Soutien en service pour les systèmes de turbines à gaz LM2500 des navires de la classe Halifax

Attestation d’assurance

Par les présentes, le surveillant de l'équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne le processus d'approvisionnement concurrentiel pour le contrat de soutien en service pour les systèmes de turbines à gaz (TG) LM2500 des navires de la classe Halifax.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Exigences du projet

RFP Solutions Inc. a été embauché en tant que SE, le 4 novembre 2015, pour observer toutes les étapes du processus d’approvisionnement concurrentiel associé au soutien en service (SES) pour les systèmes de TG LM2500 des navires de la classe Halifax, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom de ministère de la Défense nationale (MDN) dans le cadre d’appel d’offres W8482-183029. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant dans le cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE, pendant les phases du processus d’approvisionnement concurrentiel, depuis la préparation de la demande de réponses pour l’évaluation (DRPE), le 4 novembre 2015, jusqu’à la conclusion de l’évaluation des soumissions, le 11 juin 2021.

Le MDN a besoin d’un fournisseur en matière de SES pour le maintien des TG des 2 systèmes de propulsion à bord de chacune des 12 frégates de la classe Halifax du Canada et ce, pour la durée de vie restante des frégates.

Dans le cadre du contrat, le fournisseur fournira les services nécessaires pour maintenir la disponibilité opérationnelle des frégates de la classe Halifax.

À l’échelle nationale et continentale, les navires :

• surveillent les eaux et l’espace aérien canadiens
• facilitent les activités de recherche et sauvetage à grande échelle
• effectuent des activités d’affirmation de la souveraineté
• fournissent de l’aide d’urgence

À l’échelle internationale, les navires participent aux opérations internationales dirigées par les Nations Unies et l’Organisation du Traité de l’Atlantique du Nord et appuient des coalitions avec des États aux vues similaires visant le maintien de la paix et de la sécurité.

Le SES comprendra la prestation de services sur le terrain, sur les 2 côtes du Canada, pour assurer l’entretien des TG de chaque navire, l’entretien des pièces de rechange, l’entretien des équipements de formation, les services de formation et l’entreposage de pièces de rechange du MDN et de l’entrepreneur.

La durée prévue du contrat est de 20 ans, soit la durée de vie prévue des navires.

Les services du SE englobent toutes les phases du processus d’approvisionnement. 1 DRPE a été publiée sur achatsetventes.gc.ca sous le numéro d’appel d’offres W8482-183029/A avec pour date de clôture le 7 décembre 2018. Les fournisseurs qualifiés ont été invités à participer au processus d’appel d’offres, qui comprenait une phase de révisions et d'affinement des exigences (RAE), y compris l’examen d’une demande de propositions (DP) préliminaire ainsi que le processus de DP subséquent (numéro d’appel d’offres W8482-183029/B). Les documents de la phase RAE, la DP préliminaire et la DP ont été transmises directement aux fournisseurs qualifiés plutôt que par l’entremise du site achatsetventes.gc.ca.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comporte :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes découlant des activités exécutées

Activités et observations du surveillant de l’équité

Conformément aux conditions de notre contrat, nous avons consulté les documents pertinents, examiné les documents relatifs à la DRPE, RAE et à la DP avant leur publication, observé les activités entourant la DRPE, RAE et la DP et celles suivant la période de DP, y compris l’évaluation des soumissions, déterminé les questions relatives à l'équité pour le compte de l'autorité contractante et vérifié au besoin que les réponses et actions étaient raisonnables et appropriées.

Vous trouverez ci-après un résumé des activités et des observations du SE.

Dans cette section

• Étape de planification de l’approvisionnement préalable à la publication
• Publication de la demande de réponses pour l’évaluation
• Clôture de la demande de réponses pour l’évaluation
• Demandes de réponses pour l’évaluation : Évaluation des capacités et de l’expérience des fournisseurs
• Transmission de la demande de propositions préliminaire
• Étape de la demande de propositions
• Orientation de l’évaluation
• Évaluation technique
• Évaluation des prix, vérification et sélection du soumissionnaire retenu
• Communications et compte rendu

Étape de planification de l’approvisionnement préalable à la publication

Le SE a été engagé pour effectuer des activités de surveillance de l’équité avant la préparation de la DRPE. Un examen de la version préliminaire et de la version finale de la DRPE a été réalisé. Ceci incluait un examen de la demande de DRPE pour le SES pour les systèmes de TG LM2500 des navires de la classe Halifax.

Le SE a confirmé l’impartialité des exigences, l’objectivité des critères d’évaluation et du processus et la clarté de la documentation pour faciliter la préparation des propositions par les fournisseurs, de même que pour réduire le risque d’incohérences ou d’erreurs relativement à l’application des critères d’évaluation par le comité d’évaluation.

Observations

Le SE a examiné la version préliminaire et la version finale de la DRPE et n’a relevé aucun problème d’équité.

Publication de la demande de réponses pour l’évaluation

La DRPE (datée du 8 novembre 2018) a été transmise aux soumissionnaires potentiels par l’entremise du site achatetvente.gc.ca le 9 novembre 2018, et la date de clôture était le 7 décembre 2018 à 14 h, heure normale de l’Est.

Il n’y a pas eu de révision des conditions de la DRPE, et aucune question n’a été présentée en lien avec la DRPE.

Observations

Le SE a observé la période de publication de la DRPE et n’a relevé aucun problème d’équité.

Clôture de la demande de réponses pour l’évaluation

Le SE a examiné la manière dont les réponses à la DRPE ont été reçues et traitées par l’autorité contractante.

Quatre réponses ont été reçues avant l’échéance indiquée dans la DRPE.

Observation

Le SE a examiné la réception et le traitement des réponses à la DRPE et n’a relevé aucun problème d’équité.

Demandes de réponses pour l’évaluation : Évaluation des capacités et de l’expérience des fournisseurs

La DRPE a pris fin le 7 décembre 2018 à 14 h, heure normale de l’Est.

À la suite de la clôture de la DRPE, un répondant a demandé des éclaircissements.

Les membres du Comité d’évaluation se sont réunis le 20 décembre 2018 pour évaluer les réponses et ont conclu que les 4 répondants satisfaisaient aux exigences obligatoires et qu’ils seraient autorisés à participer aux étapes de la phase RAE et de la DP. Le SE a examiné les résultats de l’évaluation, en se fondant sur les critères de présentation, et a confirmé les résultats.

Les 4 fournisseurs ont été jugé admissibles à participer aux processus de la phase RAE et de la DP.

Observations

Le SE a examiné les résultats de l’évaluation des capacités et de l’expérience des fournisseurs et n’a relevé aucun problème d’équité.

Transmission de la demande de propositions préliminaire

La phase RAE a commencé avec la transmission par courriel de la DP préliminaire et des exigences en matière de retombées industrielles et technologiques/proposition de valeur (RIT/PV) aux 4 fournisseurs qualifiés, le 21 janvier 2019. Pendant le processus volontaire de la phase RAE, les 4 soumissionnaires qualifiés ont eu la possibilité de présenter des commentaires par écrit et de poser des questions sur la DP préliminaire et les exigences en matière de RIT/PV. Le SE a examiné la DP préliminaire avant qu’elle ne soit transmise aux fournisseurs qualifiés.

Entre le 21 janvier 2019 et le 19 juin 2020, 3 séries de consultations individuelles avec les fournisseurs ont été réalisées; les fournisseurs qualifiés n’ont pas tous choisi d’y participer.

Trois fournisseurs qualifiés ont participé à des consultations individuelles les 8 et 9 octobre 2019 afin de formuler des commentaires sur la version initiale de l’énoncé du travail à exécuter (ETE), la version initiale de la spécification relative à la gestion du rendement et les éléments connexes liés à la base de paiement ainsi que la stratégie de levier économique proposée. Le SE a observé chacune des 3 consultations.

Trois fournisseurs qualifiés ont participé à des consultations individuelles les 15, 16 et 20 janvier 2020 afin que TPSGC et le MDN leur décrivent les modifications de haut niveau apportées à un version préliminaire mise à jour de la DP et afin de recevoir des commentaires sur la DP préliminaire de la part des fournisseurs. Le SE a observé chacune des 3 consultations.

Trois fournisseurs qualifiés ont participé à des consultations individuelles les 5 et 19 février 2020 afin de formuler des commentaires sur un version préliminaire mise à jour de la DP, particulièrement :

• le coût/prix
• la limitation de responsabilité
• les exigences en matière de RIT/PV
• la propriété intellectuelle
• l’évaluation des propositions
• l’ETE
• la base de paiement

Le SE a examiné la DP préliminaire avant qu’elle ne soit transmise et a observé chacune des 3 consultations.

Une DP mise à jour a été transmise le 19 juin 2020 à tous les fournisseurs qualifiés; le SE l’a examinée avant qu’elle ne soit transmise.

Une autre série de consultations individuelles a été réalisée avec les fournisseurs qualifiés afin de recevoir des commentaires sur des parties précises de cette version de la DP préliminaire.

Les 9 et 11 juillet 2020, des consultations individuelles ont été réalisées avec 3 fournisseurs qualifiés pour discuter de toute question particulière que les fournisseurs qualifiés voulaient aborder concernant les documents relatifs à la DP mise à jour.

Les 9 et 11 août 2020, des consultations individuelles ont été réalisées avec 4 fournisseurs qualifiés pour discuter des éléments de la DP préliminaire qui concernent le SES.

Les 9 et 10 septembre 2020, des consultations individuelles ont été réalisées avec 3 fournisseurs qualifiés pour discuter des éléments de la DP préliminaire qui concernent les opérations côtières.

Les 16 et 17 septembre 2020, des consultations individuelles ont été réalisées avec 3 fournisseurs qualifiés pour discuter des éléments de la DP préliminaire qui concerne la gestion du matériel. Le SE a observé chacune des consultations.

Tout au long de l’étape de la DP préliminaire, il y a eu des communications informelles par courriel entre les fournisseurs, TPSGC et le MDN. Les fournisseurs ont transmis au SE un copie conforme de leurs communications par courriel avec TPSGC et le MDN. Le SE a examiné toutes les communications par courriel provenant de TPSGC et du MDN avant qu’elles ne soient transmises aux fournisseurs et en a reçu un copie conforme.

L’étape de la RAE et de la DP préliminaire a pris fin au moment où la DP finale a été publiée le 17 mars 2021.

Observations

Lors de l’examen des communications entre TPSGC, le MDN et les fournisseurs, y compris les versions préliminaires de la DP, le SE a fait part de ses préoccupations en ce qui a trait à l’équité, et ces préoccupations ont été abordées avant que les communications ne soient transmises aux fournisseurs. Le SE a participé aux séances de consultation individuelles avec les fournisseurs et n’a relevé aucun problème d’équité.

Étape de la demande de propositions

L’étape de la DP a commencé avec la transmission par courriel de la DP (numéro d’appel d’offres W8482-183029/B) aux fournisseurs le 17 mars 2021, avec pour date de clôture initiale le 5 mai 2021. La DP finale ne comprenait pas les exigences en matière de RIT/PV qui étaient énoncées dans les versions préliminaires de la DP. Le SE a examiné la DP avant qu’elle ne soit transmise aux fournisseurs qualifiés.

Une modification a été publiée le 3 mai 2021 afin de reporter la date de clôture de la DP au 26 mai 2021; aucune autre modification n’a été apportée aux conditions.

Durant l’étape de la DP, 12 réponses aux questions des fournisseurs ont été fournies. Comme pour la DP, la modification et les réponses aux questions ont été transmises directement aux fournisseurs par courriel. Le SE a examiné la modification et les réponses aux questions avant qu’elles ne soient transmises aux fournisseurs qualifiés.

Deux soumissions ont été reçues avant la date de clôture de la DP, le 26 mai 2021. Les soumissions ont été reçues par l’Unité de réception des soumissions de TPSGC par la poste électronique, et le SE a confirmé la réception des soumissions en conformité avec les exigences énoncées dans la DP avec l’autorité contractante.

Observations

Le SE a examiné la DP, la modification, les réponses aux questions des fournisseurs et la manière dont les soumissions ont été reçues et n’a relevé aucun problème d’équité.

Orientation de l’évaluation

Avant la date de clôture de l’envoi des soumissions, l’autorité contractante et le chargé de projet ont réalisé 2 séances d’orientation avec l’équipe d’évaluation des soumissions.

La première séance, le 19 mai 2021, visait à examiner les exigences de la DP.

La deuxième séance, le 20 mai 2021, visait à examiner les lignes directrices en matière d’évaluation, y compris :

• les responsabilités de l’évaluateur
• le code de conduite
• la sécurité
• les exigences relatives à la confidentialité aux conflits d’intérêt
• la méthodologie d’évaluation

Le SE a assisté aux 2 séances d’orientation et a confirmé l’impartialité de la méthodologie d’évaluation.

Observations

Le SE a examiné la méthodologie d’évaluation et n’a relevé aucun problème d’équité.

Évaluation technique

Avant l’évaluation technique, l’autorité contractante a examiné les soumissions pour s’assurer qu’elles soient complètes et anonymes; pour les évaluateurs, les soumissionnaires étaient appelés soumissionnaire A et soumissionnaire B.

Des exemplaires des 2 soumissions ont été transmis par la poste électronique à chaque membre du comité d’évaluation le 31 mai 2021. Le Comité d’évaluation était composé de 3 équipes d’évaluateurs chargés d’évaluer des critères spécifiques. Les exigences cotées ont ensuite été examinées une à une par chaque membre du comité d’évaluation. Les évaluateurs se sont ensuite réunis sur Microsoft Teams les 7 et 8 juin 2021 afin de procéder à une évaluation par consensus.

Le SE a assisté à chacune des séances d’évaluation.

Observations

Le SE a observé l’évaluation par consensus et a examiné les résultats de l’évaluation technique, et n’a relevé aucun problème d’équité.

Évaluation des prix, vérification et sélection du soumissionnaire retenu

Conformément à la DP, l’enveloppe de prix des 2 soumissions a été ouverte, et l’autorité contractante a établi la note totale de la proposition financière de chaque soumission. Le SE a examiné les propositions de prix et la note totale des propositions financières avec l’autorité contractante.

Le soumissionnaire retenu est celui dont la proposition obtient la note totale la plus élevée (note totale = note technique + note de la proposition financière).

L’autorité contractante a vérifié la note totale des 2 soumissions et a examiné les résultats avec le SE.

Observations

Le SE a examiné les résultats de l’évaluation des prix, la vérification et la sélection du soumissionnaire retenu et n’a relevé aucune préoccupation relativement à l’équité.

Communications et compte rendu

Cette section sera remplie dans un addenda au présent rapport après l’attribution du contrat, qui est assujettie à l’approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada et doit faire l’objet d’une confirmation des dispositions de sécurité et d’intégrité ainsi que d’un débreffage des soumissionnaires, s’ils en font la demande.

Documents de référence

Les documents relatifs à W8482-183029/A (DRPE) se trouvent sur le site AchatsCanada; il est également possible de les obtenir auprès du bureau responsable du projet. Les documents relatifs à la phase RAE, aux DP préliminaires et à la DP finale (numéro d’appel d’offres W8482-183029/B) sont disponibles auprès du bureau responsable du projet.

Addenda au rapport final

31 août 2021

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase de l’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Après l’identification du soumissionnaire au plus haut score, l’autorité contractante a procédé à une vérification de la conformité aux dispositions sur la sécurité et l’intégrité de la demande de propositions. Le SE a confirmé les résultats. Avant d’attribuer le contrat, TPSGC a dû informer le SCT du Canada du soumissionnaire retenu et du montant du contrat, ce qui a été fait le 20 juin 2021. Le soumissionnaire retenu et le soumissionnaire non retenu ont été officiellement avisés des résultats par courriel le 5 juillet 2021. Les avis envoyés aux soumissionnaires contenaient leurs scores. Le SE a examiné les avis avant qu’ils soient envoyés. Le contrat a été accordé officiellement le 22 juillet 2021, et l’avis d’attribution de contrat a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 4 août 2021.

Les 2 soumissionnaires ont été informés de leur droit à un compte rendu et à des observations supplémentaires sur l’évaluation de leurs soumissions. Le soumissionnaire non retenu a demandé des observations supplémentaires sur les points perdus lors de l’évaluation. L’autorité contractante a fourni des observations par écrit le 4 août 2021. Le SE a examiné les observations avant qu’elles soient envoyées au soumissionnaire.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne les processus de demande de propositions, d’attribution du contrat et de compte rendu pour le contrat de SSS de TG LM2500 des navires de la classe Halifax:

Selon notre avis professionnel, les processus de demande de propositions, d’attribution du contrat et de compte rendu que nous avons observés ou surveillés ont été menés en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.