Régime de soins de santé de la fonction publique : Services administratifs seulement

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel pour les Services administratifs seulement (SAS) du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP).

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

BDO Canada LLP (BDO) a été embauché le 24 janvier 2018 à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel pour obtenir les SAS du RSSFP au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE, pendant l’ensemble du processus d’approvisionnement du 24 janvier 2018 au 16 mars 2021.

TPSGC, au nom du SCT, a besoin d'un entrepreneur tiers pour fournir des services de traitement des demandes SAS et d'autres services connexes pour le RSSFP.

Le RSSFP offre une protection de soins de santé supplémentaire, qui comprend des prestations d'urgence lors de voyages, des services d'assistance-voyage d'urgence, ainsi que des prestations d'hospitalisation (de niveaux 1, 2 et 3) pour les adhérents et leurs personnes à charge qui sont protégés par un régime d'assurance-maladie provincial ou territorial.

En date du 31 décembre 2017, le RSSFP comptait plus de 670 000 adhérents, dont plus de 324 000 retraités, et protégeait environ 1,5 million de Canadiens, ce qui totalisait des dépenses annuelles d'environ 1,22 milliard de dollars. Il s'agit du plus important régime de soins de santé parrainé par un employeur au Canada.

Le Canada devrait attribuer un seul contrat pour une période de 8 ans plus une de 20 mois de la période de démarrage estimative, avec des options de prolongation d'une période additionnelle de 4 périodes additionnelles d'un an chacune, pour un total de 13.7 années consécutives.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comporte :

• notre attestation d’assurance;
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat;
• nos observations pertinentes découlant des activités exécutées.

Mandat et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé l’ensemble du processus d’approvisionnement et relevé des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC) et le responsable technique et vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables et appropriées.

Phase de lettre d'intérêt

Au cours de la phase de la lettre d'intérêt (LI), le SE a observé les activités pertinentes suivantes :

• le SE a examiné tous les documents provisoires et finaux avant leur affichage et a fourni des commentaires à l'AC :
  • la rétroaction a été intégrée le cas échéant.
• la LI a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 février 2018;
• la période pour les questions de clarification était clairement indiquée et suffisante pour permettre l'examen de la LI;
• les instructions de soumission étaient clairement énoncées;
• le SE a examiné toutes les questions de clarification et les réponses avant l'affichage et a fourni des commentaires à l'AC :
  • la rétroaction a été intégrée au besoin, le cas échéant
• des addenda ont été publiés avec toutes les modifications aux documents d'appel d'offres en temps opportun;
• les demandes de report de la date de fermeture ont été examinées et accepté lorsque cela était raisonnable;
• la sollicitation a pris fin le 16 mars 2018.

Observations du SE :

Tous les répondants intéressés ont été traités de manière équitable. L'AC et l'équipe de projet du SCT ont répondu à toutes les observations ou demandes de clarification faites par le SE.

Phase d'examen des réponses des répondants

L'examen des réponses a commencé peu de temps après le 16 mars 2018 et s'est terminé à la fin de juillet 2018. Le 3 août 2018, le SE a reçu le rapport sommaire de l'examen de la LI.

Phase de demande de renseignements 1

Au cours de la phase de demande de renseignements (DDR) 1, le SE a observé les activités pertinentes suivantes :

• le SE a examiné tous les documents provisoires et finaux avant leur affichage et a fourni des commentaires à l'AC :
  • la rétroaction a été intégrée le cas échéant.
• la DDR 1 a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 13 septembre 2018;
• la période pour les questions de clarification était clairement indiquée et suffisante pour permettre l'examen de la DDR 1;
• les instructions de soumission étaient clairement énoncées;
• le gestionnaire de projet a examiné toutes les questions de clarification et les réponses avant l'affichage et a fourni des commentaires à l'AC :
  • la rétroaction a été intégrée au besoin, le cas échéant.
• il n'y a eu aucun addenda ni demande de prolongation au cours de cette phase;
• la sollicitation a pris fin le 15 octobre 2018.

Observations du SE :

Le processus mené était conforme aux exigences de la DDR 1. Tous les répondants intéressés ont été traités de manière uniforme et équitable. L'AC et l'équipe de projet du SCT ont répondu à toutes les observations ou demandes de clarification faites par le SE.

Examen des réponses des répondants

L'examen des réponses a commencé peu après le 15 octobre 2018 et s'est terminé à la fin de novembre 2018. Au cours de cette période, l'AC et l'équipe de projet du SCT ont préparé un certain nombre de questions qui permettront aux répondants de fournir des réponses lors des rencontres individuelles suite aux réunions d’examen après soumission (REAS).

Observations du SE :

Aucun problème lié à l'équité n'a été observé en ce qui concerne les communications entre l'AC et les répondants. L’examen des réponses des répondants a été effectué conformément au processus défini dans la DDR 1. Aucune préoccupation liée à l’équité n’a été soulevée.

Réunions d'examen après soumission

Le 17 octobre 2018, les 4 répondants ont été invités simultanément à assister au REAS. Entre le 27 novembre 2018 et le 7 décembre 2018, tous les répondants ont assisté à leur REAS respectif comme prévu.

Phase de demande de renseignements 2

Le but de cette demande de renseignements (DDR) 2 était de :

• informer l’industrie de la décision du Canada de suivre un processus de mobilisation agile (PMA) pour combler le besoin de SAS du RSSFP;
• communiquer des détails sur le PMA du Canada;
• inviter l’industrie à s’inscrire au PMA;
• fournir un calendrier d’approvisionnement à jour.

Au cours de la phase de la DDR 2, le SE a observé les activités pertinentes suivantes :

• le SE a examiné tous les documents provisoires et finaux avant leur publication et a fourni des commentaires à l'AC :
  • les commentaires ont été intégrés au besoin.
• la DDR 2 a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 1er mars 2019, modifiée le 28 mars 2019 et close le 28 février 2020;
• la période pour les questions de clarification était clairement indiquée et suffisante pour permettre l'examen de la DDR 2;
• les instructions de soumission étaient clairement énoncées.

La DDR 2 comprenait 3 versions du PMA et sont détaillées ci-dessous.

Demande de renseignements 2 : Processus de mobilisation agile version 1

Au cours de la DDR 2 : PMA version 1, le SE a observé les activités pertinentes suivantes :

• le SE a examiné tous les documents avant leur publication et a fourni des commentaires au AC :
  • les commentaires ont été intégrés le cas échéant.
• les documents préliminaires de la DDR 2 : PMA version 1 ont été remis aux fournisseurs inscrits au PMA par courrier électronique le 17 avril 2019;
• la DDR 2 : PMA version 1 comprenait les documents suivants pour les commentaires de l'industrie :
  • page couverture : version 1;
  • base de paiement : stratégie;
  • sécurité : phase de démarrage;
  • sécurité : phase d'exploitation;
  • niveaux de service;
  • critères d'évaluation technique obligatoires;
  • volet de la participation autochtone;
  • réduction des émissions de gaz à effet de serre.
• la date limite de la DDR 2 : PMA version 1 pour les fournisseurs PMA enregistrés était le 9 mai 2019 pour permettre l'examen et la rétroaction des documents fournis.

Demande de renseignements 2 : Processus de mobilisation agile version 2

Au cours de la DDR 2 : PMA version 2, le SE a observé les activités pertinentes suivantes :

• le SE a examiné tous les documents avant leur publication et a fourni des commentaires au AC :
  • les commentaires ont été intégrés au besoin.
• les documents préliminaires de la DDR 2 : PMA version 2 ont été remis aux fournisseurs inscrits au PMA par courrier électronique le 6 juin 2019;
• a DDR 2 : PMA version 2 comprenait les documents suivants pour rétroaction de l'industrie :
  • Couverture : Version 2;
  • 3.5 Services d'inscription des fournisseurs : Phase de démarrage;
  • 3.6 Services de gestion financière : Phase de démarrage;
  • 4.5 Services d'inscription des fournisseurs : Phase d'exploitation;
  • 4.6 Services de gestion financière : Phase d'exploitation;
  • questions à l'industrie.
• la date limite de la DDR 2 : PMA version 2 pour les fournisseurs PMA enregistrés était le 20 juin 2019 pour permettre l'examen et la rétroaction des documents fournis.

Demande de renseignements 2 : Processus de mobilisation agile version 3

Au cours de la DDR 2 : PMA version 3, le SE a observé les activités pertinentes suivantes:

• le SE a examiné tous les documents avant leur publication et a fourni des commentaires au AC :
  • la rétroaction a été intégrée au besoin.
• les documents préliminaires de la DDR 2 : PMA version 3 ont été envoyés aux fournisseurs inscrits à la PMA par courrier électronique le 11 octobre 2019;
• la DDR 2 : PMA version 3 comprenait les documents suivants pour rétroaction de l'industrie :
  • Couverture : Version 3 (courriel);
  • Corps de la demande de propositions (DP) : parties 1 à 7;
  • 01. Annexe A : Énoncé des travaux (EDT);
  • 02. Appendice 1 de l'annexe A : Aperçu de la directive RSSFP;
  • 03. Appendice 2 de l'annexe A : Catégories de ressources contractuelles et exigences;
  • 04. Appendice 3 de l'annexe A : Catégories de rapports standard et exemples;
  • 05. Pièce jointe 1 à l'annexe 3 : Modèle d'audit pour le cumul de l’exercice en cours;
  • 06. Pièce jointe 2 à l'annexe 3 : Modèles de réclamations et de population;
  • 07. Pièce jointe 3 à l'annexe 3 : Modèle d'audit sur site et sur bureau;
  • 08. Pièce jointe 4 à l'annexe 3 : Modèle de financement;
  • 09. Pièce jointe 5 à l'annexe 3 : Modèle d'opérations mensuelles;
  • 10. Pièce jointe 6 à l'annexe 3 : Modèle d'enquêtes du RSSFP;
  • 11. Appendice 4 de l'annexe A : Éléments de données du RSSFP;
  • 12. Appendice 5 de l'annexe A : Acronymes et glossaire des termes;
  • 13. Appendice 6 de l'annexe A : Formats et fréquences des fichiers d'admissibilité des membres du RSSFP;
  • 14. Appendice 7 de l'annexe A : Produits livrables;
  • 15. Appendice 8 de l'annexe A : Stratégie d'enregistrement des événements du Gouvernement du Canada;
  • 16. Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et exigences de sécurité informatique;
  • 17. Pièce jointe 2.1 de la partie 2 : Données volumétriques du RSSFP;
  • 18. Appendice 1 à la pièce jointe 3.1 de la partie 3 : Exigences de soumission technique obligatoires et critères d'évaluation obligatoires;
  • 19. Appendice 2 de la pièce jointe 3.1 de la partie 3 : Exigences de soumission technique cotées et critères d'évaluation cotés;
• la date limite de la DDR 2 : PMA version 3 du 15 novembre 2019 a semblé suffisante pour permettre l'examen et la rétroaction des documents fournis;
• suite aux documents qui ont été publiés le 11 octobre 2019 de la DDR 2 : PMA version 3, l'AC a publié des documents supplémentaires via la DDR 2 : PMA version 3, addendum 1 au fournisseur enregistré à la PMA par courriel le 8 novembre 2019.
• l’addendum 1 comprenait les documents suivants pour la rétroaction de l'industrie :
  • page couverture de la DDR 2 : PMA version 3, addendum 1 (courriel);
  • Annexe B : Crédits de frais de base de paiement (BOP);
  • Annexe D : Exigences en matière d'assurance.

La date limite de la DDR 2 : PMA version 3, addendum 1 du 22 novembre 2019 a semblé suffisante pour permettre l'examen et la rétroaction des documents fournis.

Observations du SE :

Le processus mené était conforme aux exigences de la DDR 2. Toutes les demandes de clarification des répondants ont été traitées par l'AC. Tous les répondants intéressés ont été traités de manière cohérente et équitable. L'AC et l'équipe de projet du SCT ont répondu à toutes les observations ou demandes de clarification faites par le SE.

Phase du processus de demande de propositions

Dans cette section

• Documents examinés
• Période d’affichage
• Phase 1: Évaluation des soumissions financières
• Phase 2: Évaluation des soumissions techniques
• Phase 3: Évaluation finale des soumissions
• Observations du surveillant de l’équité

Documents examinés

Au cours de la phase DP, le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents de DP provisoires et finaux;
• questions et réponses de clarification pendant la période d'ouverture des offres;
• addenda;
• correspondance avec l'industrie.

Période d’affichage

La DP a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 1 septembre 2020. Pendant la période d’affichage, 7 modifications ont été émises, répondant à toutes les questions de clarification.

Dans la modification 5 de la DP, émise le 22 octobre 2020, la date de clôture de la sollicitation a été reportée au 20 novembre 2020. Conséquemment, la date limite pour les soumissionnaires pour soumettre des demandes de clarifications a été reportée au 30 octobre 2020.

Trois réponses ont été reçues à la date et à l'heure de clôture.

Observations du SE :

Le processus mené était conforme aux exigences de la DP. Toutes les demandes de clarification de la part des fournisseurs qualifiés pendant la période d’affichage ont été traitées par addenda par l'AC. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière cohérente et équitable. L'AC et l'équipe de projet du SCT ont répondu à toutes les observations ou demandes de clarification formulées par le SE. Aucun problème lié à l'équité n'a été observé en ce qui concerne les communications entre l'AC et les soumissionnaires.

Phase 1 : Évaluation des soumissions financières

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) phase 1, un examen des soumissions a été entrepris et il a été déterminé par l’AC que les 3 soumissions financières comprenaient tous les renseignements requis.

Phase 2 : Évaluation des soumissions techniques

L’AC a organisé la séance de pré-évaluation le 16 septembre 2020. Le matériel d’évaluation de la DP a été fourni au SE le 17 novembre 2020. Le SE a assisté à la réunion de lancement de l'évaluation tenue le 4 décembre 2020. Le SE a assisté à toutes les réunions d'évaluation par consensus tenues entre le 9 décembre 2020 et le 4 mars 2021 pour les 3 propositions.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les soumissions techniques à la DP :

• chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la réponse dans son cahier de travail de l'évaluateur;
• une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle;
• les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels;
• le AC a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord avec le consensus final et la justification;
• les 3 soumissions ont été déclarée recevable.

Phase 3 : Évaluation finale des soumissions

Au cours de cette phase, l'AC a confirmé au SE le 16 mars 2021, que l'évaluation financière était terminée pour les 3 soumissions jugées conformes aux exigences examinées aux phases 1 et 2. Les soumissions ont été évaluées conformément à l'ensemble des exigences de la demande de soumissions, y compris les critères d'évaluation techniques et financiers.

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DP et toutes les ébauches de modifications à la DP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'AC, et des modifications ont été émises.

Toutes observations ou demandes de clarifications formulées par le SE ont été traitées par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L’examen des documents par le SE et le suivi des activités pendant la phase d’évaluation de la DP ont tenu compte des principes suivants d’équité, d’ouverture et de transparence :

• le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés;
• 17 membres de l'équipe d'évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception des DP;
• une formation d'orientation des évaluateurs a été offerte à tous les évaluateurs;
• l'AC a informé au minimum tous les évaluateurs des éléments suivants :
  • l'identité des soumissionnaires et demandé aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts;
  • protocoles de confidentialité;
  • contrôle des documents;
  • processus d’évaluation virtuel;
  • processus de clarification;
  • processus de consensus;
  • aperçu des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle;
  • explication des critères cachés;
  • explication de l'équité et du besoin d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable de toutes les réponses;
  • des conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la réponse (pas les informations provenant de contrats antérieurs, les connaissances personnelles).
• les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DP;
• les soumissions ont été enregistrées dès leur réception, indiquant clairement qu'elles ont été soumises à temps.

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase d'évaluation.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation numéro 24062-180558/D se trouvent sur le site AchatsCanada ou auprès du bureau responsable du projet.

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité

19 janvier 2022

Addenda au rapport final en date du 1 juin 2021 concernant le processus de sélection des SAS du RSSFP.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Le contrat a été attribué le 30 novembre 2021. Parallèlement à la notification d'attribution du contrat, des informations ont été fournies le 30 novembre 2021, expliquant les résultats de l'évaluation. Trois comptes rendus ont été demandés et ont eu lieu le 15 et 16 décembre 2021 et le 18 janvier 2022 par conférences téléphoniques. Le SE a examiné la correspondance et a observé les rencontres avec les soumissionnaires. Le processus mené était conforme aux exigences de la demande de propositions. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel pour les SAS du RSSFP jusqu’à sa conclusion le 16 décembre 2021.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :