Programme de services de réadaptation et d’assistance professionnelle

Introduction

KPMG a été embauché le 26 octobre 2018 en qualité de surveillant de l’équité (SE) pour observer toutes les étapes du processus d’approvisionnement concurrentiel associé au programme de services de réadaptation et d’assistance professionnelle. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom d’Anciens Combattants Canada (ACC), cherche à retenir les services d’un entrepreneur pour la mise en œuvre du Programme de services de réadaptation et d’assistance professionnelle.

KPMG est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Le processus d’approvisionnement comprenait une lettre d’intérêt (LI) 51019-184018/A, ainsi que l’ébauche de la demande de propositions (DP) 51019-184018/B, qui a été examinée du point de vue de l’équité par le SE et qui a fait l’objet d’une demande de renseignements (DR) présentée à TPSGC le 30 novembre 2020.

La DP W8486-163226/D publiée le 30 octobre 2020 a également été examinée du point de vue de l’équité par le SE. Les soumissionnaires ont été invités à présenter des propositions dans le cadre desquelles il leur était demandé de démontrer l’expérience de l’entreprise et celle de leurs ressources, ainsi que d’exposer leur approche et leur méthodologie. De plus, les soumissionnaires ont également été appelés à fournir des attestations, ainsi que le prix et les conditions proposés.

Nous soumettons par la présente le rapport final couvrant les activités du SE, à commencer par la LI publiée de 6 juin 2019 sur le site achatsetventes.gc.ca, puis l’étape de la DP et l’évaluation des propositions menant à l’identification du soumissionnaire retenu.

Le présent rapport inclut :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les méthodologies appliquées
• les observations pertinentes résultant des activités entreprises

Exigences du projet

ACC a pour mandat de fournir des services de réadaptation professionnelle aux anciens combattants, à leur époux ou conjoint de fait et à leurs survivants qui sont admissibles. TPSGC, au nom d’ACC, doit retenir les services d’un entrepreneur pour contribuer à la mise en œuvre d’un programme de services de réadaptation et d’assistance professionnelle novateur, uniforme à l'échelle nationale et dont la qualité sera assurée. Ce programme normalisé et axé sur la clientèle sera offert aux vétérans, à leur époux ou conjoint de fait et à leurs survivants qui sont admissibles. ACC exige que l’admission, l’évaluation et la coordination de la prestation de services multidisciplinaires de réadaptation et d’assistance professionnelle soient exécutées pour le compte des participants au programme dans les 10 provinces et dans les 3 territoires, ainsi qu’à l’étranger, avec l’appui d’un réseau de fournisseurs de services.

Les services prévus au contrat comprennent les activités suivantes :

• effectuer des évaluations professionnelles, normalisées et complètes des services de réadaptation et d’assistance professionnelle en fonction des pratiques exemplaires en matière de réadaptation
• élaborer des plans de réadaptation et d’assistance professionnelle avant-gardistes, dynamiques et axés sur le client
• assurer la prestation de services directs de réadaptation et d’assistance professionnelle en tirant profit d’un réseau national d’équipes interdisciplinaires professionnelles axées sur la réadaptation
• communiquer et collaborer avec les décideurs d’ACC tout au long du programme de réadaptation du participant, surveiller les progrès, évaluer et ajuster le plan de réadaptation au besoin, mesurer les résultats du participant et recommander la fermeture du plan
• administrer, traiter et payer les demandes de remboursement des participants au programme de réadaptation, les frais de déplacement, les dépenses connexes liées à l’assistance professionnelle et les frais de formation
• assurer de façon rigoureuse la mesure du rendement et la gestion de la qualité

Le programme de réadaptation de chaque participant d’ACC est adapté aux besoins et aux objectifs établis de la personne, qui sont déterminés au moyen d’un processus d’évaluation, en consultation avec le participant et le personnel du programme d’ACC. En fonction de ces renseignements, un plan de services de réadaptation est élaboré et présenté à chaque participant. Il pourrait comprendre toute combinaison de 1 ou de plusieurs interventions de réadaptation médicale, psychosociale ou professionnelle. Le programme de réadaptation vise à répondre aux besoins de réadaptation liés aux problèmes de santé admissibles dans les 6 domaines fonctionnels clés suivants :

• le fonctionnement mental et physique
• l’adaptation sociale
• la sécurité financière
• l’emploi et la productivité personnelle
• les relations familiales
• la participation à la vie dans la collectivité

Les travaux doivent être exécutés pour une période de 6 ans qui comprend une période de mise en œuvre de 1 an et 6 mois, une période de 4 ans de services complets et une période d’achèvement progressif du contrat de 6 mois. Le marché comprend également 3 périodes de renouvellement facultatives de 2 ans avant la période d’achèvement progressif du contrat.

Attestation d’assurance

Le SE fournit par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus de demande de propositions pour les services de réhabilitation et d’assistance professionnelle destinés aux anciens combattants. Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.

Méthodologie

KPMG a été embauché en qualité de SE pour observer le processus de DP pour le programme de services de réadaptation et d’assistance professionnelle destiné aux anciens combattants qui a été mis en œuvre par TPSGC, au nom d’ACC, et pour attester du caractère équitable, ouvert et transparent de cette activité qui fait l’objet d’une surveillance.

En conformité avec les conditions de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités concernant la demande de soumissions, qui comprenaient la DP, les modifications ainsi que les questions posées par les soumissionnaires et les réponses fournies, en plus d’avoir soumis les points relatifs à l’équité à l’attention de l’autorité contractante, puis vérifié si les réponses et les mesures étaient raisonnables et appropriées.

La section suivante du présent rapport identifie les activités spécifiques et les observations du SE à l’égard de ces activités.

Activités et observations du surveillant de l’équité

Dans cette section

• Examen de la demande de renseignements
• Affichage de la lettre d’intérêt
• Communications et mobilisation de l’industrie
• Examen de l’ébauche de la demande de propositions
• Affichage et clôture de l’ébauche de la demande de proposition
• Examen de la demande de propositions
• Affichage de la demande de propositions
• Feuilles de travail pour l’évaluation
• Clôture de la demande de propositions
• Instructions pour l’évaluation
• Examen de la conformité
• Évaluation technique
• Évaluation du prix et sélection du soumissionnaire

Examen de la demande de renseignements

KPMG a été embauché pour débuter les activités de SE pendant la rédaction de la DR. Avant la publication de la DR le 6 juin 2020 sur le site achatsetventes.gc.ca, le SE a examiné la DR.

Observations

Au cours de l’examen de l’ébauche de la DR, des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE et ont fait l’objet de discussions avec l’autorité contractante. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés avant la publication de la DR et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Affichage de la lettre d’intérêt

La LI a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 6 juin 2019. La date de clôture était le 23 mars 2020. La LI était accessible à tous les participants potentiels, sans restriction injustifiée quant à qui pouvait y participer.

Observations

Les points relatifs à l’équité relevés au sujet de la publication de la LI ont fait l’objet de discussions avec l’autorité contractante. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Communications et mobilisation de l’industrie

Après l’affichage de la LI, une modification a été publiée le 28 juin 2020. Cette modification contenait l’avis au sujet de la séance de consultation de l’industrie, qui a été examiné par le SE.
Avant les séances de consultation individuelles, le SE a examiné les questions qui ont été envoyées aux fournisseurs intéressés, de même que les questions que ceux-ci ont posées afin d’obtenir des éclaircissements et les réponses fournies.

Le SE a participé à la journée de consultation de l’industrie le 16 juillet 2019 et a surveillé les séances de consultation individuelles avec les fournisseurs tenues les 16 et 17 juillet 2019. Ces séances se sont déroulées au Centre de conférences et d’évènements d’Ottawa, situé au 200, rue Coventry, à Ottawa. 7 fournisseurs étaient présents à la journée de consultation de l’industrie et ont pris part à des séances de consultation individuelles.

Le SE a examiné les modifications qui ont été publiées après la journée de consultation de l’industrie et les séances de consultation individuelles. Il a ainsi pris connaissance des questions et des réponses formulées au cours des séances.

Le SE a examiné les modifications avant leur publication, lesquelles comprenaient notamment les questions posées afin d’obtenir des éclaircissements sur la LI et les réponses obtenues, ainsi que les modifications visant à reporter la date de clôture de la LI.

La date de clôture de la lettre d’intention était le 23 mars 2020, et aucune autre rétroaction de la part fournisseurs n’a été acceptée.

Observations

La rétroaction a été reçue et traitée conformément à l’échéance et aux exigences énoncées dans la LI et les modifications. Les réponses aux questions et aux commentaires ont été préparées par TPSGC et ACC, examinées par le SE et affichées sur le site achatsetventes.gc.ca.

Des points relatifs à l’équité relevés en ce qui a trait aux communications avec les fournisseurs et la mobilisation de l’industrie, au moyen de la publication de modifications, ont fait l’objet de discussions avec l’autorité contractante. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Examen de l’ébauche de la demande de propositions

Le SE a examiné l’ébauche de la DP avant sa publication sur le site achatsetventes.gc.ca le 30 juin 2020.

Observations

Au cours de l’examen de l’ébauche de la DP, des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE et ont fait l’objet de discussions avec l’autorité contractante. Tous ces points ont été réglés dans l’ébauche de la DP avant sa publication et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Affichage et clôture de l’ébauche de la demande de proposition

L’ébauche de la DP a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 30 juin 2020, et la date de clôture était le 21 octobre 2020. L’ébauche de la DP était accessible à tous les participants potentiels, sans restriction injustifiée quant à qui pouvait y participer.

Tout au long de la période d’affichage de l’ébauche de la DP, les fournisseurs intéressés ont pu soumettre des questions et des commentaires sur le document. Ensuite, des questions et des réponses ont été transmises à tous les participants potentiels au moyen de modifications.

Observations

La communication avec les fournisseurs a été effectuée conformément aux exigences énoncées dans l’avis d’affichage de l’ébauche de la DP. Les réponses aux questions et aux commentaires ont été préparées par TPSGC et ACC, examinées par le SE et affichées sur le site achatsetventes.gc.ca. Les points relatifs à l’équité qui ont été relevés au sujet de l’ébauche de la DP et des communications ont fait l’objet de discussions avec l’autorité contractante. Tous les points relatifs à l’équité ont été réglés et aucun n’a entraîné de lacune en matière d’équité.

Examen de la demande de propositions

Le SE a examiné la DP avant sa publication le 30 octobre 2020 sur le site achatsetventes.gc.ca.

Observations

Au cours de l’examen de l’ébauche de la DP, des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE et ont fait l’objet de discussions avec l’autorité contractante. Tous les points relatifs à l’équité relevés par le SE ont été réglés dans la DP avant sa publication. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Affichage de la demande de propositions

La DP (datée du 29 octobre 2020) a été affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 30 octobre 2020. La date de clôture initiale était le 9 décembre 2020, mais cette échéance a été reportée au 18 décembre 2020 au moyen de modifications ultérieures. La DP était accessible à tous les soumissionnaires potentiels, sans restriction injustifiée quant à qui pouvait y participer.

11 modifications ont été publiées pour fournir des réponses aux questions reçues au cours de la période des appels d’offres.

Chaque modification a été examinée par le SE.

Observations

Des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE au sujet des modifications et ont fait l’objet de discussions avec l’autorité contractante. Tous les points relatifs à l’équité relevés par le SE ont été réglés avant la publication des modifications. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Feuilles de travail pour l’évaluation

Le SE a examiné les feuilles de travail pour l’évaluation avant le début du processus d’évaluation des soumissions. Les feuilles de travail pour l’évaluation étaient composées d’une feuille de travail sur les critères d’évaluation obligatoires et d’une feuille de travail sur les critères d’évaluation cotés.

Observations

Des points relatifs à l’équité ont été relevés par le SE au sujet des feuilles de travail pour l’évaluation et ont fait l’objet de discussions avec l’autorité contractante. Tous les points relatifs à l’équité relevés par le SE ont été réglés avant la finalisation des documents. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Clôture de la demande de propositions

À la clôture de la DP le 18 décembre 2020, 4 propositions avaient été reçues. Le SE a discuté avec l’autorité contractante de la manière dont les propositions en réponse à la DP avaient été reçues et traitées.

Observations

4 propositions ont été reçues et traitées conformément à l’échéance et aux exigences énoncées dans la DP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Instructions pour l’évaluation

Avant d’évaluer les propositions, le SE a examiné les lignes directrices pour l’évaluation, notamment les responsabilités de l’évaluateur, les exigences en matière de confidentialité et de conflits d’intérêts, ainsi que la méthode d’évaluation.

Le SE a assuré que la méthode d’évaluation employée était impartiale.

Observations

Le SE a examiné la méthode d’évaluation employée et les exigences connexes. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Examen de la conformité

Après la clôture de la DP, l’autorité contractante a entrepris l’examen des exigences en matière de conformité pour les propositions reçues. Les soumissions ont fait l’objet d’un examen pour confirmer que les certifications demandées et les informations demandées avaient été fournies. La partie financière des soumissions était conforme, et la partie technique ne contenait aucune information financière.

Observations

Le SE a supervisé l’évaluation de la conformité et en a examiné les résultats. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Évaluation technique

L’évaluation technique de la soumission a eu lieu virtuellement.

Une réunion de lancement de l’évaluation technique a eu lieu le 4 janvier 2021. Au cours de la réunion de lancement, chacun des évaluateurs techniques de la soumission a reçu 1 seul exemplaire de la soumission technique, ainsi qu’une fiche d’évaluation de la soumission afin d’effectuer des examens individuels. L’autorité contractante a expliqué les directives d’évaluation ainsi que les principes d’équité, d’ouverture et de transparence aux évaluateurs.

Le processus d’évaluation a commencé par 1 examen des critères obligatoires. 2 propositions ne répondaient pas à certains de ces critères. Des rapports sur l’évaluation de la conformité (REC) ont été délivrés aux 2 soumissionnaires. Leurs réponses n’ont pas satisfait aux critères obligatoires énoncés dans la DP. Par conséquent, les 2 soumissionnaires ont été jugés non admissibles pour passer à l’étape de l’évaluation des critères cotés. Cette évaluation a été confirmée par tous les membres de l’équipe d’évaluation. Comme les 2 propositions restantes ont été jugées conformes aux critères obligatoires énoncés dans la DP, elles se sont qualifiées pour passer à l’étape de l’évaluation des critères cotés.

Après les évaluations techniques individuelles, l’autorité contractante a tenu une réunion virtuelle d’évaluation par voie de consensus du 5 au 15 février 2021. Les évaluateurs ont discuté de leurs évaluations individuelles pour en arriver à un consensus au sujet de l’évaluation technique des soumissionnaires.

Le SE était présent et a surveillé l’ensemble du processus de consensus de l’évaluation technique. Le SE a donné l’assurance que le tout s’est déroulé conformément aux exigences et que les résultats représentent le consensus auquel sont parvenus tous les membres de l’équipe d’évaluation.

Observations

Le SE a supervisé et examiné les résultats de l’évaluation technique. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Évaluation du prix et sélection du soumissionnaire

L’autorité contractante a vérifié les renseignements concernant les prix qui figurent sur les formulaires fournis par les soumissionnaires. Une feuille sommaire de l’évaluation indiquant les précisions financières de chaque soumission a été élaborée par l’autorité contractante et examinée par le SE.

Observations

La sélection du soumissionnaire retenu a été réalisée conformément à la méthode et aux dispositions indiquées dans la DP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’appel d’offres 51019-184018/A sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca ou auprès du bureau responsable du projet.

Les documents relatifs à l’appel d’offres 51019-184018/B sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca ou auprès du bureau responsable du projet.

Les documents relatifs à l’appel d’offres sont disponibles 51019-184018/C sur le site achatsetventes.gc.ca ou auprès du bureau responsable du projet.

Addenda au rapport final

25 septembre 2021

Addenda au rapport final du SE daté du 22 avril 2021 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel associé au Programme de services de réadaptation et d'assistance professionnelle publié par SPAC pour le compte d’ACC à la suite de l’appel d’offres 51019-184018/C.

Le présent addenda au rapport final du SE porte sur la période qui suit la conclusion de la phase d’évaluation.

Activités liées à l’octroi des contrats et aux comptes rendus

SPAC a reçu 4 propositions en réponse à cette demande de proposition. Le soumissionnaire sélectionné a été avisé de l’attribution du contrat le 30 juin 2021. Le SE a passé en revue la lettre d’attribution du contrat avant son envoi au soumissionnaire sélectionné. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

4 demandes de compte rendu ont été présentées. Le SE a passé en revue toute la correspondance avec les soumissionnaires en lien avec le compte rendu et a également assisté aux sessions avec les soumissionnaires. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Attestation d'assurance

Le SE fournit par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement du Programme de services de réadaptation et d'assistance professionnelle.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.