Projet de système d’alerte du Nord

Introduction

P1 Consulting Inc. été embauché le 5 novembre 2020 à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement relatif au projet de système d’alerte du Nord (SAN), émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom du ministère de la Défense nationale à la suite de l’appel d’offres numéro W8485-157352/A, W8485-157352/B et W8485-157352/C.

Le processus d’approvisionnement s’est déroulé en 2 phases. La première était la phase de mobilisation de l’industrie, qui comprenait 2 lettres d’intérêt et demandes de renseignements (DDR) suivie de la phase subséquente de demande de propositions (DDP).

P1 Consulting Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité. Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, qui porte sur les activités du SE, à compter du début de notre embauche le 5 novembre 2020, en passant par les réunions de consensus d’évaluation jusqu’à l’achèvement de l’évaluation des propositions le 18 octobre 2021.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mission
• des observations pertinentes découlant des activités entreprises

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement du SAN.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

Le SAN est un système de surveillance radar comprenant 47 stations radars réparties dans l’Arctique, de la partie ouest du Yukon jusqu’à la côte sud du Labrador. Il s’agit d’un élément essentiel de la fourniture de renseignements sur la surveillance aérospatiale en tant que contribution à la souveraineté du Canada et à la participation du Canada au commandement de la défense aérospatiale de l’Amérique du Nord avec les États-Unis.

Les stations radars et leurs équipements et installations connexes sont actuellement soutenus par 5 sites de soutien logistique situés à Inuvik, Cambridge Bay, Hall Beach, Iqaluit et Goose Bay. Les stations radars sont reliées par un réseau de communication par satellite au secteur de la défense aérienne du Canada à North Bay, en Ontario. Le centre de contrôle situé à la base des Forces Canadiennes (BFC) North Bay permet la surveillance continue à distance de toutes les stations 24 h sur 24 et 7 jours sur 7. Le centre de soutien du SAN, également situé à la BFC North Bay, assure l’entretien et la logistique au niveau du dépôt pour le SAN.

Le SAN est une entreprise majeure et compte tenu de son rôle dans l’efficacité de la défense aérienne de l’Amérique du Nord, le système ne peut tout simplement pas tomber en panne et nécessite donc le plus haut niveau d’entretien pour garantir l’intégrité opérationnelle. Les exigences obligatoires du SAN comprennent la préparation et la mise en œuvre de plans d’entretien annuels, de plans de maintien en puissance quinquennaux et d’entretien correctif, conformément aux lois et règlements applicables; mener ses opérations en utilisant les normes Organisation internationale de normalisation (ISO) 9000 pour mettre en œuvre des processus et procédures d’identification et d’atténuation des risques et élaborer et maintenir en permanence des procédures internes d’assurance et de contrôle de la qualité. Il existe des exigences supplémentaires dans le cadre du projet de SAN pour que les travaux soient demandés au fur et à mesure des besoins. Ces travaux supplémentaires seront entrepris, soit par l’entrepreneur principal du projet de SAN, soit par le Canada, au besoin, pour remédier à l’obsolescence de la technologie, aux changements requis en raison des nouvelles exigences législatives et des mises à niveau des systèmes et des composants pour s’assurer que le SAN demeure pleinement opérationnel.

Il est prévu d’aboutir à l’attribution d’un contrat de 15 ans avec des périodes de transition d’entrée et de sortie.

Mandat et observations du surveillant de l’équité

P1 Consulting Inc. a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus d’approvisionnement pour le projet de SAN et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents et observé les activités liées au processus d’approvisionnement
• relevé des points relatifs à l’équité aux autorités contractantes et techniques
• vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables, appropriées et équitables
• avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes à compter de la date de notre embauche

À ce jour, dans son rôle de SE, P1 Consulting Inc. a observé que les éléments suivants ont été mis en œuvre tout au long du processus d’approvisionnement :

• clarté des documents et des processus d’approvisionnement
• prévention des conflits d’intérêts par la mise en œuvre de mécanismes connexes
• processus appropriés liés à la protection des renseignements confidentiels des soumissionnaires
• application de la diligence tout au long des processus d’approvisionnement et d’évaluation
• respect des documents d’approvisionnement

Demande de renseignements W8485-157352/A

La DDR W8485-157 352/A a été émise par TPSGC le 2 juin 2020 et fermée le 16 juin 2020. Cette DDR a été remplie avant notre embauche dans le cadre du projet. Dans le cadre de notre mandat, nous avons examiné l’affichage sur achatsetventes.gc.ca pour prendre connaissance du projet.

Demande de renseignements W8485-157352/B

Le SE a observé le processus d’approvisionnement pour la DDR liée au projet de SAN W8485-157 352/B émise par TPSGC le 23 octobre 2020. Dans le cadre de notre mandat, le SE a entrepris les activités suivantes :

• examen de la DDR déjà publiée et de la modification connexe 1 (publiée le 5 novembre 2020) afin de prendre connaissance du projet
• examen de la modification 2 qui comprenait l’ébauche de la DDP (publiée le 23 décembre 2020) et de la modification 3 (publiée le 28 janvier 2021) avant leur publication sur achatsetventes.gc.ca
• suivi des rencontres individuelles avec les intervenants intéressés qui ont eu lieu entre le 19 et le 27 novembre 2020
• suivi des rencontres individuelles avec les intervenants intéressés pour discuter de l’ébauche de la DDP (du 14 au 21 janvier 2021)
• surveillance des communications, fournies par l’autorité contractante (AC), qui ont eu lieu entre TPSGC et les intervenants intéressés

Tout au long de notre mandat, les commentaires fournis par le SE concernant l’équité ont été traités de manière adéquate par l’AC.

Demande de propositions W8485-157352/C

P1 Consulting Inc. a observé le processus d’approvisionnement concernant le projet de SAN lié à la Demande de proposition (DP) W8485-157352/C émise par TPSGC.

Dans le cadre de notre mandat, le SE a entrepris les activités ci-dessous.

Dans cette section

• Examen du projet de demande de propositions
• Examen des critères et procédures d’évaluation
• Émission de la demande de propositions
• Examen des modifications
• Examen de la clôture de la demande de propositions
• Réunions de lancement de l’évaluation
• Suivi de l’évaluation de la demande de propositions concernant les soumissions
• Évaluation financière et résultats de l’évaluation finale

Examen du projet de demande de propositions

Le SE a examiné la DDP finale du point de vue de l’équité. Toutes les préoccupations ont été traitées de manière adéquate par l’AC avant l’affichage de la DDP sur achatsetventes.gc.ca.

Examen des critères et procédures d’évaluation

Le SE a examiné les critères et les procédures d’évaluation de la DDP afin de s’assurer que l’évaluation serait menée en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Émission de la demande de propositions

La DDP a été publiée publiquement le 31 mars 2021 sur achatsetventes.gc.ca.

Examen des modifications

Vingt modifications liées au processus d’approvisionnement ont été émises pendant la période ouverte de la DDP. Le SE a examiné toutes les modifications du point de vue de l’équité avant leur affichage.

Examen de la clôture de la demande de propositions

P1 Consulting Inc. a reçu la confirmation de TPSGC qu’aucune soumission tardive n’a été reçue après la date limite du 19 juillet 2021 à 14 h heure normale de l'Est (HNE). Un total de 3 soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de clôture et à la date limite indiquées dans la DDP.

Réunions de lancement de l’évaluation

Le 16, 17 et 22 juin 2021, le SE a assisté à des réunions de lancement avec l’équipe d’évaluation et l’AC pour examiner le processus et le calendrier d’évaluation. Les réunions ont porté sur les lignes directrices et le manuel d’évaluation ainsi que sur les critères d’évaluation des aspects techniques et des avantages pour les Inuits. Tous les membres des équipes d’évaluation ont assisté à ces réunions de lancement en prévision de leur rôle dans l’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Suivi de l’évaluation de la demande de propositions concernant les soumissions

L’évaluation a été soumise au processus de conformité des soumissions par étapes qui a permis aux soumissionnaires de présenter des renseignements supplémentaires afin de démontrer la conformité aux exigences obligatoires de la DDP. Conformément à la phase 1 du processus de conformité des soumissions par étapes, l’AC a procédé à un examen des soumissions financières pour déterminer la conformité. Parmi les offres reçues, 2 ne contenaient pas certains renseignements financiers, et les soumissionnaires concernés ont reçu un avis le 26 juillet 2021 pour corriger le problème dans le délai prescrit. Le SE a examiné les avis et les réponses connexes des soumissionnaires reçus au plus tard le 28 juillet 2021. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Le SE a examiné la documentation associée à la phase 2 du processus de conformité des soumissions par étapes, y compris les 2 rapports d’évaluation de la conformité (REC) qui ont documenté les aspects de non-conformité et les 2 réponses subséquentes des soumissionnaires, qui ont été fournies aux équipes d’évaluation concernées aux fins d’évaluation. Les REC ont été communiqués aux soumissionnaires le 19 août 2021 et les réponses ont été reçues au plus tard le 26 août 2021. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Une question de clarification liée à l’une des soumissions a été émise le 17 septembre 2021 et la réponse a été reçue le même jour. Le SE a examiné la question avant l’émission ainsi que la réponse reçue. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Au cours de la période du 30 août 2021 au 14 octobre 2021, le SE a assuré la surveillance des réunions d’évaluation de consensus concernant les critères cotés obligatoires et techniques. Microsoft Teams a été utilisé pour mener les discussions de consensus, et pour appuyer l’évaluation juste et sécurisée des soumissions, l’AC a élaboré et mis en œuvre des instructions pour les évaluations à distance des soumissions. Après l’achèvement du processus de conformité des soumissions par étapes, 1 soumission a été jugée conforme aux exigences procédurales et techniques obligatoires et a été jugée admissible pour passer à l’évaluation des exigences techniques cotées. Dans l’ensemble, le SE a observé que l’évaluation avait été menée de manière équitable et uniforme.

Évaluation financière et résultats de l’évaluation finale

Le 18 octobre 2021, le SE a examiné les feuilles de calcul de consensus d’évaluation technique finale fournie par l’AC. Les feuilles de calcul étaient conformes à la méthodologie et au processus de notation concernant l’évaluation précisés dans la DDP, et le soumissionnaire a atteint le seuil technique minimal requis pour être identifié comme le soumissionnaire retenu. Les résultats financiers ont été examinés par l’AC et, conformément à la DDP, les cotes des avantages pour les Inuits, techniques et financières ont été combinées conformément à la DDP pour déterminer la note finale du soumissionnaire. Le SE a examiné les notes finales et n’a relevé aucune préoccupation en matière d’équité dans le cadre de ce processus.

Documents de référence

Tous les documents liés au processus d’approvisionnement pour les DDR W8485-157352/A et W8485-157352/B et la DDP W8485-157352/C sont disponibles sur achatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

4 avril 2022

Addenda au rapport final du 6 décembre 2021 concernant le processus d’approvisionnement lié au projet du SAN.

Le présent addenda au rapport final porte sur la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 13 décembre 2021, nous avons été informés que TPSGC avait reçu les approbations nécessaires pour conclure un contrat avec le soumissionnaire retenu et nous avons examiné les ébauches de lettres de regrets aux soumissionnaires non retenus. Un résumé de l’évaluation technique de la soumission était joint à chaque lettre. Le 31 janvier 2022, les lettres aux soumissionnaires non retenus ont été envoyées par courriel.

Tous les soumissionnaires ont eu la possibilité d’assister à une séance de compte rendu. 2 soumissionnaires ont demandé des réunions de compte rendu. En raison de la pandémie de COVID-19, les réunions de compte rendu ont été conduites par téléconférence. Le SE a assisté aux réunions de compte rendu demandées avec les soumissionnaires qui ont été tenues par l’AC et l’autorité cliente. Aucun soumissionnaire n’a formulé de questions ou de commentaires qui ont eu une incidence sur notre attestation en tant que SE pour ce projet selon laquelle le processus d’approvisionnement a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement lié au projet du SAN.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :