Commandement et contrôle de réseau capacité intégrée de connaissance de la situation

Introduction

P1 Consulting Inc. a été embauché le 1er septembre 2017 à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement pour le projet commandement et contrôle de réseau capacité intégrée de connaissance de la situation (C2 réseau CICS), émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom du ministère de la Défense nationale (MDN) à la suite de l’appel d’offres numéros W8474-18NT10/A et W8474-18NT10/B.

Le processus d’approvisionnement s’est déroulé en 2 phases. La première était la demande d’information / invitation à se qualifier (ISQ), pour que les fournisseurs admissibles puissent passer à la phase subséquente de la demande de propositions (DDP).

P1 Consulting Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité. Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, qui porte sur les activités du SE, à compter du début de notre embauche le 1er septembre 2017, en passant par les réunions de consensus d’évaluation jusqu’à l’achèvement de l’évaluation des propositions le 3 septembre 2021.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mission
• des observations pertinentes découlant des activités entreprises

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant la DDP relative au projet C2 réseau CICS.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de DDP que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

Le MDN a besoin de mettre en œuvre une solution C2 réseau CICS pour fournir aux commandants opérationnels et stratégiques et à leur état-major les connaissances relatives aux éléments clés de l’infrastructure de technologie de l’information (ITI) nécessaires pour prendre des décisions éclairées concernant le commandement et le contrôle de leurs opérations.

L’exigence globale de la solution C2 réseau CICS consiste à mettre en place une capacité composée de personnel, de processus et d’outils pour:

• générer et afficher la connaissance de la situation du réseau (CS réseau)
• harmoniser les processus et les procédures pour soutenir la création et la diffusion de la CS réseau
• soutenir le commandement et le contrôle des Forces armées canadiennes (FAC) et du MDN en ce qui a trait à l’ITI
• soutenir les efforts en cours relatifs à la production de la CS réseau

Il vise l’attribution d’1 contrat d’une durée de 5 ans assorti d’options irrévocables d’acquérir des travaux optionnels, notamment des biens et services, et plusieurs options irrévocables permettant au Canada de prolonger la durée du contrat.

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

P1 Consulting Inc. a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus d’approvisionnement pour le projet C2 réseau CICS et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Dans cette section

• Invitation à se qualifier W8474-18NT10/A
• Demande de propositions W8474-18NT10/B

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités de la DDP, relevé des points relatifs à l’équité aux autorités contractantes et techniques et vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables, appropriées et équitables. Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes à compter de la date de notre embauche.

À ce jour, dans son rôle de SE, P1 Consulting Inc. a observé que les éléments suivants ont été mis en œuvre tout au long du processus d’approvisionnement:

• clarté des documents et des processus d’approvisionnement
• prévention des conflits d’intérêts par la mise en œuvre de mécanismes connexes
• processus appropriés liés à la protection des renseignements confidentiels des soumissionnaires
• application de la diligence tout au long des processus d’approvisionnement et d’évaluation
• respect des documents d’approvisionnement

Invitation à se qualifier W8474-18NT10/A

P1 Consulting Inc. a observé le processus d’approvisionnement pour le projet C2 réseau CICS lié à l’ISQ W8474-18NT10/A émise par TPSGC. Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris ce qui suit.

Examen de l’invitation à se qualifier et ses modifications

P1 Consulting Inc. a examiné l’ISQ et 6 modifications liées au processus d’approvisionnement au cours de la période du 25 juillet 2018 au 24 septembre 2018.

Examen de la clôture de l’invitation à se qualifier

P1 Consulting Inc. a reçu la confirmation de TPSGC qu’aucune soumission tardive n’a été reçue après la date limite du 2 octobre 2018 à 14 h HNE.

Examen des critères et procédures d’évaluation

P1 Consulting Inc. a examiné les critères et procédures d’évaluation de l’ISQ afin de s’assurer que l’évaluation serait menée en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Évaluation finale des soumissions

Le 23 octobre 2018, le SE et l’autorité contractante (AC) de TPSGC ont assisté à une présentation animée par l’autorité technique (AT) du MDN. Lors de cette réunion, l’AT a confirmé que les évaluateurs avaient entrepris leurs évaluations individuelles des exigences obligatoires, suivies de la soumission de leurs feuilles de travail individuelles aux fins de regroupement par l’AT. Les résultats regroupés ont été présentés sous forme de résumé consensuel de l’équipe d’évaluation. L’ISQ ne contenait que des critères obligatoires. Comme le SE n’était pas présent à la réunion de consensus, l’AC a accordé plus de temps au SE pour effectuer une diligence supplémentaire concernant le processus et les résultats afin de s’assurer que l’évaluation a été menée en conformité avec les critères d’équité et d’uniformité. Au cours de cette période de diligence, le SE était en contact avec le chargé de projet du Programme de surveillance de l’équité.

Méthode de sélection

Seules les soumissions jugées conformes aux exigences de la demande de soumissions seraient présélectionnées pour participer à l’étape de la DDP du processus d’approvisionnement.

Lettres d’avis relatives à l’invitation à se qualifier

Le 22 février 2019, nous avons examiné les ébauches de lettres d’avis pour le processus d’ISQ, qui comprenaient un examen des lettres adressées aux soumissionnaires les informant des résultats du processus d’approvisionnement. Le 1er mars 2019, l’AC a envoyé les lettres de résultats de l’ISQ aux soumissionnaires retenus et au soumissionnaire non retenu.

Tout au long de notre mandat, les commentaires fournis par le SE concernant l’équité ont été traités de manière adéquate par l’AC.

Demande de propositions W8474-18NT10/B

P1 Consulting Inc. a observé le processus d’approvisionnement pour le projet C2 réseau CICS lié à la DDP W8474-18NT10/B émise par TPSGC.

Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris ce qui suit.

Interaction avec les soumissionnaires

Le SE a assisté à la journée de l’industrie le 30 avril 2019, ainsi qu’aux réunions individuelles classifiées du 25 juin 2019 et du 26 juin 2019, et les a surveillées. Le SE a également assisté aux réunions individuelles non classifiées du 27 juin 2019 et du 28 juin 2019, et les a surveillées.

Le SE a examiné les communications entre l’AC et les soumissionnaires présélectionnés, qui comprenaient un examen des questions et des réponses de la journée de l’industrie fournies à tous les soumissionnaires présélectionnés le 10 juin 2019.

P1 Consulting Inc. a également examiné plusieurs documents et courriels de questions et réponses fournis périodiquement aux soumissionnaires présélectionnés entre la clôture de l’ISQ et la publication de la DDP. La majorité de ces communications concernaient des mises à jour de l’état de l’approvisionnement et des modifications des échéanciers.

Examen de l’ébauche de la demande de propositions

L’ébauche de la DDP a été reçue aux fins d’examen le 1er mai 2019. Cette version de l’ébauche de la DDP a été remise aux soumissionnaires présélectionnés le 17 mai 2019. Les soumissionnaires présélectionnés ont eu le temps d’examiner les documents et ont eu l’occasion de discuter des documents préliminaires de la DDP et de mieux comprendre les objectifs du projet du MDN pendant les rencontres individuelles classifiées et non classifiées.

Examen de la demande de propositions

Le SE a examiné la DDP finale du point de vue de l’équité dès sa réception le 24 février 2021. Toute préoccupation a été traitée de manière adéquate par l’AC avant sa communication aux soumissionnaires présélectionnés.

Examen des critères et procédures d’évaluation

P1 Consulting Inc. a examiné les critères et procédures d’évaluation de la DDP afin de s’assurer que l’évaluation serait été menée en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Émission de la demande de propositions

La DDP a été mise à la disposition des soumissionnaires présélectionnés par voie électronique le 5 mars 2021. Avant qu’un soumissionnaire présélectionné puisse recevoir la DDP, un accord de non-divulgation (END) devait être rempli. Le SE a passé en revue le processus de questions et réponses lié à l’END.

Examen des modifications

Quinze modifications liées au processus d’approvisionnement ont été publiées pendant la période ouverte de la DDP. Le SE a examiné toutes les modifications du point de vue de l’équité avant leur affichage.

Examen de la clôture de la demande de propositions

P1 Consulting Inc. a reçu la confirmation de TPSGC qu’aucune soumission tardive n’a été reçue après la date limite du 11 juin 2021 à 14 h HNE. Trois soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de clôture et à la date limite indiquées dans la DDP.

Réunions de lancement de l’évaluation

Le 29 juin 2021 et le 23 juin 2021, le SE a assisté à des réunions de lancement avec l’équipe d’évaluation et l’AC pour examiner les exigences, le processus et le calendrier de l’évaluation. Tous les membres des équipes d’évaluation ont assisté à ces réunions de lancement en prévision de leur rôle dans l’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Suivi de l’évaluation de la demande de propositions concernant les soumissions

L’évaluation était assujettie au processus de conformité des soumissions par étapes qui a permis aux soumissionnaires de présenter des renseignements supplémentaires afin de démontrer la conformité aux exigences obligatoires de la DDP. Le SE a examiné la documentation associée à ce processus, y compris les 3 rapports d’évaluation de la conformité (REC) qui documentaient les aspects de non-conformité et les 3 réponses ultérieures du soumissionnaire, qui ont été fournies aux équipes d’évaluation concernées aux fins d’évaluation. Les REC ont été communiqués aux soumissionnaires le 12 août 2021 et les réponses ont été reçues au plus tard le 19 août 2021. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Des questions de clarification liées aux soumissions ont été envoyées aux soumissionnaires le 6 août 2021 et le 27 août 2021, et des réponses ont été reçues respectivement le 11 août 2021 et le 31 août 2021. Le SE a examiné les questions avant leur publication et a examiné les réponses reçues par la suite avant qu’elles ne soient communiquées aux équipes d’évaluation concernées aux fins d’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Au cours de la période du 20 juillet 2021 au 3 septembre 2021, le SE a assuré la surveillance des réunions d’évaluation de consensus concernant les critères cotés obligatoires et techniques. Microsoft Teams a été utilisé pour mener les discussions de consensus, et pour appuyer l’évaluation juste et sécurisée des soumissions, l’AC a élaboré et mis en œuvre des instructions pour les évaluations à distance des soumissions. Tous les évaluateurs ont signé le document sur le processus d’évaluation à distance des soumissions avant d’entreprendre l’évaluation, et il a été observé que ces protocoles ont été appliqués pendant les réunions de consensus. Après l’achèvement du processus de conformité des soumissions par étapes, les 3 soumissions ont été jugées conformes aux exigences de soumission obligatoires et aux exigences techniques et étaient admissibles pour passer à l’évaluation technique. Dans l’ensemble, le SE a observé que l’évaluation avait été menée de manière équitable et uniforme.

Évaluation des prix et résultats de l’évaluation finale

Le 8 septembre 2021, le SE a examiné les feuilles de calcul d’évaluation technique finales fournies par l’AC. Les feuilles de calcul étaient conformes à la méthodologie et au processus de notation concernant l’évaluation précisés dans la DDP. Conformément à la DDP, les enveloppes de prix pour les 3 soumissions ont été ouvertes et l’AC a calculé la note pondérée pour les 3 soumissionnaires. La note technique et financière combinée a été calculée pour déterminer le soumissionnaire retenu. Lors de l’examen des résultats des activités d’évaluation des prix, de vérification et de sélection des soumissionnaires, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Documents de référence

Les documents concernant la soumission à l’ISQ W8474-18NT10/A sont disponibles sur AchatsCanada. Les documents relatifs à la DDP W8474-18NT10/B ont été fournis directement aux soumissionnaires présélectionnés et sont disponibles par l’intermédiaire du bureau de projet.

Addenda au rapport final

31 octobre 2022

Addenda au rapport final daté du 12 novembre 2021, visant le processus d’approvisionnement pour le C2 réseau CICS.

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation comprenant l’attribution de contrats et les activités de compte rendu.

Le 18 mai 2022 et le 27 mai 2022, nous avons passé en revue les lettres de compte rendu qui ont été subséquemment envoyées aux soumissionnaires non retenus. Un sommaire de l’évaluation de la soumission technique a été joint à chaque lettre. Le SE a considéré les lettres comme étant acceptables en ce qui a trait à l’équité.

Deux soumissionnaires ont demandé des réunions de compte rendu qui ont eu lieu virtuellement le 8 août 2022 et le 9 août 2022. Les réunions ont été dirigées par l’AC et l’autorité du client en présence du SE. Nous avons également passé en revue toutes communications subséquentes avec les soumissionnaires en lien avec le processus de compte rendu. Aucun enjeu soulevé par un soumissionnaire n’a eu une incidence sur notre attestation en tant que SE de ce projet selon laquelle l’approvisionnement s’est déroulé de façon ouverte, équitable et transparente.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne l’approvisionnement du C2 réseau CICS.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par: