Les Terrasses de la Chaudière Building Envelope Replacement Project

Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 26 mars 2020 à titre de Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement EN448-203118/A et EN448-203118/B : Projet de remplacement de l’enveloppe de bâtiment des Terrasses de la Chaudière, émis par Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC). RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes, identifiées aux sections Engagement de surveillance de l'équité et méthodologie et Activités et observations du présent rapport. Par la présente, RCGT soumet le rapport final de SE couvrant les activités du SE, à compter du 26 mars 2020, jusqu'à la conclusion de l’étape d'évaluation le 25 juin 2021.

Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mission ainsi que des observations pertinentes tirées des activités entreprises.

Attestation d’assurance

Le SE émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour le Projet de remplacement de l’enveloppe de bâtiment des Terrasses de la Chaudière.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Exigences du projet

Le but du projet de remplacement de l’enveloppe de bâtiment des Terrasses de la Chaudière est d’éliminer les risques pour la santé et la sécurité liés à la détérioration de la brique extérieure, via la fourniture d’une nouvelle enveloppe de bâtiment, ainsi que d’aider au développement d’un site plus fonctionnel et plus durable, et ce en conformité avec la vision de TPSGC pour un lieu de travail contemporain.

Engagement de surveillance de l'équité et méthodologie

RCGT a été engagée à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement du Projet et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence des activités surveillés.

Conformément aux termes de notre engagement, RCGT a :

• examiné les documents fournis par l'autorité contractante
• surveillé les communications fournies aux soumissionnaires par l’autorité contractante
• participé à des réunions auxquelles l’autorité contractante, l'autorité technique (AT) ou le chargé de projet a demandé leur présence
• porté les questions liées à l'équité à l’attention de l'autorité contractante et de l'AT
• veillé à ce que les réponses et les actions soient raisonnables et appropriées

Ce rapport est basé sur les informations qui ont été fournies à RCGT par l'autorité contractante au cours du processus d'approvisionnement de la période du 26 mars 2020 au 25 juin 2021. RCGT se réserve le droit de, mais ne sera pas tenu de, réviser ou modifier le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir un impact sur les observations nous sont communiquées après la date du présent rapport.

Activités et observations

Dans cette section

• Demande de proposition : Version initiale – EN448-203118/A
• Demande de proposition : Version révisée
• Étape d'évaluation : Étape 1 – EN448-203118/A
• Demande de proposition : Étape 2 – EN448-203118/C
• Étape d'évaluation : Étape 2

Demande de proposition : Version initiale – EN448-203118/A

Les activités suivantes ont été réalisées au cours de cette étape :

• du 4 juin 2020 au 26 juin 2020, un examen de la demande de proposition (DDP) a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés
• RCGT a reçu la première ébauche de la DDP le 4 juin 2020
• la DDP fut affichée sur Achatsetventes.gc.ca le 29 juin 2020
• 13 modifications à la DDP ont été émises, du 29 juin 2020 au 8 septembre 2020 inclusivement
• du 7 juillet 2020 au 8 septembre 2020, RCGT a effectué un examen des questions et réponses et des modifications afférentes à la DDP

La DDP initiale a pris fin le 16 septembre 2020 à 14 h avancée de l’Est.

Conformément aux termes de notre engagement, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, avons observé les activités ci-dessus, avons porté à l’attention de l’autorité contractante des questions liées à l’équité, et sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées. Bien que nous ayons revu certaines questions soumises par des soumissionnaires potentiels et les réponses fournies par l’autorité contractante après qu’elles ont été publiées sur Achatsetventes.gc.ca, nous sommes satisfaits que les questions et réponses, ainsi que les modifications, n’ont pas apporté de préoccupations relatives à l’équité, l’ouverture ou la transparence.

Avant que l’évaluation de l’étape 1 ait lieu, le SE fut informé le 21 septembre 2020 d’un problème de traduction entre les versions anglaise et française des critères d’évaluation. Le SE a tenu des discussions et des vidéoconférences avec l’autorité contractante et des représentants de TPSGC les 24 septembre 2020, 30 septembre 2020 et le 22 octobre 2020 sur l’approche proposée pour remédier à ces différences. TPSGC a choisi d’émettre un document d’appel révisé aux 8 fournisseurs qui ont soumis une proposition afin de leur permettre de revoir la DDP révisée et de leur offrir une opportunité de soumettre une réponse révisée.

Le SE fut activement impliqué dans le processus de décision de TPSGC décrit ci-dessus, et nous concluons que cette décision fut prise de manière équitable, ouverte et transparente. Il n’existe pas de questions non résolues liées à cette étape.

Demande de proposition : Version révisée

Les activités suivantes ont été réalisées au cours de cette étape:

• du 1 octobre 2020 au 4 novembre 2020, un examen de la DDP révisée a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés
• RCGT a reçu la première ébauche de la DDP le 1 octobre 2020
• la DDP fut acheminée par courriel le 4 novembre 2020 aux 8 soumissionnaires
• aucune modification à la DDP révisée ne fut émise

La version révisée de la DDP a pris fin le 16 novembre 2020, à la fin de la journée (aucune heure spécifique ne fut indiquée par l’autorité contractante dans sa communication aux soumissionnaires).
Conformément aux termes de notre engagement, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé les activités ci-dessus
• avons porté à l’attention de l’autorité contractante des questions liées à l’équité
• sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Aucun commentaire spécifique ne fut fourni par le SE à l’autorité contractante au cours de cette étape, et il n’existe aucune question non résolue relative à cette étape.

Étape d'évaluation : Étape 1 – EN448-203118/A

Les activités suivantes ont été réalisées :

• examiné les documents suivants :
  • critères d'évaluation
  • plan d'évaluation technique
  • grilles d'évaluation technique
  • réponses des soumissionnaires
• participé à la réunion de consensus sur l'évaluation technique le 14 décembre 2020 et a observé ce qui suit
  • l'application du processus d'évaluation, y compris l'observation des réunions de consensus des équipes d'évaluation liées aux exigences obligatoires et cotées
  • la synthèse des résultats de l'évaluation

Six soumissions pour lesquelles une évaluation fut effectuée ont été reçues en réponse à la version révisée de la DDP. Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis organisé la réunion pour parvenir à un pointage consensuel pour l’évaluation de l’étape 1. La réunion fut menée par l’AT.

Conformément aux termes de notre engagement, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé les activités ci-dessus
• sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

En conformité avec les informations divulguées dans la DDP, les 6 soumissionnaires ont été retenus pour l’étape 2 du processus d’évaluation. Le SE a revu le 17 décembre 2020 les communications proposées à ces soumissionnaires.

Le SE a fourni à l’autorité contractante des commentaires mineurs sur les documents de communications, qui ont été pris en compte par l’autorité contractante, il n’existe aucune question non résolue relative à cette étape.

Demande de proposition : Étape 2 – EN448-203118/C

Les activités suivantes ont été réalisées au cours de cette étape:

• le 17 décembre 2020, un examen des communications proposées aux soumissionnaires retenus a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés
• les courriels ont été envoyés par l’autorité contractante le 17 décembre 2020
• 7 modifications à la DDP ont été émises, du 24 décembre 2020 au 24 janvier 2021 inclusivement
• du 24 décembre 2020 au 20 janvier 2021, RCGT a effectué un examen des questions et réponses et des modifications afférentes à la DDP

La DDP – étape 2 - a pris fin le 3 février 2021 à 14 h normale de l’Est.

Conformément aux termes de notre engagement, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé les activités ci-dessus
• avons porté à l’attention de l’autorité contractante des questions liées à l’équité
• sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Le SE a fourni à l’autorité contractante des commentaires mineurs sur les documents de modifications proposés, qui ont été pris en compte par l’autorité contractante. il n’existe aucune question non résolue relative à cette étape.

Étape d'évaluation : Étape 2

Les activités suivantes ont été réalisées :

• examiné les documents suivants :
  • critères d'évaluation
  • plan d'évaluation technique
  • grilles d'évaluation technique
  • réponses des soumissionnaires
  • feuilles de travail d'évaluation financière
  • certification de prix
  • document final d’évaluation/de sélection
• participé à la réunion de lancement de l'évaluation le 8 février 2021 et a observé ce qui suit :
  • orientation et instructions fournies aux évaluateurs
  • grilles d'évaluation fournies aux évaluateurs
• participé à la réunion de consensus sur l'évaluation technique le 1 mars 2021 et a observé ce qui suit :
  • l'application du processus d'évaluation, y compris l'observation des réunions de consensus des équipes d'évaluation liées aux exigences obligatoires et cotées
  • la synthèse des résultats de l'évaluation
• examiné la documentation liée à l'évaluation financière (incluant la certification du prix) et les questions administratives le 25 juin 2021 et a observé ce qui suit :
  • processus pour compléter les formulaires d'évaluation financière
  • documents d'évaluation signés
  • calcul des notes finales
  • évaluation de la certification du prix
  • document final d’évaluation/de sélection

Deux soumissions ont été reçues pour l’étape 2. Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis organisé des réunions pour parvenir à un pointage consensuel pour les exigences obligatoires et cotées. Les réunions ont été menées par l’AT avec le support de l’autorité contractante. Les 2 soumissions ont rencontré les critères obligatoires et cotés.

Les réunions de consensus ont pris fin et les évaluateurs ont examiné et approuvé les évaluations consensuelles. La soumission ayant la meilleure cote fut soumise à une évaluation de capacité financière. TPSGC a conclu que le soumissionnaire proposé possède la capacité financière d’entreprendre les travaux proposés. RCGT a obtenu la certification de prix de TPSGC.

Aucun commentaire n’a été apporté par le SE sur cette étape. Il n’existe aucune question non résolue relative à cette étape.

Documents de référence

Les documents liés au numéro de demande EN448-203118/A et EN448-203118/C sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Les rôles et les responsabilités du chef d'équipe en surveillance de l’équité, du spécialiste SE et du représentant de l'entrepreneur en surveillance de l’équité ont été définis dans notre contrat avec TPSGC. Pour plus d'informations sur ces rôles et responsabilités, veuillez contacter TPSGC.

Addenda au rapport final

Le 7 octobre 2021

Addenda au rapport final du SE daté du 28 juin 2021 concernant le processus d’invitation à soumissionner EN448-203118/A et EN448-203118/B du Projet de remplacement de l’enveloppe de bâtiment des Terrasses de la Chaudière, émis par TPSGC.

Cet addenda au rapport final couvre la période suivant la fin de la phase d’évaluation.

Attribution de contrat, communications et compte rendu

Les activités suivantes ont eu lieu :

• l'autorité contractante a émis les lettres d'attribution et de refus le 9 juillet 2021
• réunions de compte rendu avec certains soumissionnaires les 10, 11 er 12 août 2021, et le 6 octobre 2021

Tous les soumissionnaires ont reçu un courriel indiquant le soumissionnaire retenu. 5 soumissionnaires, dont le soumissionnaire retenu, ont demandé une réunion de compte rendu.

Le SE a revu les communications mentionnées ci-dessus et a participé aux réunions de compte rendu. Aucun problème d'équité n'a été identifié lors de ces activités.

Suite aux activités réalisées et décrites dans le présent addenda, le SE émet par la présente l’opinion sans réserve suivante concernant le processus d’approvisionnement de remplacement de l’enveloppe de bâtiment des Terrasses de la Chaudière.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :