

Douze soumissions ont été reçues, pour lesquelles une évaluation a été effectuée. Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis organisé une réunion pour parvenir à un pointage consensuel pour les exigences obligatoires. Les réunions ont été menées par l'autorité technique.

Aucune des soumissions n’était conforme aux exigences obligatoires; par conséquent, aucune exigence cotée ne fut évaluée. La réunion de consensus a pris fin et les évaluateurs ont examiné et signé l’évaluation.

Le SE n’a pas identifié de questions relatives à la phase d’évaluation, et aucun commentaire ne fut fourni à l’autorité contractante.

Fermeture du processus d’approvisionnement

L’autorité contractante a informé le SE le 12 août 2021 qu’aucune DDP supplémentaire ne serait émise. Aucune autre activité n’est prévue pour cette sollicitation.

Documents de référence

Les documents liés à la sollicitation numéro WS2866193026 sont disponibles sur le site AchatsCanada ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Addenda au rapport final

Le 28 octobre 2021

Addenda au rapport final du SE daté du 17 août 2021 concernant le processus d’approvisionnement WS2866193026, projet d’Hébergement et services de soutien pour voyageurs, émis par TPSGC pour le compte de l’ ASPC.

Cet addenda couvre la période suivant la fin de la phase d’évaluation, incluant la décision de ne pas réémettre la demande de proposition, compte tenu qu’il n’y a eu aucun soumissionnaire qualifié.

Attribution de contrat, communications et compte rendu

Les activités suivantes ont eu lieu :

• l'autorité contractante a émis les lettres de refus le 7 juillet 2021;
• tous les soumissionnaires ont reçu un courriel indiquant que leur soumission ne fut pas retenue; une description détaillée des critères non atteints était incluse dans les courriels;
• le SE a revu les ébauches des communications mentionnées ci-dessus.

Aucun problème d'équité n'a été identifié lors de ces activités.

Le SE émet par la présente l’opinion sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement d’Hébergement et services de soutien pour voyageurs.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :