Projet de renseignement, de surveillance et de reconnaissance aéroportée et pilotée étape 2 soutien en service

1. Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement relatif au projet de renseignement, de surveillance et de reconnaissance aéroportée et pilotée soutien en service étape 2.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

2. Exigences du projet

HKA Global (Canada), Inc. a été engagé le 4 septembre 2015 à titre de SE pour observer le processus concurrentiel d’approvisionnement pour le projet de renseignement, de surveillance et de reconnaissance aéroportée et pilotée (RSRAP), entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte du ministère de la Défense nationale au moyen de l’invitation numéro W88485-163258/B. HKA Global (Canada), Inc. est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Comme décrit dans notre rapport final sur l’étape 1 du projet, 3 lettres d’intérêt (LI) portant les numéros d’invitation W8486-148564 E, F et G ont été publiées. La LI W88486-148564G a annoncé qu’il y aurait une stratégie d’approvisionnement révisée. Dans le cadre de la stratégie révisée, le mandat du SE exigeait uniquement la surveillance des activités d’approvisionnement entreprises pour l’acquisition de services de soutien, que nous avons désignée étape 2 du projet RSRAP.

Le présent rapport couvre les activités du SE à partir du début de la phase de consultation de l’industrie (CI) en avril 2018 jusqu’à la phase de sélection de l’entrepreneur le 23 mars 2021, en passant par la phase de demande de propositions (DDP) et l’achèvement de la phase d’évaluation des soumissions.

Nous avons examiné toute l’information fournie et observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport inclut notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, la méthodologie appliquée, et les détails de nos activités incluant toutes les observations pertinentes découlant des activités entreprises.

3. Mandat et observations du Surveillant de l’équité

L’objectif global de notre mandat était d’observer de manière indépendante le processus d’approvisionnement et de soumettre aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises avant qu’elles influent sur l’équité. Le directeur, Programme de surveillance de l’équité, aurait été informé de toute préoccupation relative à l’équité qui n’aurait pas été résolue en temps opportun. À la conclusion du processus d’approvisionnement, une attestation d’assurance est fournie quant à son équité, son ouverture et sa transparence.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents observé ou surveillé les activités de consultation de l’industrie, les activités relatives aux demandes de soumissions et les activités d’évaluation et de sélection de l’entrepreneur, nous avons fourni aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité et nous nous sommes assurés que les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

Le 20 avril 2018, nous avons examiné une ébauche de la LI W8486-148564/H qui incluait un modèle de réponse de l’industrie et le 26 avril 2018, nous avons examiné la LI H telle que publiée sur achatsetventes.gc.ca (document 1). L’objet de la LI H était de décrire le plan des activités de consultation de l’industrie. La modification 1 à la LI H a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 avril 2018 (document 2) et nous l’avons examinée à la même date. L’objet de cette modification était de mettre à jour le numéro d’identification des produits et services et clarifier l’information du titre. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée concernant la LI H et la modification 1.

Le 17 mai 2018, nous avons examiné la situation concernant la représentation lors des réunions de consultation de l’industrie à venir et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 30 mai 2018, nous avons examiné 3 réponses à la LI H reçues de soumissionnaires potentiels, la plus récente version de la présentation plénière pour la consultation de l’industrie et le calendrier des réunions individuelles. Le 31 mai 2018, nous avons examiné la version finale de la présentation plénière. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 4 juin 2018, nous avons examiné le calendrier modifié de rencontres individuelles et le même jour nous avons observé la réunion plénière de consultation de l’industrie et 3 rencontres individuelles. Le 5 juin 2018, nous avons observé 4 rencontres individuelles et le 6 juin 2018, nous avons observé 4 rencontres individuelles. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 8 juin 2018, la modification 2 à la LI H a été publiée sur achatsetventes.gc.ca (document 3) et nous l’avons examinée le même jour. L’objet de la modification 2 était de prolonger la date de soumission du modèle de réponse de l’industrie à la LI H. Le même jour, nous avons examiné une réponse à la LI H reçue d’un soumissionnaire potentiel. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 11 juin 2018, nous avons examiné une proposition de réponse à une question d’un soumissionnaire potentiel et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 20 juin 2018, nous avons examiné une ébauche de la modification 3 à la LI H concernant des accords de non-divulgation. La modification 3 a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 juin 2018 (document 4). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 6 juillet 2018, nous avons examiné une proposition de réponse à une question d’un soumissionnaire potentiel et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 5 octobre 2018, nous avons examiné la LI W8486-148564/I telle que publiée sur achatsetventes.gc.ca le 4 octobre 2018 (document 5) et nous avons examiné de l’information mise à jour sur le projet RSRAP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 5 octobre 2018, nous avons examiné la modification 1 à la LI I qui modifiait la date de clôture de la LI I et qui avait été publiée sur achatsetventes.gc.ca le même jour (document 6).

Le 16 octobre 2018, nous avons examiné une demande d’un soumissionnaire potentiel et la réponse proposée. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 23 octobre 2018, nous avons examiné une proposition de communication aux soumissionnaires potentiels concernant le modèle de réponse de l’industrie et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Le même jour, nous avons examiné le calendrier proposé pour les rencontres individuelles avec les soumissionnaires potentiels. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 26 octobre 2018, nous avons examiné l’ordre du jour et la présentation pour la deuxième journée de l’industrie et de la visite du site à la base des Forces canadiennes de Trenton qui allaient avoir lieu le 30 octobre 2018 et le dernier calendrier des rencontres individuelles avec les fournisseurs potentiels qui allaient avoir lieu à Ottawa le 31 octobre et le 1er novembre 2018. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 30 octobre 2018, nous avons examiné la session plénière de la deuxième journée de l’industrie et la visite du site par les soumissionnaires potentiels aux installations appropriées à la base des Forces canadiennes de Trenton. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 31 octobre 2018, nous avons observé 4 rencontres individuelles et le 1er novembre 2018, nous avons observé 3 rencontres individuelles avec des soumissionnaires potentiels. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 16 novembre 2018, nous avons examiné une demande de prolongation de la date de clôture de la LI I et la réponse proposée. Le même jour, nous avons examiné les réponses à la LI I de quelques soumissionnaires potentiels. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 19 novembre et le 4 décembre 2018, nous avons examiné les réponses de soumissionnaires potentiels additionnels. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 18 avril 2019, nous avons examiné une ébauche de la LI W8486-148564/J et fourni des commentaires relatifs à l’équité les 19, 21 et 23 avril 2018. La LI J a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 24 avril 2019 (document 7). La modification 1 à la LI J a été publiée le 26 avril 2019 (document 8). La modification 2 à la LI J (document 9) a aussi été publiée le 26 avril 2019 et avisait que la LI J était annulée.

Le 30 avril 2019, nous avons examiné une approche proposée pour des discussions avec des soumissionnaires potentiels et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 10 mai 2019, nous avons examiné la LI W8486-148564/K qui avait été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 2 mai 2019. L’objet de la LI K était d’obtenir de l’industrie une rétroaction sur l’ébauche de la DDP, de décrire les règles de consultation et d’inviter les entreprises à s’inscrire pour les rencontres individuelles qui devraient avoir lieu à la fin du mois de juin 2019. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 15 mai 2019, nous avons examiné plusieurs questions et réponses proposées concernant l’ébauche de la DDP qui avaient été soumises par des soumissionnaires potentiels et l’approche proposée qui serait prise pour répondre aux questions reçues. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 21 mai 2019, nous avons examiné le calendrier proposé pour les prochaines rencontres individuelles. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 23 mai 2019, nous avons examiné les invitations envoyées aux soumissionnaires potentiels concernant les rencontres individuelles et nous avons assisté à une mini réunion de lancement avec l’autorité contractante. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 28 mai 2019, nous avons examiné des questions de soumissionnaires potentiels et les réponses proposées. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 10 juin 2019, nous avons examiné une proposition de communication aux soumissionnaires potentiels concernant les prochaines rencontres individuelles. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 19 et 20 juin 2019, nous avons observé 2 rencontres individuelles, à raison d’une par jour, avec des soumissionnaires potentiels. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 18, 23, 25, 26 et 30 juillet 2019, nous avons examiné un sommaire des commentaires de l’industrie en réponse à la LI K, et l’approche pour répondre aux questions de l’industrie et les réponses proposées. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 28 août 2019, nous avons examiné l’approche proposée pour répondre à une question d’un soumissionnaire potentiel. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 11 et 12 décembre 2019, nous avons examiné l’approche proposée concernant un problème avec un soumissionnaire potentiel. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 9 janvier 2020, nous avons examiné l’approche à adopter pour répondre à certaines questions de soumissionnaires potentiels concernant l’ébauche de la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 14 janvier 2020, nous avons examiné la LI W8486-148564/L qui avait été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 13 janvier 2020 (document 11) qui changeait le numéro de l’invitation du projet et d’autres communications aux soumissionnaires potentiels. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 7 avril 2020, nous avons examiné le contenu proposé d’une LI additionnelle concernant les exigences de sécurité. La LI additionnelle n’a pas été publiée et au lieu les soumissionnaires potentiels ont été informés par courriel le 23 avril 2020 du changement des exigences de sécurité. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 14, 16, 19, 20 et 27 avril 2020, nous avons examiné le statut du projet et l’approche proposée pour communiquer avec l’industrie et la distribution et l’évaluation des propositions. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

La DDP a été communiquée aux fournisseurs qualifiés le 28 août 2020 (document 12) et le même jour nous avons examiné une ébauche d’un avis de projet de marché (APM) informant d’autres soumissionnaires potentiels de la marche à suivre pour obtenir la DDP qui ne serait pas publiée sur achatsetventes.gc.ca. Le 31 août 2020, l’APM a été publié sur achatsetventes.gc.ca (document 13). Nous n’avions aucun commentaire relatif à l’équité.

Durant la période du 2 septembre au 11 décembre 2020, nous avons examiné les questions de l’industrie et les communications proposées avec les soumissionnaires potentiels. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les 12 et 13 septembre 2020, nous avons examiné la modification 1 proposée à la DDP (document 14) et nous l’avons examinée le 14 septembre telle que publiée sur achatsetventes.gc.ca. La modification 1 a changé la date de clôture des soumissions et apporté plusieurs autres changements qui avaient été identifiés dans la modification affichée sur achatsetventes.gc.ca.

Le 14 septembre 2020, nous avons informé l’autorité contractante d’un problème d’équité potentiel, et durant la période du 15 septembre au 1er octobre 2020, nous avons fourni à l’autorité contractante plus de détails concernant le potentiel problème d’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet pour régler le problème.

Le 1er octobre 2020, nous avons examiné la modification 2 à la DDP (document 15) qui avait été envoyée aux fournisseurs qualifiés et publiée sur achatsetventes.gc.ca le 2 octobre 2020. La modification 2 a changé la date de clôture des soumissions.

Durant la période du 26 au 29 octobre 2020, nous avons examiné et discuté le plan de l’évaluation technique incluant le processus de conformité des soumissions en phases avec les responsables du projet et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 6 novembre 2020, nous avons examiné la modification 3 proposée à la DDP (document 16) qui avait été envoyée aux fournisseurs qualifiés et publiée sur achatsetventes.gc.ca le 8 novembre 2020. La modification 3 a apporté des clarifications et corrections à la DDP qui n’avait pas été identifiées dans la modification affichée sur achatsetventes.gc.ca mais qui allaient être mises à la disposition des fournisseurs qui répondaient aux exigences de sécurité identifiées dans l’APM.

Le 25 novembre 2020, nous avons examiné la modification 4 proposée à la DDP (document 17) qui avait été envoyée aux fournisseurs qualifiés et publiée sur achatsetventes.gc.ca le 26 novembre 2020. La modification 4 a changé la date de clôture des soumissions.

Le 7 décembre 2020, nous avons examiné la modification 5 proposée à la DDP (document 18) qui avait été envoyée aux fournisseurs qualifiés et publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 décembre 2020. La modification 5 a apporté des clarifications et corrections à la DDP qui n’avait pas été identifiées dans la modification affichée sur achatsetventes.gc.ca mais qui allaient être mises à la disposition des fournisseurs répondant aux exigences de sécurité identifiées dans l’APM.

La date de clôture de la DDP était le 16 décembre 2020.

Durant la période du 16 au 30 décembre 2020, nous avons examiné des courriels de l’autorité contractante concernant des fichiers corrompus reçus d’un soumissionnaire qui ne pouvaient pas être ouverts. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Nous avons été informés le 30 décembre 2020 que les fichiers avaient été ouverts avec succès.

Le 4 janvier 2021, nous avons surveillé une séance d’information fournie aux évaluateurs de l’évaluation des critères techniques, le même jour nous avons surveillé la réunion de lancement de l’évaluation de l’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDEC). Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 5 janvier 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des critères obligatoires M1 à M11. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 6 janvier 2021, nous avons surveillé les réunions entre les responsables du projet concernant le processus global d’évaluation des soumissions, les rapports d’évaluation de la conformité et les soumissionnaires en coentreprise. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 7 janvier 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des exigences obligatoires R1 et R2. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 8 janvier 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des exigences obligatoires de l’ISDEC. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 11 janvier 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des exigences cotées R3 et R4. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 12 janvier 2021, nous avons surveillé la réunion de l’évaluation consensuelle de l’ISDEC pour les exigences obligatoires et cotées. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 13 janvier 2021, nous avons surveillé les réunions de l’évaluation consensuelle pour les exigences obligatoires R6 et R10. Le même jour, nous avons examiné le rapport d’évaluation de conformité (REC) proposé pour chacun de 2 soumissionnaires et nous avons surveillé une réunion de projet concernant la gestion de questions et clarifications aux soumissionnaires. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 14 janvier 2021, nous avons surveillé des réunions d’évaluation consensuelle couvrant R8 et R11. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 15 janvier 2021, nous avons surveillé des réunions d’évaluation consensuelle couvrant les exigences obligatoires M1 à M11 pour les coentreprises et les exigences cotées R5, R7 et R9. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 20 janvier 2021, nous avons discuté du problème de soumission financière avec l’autorité contractante. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les 21, 22, 25 et 27 janvier 2021, nous avons discuté des problèmes de réponse au REC avec les responsables du projet et avons surveillé les échanges entre les responsables du projet concernant l’évaluation des réponses au REC des soumissionnaires. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 28 janvier 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle d’une réponse de l’ISDEC au REC d’un soumissionnaire. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures ont été prises par les responsables du projet.

Le 2 février 2021, nous avons surveillé les réunions des évaluateurs. Le même jour, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des REC pour R1, R2, R5, R6 et R7. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 3 février 2021, nous avons surveillé une réunion des évaluateurs. Le même jour, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des REC pour les exigences cotées R3 et R4. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 4 février 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des REC pour l’exigence cotée R2. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les 10, 11, 14 et 15 février 2021, nous avons discuté du processus de conformité des soumissions en phases avec les responsables du projet. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 19 mars 2021, nous avons examiné par vidéoconférence les feuilles de calcul d’évaluation remplies et préparées par une équipe de 2 représentants de TPSGC. Les feuilles de calcul étaient conformes au processus d’évaluation, au régime de pointage et le processus spécifié dans la DDP pour sélectionner le soumissionnaire recommandé. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

4. Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation W8485-163258/B sont disponibles auprès du bureau du projet RSRAP ou sur achatsetventes.gc.ca.

5. Addenda au rapport final

Le 9 août  2021

Cet addenda couvre la période postérieure à la conclusion de la phase d’évaluation incluant l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 29 avril 2021, l’autorité contractante nous a informés qu’un contrat avait été attribué le 21 avril 2021 à un soumissionnaire et nous a fourni les lettres de regret qui avaient été envoyées le 20 avril 2021 aux 4 soumissionnaires non retenus. Nous avons examiné les lettres de regret et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 17, 18 et 19 mai 2021, nous avons surveillé le compte rendu donné à 3 soumissionnaires non retenus, à raison d’un chaque jour. Lors des comptes rendus, chacun de ces 3 soumissionnaires non retenus ont demandé 1 copie de ses scores détaillés, copie qui leur a été remise lors de leur propre compte rendu. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le quatrième soumissionnaire non retenu a demandé un décompte détaillé de son score au lieu d’un compte rendu ce qui lui a été fourni le 17 mai 2021. Le 21 mai 2021, l’autorité contractante nous a informés que le quatrième soumissionnaire non retenu avait demandé des explications supplémentaires concernant les scores qui avaient été attribués à sa soumission, et le 25 mai 2021, nous avons examiné les détails supplémentaires proposés à être fournis et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 21 mai 2021, l’autorité contractante nous a aussi informés que le soumissionnaire retenu avait demandé un compte rendu concernant sa soumission et le 31 mai 2021, nous avons surveillé le compte rendu donné et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 2 juin 2021, l’autorité contractante nous a informés que lors d’un compte rendu, un soumissionnaire non retenu avait demandé et reçu une copie de ses scores et avait maintenant demandé de l’information plus détaillée concernant ses scores individuels sur chaque exigence cotée. Nous avons examiné la réponse proposée et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Le 15 juin 2021, l’autorité contractante nous a informé que le même soumissionnaire non retenu avait demandé des détails supplémentaires sur comment ses scores avaient été déterminés. Nous avons examiné la réponse proposée et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 2 août 2021, l’autorité contractante nous a informés qu’aucune autre communication n’était attendue de la part des soumissionnaires et que l’étape des comptes rendus pouvait être considérée comme terminée.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement relatif au projet de RSRAP soutien en service étape 2 :

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement relatif au projet de RSRAP soutien en service étape 2 que nous avons observé ou surveillé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.