Système d’aéronef télépiloté pour le Programme national de surveillance aérienne

1. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel pour le système d’aéronef télépiloté pour le Programme national de surveillance aérienne à commencer par la lettre d’intérêt initiale jusqu’à la clôture de l’étape d’évaluation de la demande de proposition (DDP).

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

2. Exigences du projet

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) le 8 décembre 2015 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant système d’aéronef télépiloté (SATP) pour le Programme national de surveillance aérienne, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte de Transports Canada (TC), dans le cadre de l’appel d’offres T8493-150035. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE à commencer par la publication de la lettre d’intérêt (LI) initiale le 9 mars 2016, jusqu’à la clôture du processus d’évaluation des soumissions le 9 septembre 2020.

TC a besoin d'un SATP capable de fonctionner au-delà de la visibilité directe qui sera utilisé par TC comme validation de principe pour évaluer la technologie SATP à renforcer les capacités des aéronefs de surveillance pilotés exploités en vertu du Programme national de surveillance aérienne. Le SATP doit comprendre un aéronef télépiloté (ATP) ou aéronef à pilotage optionnel, l'équipement de détection apporté simultanément à titre de charge utile à bord de l'ATP, des voies de communication, ainsi que des postes de commande du SATP et les équipements de lancement et de récupération.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

3. Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à cet approvisionnement (consultation avec l’industrie et séances individuelles reliées, les documents de la LI et de la DDP ainsi que les questions et réponses reliées), et nous avons soumis les points relatifs à l’équité à l’attention de l’autorité contractante (AC) et technique, puis nous avons vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

3.1 Activités et observations : consultation avec l’industrie

Le processus de consultation a débuté le 9 mars 2016 lorsque TPSGC, au nom de TC, a publié une LI, numéro d'invitation T8493-150035/A, afin d'engager un dialogue avec l'industrie. Dans la LI, les fournisseurs intéressés étaient invités à participer à un processus consultatif. Les fournisseurs intéressés devaient s'inscrire en tant que participants au processus.

Le processus de consultation devait se terminer lorsqu'une DDP officielle serait publiée ou lorsque le Canada aviserait les participants que le processus était terminé.

Par la LI, l'industrie a été informée des différentes phases prévues du processus d'acquisition concurrentiel :

• Phase 1 – LI - premier contact avec l'industrie
• Phase 2 – journée de l'industrie
• Phase 3 – rencontres individuelles
• Phase 4 – ébauche de DDP
• Phase 5 – deuxième engagement avec l'industrie
• Phase 6 – DDP finale

La LI T8493-150035/A s’est clôturée le 23 mars 2016.

Le 24 août 2016, le Canada a publié une deuxième LI, T8493-150035/B, résumant les commentaires et les résultats du processus de consultation de l'industrie qui avait eu lieu en vertu de la LI T8493-150035/A.

Cette deuxième LI a été mise à jour et a fourni des commentaires à l'industrie à la suite des séances de consultation individuelles de l'industrie qui avaient eu lieu avec des fournisseurs potentiels entre le 25 avril et le 19 mai 2016. Elle a également suscité des questions et des commentaires supplémentaires.

Les faits saillants du processus de consultation initial sont les suivants :

• 15 entreprises ont fourni une première réponse écrite aux questions pour l'industrie avant la journée de l'industrie ou leur rencontre individuelle
• 27 avril 2016 : Le Canada a organisé une journée de l'industrie qui était ouverte à tous les participants. 42 personnes représentant 30 des entreprises participantes étaient présentes. Le Canada a fourni un compte rendu des discussions et une liste des participants à tous les participants
• 25 avril au 19 mai 2016 : des rencontres individuelles étaient ouvertes aux principaux soumissionnaires potentiels (fournisseurs SATP) et aux sous-traitants majeurs potentiels d'un donneur d'ouvrage. Le Canada a tenu 18 rencontres individuelles avec 23 entreprises. Le Canada a fourni un compte rendu des discussions aux entreprises individuelles de chaque réunion pour examen

6 entreprises ont fourni une réponse écrite finale après leur réunion individuelle, le cas échéant, pour refléter tout changement ou tout commentaire supplémentaire à leur réponse écrite initiale.

La LI T8493-150035/B s’est clôturée le 8 septembre 2016.

Le 24 septembre 2018, le Canada a informé les participants de l'industrie que l'acquisition potentielle d'un SATP excédentaire de la République fédérale d'Allemagne qui satisfait aux exigences obligatoires initiales était à l'étude. Le 3 juin 2019, le Canada a informé les participants de l'industrie que l'exploration des options était terminée et que le Canada avait décidé de poursuivre l'engagement de l'industrie pour un processus concurrentiel ouvert.

Le 11 juin 2019, le Canada a publié une troisième LI avec une ébauche de DDP sous le numéro de sollicitation T8493-150035/C. En plus de l’ébauche de DDP, la LI comportait une série de questions pour commentaires. La LI invitait les fournisseurs potentiels à fournir des commentaires sur l’ébauche de DDP et leur offrait la possibilité de participer à des réunions individuelles sur demande avec l'équipe de projet SATP du Canada. Le but de la LI était de déterminer si les exigences de l’ébauche de DDP étaient comprises et si l'industrie pouvait y satisfaire dans les limites du budget établi.

Tous les renseignements précédemment fournis par le Canada ont été publiés et l'inscription pour participer à cette étape du processus n'était pas requise. Les participants précédemment inscrits ont été informés que la liste de distribution par courriel des participants inscrits ne serait plus utilisée pour les communications en provenance du Canada et qu’ils devaient visiter régulièrement achatsetventes.gc.ca.

Les activités de mobilisation ont donné à l'industrie le forum lui permettant de contribuer à l'élaboration de la DDP finale et de faire connaître tous les problèmes, commentaires, suggestions et questions dont le Canada pourrait tenir compte lors de la finalisation de la DDP.

Le Canada a reçu 8 réponses écrites aux questions de rétroaction. Les répondants comprenaient des fabricants de SATP et des sociétés de capteurs et d'intégration. 7 rencontres individuelles ont eu lieu du 6 au 12 août 2019 avec l’équipe du projet SATP du Canada et les soumissionnaires potentiels. Certains soumissionnaires potentiels ont inclus des sous-traitants à la réunion. Le Canada a fourni un compte rendu des discussions aux entreprises individuelles de chaque réunion pour examen.

7 modifications ont été émises au cours du processus pour répondre aux questions. La modification 7 a fourni un résumé et les résultats du processus de consultation.

La LI T8493-150035/C s’est clôturée le 17 décembre 2019.

Le processus de consultation global s'est terminé par la publication de la DDP officielle le 31 janvier 2020 sous l'invitation no T8493-150035/D.

Le SE a observé et examiné tous les documents justificatifs connexes tout au long de cette phase et a participé à la journée de l'industrie et aux séances individuelles.

3.2 Activités et observations : demande de propositions

La DDP finale a été publiée le 31 janvier 2020 sous l'invitation no T8493-150035/D. La date de clôture initiale du 9 mars 2020 a été prolongée par des modifications jusqu'au 2 juillet 2020. Au total, 18 modifications ont été émises et 66 questions ont été reçues et traitées. Le SE a examiné les documents de la DDP et toutes les modifications avant leur publication, en plus de toutes les questions et réponses affichées.

4 soumissions ont été soumises en réponse à la DDP.

3.3 Activités et observations : évaluation de la demande de propositions

Conformément aux documents de la DDP, le processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) a été utilisé dans cette évaluation. Cela comprenait l'utilisation d'un rapport d'évaluation de la conformité (REC) envoyé aux soumissionnaires, identifiant tous les critères obligatoires admissibles pour lesquels leur soumission n'a pas démontré la conformité. Les soumissionnaires ont eu la possibilité de soumettre des informations supplémentaires ou nouvelles afin de démontrer leur conformité. La méthode de sélection était la note combinée la plus élevée du mérite technique (60%) et du prix (40%).

La formation des évaluateurs a eu lieu le 8 juillet 2020 en présence du SE et de l’AC.

2 propositions nécessitaient des éclaircissements sur les conditions de leurs offres avant d'être évaluées.

Des lettres demandant des éclaircissements ont été envoyées aux 2 soumissionnaires le 16 juillet 2020. Les réponses ont été reçues les 19 et 20 juillet 2020. Après que TPSGC eut examiné les éclaircissements des 2 soumissionnaires, 1 soumission a été jugée non recevable en raison des conditions incluses dans leur soumission. L'examen des critères obligatoires du PCSP s’est poursuivi pour les 3 autres soumissions le 27 juillet 2020, en présence du SE et de l’AC. 1 seule soumission a démontré sa conformité à tous les critères obligatoires.

Des REC ont été envoyés à tous les soumissionnaires. Le SE a examiné les REC avant leur envoi. Les 2 soumissionnaires qui n'avaient pas satisfait aux exigences ont répondu avec des informations nouvelles ou supplémentaires le 12 août 2020. L'évaluation des nouvelles informations a été effectuée le 25 août 2020, en présence du SE et de l’AC. Après évaluation des 2 soumissionnaires, 1 a démontré la conformité à tous les critères obligatoires, et l'autre ne l'a pas fait et, par conséquent, a été jugé non conforme.

Les 2 soumissions qui ont réussi l'évaluation technique obligatoire ont continué jusqu'à l'évaluation cotée. L'évaluation cotée a été réalisée les 8 et 9 septembre 2020, en présence du SE et de l’AC. Les soumissions ont été cotées conformément aux critères de sélection et le soumissionnaire ayant le pointage le plus élevé a été recommandé à TC pour l'attribution du contrat.

4. Documents de référence

Les documents liés à la compétition T8493-150035 sont disponibles sur achatsetventes.gc.ca et/ou par le biais du bureau de projet.

5. Addenda au rapport final, 10 février 2021

Le présent addenda au rapport final du SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation.

5.1 Activités relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

4 soumissions ont été reçues en réponse à la DDPs. 2 soumissions ont été jugées recevables. Le soumissionnaire retenu a été annoncé et le contrat attribué le 7 décembre 2020. Les soumissionnaires non retenus ont été informés des résultats le 10 décembre 2020.

Les informations contenues dans les lettres du 10 décembre 2020 ont été fournies aux soumissionnaires à titre de compte rendu des résultats de cette sollicitation. La lettre fournissait à chaque soumissionnaire ses notes d'évaluation technique et financière, le cas échéant, et celles du soumissionnaire sélectionné. Chaque soumissionnaire ayant déposé une soumission non recevable a également reçu des renseignements sur les exigences auxquelles sa soumission ne se conformait pas.

Sur demande, des documents de compte rendu supplémentaires ont été fournis aux soumissionnaires. 1 seule entreprise a demandé des informations supplémentaires et celles-ci ont été fournies le 22 décembre 2020. La même entreprise a demandé des informations supplémentaires et elles ont été fournies le 21 janvier 2021. Le processus des comptes rendus s'est terminé le 22 janvier 2021.

Le SE a examiné les lettres et les informations de compte rendu partagées avec chaque soumissionnaire.

5.2 Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne processus de sélection concurrentiel pour le système d’aéronef télépiloté pour le Programme national de surveillance aérienne.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.