Réaménagement du Centre Sinclair services de conseils techniques en architecture et génie

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité (SE) émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel concernant le Réaménagement du Centre Sinclair services de conseils techniques en architecture et génie, à commencer par l’émission de la lettre d’intérêt (LI) et la demande de renseignement (DDR) jusqu’à l’étape de l’évaluation de la demande de proposition (DDP) phase 2.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

Les services de Samson ont été retenus à titre de SE le 17 décembre 2020 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant le Réaménagement du Centre Sinclair services de conseils techniques en architecture et génie, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), dans le cadre de l’appel d’offres EZ899-201765/A à D. Samson est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE à commencer par l’émission de la LI et la DDR le 8 mars 2021, jusqu’à la clôture de l’étape de l’évaluation de la DDP phase 2. L’objectif de ce projet consiste à procéder au redéveloppement du site du Centre Sinclair d’une superficie brute d’environ 116 000 m², au centre-ville de Vancouver. L'objectif est de colocaliser et de regrouper un certain nombre de ministères du gouvernement fédéral actuellement répartis dans différents locaux de la région métropolitaine de Vancouver.

Il est recommandé que le projet soit réalisé selon une approche conception-construction-financement-exploitation-entretien.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat
• des détails relatifs aux méthodologies appliquées
• des constats pertinents découlant des activités entreprises

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à cet approvisionnement (par exemple, la LI , DDR , DDP phase 1 et 2 ainsi que les modifications afférentes, le processus de questions et réponses reliées et l’évaluation des soumissions) et nous avons soumis les points relatifs à l’équité à l’attention de l’autorité contractante et technique, puis nous avons vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

Dans cette section

• Activités et observations : Demande de renseignement
• Activités et observations : Demande de proposition phase 1
• Activités et observations : Évaluation de la demande de proposition phase 1
• Activités et observations : Demande de propositions phase 2
• Activités et observations : Évaluation de la demande de propositions phase 2

Activités et observations : Demande de renseignement

Une LI et DDR ont été publiées via achatsetventes.gc.ca (EZ899-201765/A) le 8 mars 2021 et a clôturé le 30 mars 2021. L'objectif de la LI et la DDR était de recueillir des informations auprès de l'industrie sur leurs points de vue à l’égard des services de conseillers techniques envisagés.

Deux modifications ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca, la dernière datant du 25 mars 2021. Les questions des fournisseurs intéressés ont été acceptées et les réponses ont été fournies et distribuées sur achatsetventes.gc.ca.

Onze entreprises ont fourni des commentaires sur des questions d'intérêt. Environ 40 à 50 entreprises (101 personnes inscrites) ont participé à la séance de consultation avec l'industrie tenue le 23 mars 2021 pour engager un dialogue concernant les exigences proposées.

Le SE a examiné le document de la LI et DDR et les commentaires fournis par les fournisseurs intéressés sur les questions d'intérêt. Le SE a également participé à la journée virtuelle de l'industrie et a examiné toutes les questions et réponses fournies pendant la période d'affichage de la LI et la DDR pour s'assurer que les considérations d'équité étaient traitées de manière satisfaisante.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

Activités et observations : Demande de proposition phase 1

La DDP phase 1 a été initialement publiée sur achatsetventes.gc.ca (EZ899-201765/B) le 30 avril 2021, et a clôturé le 3 juin 2021. La DDP phase 1 a été annulée le 27 mai 2021. Cette DDP a été remplacée par une autre DDP phase 1 (EZ899-201765/C), principalement pour fournir des clarifications à la section des exigences de soumission et d’évaluation du document de DDP , ainsi qu’incorporer une annexe H connexe – Matrice d'évaluation. La DDP phase 1 révisée a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 28 mai 2021 et avait une date de clôture du 15 juin 2021.

Deux modifications ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca, dont la dernière date du 10 juin 2021. Les questions des soumissionnaires potentiels ont été acceptées et les réponses ont été fournies et distribuées sur achatsetventes.gc.ca. Le SE a examiné les documents de la DDP , ainsi que toutes les questions et réponses fournies pendant la période d'affichage de la DDP , pour s'assurer que les considérations d'équité étaient traitées de manière satisfaisante.

Sept soumissions ont été déposées par des soumissionnaires intéressés.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

Activités et observations : Évaluation de la demande de proposition phase 1

Le SE a examiné le plan et le cadre d'évaluation et le fichier de pointage. Une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique a eu lieu le 11 juin 2021, à laquelle le SE a assisté. L'équipe d'évaluation était composée de 4 évaluateurs.

L'évaluation des soumissions a consisté en un examen de la documentation soumise par les soumissionnaires tel qu’indiqué dans la DDP . L'évaluation technique des soumissions a débuté le 16 juin 2021.

L’autorité contractante (AC) et le SE ont assisté aux réunions de consensus avec l'équipe d'évaluation. Les rencontres de consensus ont eu lieu le 30 juin et le 6 juillet 2021.

Le SE a examiné le rapport sommaire sur l'évaluation technique globale de la phase 1 produit par TPSGC le 6 juillet 2021, afin de confirmer les 5 répondants ayant obtenu les notes les plus élevées leur permettant de participer à la phase 2 du processus d'approvisionnement conformément aux conditions de la DDP .

Les 7 répondants ont été avisés du résultat de l'évaluation le 8 juillet 2021. Le SE a examiné la communication avec les répondants pour assurer la cohérence avec les détails de l'évaluation qui devaient être fournis aux répondants conformément aux conditions de la DDP .

Les 5 répondants ayant obtenu les notes les plus élevées ont été invités à confirmer leur participation au processus de la DDP phase 2. Quatre répondants ont confirmé leur participation; 1 a refusé de participer. Leurs réponses ont été reçues durant la période du 8 au 13 juillet 2021.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

Activités et observations : Demande de propositions phase 2

La DDP phase 2 (EZ899-201765/D) a été envoyée le 15 juillet 2021 aux 4 répondants qui ont confirmé leur participation. La DDP phase 2 avait une date de clôture initiale du 17 août 2021 et a été prolongée jusqu'au 21 septembre 2021. Suite à la publication de la DDP phase 2, 2 répondants ont choisi de se retirer du processus.

Six modifications ont été émises, dont la dernière le 31 août 2021. Les questions des soumissionnaires ont été acceptées et les réponses leurs ont été fournies directement. Une rencontre d'information a eu lieu le 11 août 2021 pour accompagner les répondants dans l'élaboration de leurs propositions et leur permettre de poser des questions sur la DDP et le projet.

Le SE a examiné les documents de la DDP phase 2, ainsi que toutes les questions et réponses fournies pendant la période d'affichage de la DDP , pour s'assurer que les considérations d'équité étaient traitées de manière satisfaisante.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

Activités et observations : Évaluation de la demande de propositions phase 2

Le SE a examiné le plan et le cadre d'évaluation et le fichier de pointage. L'équipe d'évaluation était composée de 3 évaluateurs qui avaient participé précédemment à l’évaluation de la DDP phase 1.

L'évaluation des soumissions a consisté en un examen de la documentation soumise par les 2 soumissionnaires. Une présentation orale des répondants a été effectuée pour évaluer des thèmes spécifiques au projet et aux infrastructures publiques.

L'évaluation des offres a débuté le 22 septembre 2021. Les présentations orales des soumissionnaires ont eu lieu le 6 octobre 2021, tandis que les réunions de consensus ont eu lieu le 1er et le 6 octobre 2021.

L’AC et le SE ont assisté aux présentations orales des répondants, ainsi qu'aux réunions de consensus avec l'équipe d'évaluation.

Le SE a examiné le rapport sommaire sur les évaluations techniques et financières globales des phases 1 et 2 produites par TPSGC le 6 octobre 2021 pour confirmer le répondant ayant obtenu la note totale la plus élevée.

Comme le permet la DDP , TPSGC a entamé une négociation des frais avec le répondant ayant obtenu la note totale la plus élevée. Le prix révisé soumis par le soumissionnaire a été officiellement approuvé le 12 janvier 2022. Le SE a assisté à toutes les réunions relatives à la négociation du prix.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

Documents de référence

Les documents liés à l’invitation EZ899-201765/A à C sont disponibles sur AchatsCanada. L'invitation EZ899-201765/D a été envoyée directement aux répondants qui ont choisi de participer à la DDP phase 2. Tous les documents peuvent être obtenus auprès du bureau du projet.

Addenda au rapport final

30 septembre 2022

Addenda au rapport final du SE en date du 16 janvier 2022 concernant le processus de sélection concurrentiel concernant le Réaménagement du Centre Sinclair Services de conseils techniques en architecture et génie entrepris par TPSGC .

Le présent addenda au rapport final du SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Activités de surveillance de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Le soumissionnaire retenu a été informé de l'attribution du contrat le 1er septembre 2022 et l'avis a été affiché sur achatsetventes.gc.ca le vendredi 2 septembre 2022. Une lettre avisant l'autre soumissionnaire des résultats a été envoyée le 2 septembre 2022. Aucune rencontre de compte rendue n’a été demandée par les soumissionnaires. Le SE a examiné la correspondance avec les soumissionnaires.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel concernant le Réaménagement du Centre Sinclair services de conseils techniques en architecture et génie.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :