Îlot 2 : Concours d’architecture

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité (SE) fournit par la présente la déclaration d’assurance sans réserve suivante concernant le processus de demande de qualification du concours de conception architecturale pour le réaménagement de l’Îlot 2 de la Cité parlementaire.

Selon notre avis professionnel, le processus de demande de qualification que nous avons observé ou surveillé s’est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Exigences du projet

Les services de SOLUTIONS Solutions Inc. ont été retenus le 2 août 2019 pour que l’entreprise agisse en tant que surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus de demande de qualification (DDQ) mis en œuvre en vue de la qualification préalable des équipes de conception pour la participation au concours de conception architecturale pour le réaménagement de l’Îlot 2 de la Cité parlementaire lancé par la Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) sous les numéros d’appel d’offres EP771-200660/A à C. SOLUTIONS Solutions Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE lors :

• du processus de préavis d’approvisionnement (PA);
• des phases de la DDQ du processus de qualification préalable des équipes de conception en vue de leur participation au concours de conception architecturale;
• de la présentation des comptes rendus demandés par les répondants après qu’ils aient été avisés des résultats;
• de l’établissement de la liste définitive des équipes de conception préqualifiées qui se sont déroulés du 2 août 2019 au 30 juin 2021.

Le réaménagement de l’Îlot 2 de la Cité parlementaire est entrepris en réponse à l’évolution des besoins parlementaires qui s’orientent vers une approche de campus dans laquelle le rôle des îlots 1, 2 et 3 dans la fourniture de locaux parlementaires à long terme est reconnu officiellement. L’objectif du projet actuel consiste à fournir une solution de conception cohérente et à réaménager le site pour en faire un complexe intégré efficace d’édifices pour permettre la poursuite de la réalisation du programme en cours de réhabilitation des édifices de base dans toute la Cité parlementaire. Le projet offre également la possibilité de renforcer le lien entre la Cité parlementaire et le noyau urbain de la ville et d’enrichir ainsi l’expérience de la capitale, ses institutions parlementaires, ainsi que le site et ses environs.

Le projet comprend plusieurs composantes ainsi que des processus d’approvisionnement connexes. La qualification préalable des équipes de conception en vue de leur participation à un concours de conception architecturale fait l’objet du présent rapport.

Le concours de conception architecturale sort du cadre des services du SE. Il sera réalisé sans lien de dépendance avec le Canada par l’Institut royal d’architecture du Canada et évalué par un jury indépendant.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance;
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mission;
• les observations pertinentes tirées des activités entreprises.

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux modalités de notre mission, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, nous avons observé les activités qui ont précédé la DDQ et qui ont eu lieu pendant celle-ci, y compris la réception des soumissions, nous avons soulevé les questions liées à l’équité à l’intention de l’autorité contractante et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Les activités et les observations du SE concernant ces activités sont résumées dans le reste de la présente section.

Dans cette section

• Publication du préavis d’approvisionnement initial
• Clôture du préavis d’approvisionnement initial
• Publication du deuxième préavis d’approvisionnement
• Clôture du deuxième préavis d’approvisionnement
• Publication de la demande de qualification
• Clôture de la demande de qualification
• Directives concernant l’évaluation
• Examen administratif
• Évaluation technique
• Communications et comptes rendus
• Liste définitive des équipes de conception préqualifiées

Publication du préavis d’approvisionnement initial

Le PA initial (numéro d’appel d’offres EP771-200660/A) a été émis par l’entremise d’achatsetventes.gc.ca le 20 janvier 2020 et sa date de clôture finale était le 21 février 2020 à 14 h, heure normale de l’Est (HNE).

Le PA avait pour but d’informer l’industrie d’une possibilité à venir liée au réaménagement de l’Îlot 2 de la Cité parlementaire pour lui donner le temps de demander les autorisations de sécurité requises et lui donner la possibilité de faire des commentaires à TPSGC. Les documents du PA comprenaient :

• l’objet du PA;
• la description du projet;
• la procédure de sélection du meilleur projet et de la meilleure équipe de conception.

Le SE a examiné les ébauches et la version finale des documents avant la publication du PA et a fourni l’assurance que les exigences étaient neutres, que les exigences et le processus étaient conçus de façon objective et que les documents permettant aux fournisseurs intéressés de comprendre les exigences étaient clairs.

Au cours de la période de publication, 2 modifications du PA ont été publiées pour répondre à 13 questions de l’industrie, pour clarifier la terminologie et pour émettre un formulaire de demande d'enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé préalablement rempli afin d’aider les répondants potentiels à se soumettre au processus d’enquête de sécurité requis.

Chaque modification a été examinée par le SE avant d’être publiée.

Observations

Lors de l’examen de l’ébauche et de la version finale des documents du PA, de l’observation de la période de publication initiale du PA et de l’examen des modifications, aucun problème d’équité n’a été relevé par le SE.

Clôture du préavis d’approvisionnement initial

Il n’y avait aucune exigence à satisfaire pour faire une soumission en réponse au PA initial. Le PA a été officiellement clos le 21 février 2020 à 14 h (HNE).

Observations

Lors de la clôture officielle du PA, il n’y avait aucune activité à observer pour le SE.

Publication du deuxième préavis d’approvisionnement

Le deuxième PA (numéro d’appel d’offres EP771-200660/B) a été émis par l’entremise d’achatsetventes.gc.ca le 13 mai 2020 et sa date de clôture finale était le 14 mai 2020, à 14 h, heure avancée de l’Est (HAE).

Le deuxième PA avait pour but d’informer l’industrie des retards dans la publication de la DDQ causés par la situation de santé publique liée à la COVID-19 et de répondre aux questions auxquelles le premier PA n’avait pas répondu. Aucune modification n’a été publiée.

Le SE a examiné le PA avant sa publication.

Observations

Lors de l’examen des documents du deuxième PA et de l’observation de la période de publication, aucun problème d’équité n’a été relevé par le SE.

Clôture du deuxième préavis d’approvisionnement

Il n’y avait aucune exigence à satisfaire pour faire une soumission en réponse au deuxième PA. Le PA a été officiellement clos le 14 mai 2020 à 14 h (HAE).

Observations

Lors de la clôture officielle du PA, il n’y avait aucune activité à observer pour le SE.

Publication de la demande de qualification

La DDQ (numéro d’appel d’offres EP771-200660/C) a été émise par l’entremise d’achatsetventes.gc.ca le 22 décembre 2020 et sa date de clôture finale était le 2 mars 2021 à 14 h (HNE).

La DDQ a été émise pour inviter les parties intéressées à répondre aux exigences afin de préqualifier jusqu’à 12 répondants en vue de leur participation au concours de conception architecturale. Les documents de la DDQ comprenaient :

• renseignements généraux (le projet);
• processus du concours;
• détails de la demande de qualification;
• instructions aux répondants;
• instructions générales;
• Annexe A : Liste de vérification et formulaires des propositions pour la phase 1;
• Annexe B : Exigences de présentation et évaluation des propositions (EPEP) 1 questionnaire de préqualification;
• Annexe C : Explication et matrices de notation;
• Annexe D : Biographie des membres du jury;
• Annexe E : Glossaire.

Le SE a examiné l’ébauche et la version finale des documents avant la publication de la DDQ et a fourni :

• l’assurance que les exigences étaient neutres;
• que les exigences et le processus étaient conçus de façon objective;
• que les documents permettant aux fournisseurs intéressés de comprendre les exigences étaient clairs.

Au cours de la période de publication, 13 modifications ont été émises relativement à la DDQ. Celles-ci comprenaient 17 révisions des modalités et conditions de la DDQ, des réponses à 120 questions posées par l’industrie et 4 révisions des réponses déjà émises.

Chaque modification a été examinée par le SE avant d’être publiée.

Observations

Lors de l’examen de l’ébauche et de la version finale des documents de la DDQ, de l’observation de la période de publication de la DDQ et de l’examen des modifications, aucun problème d’équité n’a été relevé par le SE.

Clôture de la demande de qualification

Au total, 39 réponses ont été reçues avant la clôture de la DDQ. L’une de ces réponses n’a pas été soumise conformément aux directives de la DDQ et a été disqualifiée.

Le SE a examiné la façon dont les réponses ont été reçues et a été consulté sur la disqualification de la soumission qui n’a pas été présentée conformément aux directives de la DDQ.

Observations

Lors de l’examen de la réception et du traitement des réponses à la DDQ, le SE n’a observé aucun problème d’équité.

Directives concernant l’évaluation

Avant les évaluations des réponses, le SE a de nouveau examiné les lignes directrices relatives à l’évaluation, y compris :

• les responsabilités de l’évaluateur;
• le code de conduite;
• les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conflits d’intérêts;
• la méthodologie d’évaluation.

Le SE a fourni l’assurance que la méthodologie d’évaluation était impartiale.

Observations

Lors de l’examen de la méthodologie d’évaluation, le SE n’a observé aucun problème d’équité.

Examen administratif

Suite à la clôture de la DDQ, un examen des exigences obligatoires à satisfaire pour y répondre et du questionnaire de préqualification des 38 réponses conformes reçues a été entrepris par l’autorité contractante;14 réponses nécessitaient des éclaircissements. Les 38 réponses ont été jugées conformes aux exigences du questionnaire de préqualification et pouvaient passer à l’évaluation des exigences cotées concernant l’expérience acquise lors de projets antérieurs, les compétences et les capacités du répondant ainsi que la composition, la capacité et les aptitudes de l’équipe.

Le SE a examiné les demandes d’éclaircissements relatives au questionnaire de préqualification avant leur transmission aux répondants. Le SE a également examiné les résultats du processus d’examen administratif pour les évaluer en fonction des exigences de la DDQ.

Observation

Lors de l’examen de l’évaluation de la conformité des répondants aux exigences obligatoires concernant la réponse et le questionnaire de préqualification, le SE n’a observé aucun problème d’équité.

Évaluation technique

Une réunion de lancement de l’évaluation technique a été convoquée le 11 mars 2021 pour discuter de l’approche de l’évaluation. L’autorité contractante, le chargé de projet et les 3 évaluateurs ont assisté à la réunion. Le SE a observé la réunion de lancement.

Les 38 réponses qui satisfaisaient à toutes les exigences obligatoires concernant la réponse et qui étaient jugées avoir satisfait aux exigences du questionnaire de préqualification ont été soumises à l’évaluation technique cotée. Les exigences cotées ont été examinées individuellement par chaque membre du comité d’évaluation. Pendant que les évaluateurs effectuaient des examens individuels, 2 réunions ont eu lieu le 30 mars 2021 et le 1 avril 2021 pour vérifier le processus d’évaluation et résoudre tout problème avant l’évaluation consensuelle. Le SE a observé les 2 réunions.

Des séances d’évaluation consensuelle ont été tenues au cours de la période du 28 avril 2021 au 7 mai 2021.

Conformément à la DDQ, les 12 répondants les mieux notés ont été retenus pour participer au concours de conception architecturale. Les 3 répondants qui les suivaient dans l’ordre du classement ont été retenus à titre de répondants en réserve qui pourraient être invités à participer au concours, par ordre de classement, si l’un des 12 répondants les mieux classés refusait de participer.

Le SE a observé chacune des séances d’évaluation consensuelle et vérifié les résultats.

Observation

Lors de l’observation de l’évaluation consensuelle et de l’examen des résultats de l’évaluation technique, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Communications et comptes rendus

Tous les répondants ont été informés de leurs résultats et du processus de comptes rendus par courriel le 13 mai 2021.

Trois des 39 répondants ont demandé des comptes rendus. Les comptes rendus ont été présentés par l’autorité contractante et le responsable technique de TPSGC les 1 et 3 juin 2021 par l’entremise de Microsoft Teams.

Le SE a examiné les notifications avant leur émission et a observé chacun des comptes rendus.

Observation

Lors de l’examen des notifications des résultats et de l’observation des comptes rendus, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Liste définitive des équipes de conception préqualifiées

Après avoir été avisé des résultats, 1 des 12 répondants les mieux notés a refusé de participer au concours de conception architecturale. Les 3 répondants en réserve ont également refusé de participer. Ainsi, 11 équipes de conception participeront au concours de conception architecturale. La version finale de la liste a été établie le 30 juin 2021.

Le SE a examiné les communications avec les répondants concernant la participation au concours de conception et a examiné la liste définitive des participants.

Observation

Lors de l’examen des communications des résultats et la liste définitive des participants au concours de conception, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Documents de référence

Les documents relatifs aux numéros d’appel d’offres EP771-200660/A à C sont disponibles sur achatsetventes.gc.ca ou peuvent être obtenus par l’entremise du bureau du projet.