Services de soutien sur place de la 5e Escadre Goose Bay

1. Attestation d’assurance

Par la présente le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement relatif aux Services de soutien sur place de la 5e Escadre Goose Bay.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

2. Exigences du projet

HKA Global (Canada), Inc. a été engagé le 3 avril 2012 à titre de SE pour observer le processus concurrentiel d’approvisionnement pour le projet des Services de soutien sur place de la 5e Escadre Goose Bay, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte du ministère de la Défense nationale (MDN). Ce processus concurrentiel d’approvisionnement est entrepris par TPSGC au moyen de la lettre d’intérêt (LI) portant le numéro W6369-170006/A et la demande de propositions (DDP) portant le numéro W6369-170006/B. HKA Global (Canada), Inc. est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Ce rapport final couvre les activités du SE à partir de l’initiation des activités du SE en juillet 2018 jusqu’à l’affichage de la LI sur achatsetventes.gc.ca, les activités de consultation de l’industrie sur les versions ébauchent de la DDP, l’affichage de la DDP sur achatsetventes.gc.ca, l’évaluation des propositions reçues et la sélection de l’entrepreneur recommandé.

Nous avons examiné toute l’information fournie et nous avons observé ou surveillé toutes les activités pertinentes. Ce rapport inclut notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, et les détails de nos activités incluant toutes les constatations pertinentes découlant des activités entreprises.

3. Mandat et observations du surveillant de l’équité

L’objectif Global de notre mandat était de fournir une observation indépendante du processus d’approvisionnement et de soumettre aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises avant quelles influent sur l’équité. Le directeur, programme de la surveillance de l’équité serait informé de toute préoccupation relative à l’équité qui n’aurait pas été résolue en temps opportun. À la conclusion du processus d’approvisionnement, une attestation d’assurance sera fournie quant à son équité, son ouverture et sa transparence.

En accord avec les termes de notre mandat, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, observé ou surveillé les activités de consultation de l’industrie, les activités relatives aux demandes de soumissions et les activités d’évaluation et de la méthode de sélection de l’entrepreneur, nous avons fourni aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

Le 24 juillet 2018, nous avons examiné une version ébauche de la LI et nous avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Le 23 août 2018, nous avons examiné la LI telle qu’affichée sur achatsetventes.gc.ca (document 1). L’objet de la LI était pour annoncer l’approvisionnement des Services de soutien sur place de la 5e Escadre Goose Bay et de décrire le plan des activités de la consultation de l’industrie menant à la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 29 août 2018, nous avons examiné une ébauche de la modification 1 à la LI. La modification 1 a été subséquemment affichée le 5 septembre 2019 (document 2). L’objet de la modification était d’ajouter le support des opérations et les services météorologiques à la vue d’ensemble de l’énoncé des travaux dans la LI. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 30 octobre 2018, nous avons examiné la modification 2 à la LI telle que publiée sur achatsetventes.gc.ca (document 3). L’objet de la modification était de répondre aux questions de l’industrie et de modifier la LI pour inclure l’information pertinente sur les exigences des marchandises contrôlées. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 30 novembre 2018, nous avons examiné l’ébauche de la modification 3 à la LI qui avait subséquemment été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 4 décembre 2018 (document 4). L’objet de la modification était de modifier le calendrier inclus dans la LI. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 1er février 2019, nous avons examiné les questions posées à l’industrie sur le calendrier des rencontres individuelles. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 4 et 11 mars 2019, nous avons examiné une ébauche de l’énoncé des travaux pour les services requis à Goose Bay. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 2 au 8 mai 2019, nous avons examiné une ébauche de la DDP. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis à l’autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises. Le 10 mai 2019, l’ébauche de la DDP a été affichée sur achatsetventes.gc.ca comme étant la modification 4 à la LI (document 5).

Le 13 mai 2019, nous avons examiné une ébauche d’une pièce jointe à la LI, l’objet de laquelle était d’inviter l’industrie à une journée de l’industrie et des rencontres individuelles confidentielles et de décrire les arrangements pour les événements. Le 15 mai 2019, la pièce jointe a été affichée sur achatsetventes.gc.ca (document 6). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 30 mai 2019, nous avons examiné l’ébauche d’une présentation destinée à l’industrie lors de la prochaine journée de l’industrie. Le 3 juin 2019, nous avons observé la journée de l’industrie. La présentation a couvert le contexte de la 5e Escadre Goose Bay, une description sommaire des services de soutien et un aperçu du contenu attendu de la prochaine DDP et le contrat subséquent. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

La présentation donnée à la journée de l’industrie a été affichée telle une pièce jointe à la LI sur achatsetventes.gc.ca le 19 juin 2019 (document 7). La pièce jointe indiquait aussi l’information d’enregistrement pour une visite facultative à la 5e Escadre Goose Bay. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 3 au 6 juin 2019, nous avons observé les rencontres individuelles confidentielles avec 7 firmes intéressées. Chaque rencontre suivait les mêmes règles avec un ordre du jour commun avec la plupart du temps accordé aux questions et préoccupations des entreprises. L’équipe du projet avait une approche cohérente pour répondre ou reporter pour considération ultérieure les questions ou les préoccupations soulevées. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 8 juillet 2019, nous avons examiné une ébauche de la modification 5 qui était composée de questions reçues d’entreprises intéressées et les réponses proposées. La modification 5 a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 11 juillet 2019 (document 8). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 10 juillet 2019, nous avons observé la visite facultative du site de la 5e Escadre. Une présentation a été fournie couvrant le contexte des besoins de Goose Bay et un aperçu de la DDP à venir. Un autobus a assuré le transport de tous les participants en même temps assurant que tous recevaient la même information sur chaque installation visitée. On s’est assuré que tous les participants entendaient les réponses aux questions posées. Une période de questions a eu lieu après la visite. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 16 juillet 2019, nous avons examiné 2 documents sous la forme d’ébauche : un «résumé de rétroaction et de résultats» reçus conformément à la LI et une liste principale des questions reçues dans le cadre des activités de consultation de l’industrie. Le résumé a été affiché subséquemment en tant que pièce jointe à la LI le 19 juillet (document 9) avec la liste principale des questions qui y a été intégrée. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 2 août au 3 septembre 2019, nous avons examiné une série de questions additionnelles reçues de fournisseurs intéressés et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Ces questions et réponses ont été affichées sur achatsetventes.gc.ca comme étant la modification 6 le 2 août 2019, la modification 7 le 26 août et la modification 8 le 3 septembre 2019 (documents 10, 11 et 12 respectivement).

Le 4 septembre 2019, nous avons été informés par l’autorité contractante qu’étant donné qu’une autre partie de l’ébauche de la DDP avait fait l’objet d’une révision importante, une ébauche révisée serait fournie à l’industrie pour commentaires. Durant la période du 4 au 10 septembre 2019, nous avons examiné l’ébauche de la DDP. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 6 septembre 2019, nous avons examiné l’ébauche de la modification 10 à la LI. L’objet de cette ébauche était d’obtenir une rétroaction de l’industrie sur cette ébauche DDP révisée. La modification 9 à la LI (document 13) a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 10 septembre 2019 de même que la modification 10 (document 14) la DDP révisée elle-même. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 26 février 2020, nous avons examiné la DDP telle qu’affichée sur achatsetventes.gc.ca (document 15) et la modification 1 à la DDP (document 16). La modification 1 fournissait les réponses aux questions 1 à 17 qui avaient été soumises par les fournisseurs intéressés juste avant l’affichage de la DDP. Nous avons aussi été informés par l’autorité contractante que la planification d’une visite du site à Goose Bay était prévue pour le 12 mars 2020. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 5 mars au 15 juillet 2020, nous avons examiné les modifications 2 à 12 à la DDP (documents 17 à 27). Nous avons initialement examiné les modifications sous forme d’ébauche juste avant leur affichage avec un examen final après que chacune avait été affichée. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis à l’autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises.

Les objets des modifications 2 à 12 à la DDP étaient les suivants :

• modification 2 – de mettre à jour la DDP
• modification 3 – d’informer le processus pour obtenir des copies de références et de fournir les réponses aux questions (8 à 19) soumises par les fournisseurs intéressés
• modification 4 – de prolonger la date de clôture
• modification 5 – de mettre à jour la DDP et de fournir les réponses aux questions 20 à 140
• modification 6 – de fournir les réponses aux questions 34, 89 et 141 à 249
• modification 7 – de prolonger la date de clôture
• modification 8 – de mettre à jour la DDP et de fournir les réponses aux questions 148, 176 et 250 à 400
• modification 9 – de mettre à jour la DDP et de fournir les réponses aux questions 401 à 450 et d’autres questions précédentes pour lesquelles les réponses avaient été reportées
• modification 10 – de modifier l’énoncé des travaux et de fournir les réponses à certaines questions précédentes qui avaient été reportées
• modification 11 – de prolonger la date de clôture, de modifier l’énoncé des travaux et de répondre à certaines questions qui avaient été reportées
• modification 12 – de modifier la feuille de calcul de l’évaluation financière et de la base de paiement afin d’incorporer les récentes modifications à l’énoncé des travaux et de répondre aux questions restantes qui avaient été reportées

Le 12 mars 2020, nous avons observé la visite du site à Goose Bay par les fournisseurs intéressés. Un autobus a fourni le transport de tous les participants au même moment, assurant ainsi que tous aient reçu la même information. La visite était complète et tous les bâtiments et installations pertinentes ont été vus et visités à l’intérieur, le cas échéant, sous réserve de restrictions de sécurité, excepté l’usine de traitement de l’eau. L’usine de traitement de l’eau n’a pas été visitée en raison des risques d’accessibilité hivernaux. On a pris soin d’assurer que tous les fournisseurs aient entendu les réponses aux questions posées. Après la visite, une période de questions commune a été tenue et les réponses ont été fournies. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Au cours des derniers mois de la période de l’affichage de la DDP et la période de l’évaluation, le Canada était à diverses étapes d’un confinement. Le confinement n’a eu aucune incidence sur l’équité du processus concurrentiel. Lorsque les pratiques généralement acceptées ne pouvaient pas être entreprises, des processus alternatifs ont été mis en place. Ces processus alternatifs, dont l’un est décrit dans le paragraphe suivant répondaient au même standard d’équité que les processus normaux.

Durant la période du 24 avril au 1er mai 2020, nous avons examiné des courriels de l’autorité contractante aux fournisseurs intéressés les informant que des documents volumineux contenant des informations sensibles seraient désormais disponibles via un service informatique en nuage en raison du confinement pandémique. Ces documents étaient des pièces jointes à la DDP qui ne pouvaient pas être affichés sur achatsetventes.gc.ca en raison de la sensibilité et qui seraient normalement obtenus auprès du bureau de l’autorité contractante. Les fournisseurs intéressés ont reçu des instructions détaillées et ont été informés lors de l’ajout de nouveaux documents sur le service informatique en nuage. L’autorité contractante a subséquemment confirmé aux fournisseurs intéressés que le système fonctionnait et que chacun avait accès à leurs dossiers respectifs. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 22 mai 2020, nous avons examiné 1 courriel d’un fournisseur intéressé envoyé à l’autorité contractante exprimant des préoccupations concernant un service spécifique que l’entrepreneur retenu serait tenu de fournir. Le 26 mai 2020, nous avons surveillé une téléconférence de l’équipe du projet au cours de laquelle le sujet a été discuté. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis. Nous avons examiné une ébauche de la réponse proposée au fournisseur le 26 mai 2020 et avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 22 juin 2020, nous avons surveillé 1 appel téléconférence entre 1 fournisseur intéressé et l’autorité contractante. Par courtoisie, le fournisseur voulait informer de la mise en place d’un arrangement d’une équipe pour soumissionner. L’autorité contractante a pris note de l’arrangement sans faire de commentaire autre que pour porter à l’attention du fournisseur les clauses pertinentes de la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 23 juin 2020, nous avons examiné 1 courriel de l’autorité contractante informant les fournisseurs intéressés que, compte tenu de la pandémie, l’unité de réception des soumissions TPSGC a recommandé que les propositions soient soumises de façon électronique en utilisant l’outil de Connexion postel de Postes Canada. Le 24 juin 2020, nous avons examiné une autre communication informant les fournisseurs intéressés que les instructions applicables pour l’utilisation de la Poste électronique pour soumettre des propositions étaient disponibles dans les clauses et conditions d’achat de TPSGC et leur fournissant le lien.

La date de clôture était le 6 août 2020.

Le 6 août 2020, nous avons répondu à 1 courriel de l’autorité contractante concernant une ébauche de réponse à 1 soumissionnaire sur le parrainage pour 1 attestation de sécurité d’installation. La réponse était conforme à la pratique normale. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 10 août 2020, nous avons été informés par l’autorité contractante qu’une section d’une proposition d’un soumissionnaire avait été mal transmise par la Poste électronique de Postes Canada et que le Canada avait l’intention de permettre au soumissionnaire de soumettre à nouveau cette section de sa proposition. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 25 août 2020, nous avons examiné 1 série de courriels concernant un conflit d’intérêts potentiel d’un évaluateur. Nous n’avions aucun commentaire lié à l’équité sur l’action proposée à être entreprise par l’autorité contractante.

Le 26 août 2020, nous avons examiné la grille d’évaluation technique proposée par l’autorité contractante et à être utilisée par les évaluateurs pour enregistrer leurs résultats individuels d’évaluation. Le document était conforme aux critères d’évaluation de la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 31 août 2020, nous avons examiné la direction fournie aux évaluateurs par l’autorité contractante concernant l’éligibilité de l’expérience corporative des membres d'une équipe de soumissionnaires. La direction était conforme aux exigences énoncées dans la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 15 septembre 2020, nous avons examiné 1 série de courriels entre l’autorité contractante et les évaluateurs concernant la conduite de l’évaluation et avons fournis des commentaires relatifs à l’équité qui ont été fournis au coordonnateur de l’évaluation. Des commentaires additionnels relatifs à l’équité ont été fournis le 24 septembre 2020. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le processus d’évaluation était assujetti au processus de conformité des soumissions par étapes qui permettait aux soumissionnaires de fournir des informations supplémentaires ou différentes afin de démontrer la conformité avec les exigences obligatoires. Le 9 octobre 2020, nous avons examiné 2 ébauches de rapports d’évaluation de conformité (REC) identifiant la non-conformité aux exigences obligatoires dans les propositions de 2 soumissionnaires. Le 13 octobre 2020, nous avons examiné les REC tels que transmis aux soumissionnaires respectifs et le 15 octobre 2020, nous avons examiné les réponses reçues des soumissionnaires. Les réponses ont été subséquemment fournies aux équipes d’évaluation appropriées qui ont ré-évalué les critères obligatoires pertinents. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 16 septembre au 27 novembre 2020, nous avons surveillé les réunions d’évaluation consensuelles des critères obligatoires et cotés. Des téléconférences ont été utilisées pour mener les discussions consensuelles. Chaque équipe d’évaluation était composée de personnel du MDN militaire et civil compétent et expérimenté dans le domaine à être évalué, par exemple, les services d’alimentation, les services de transport et les services immobiliers. Une attention particulière a été prise dans la composition des équipes d’évaluation dans le but d’assurer que le présent entrepreneur n’obtienne pas un avantage à cause des relations de travail à Goose Bay. Alors que chaque équipe d’évaluation comprenait généralement 1 ou plusieurs membres du personnel de Goose Bay, la majorité des évaluateurs de chaque équipe d’évaluation n’étaient pas de Goose Bay. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 4 janvier 2021, nous avons examiné la feuille de calcul qui avait été complétée sous forme de tableau et devant servir pour l’évaluation qui nous avait été transmise par l’autorité contractante. Le tableau était cohérent avec le processus d’évaluation, le régime de pointage et le processus spécifié dans la DDP pour la sélection du soumissionnaire recommandé. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

4. Documents de référence

Les documents suivants ont été identifiés par numéro dans le présent rapport. Ces documents sont disponibles auprès du bureau de projet Services de soutien sur place de la 5e Escadre Goose Bay ou sur achatsetventes.gc.ca.

Veuillez noter que la modification 2 à la DDP a été affichée 2 fois sur achatsetventes.gc.ca le 6 mars 2020 et qu’elle est identifiée comme étant à la fois la modification 2 et la modification 3 dans la colonne des documents d’invitation à soumissionner sur achatsetventes.gc.ca. Une autre modification 3 a été affichée à une date ultérieure.

5. Addenda au rapport final du surveillant de l’équité daté du 23 mars 2021 pour les services de soutien sur place de la 5e Escadre Goose Bay, 6 mai 2021

Cet addenda couvre la période postérieure à la conclusion de la phase de l’évaluation incluant l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 15 février 2021, nous avons examiné 1 lettre de l’autorité contractante adressée à 1 soumissionnaire déclarant que la proposition de ce dernier avait été retenue suite à la compétition et que le contrat lui serait attribué sous réserve de soumettre la documentation requise à la partie 6 «sécurité, financière, personnel et autres exigences» spécifiée dans la demande de propositions. Le 19 février 2021, nous avons examiné 2 courriels en provenance du soumissionnaire adressés à l’autorité contractante, auxquels la documentation requise était jointe. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 12 mars 2021, nous avons examiné 1 lettre de l’autorité contractante adressée au soumissionnaire retenu, informant ce dernier que le contrat lui avait été attribué. Le même jour nous avons examiné les lettres de l’autorité contractante adressées aux 2 soumissionnaires non retenus décrivant pourquoi ils n’avaient pas été retenus et les invitant à communiquer avec l’autorité contractante pour plus de détails.

Le 1er avril 2021, nous avons surveillé un compte rendu donné au soumissionnaire retenu et le 7 avril 2021, nous avons surveillé le compte rendu donné à 1 soumissionnaire non retenu. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour les services de soutien sur place de la 5e Escadre Goose Bay.

Selon l’avis professionnel du SE le processus d’approvisionnement pour les services de soutien sur place de la 5e Escadre Goose Bay que nous avons observé ou surveillé, a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.