Services de réservation de Parcs Canada

1. Contexte

BDO Canada s.r.l./S.E.N.C.R.L. (BDO) a été embauché le 22 novembre  2019 par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à titre de surveillant de l’équité (SE) afin d’observer le processus de sélection lié à l’acquisition des Services de réservation de Parcs Canada (SRPC).

BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité. Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le SE jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation pour le processus de sélection du SRPC numéro 5P047‑175117/E.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, de la méthodologie utilisée, et des observations pertinentes des activités qui ont été tenues jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation.

2. Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel pour le SRPC jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

3. Exigences du projet

TPSGC, au nom de l’Agence Parcs Canada (APC), cherche à obtenir un nouveau service de réservation pour permettre aux visiteurs de réserver un hébergement, un camping, de l’équipement ou des activités, et d’acheter leur carte d’entrée, ainsi que des produits dérivés ou autres en ligne et sur diverses plateformes numériques. La solution doit également permettre aux visiteurs d’accéder rapidement à leur compte et de modifier leurs plans de voyage. De plus, la solution doit permettre au personnel de l’APC de gérer et de communiquer de façon efficace et productive les activités de grande qualité offertes aux visiteurs et de mieux comprendre ce qu’ils font pendant leur séjour. Le SRPC doit aussi comprendre des services de formation et des services professionnels.

La solution doit permettre une gamme complète de fonctionnalité en ce qui concerne le camping, les événements et les autres activités permettant les réservations dans les parcs nationaux, les lieux historiques nationaux, les aires marines nationales de conservation et le parc urbain national administré par l'APC. La solution doit inclure la réservation, le centre d'appels, la gestion des stocks et les services de suivi, de maintenance et de support, la formation et les services professionnels.

4. Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

BDO a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus de sélection proposé par l’APC pour les SRPC et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée. La demande de propositions (DP) a été envoyée à une liste de 5 fournisseurs qui s’étaient qualifiés via le processus d’invitation à se qualifier.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, nous avons observé les activités jusqu'à la fin de la phase d’évaluation, nous avons fait part des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC) et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Ce qui suit est un résumé des activités du SE et des observations connexes depuis la date de début du processus du 22 novembre 2019 jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation.

5. Processus de demande de propositions

5.1 Activité surveillée

5.1.1 Documents examinés

Au cours de la phase de la DP, le SE a reçu les documents suivants pour examen:

• Documents de DP provisoires et finaux
• Directive d'évaluation provisoire et finale
• Questions et réponses de clarification pendant la période d'ouverture des offres
• Addenda
• Correspondance avec l'industrie
• Résumé de l’évaluation financière

5.1.2 Période d’affichage

La DP a été envoyée par courriel aux 5 fournisseurs qualifiés et 1 avis de projet de marché a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 15 avril 2020. Pendant la période d’affichage, 9 modifications ont été émises, répondant à 34 questions de clarification. Dans la modification 5, le 13 mai 2020, la date de clôture a été reportée au 14 juillet 2020.

4 réponses ont été reçues à la date et à l'heure de clôture.

5.1.3 Évaluation financière de la demande de propositions

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases – phase 1, un examen des soumissions a été entrepris pour déterminer si les soumissions comprenaient une soumission financière et si chaque soumission financière comprenait tous les renseignements requis. Un rapport d'évaluation de la conformité (REC) a été envoyé à 2 soumissionnaires décrivant les informations qui manquaient dans leur soumission financière. Les réponses au REC ont été fournies dans les délais impartis et tous les soumissionnaires sont restés dans le concours.

Le SE a vérifié le résumé de l’évaluation financière. Suite à l'évaluation des 4 propositions techniques, les scores de l’évaluation technique ont été ajoutés aux scores de l’évaluation financière pour déterminer la soumission retenue sur la base de la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix sur la base d'un ratio de 30% pour la note technique et de 70% pour la note de prix.

5.1.4 Évaluation technique de la demande de propositions

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases – phase 2, un examen des propositions techniques a été entrepris afin d'identifier tous les cas où le soumissionnaire n'avait pas satisfait aux critères obligatoires admissibles.

Le SE a assisté à la séance d’orientation des évaluateurs le 22 juillet 2020 et aux réunions de consensus sur l'évaluation qui ont eu lieu pour les 4 propositions, les 28 et 29 juillet et le 5 et 10 août 2020.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les réponses à la DP:

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la réponse dans son cahier de travail de l'évaluateur
• Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• Les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• Le SE a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord avec le consensus final
• Toutes les propositions respectaient les exigences obligatoires

La DP prévoyait la possibilité d'effectuer une phase de vérification et de démonstration de proposition pour la soumission obtenant la note la plus élevée pour le mérite. À la fin de la phase d'évaluation de la proposition technique, l'équipe de l'APC a décidé de ne pas procéder à cette phase.

5.2 Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DP et toutes les ébauches de modifications à la DP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'équipe de l’APC et par l'AC, et des modifications ont été émises. La même information a été fournie à tous les participants.

Toute observation ou demande de clarification faite par le SE a été traitée par l'équipe de l’APC et par l'AC.

L’équipe de l’APC et l’AC ont été attentifs en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

Au cours de la phase d'évaluation de la DP, le SE a examiné les principes d'équité, d'ouverture et de transparence pour l'examen des documents et le suivi des activités énumérés ci-dessous:

• Le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• 5 membres de l'équipe d'évaluation ont été choisis et confirmés, qu’ils pouvaient faire partie de l’équipe d’évaluation, avant la réception des DP
• Une formation d'orientation des évaluateurs a été offerte à tous les évaluateurs. L'AC a informé au minimum tous les évaluateurs des éléments suivants :
  • l'identité des soumissionnaires et demandé aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts
  • protocoles de confidentialité
  • contrôle des documents
  • processus de clarification
  • aperçu des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle
  • explication des critères cachés
  • explication de la notion d'équité et du besoin d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable de toutes les réponses
  • des conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la réponse – pas les informations provenant de contrats antérieurs, les connaissances personnelles, etc
• Les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DP
• Les soumissions ont été enregistrées dès leur réception, indiquant clairement qu'elles ont été soumises à temps

6. Documents de référence

Les documents relatifs à la l’invitation numéro 5P047-175117/E sont disponible auprès du bureau responsable du projet.

7. Addenda au rapport final concernant l’acquisition des Services de Réservation de Parcs Canada, 6 avril 2021

Introduction

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus. Le contrat a été attribué le 8 décembre 2020. Parallèlement à la notification d'attribution, des lettres de regret, qui ont été révisés par le SE, ont été envoyées à trois soumissionnaires le 8 décembre 2020 expliquant les résultats de l'évaluation de leurs propositions. Deux soumissionnaires non retenus ont demandé des comptes rendus, qui ont eu lieu le 20 janvier 2021 en présence du SE.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel pour les SRPC jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.