Matériel de soutien pour l’entretien des aéronefs

Introduction

KPMG a été embauché le 4 juin 2018 en qualité de surveillant de l’équité (SE) pour observer toutes les étapes des processus d’approvisionnement concurrentiels associés au projet de matériel de soutien pour l’entretien des aéronefs (MSEA).

KPMG est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Le processus d’approvisionnement comportait 3 lettres d’intérêt (LDI) :

• W8485-19SJ01/A
• W8485-19SJ01/B
• W8485-19SJ01/C

La demande de proposition (DDP) W8485-19SJ01/D a été publiée le 4 mars 2021. Le processus de DDP a également été observé par le SE du point de vue de l’équité. Les soumissionnaires ont été invités à présenter des propositions pour le MSEA simple ou le MSEA complexe, ou les 2. Il leur a été demandé de démontrer l’expérience de l’entreprise avec des pièces de matériel spécifiques. De plus, les soumissionnaires ont également été appelés à fournir des attestations, ainsi que le prix et les conditions proposés.

Nous soumettons par la présente le rapport final couvrant les activités du SE, à commencer par les LDI publiées le 5 juillet 2018 (W8485-19SJ01/A), le 23 décembre 2019 (W8485-19SJ01/B) et le 29 avril 2020 (W8485-19SJ01/C) sur le site achatsetventes.gc.ca, puis l’étape de la DDP et l’évaluation des propositions menant à l’identification des soumissionnaires retenus.

Le présent rapport inclut notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes résultant des activités entreprises.

Exigences du projet

Le Canada a l’intention de développer et de mettre en œuvre une solution de maintien optimisée pour le nombre considérable de pièces de MSEA utilisées pour le soutien des flottes d’aéronefs de l’Aviation royale canadienne. Le MSEA comprend de nombreux systèmes hydrauliques, électriques et mécaniques qui sont détenus et utilisés dans les bases et escadres des Forces canadiennes partout au Canada, dans les installations des entrepreneurs et lors de déploiements et d’opérations. Par le passé, les achats de MSEA étaient effectués grâce à une combinaison de projets d’investissement, d’offres permanentes et de sources diverses d’approvisionnement, habituellement sans qu’il y ait fourniture de soutien en service au-delà de la portée de toute garantie applicable.

L’objectif général du projet consiste à accorder 2 contrats distincts : l’un pour le MSEA simple, et l’autre pour le MSEA complexe. Les 2 contrats seront octroyés à la suite d’une seule DDP affichée sur le site achatsetventes.gc.ca, dans le cadre d’un processus concurrentiel. La durée initiale des contrats pour le MSEA simple et le MSEA complexe sera 5 ans, avec la possibilité 1 période facultative de 2 ans.

Attestation d’assurance

Le SE fournit par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne le processus d’approvisionnement pour le projet de MSEA. Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.

Méthodologie

KPMG a été embauché en qualité de SE pour observer le processus d’approvisionnement du projet de MSEA, publié par TPSGC pour le compte du Ministère de la Défense nationale (MDN), et pour attester du caractère équitable, ouvert et transparent de cette activité qui fait l’objet d’une surveillance.

En conformité avec les conditions de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités concernant la demande de soumissions, qui comprenaient la DDP, les modifications ainsi que les questions posées par les soumissionnaires et les réponses fournies, en plus d’avoir soumis les points relatifs à l’équité à l’attention des autorités contractantes, puis vérifié si les réponses et les mesures étaient raisonnables et appropriées.

La section suivante du présent rapport identifie les activités spécifiques et les observations du SE à l’égard de ces activités.

Activités et observations du surveillant de l’équité

Dans cette section

• Examen de la lettre d’intérêt: W8485-19SJ01/A
• Affichage de la lettre d’intérêt: W8485-19SJ01/A
• Journée de consultation de l’industrie et séances de consultation avec les participants intéressés de l’industrie
• Clôture de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/A
• Examen de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/B
• Affichage de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/B
• Clôture de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/B
• Examen de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/C
• Affichage de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/C
• Clôture de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/C
• Examen de la demande de propositions
• Affichage de la demande de propositions
• Feuilles de travail d’évaluation
• Clôture de la demande de propositions
• Instructions pour l’évaluation
• Examen de la conformité
• Évaluation technique
• Évaluation du prix et sélection du soumissionnaire

Examen de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/A

KPMG a été embauché pour débuter les activités de SE pendant la rédaction de la première LDI W8485-19SJ01/A. Le SE a examiné la LDI avant sa publication sur le site achatsetventes.gc.ca le 5 juillet 2018.

Observations

Au cours de l’examen de l’ébauche de la LDI, des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE et ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés avant la publication de la LDI et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Affichage de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/A

La LDI a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 5 juillet 2018. La date de clôture était le 31 octobre 2018. La LDI était accessible à tous les participants potentiels, sans restriction injustifiée quant à qui pouvait y participer.

Après l’affichage de la LDI, 2 modifications ont été publiées, soit les 15 et 23 octobre 2018. La première modification portait sur la présentation utilisée au cours de la journée de consultation de l’industrie, et la seconde modification a fourni des réponses à des questions soulevées par les parties prenantes de l’industrie. Les modifications ont été examinées par le SE avant leur affichage.

Observations

Les points relatifs à l’équité relevés au sujet de la publication de la LDI ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Journée de consultation de l’industrie et séances de consultation avec les participants intéressés de l’industrie

1 journée de consultation de l’industrie a eu lieu le 28 août 2018. 10 sociétés étaient présentes à cette journée de consultation. 7 séances de consultation individuelles ont eu lieu avec des participants intéressés de l’industrie les 28 et 29 août 2018. Chaque séance a duré 1,5 heure. L’objectif était d’obtenir des précisions sur les questions contenues dans la LDI et les documents fournis par les répondants. Les informations abordées pendant ces consultations ont été traitées de manière confidentielle et ont servi à orienter les exigences du projet, ainsi que les étapes suivantes du processus d’approvisionnement. Le SE était présent aux séances de consultation individuelles.

Observations

Les points relatifs à l’équité relevés avant ou pendant la journée de consultation de l’industrie ou les séances de consultation individuelles ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Clôture de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/A

À la clôture de la LDI le 31 octobre 2018, 9 réponses avaient été reçues.

Observations

Les réponses ont été reçues et traitées conformément à l’échéance et aux exigences énoncées dans la LDI. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Examen de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/B

Avant la publication de la deuxième LDI W8485-19SJ01/B le 23 décembre 2019 sur le site achatsetventes.gc.ca, le SE a examiné la LDI.

Observations

Au cours de l’examen de l’ébauche de la LDI, des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE et ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés avant la publication de la LDI et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Affichage de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/B

La LDI a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 23 décembre 2019. La date de clôture était le 17 janvier 2020. La LDI était accessible à tous les participants potentiels, sans restriction injustifiée quant à qui pouvait y participer.

Après l’affichage de la LDI, une modification a été publiée le 17 janvier 2020. La modification a fourni des réponses à des questions soulevées par les parties prenantes de l’industrie. Les modifications ont été examinées par le SE avant leur affichage.

Observations

Les points relatifs à l’équité relevés au sujet de la publication de la LDI ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Clôture de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/B

À la clôture de la LDI le 17 janvier 2020, 1 réponse avait été reçue, même si la LDI était de nature informative.

Observations

La clôture de la LDI a été traitée conformément à l’échéance et aux exigences énoncées dans la LDI. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Examen de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/C

Avant la publication de la troisième LDI W8485-19SJ01/C le 29 avril 2020 sur le site achatsetventes.gc.ca, le SE a examiné la LDI.

Observations

Au cours de l’examen de l’ébauche de la LDI, des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE et ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés avant la publication de la LDI et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Affichage de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/C

La LDI a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 29 avril 2020. La date de clôture était le 12 mai 2020. La LDI était accessible à tous les participants potentiels, sans restriction injustifiée quant à qui pouvait y participer.

Après l’affichage de la LDI, 1 modification a été publiée le 11 mai 2020. La modification a fourni des réponses à des questions soulevées par les parties prenantes de l’industrie. Les modifications ont été examinées par le SE avant leur affichage.

Observations

Les points relatifs à l’équité relevés au sujet de la publication de la LDI ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Clôture de la lettre d’intérêt : W8485-19SJ01/C

La LDI était de nature informative et aucune réponse n’était requise.

Observations

La clôture de la LDI a été traitée conformément à l’échéance et aux exigences énoncées dans la LDI. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Examen de la demande de propositions

Le SE a examiné la DDP avant sa publication sur le site achatsetventes.gc.ca le 4 mars 2021.

Observations

Au cours de l’examen de l’ébauche de la DDP, des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE et ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité relevés par le SE ont été réglés dans la DDP avant sa publication. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Affichage de la demande de propositions

La DDP (datée du 3 mars 2021) a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 4 mars 2021. La date de clôture initiale était le 14 avril 2021, mais cette échéance a été reportée au 25 mai 2021 au moyen de modifications ultérieures. La DDP était accessible à tous les participants potentiels, sans restriction injustifiée quant à qui pouvait y participer.

8 modifications ont été publiées pour fournir des réponses aux questions reçues au cours de la période des appels d’offres.
Chaque modification a été examinée par le SE.

Observations

Des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE au sujet des modifications et ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité relevés par le SE ont été réglés avant la publication des modifications. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Feuilles de travail d’évaluation

Le SE a examiné les feuilles de travail d’évaluation avant le début du processus d’évaluation des soumissions. Les feuilles de travail d’évaluation comprenaient les critères d’évaluation obligatoires, les critères de l’évaluation cotée par points et la feuille de travail de l’évaluation financière.

Observations

Des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE au sujet des feuilles de travail d’évaluation et ont fait l’objet de discussions avec les autorités contractantes. Tous les points relatifs à l’équité relevés par le SE ont été réglés avant la finalisation des documents. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Clôture de la demande de propositions

3 propositions avaient été reçues pour le MSEA simple et 3 propositions pour le MSEA complexe à la date de clôture de la DDP le 25 mai 2021. Le SE a discuté avec l’autorité contractante de la manière dont les propositions en réponse à la DDP avaient été reçues et traitées.

Observations

Les propositions ont été reçues et traitées conformément à l’échéance et aux exigences énoncées dans la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Instructions pour l’évaluation

Avant d’évaluer les propositions, le SE a examiné les lignes directrices pour l’évaluation et la méthode d’évaluation.

Le SE a assuré que la méthode d’évaluation employée était impartiale.

Observations

Le SE a examiné la méthode d’évaluation employée et les exigences connexes. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Examen de la conformité

Après la clôture de la DDP, l’autorité contractante a entrepris l’examen des exigences en matière de conformité pour les propositions reçues. Les soumissions ont fait l’objet d’un examen pour confirmer que les certifications demandées et les informations demandées étaient fournies. La partie technique des soumissions ne contenait aucune information financière. Les propositions financières de 2 soumissions (toutes 2 pour le MSEA complexe) comportaient des informations financières incomplètes ou des informations qui ne respectaient pas le format demandé. Par conséquent, un rapport sur l’évaluation de la conformité (REC) a été envoyé aux 2 soumissionnaires pour leur demander de soumettre les informations manquantes. Les 2 soumissionnaires ont fourni les informations dans le format demandé dans le délai imparti par l’autorité contractante

Observations

Le SE a supervisé l’examen de la conformité et en a examiné les résultats. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Évaluation technique

Les rencontres pour l’évaluation technique ont été tenues de manière virtuelle.

Une réunion de lancement de l’évaluation technique a eu lieu le 27 mai 2021. Au cours de la réunion de lancement, chacun des évaluateurs techniques a reçu un seul exemplaire de chaque soumission technique, ainsi qu’une fiche d’évaluation de la soumission afin d’effectuer des examens individuels. L’autorité contractante a expliqué les directives d’évaluation ainsi que les principes d’équité, d’ouverture et de transparence aux évaluateurs.

Le processus d’évaluation a commencé par un examen des critères obligatoires. En ce qui concerne le MSEA simple, tous les soumissionnaires ont démontré qu’ils respectaient l’ensemble des critères obligatoires. Dans le cas du MSEA complexe, un soumissionnaire n’a pas satisfait à l’un des critères obligatoires. Par conséquent, un REC a été envoyé à ce soumissionnaire pour lui demander de fournir les informations manquantes. Sa réponse satisfaisait aux critères obligatoires énoncés dans la DDP. Ainsi, les 3 propositions pour le MSEA simple et les 3 propositions pour le MSEA complexe ont été jugées conformes aux critères obligatoires énoncés dans la DDP, de sorte qu’elles se sont qualifiées pour passer à l’étape de l’évaluation cotée par points.

Après les évaluations techniques individuelles, l’autorité contractante a tenu des réunions virtuelles d’évaluation par voie de consensus du 2 au 28 juin 2021. Les évaluateurs ont discuté de leurs évaluations individuelles pour en arriver à un consensus au sujet de l’évaluation technique des soumissions.

Le SE était présent et a surveillé l’ensemble du processus de consensus de l’évaluation technique. Le SE a donné l’assurance que le tout s’est déroulé conformément aux exigences et que les résultats représentent le consensus auquel sont parvenus tous les membres de l’équipe d’évaluation.

Observations

Le SE a surveillé l’évaluation technique et en a examiné les résultats. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Évaluation du prix et sélection du soumissionnaire

L’autorité contractante a vérifié les renseignements concernant les prix qui figurent sur les formulaires fournis par les soumissionnaires. Une feuille sommaire de l’évaluation indiquant les précisions financières de chaque soumission a été élaborée par l’autorité contractante et examinée par le SE.

Observations

La sélection du soumissionnaire retenu a été réalisée conformément à la méthode et aux dispositions indiquées dans la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Documents de référence

Les documents relatifs aux appels d’offres W8485-19SJ01/A à D sont disponibles sur le site AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport finale

28 octobre 2021
Addenda au rapport final du SE daté du 17 août 2021 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel associé au projet Matériel de soutien pour l'entretien des aéronefs publié par TPSGC pour le compte du MDN à la suite de l’appel d’offres W8485-19SJ01/D.

Le présent addenda au rapport final du SE porte sur la période qui suit la conclusion de la phase d’évaluation.

Activités liées à l’attribution du contrat et aux rencontres de compte rendu

3 propositions ont été reçues en réponse à chacune des demandes de propositions simple et complexe de TPSGC pour le projet Matériel de soutien pour l'entretien des aéronefs. Le soumissionnaire sélectionné pour chacun des contrats a été avisé de l'attribution du contrat le 9 septembre 2021. Le SE a passé en revue les lettres d’attribution ainsi que les lettres de regrets des contrats avant leur envoi aux soumissionnaires sélectionnés et non sélectionnés. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

3 demandes de rencontre de compte rendu ont été présentées. Le SE a passé en revue toute la correspondance avec les soumissionnaires en lien avec le compte rendu et a également assisté aux sessions avec les soumissionnaires. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Attestation d’assurance

Le SE fournit par la présente l’énoncé d’assurance suivant sans réserve concernant le processus d’approvisionnement du projet Matériel de soutien pour l'entretien des aéronefs.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.