Services d'architecture et d’ingénierie de Laboratoires Canada dans la Région de l’Ouest

Contexte

BDO Canada s.r.l./S.E.N.C.R.L. (BDO) a été embauché à titre de surveillant de l’équité (SE) le 22 juillet 2019 afin d’observer le processus de sélection lié à l'acquisition des services d'architecture et d'ingénierie, y compris; services de préconception, services de chantier et services de post-construction pour moderniser les laboratoires de l’Ouest, dans le cadre du programme de travaux de son initiative Laboratoires Canada (LC) lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’invitation à soumissionner EP751-202885/A. BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le SE, depuis la date de début du processus du 12 mars 2020 jusqu’à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 7 octobre 2020.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d'assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• des observations pertinentes des activités qui ont été tenues

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services d'architecture et d'ingénierie de LC dans la région de l’Ouest jusqu’à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 7 octobre 2020.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

TPSGC retiendra les services d'une entreprise, ou d’une coentreprise d'experts-conseils pour fournir des services spécialisés en architecture et en génie, en vue de moderniser ses installations de laboratoire de l’Ouest dans le cadre du programme de travaux de son programme LC.

Le contrat de base concerne le laboratoire et la serre du Centre pour la protection des végétaux de Sidney de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, situé à Sidney, Colombie-Britannique (C.-B.). TPSGC pourrait ajouter des services supplémentaires au contrat au moyen d'options contractuelles. Les laboratoires d'installations scientifiques de Sidney, C.-B. et Winnipeg, Manitoba peuvent faire partie du contrat global, selon les priorités du programme de LC de TPSGC.

Mandat et observations du surveillant de l’équité

BDO a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus de sélection de services d’architecture et d’ingénierie proposés par LC et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux exigences de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé les activités jusqu'à l’attribution du contrat
• fait part des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC)
• veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé des activités du SE et des observations connexes depuis la date de début du processus du 12 mars 2020 jusqu'à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 7 octobre 2020.

Processus de demande de propositions

Dans cette section

• Activité surveillée
  • Documents examinés
  • Période d’affichage
  • Évaluation technique de la demande de propositions
  • Présentations
  • Évaluation financière de la demande de propositions
• Observations du surveillant de l’équité

Activité surveillée

Documents examinés

Au cours de la phase de la demande de propositions (DDP), le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents de DDP provisoires et finaux
• directive d'évaluation provisoire et finale
• questions et réponses de clarification pendant la période d’affichage
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 15 avril 2020. Pendant la période d’affichage, 9 modifications ont été émises, répondant à 75 questions de clarification. Dans la modification 8, publiée sur achatsetventes.gc.ca le 18 juin 2020, la date de clôture a été reportée au 26 juin 2020.

Cinq réponses ont été reçues à la date et à l'heure de clôture de la soumission.

Évaluation technique de la demande de propositions

Les soumissions techniques ont été examinées afin d'identifier tous les cas où le soumissionnaire n'avait pas satisfait aux critères obligatoires admissibles.

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) : Phase 2, les exigences obligatoires d’admissibilité ont été évaluées pour déterminer si les soumissions satisfaisaient aux critères obligatoires admissibles. Des rapports d’évaluation de la conformité (REC) ont été envoyés à tous les répondants décrivant les informations manquantes dans leur soumission technique, le cas échéant.

Les réponses au REC ont été fournies dans les délais impartis. Après examen des informations soumises à la suite du REC, un soumissionnaire n'a pas satisfait aux critères obligatoires admissibles et a été jugé non conforme.

Le SE a assisté aux réunions de consensus sur l'évaluation. Des réunions de consensus sur l'évaluation des 2 propositions ont eu lieu les 12, 13, 18, 19, 20 août 2020 et le 7 octobre 2020.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les réponses à la DDP :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la réponse dans son cahier de travail de l'évaluateur
• Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• Les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• Le SE a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord avec le consensus final et la justification des exigences non conformes
• 2 soumissions respectaient les exigences obligatoires

Présentations

Le SE a assisté aux présentations et aux séances de notation par consensus après chaque présentation. Les dates des présentations étaient les 28 et 29 septembre et les 5 et 6 octobre 2020.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les présentations :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la présentation dans son cahier de travail de l'évaluateur
• Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• Les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• Le SE a confirmé que chaque membre de l'équipe d'évaluation était d'accord avec le consensus final et la justification

Évaluation financière de la demande de propositions

Suite à l'évaluation des 4 propositions techniques, les notes financières ont été ajoutées aux notes techniques pour déterminer la soumission retenue sur la base de la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix, sur la base d'un ratio de 90 % pour la note technique et de 10 % pour la note de prix.

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DDP et toutes les ébauches de modifications à la DDP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'équipe LC et par l'AC et des modifications ont été émises. La même information a été fournie à tous les participants via achatsetventes.gc.ca.

Toute observation ou demande de clarification faite par le SE a été traitée par l'équipe LC et par l'AC.

L’équipe LC et l’AC ont été attentif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation EP751-202885/A se trouvent sur le site AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

8 mars 2022

Addenda au rapport final du SE en date du 7 mars, 2022 concernant le processus de sélection concurrentiel lié à l'acquisition des services d'architecture et d'ingénierie pour moderniser les laboratoires de l’Ouest, dans le cadre du programme de travaux de son initiative LC lancé par TPSGC.

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et compte rendu.

Attribution du contrat, communications et comptes rendus

Le contrat a été attribué le 14 octobre 2022. Parallèlement à la notification d'attribution, des informations ont été fournies le 14 octobre 2022 aux soumissionnaires, expliquant les résultats de l'évaluation. Cinq comptes rendus ont été demandés et ont eu lieu les 3, 5 et 6 novembre 2020 via des conférences téléphoniques.

Le processus mené était conforme aux exigences de la demande de propositions. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière cohérente et équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services d'architecture et d'ingénierie lancé par TPSGC, jusqu’à la conclusion des comptes rendus se terminant le 6 novembre 2020.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :