Services de gardes de sécurité

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité (SE) fournit par les présentes l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour les services de gardes de sécurité.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Exigences du projet

HKA Global (Canada), Inc. a été engagé le 25 mai 2017 à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le projet services de gardes de sécurité entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte de l’Agence des services frontaliers du Canada au moyen des invitations numéros 47636-111112/A, 47419-216063/A et 47419-216063/B. HKA Global (Canada), Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Le présent rapport couvre les activités du SE à partir du début des activités du SE au mois de mai 2017, en passant par les étapes de la consultation de l’industrie et de la demande de propositions jusqu’à l’étape de sélection des entrepreneurs retenus le 8 décembre 2021.

Nous avons examiné toute l’information fournie et observé ou surveillé toutes les activités pertinentes. Le présent rapport inclut :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs notre mandat
• les observations pertinentes faites au cours des activités menées

Mandat et observations du surveillant de l’équité

L’objectif global de notre mandat était d’observer de manière indépendante le processus d’approvisionnement et de soumettre aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises avant qu’elles influent sur l’équité. Le directeur, Programme de surveillance de l’équité aurait été informé de toute préoccupation relative à l’équité qui n’aurait pas été résolue en temps opportun. À la conclusion du processus d’approvisionnement, une attestation d’assurance est fournie quant à son équité, son ouverture et sa transparence.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé ou surveillé les activités relatives aux demandes de soumissions
• identifier les points relatifs à l’équité aux responsables du projet
• nous sommes assurés que les réponses et les mesures adoptées étaient raisonnables et appropriées

Le 10 janvier 2018, nous avons examiné une ébauche d’une lettre d’intérêt (LI) et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité à l’autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises.

Le 15 février 2018, nous avons examiné la LI I47636-111112/A telle que publiée sur achatsetventes.gc.ca et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. L’objet de cette LI était d’aviser l’industrie du besoin à venir et à solliciter les commentaires de l’industrie sur la portée, les exigences, les risques et le coût du projet. La LI a aussi avisé l’industrie d’une prochaine séance d’information de l’industrie et de rencontres individuelles avec des entreprises individuelles.

Le 20 mars 2018, nous avons observé les séances d’information de l’industrie et nous avons aussi observé 3 rencontres individuelles avec des entreprises individuelles. Le 21 mars 2018, nous avons observé 2 rencontres individuelles. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les responsables du projet ont pris les mesures appropriées.

Le 1 août 2020, nous avons examiné une ébauche d’une nouvelle LI et fourni des commentaires relatifs à l’équité.

Les 22 et 25 août, nous avons examiné une version modifiée de l’ébauche de la LI et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les 28 et 30 août 2020, nous avons examiné la nouvelle LI 47419-216063/A telle que publiée sur achatsetventes.gc.ca. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. L’objet de cette nouvelle LI étaient d’informer et préparer l’industrie pour la prochaine demande de propositions (DDP) et de solliciter une contribution pertinente. La LI fournissait une liste de questions auxquelles les fournisseurs intéressés ont été invités à répondre et invitait les entreprises intéressées à participer aux rencontres individuelles.

Le 20 septembre 2020, nous avons examiné les réponses reçues des fournisseurs intéressés et, nous avons surveillé une séance de planification pour les prochaines rencontres individuelles. Durant la période du 21 au 29 septembre 2020, nous avons surveillé 8 rencontres individuelles. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les responsables du projet ont pris les mesures appropriées.

Les 22 et 25 février 2021, nous avons examiné une ébauche de la DDP et nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité.

La DDP 47419-216063/B a été publiée sur achatsetventes.gc.ca et le 11 mai 2021 et le 15 mai 2021, nous avons examiné la DDP telle que publiée. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 31 mai 2021, nous avons surveillé une visite virtuelle du site des installations de la région de l’Ontario où les ressources de sécurité sous contrat seraient utilisées, à savoir les installations de détention des immigrants et l’aéroport de Toronto. La visite du site consistait en une vidéo des installations avec des commentaires faits de vive voix sur ce qui était visionné et les activités que les gardes de sécurité seraient appelés à exécuter. Des questions pouvaient être posées en tout temps. Bien que ce n’était pas une véritable visite, l’approche vidéo a été très approfondie et efficace. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 2, 3 et 4 juin 2021, nous avons surveillé les visites virtuelles similaires pour les régions du Pacifique, des Prairies et du Québec. Une approche similaire utilisant une vidéo et des commentaires faits de vive voix a été utilisée pour chacune des régions. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 18 juin 2021, nous avons examiné la modification 1 à la DDP. La modification prolongeait la date de clôture, répondait à des questions et modifiait l’énoncé des travaux.

Le 28 juin 2021, nous avons examiné la modification 2 qui prolongeait la date de clôture et répondait à des questions. Le 30 juin 2021, nous avons examiné la modification 3 qui répondait aux questions et apportait des changements à certaines sections de la DDP. Le 8 juillet 2021, nous avons examiné la modification 4 qui répondait à des questions et fournissait des clarifications de la DDP. Le 9 juillet 2021, nous avons examiné la modification 5 qui répondait à des questions. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée avec aucune des modifications.

Le 12 juillet 2021, nous avons examiné une présentation pour une séance de formation destinée aux évaluateurs. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

La date de clôture de la DDP était le 14 juillet 2021. Sept soumissions ont été reçues pour la région de l’Ontario, 7 pour la région du Pacifique, 5 pour la région des Prairies et 7 pour la région du Québec.

Le 15 juillet 2021, nous avons surveillé la séance de formation destinée aux évaluateurs. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 4 août 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des exigences obligatoires. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 20 au 28 septembre 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des exigences cotées. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 25 octobre 2021, nous avons surveillé la présentation de vérification d’un soumissionnaire et le 26 octobre 2021, nous avons surveillé la présentation de la vérification d’un deuxième soumissionnaire. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 26 octobre 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des présentations de la vérification des 2 soumissionnaires. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 30 décembre 2021, nous avons reçu de TPSGC les résultats de l’évaluation technique et financière associés aux calculs de la meilleure valeur tels que signés par les évaluateurs des soumissions et les responsables de TPSGC. Le soumissionnaire retenu pour chaque région a été identifié conformément aux dispositions de la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Documents de référence

Les documents relatifs aux appels d’offres numéros 47636-111112/A, 47419-216063/A et 47419-216063/B sont disponibles sur achatsetventes.gc.ca ou auprès du bureau du projet services de gardes de sécurité.

Addenda au rapport final

11 juin 2022

Cet addenda couvre la période postérieure à la conclusion de la phase d’évaluation, incluant l’attribution des contrats et des comptes rendus.

Le 24 mars 2022, l’autorité contractante nous a fourni un échantillon des lettres de regret proposées qui seraient envoyées aux soumissionnaires non retenus et le 26 mars 2022, l’autorité contractante nous a fourni les versions finales de chaque lettre de regret. Nous avons examiné les lettres de regret et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 1 avril 2022, les contrats ont été attribués aux soumissionnaires retenus.

Le 14 avril 2022, l’autorité contractante nous a informés que 2 soumissionnaires avaient demandé un compte rendu. Le 21 avril 2022, nous avons surveillé le compte rendu de l’un des soumissionnaires et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 1 juin 2022, l’autorité contractante nous a informés que le deuxième soumissionnaire non retenu avait décidé qu’il ne demandait plus de compte rendu formel mais qu’il avait plutôt quelques questions spécifiques sur un élément de la DDP. Le 1 juin 2022, l’autorité contractante a fourni les réponses à ces questions lors d’une conversation téléphonique et nous a fourni l’objet de ces questions et l’échange de courriel concernant la conversation. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. L’autorité contractante nous a aussi informés qu’aucun autre compte rendu n’avait été demandé.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fourni l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour le projet services de gardes de sécurité.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :