Services de gestion de la construction de Laboratoires Canada dans la région de l’Ouest

Contexte

BDO Canada s.r.l./S.E.N.C.R.L. (BDO) a été embauché à titre de surveillant de l’équité (SE) le 22 juillet 2019 afin d’observer le processus de sélection concurrentiel lié à l'acquisition des services de gestion de la construction (SGC) pour moderniser les laboratoires à Sydney, Colombie-Britannique et Winnipeg, Manitoba, dans le cadre du programme de travaux de son initiative Laboratoires Canada (LC) lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la suite de l’invitation à soumissionner numéro EP751-202923/A. BDO est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le SE, depuis la date de début du processus du 12 mars 2020 jusqu'à la phase de réunions de consensus se terminant le 8 septembre 2020.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes des activités qui ont été tenues

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus de sélection concurrentiel pour les SGC de LC dans la région de l’Ouest jusqu’à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 8 septembre 2020.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

TPSGC, retiendra les services d'une entité de gestion de la construction, le directeur de la construction, en vue de moderniser ses installations de laboratoire dans le cadre du programme de travaux de son initiative LC. Les laboratoires d'installations scientifiques de Sidney, Colombie-Britannique et Winnipeg, Manitoba peuvent faire partie du contrat global, selon les priorités du programme de LC de TPSGC.

Mandat et observations du surveillant de l’équité

BDO a été embauché à titre de SE afin d’observer le processus de sélection concurrentiel pour les SGC proposé par LC et d’attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux exigences de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents provisoires pertinents, nous avons observé les activités jusqu'à la phase de réunions d’établissement de consensus, nous avons fait part des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC) et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Ce qui suit est un résumé des activités du SE et des observations connexes depuis la date de début du processus du 12 mars 2022 jusqu'à la phase de réunions d’établissement de consensus se terminant le 8 septembre 2020.

Processus de demande de propositions

Dans cette section

• Activité surveillée
  • Documents examinés
  • Période d’affichage
  • Évaluation de proposition technique de la demande de propositions
  • Évaluation financière de la demande de propositions
• Observations du surveillant de l’équité

Activité surveillée

Documents examinés

Au cours de la phase de la demande de propositions (DDP), le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents de DDP provisoires et finaux
• directive d'évaluation provisoire et finale
• questions et réponses de clarification pendant la période d’affichage
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 15 avril 2020. Pendant la période d’affichage, 9 modifications ont été émises, répondant à 45 questions de clarification. Dans la modification 6, publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 juin 2020, la date de clôture a été reportée au 26 juin 2020.

Deux réponses ont été reçues à la date et à l'heure de clôture de la soumission.

Évaluation de proposition technique de la demande de propositions

En fonction du processus de conformité des soumissions par étapes : Phase 2, les soumissions techniques ont été examinées afin d'identifier tous les cas où le soumissionnaire n'avait pas satisfait aux critères obligatoires admissibles. Tous les soumissionnaires ont rencontré les critères obligatoires admissibles.

Le SE a assisté aux réunions de consensus sur l'évaluation. Des réunions de consensus sur l'évaluation des 2 propositions ont eu lieu les 1, 2, 4 et 8 septembre 2020.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les réponses à la DDP :

• Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et la notation de la réponse dans son cahier de travail de l'évaluateur
• Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• Les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• Le SE a confirmé que chaque membre de l'équipe d'évaluation était d'accord avec le consensus final et la justification des exigences non conformes
• Deux soumissions répondaient aux exigences obligatoires

Évaluation financière de la demande de propositions

À la suite de l'évaluation des 2 propositions techniques, les notes techniques ont été ajoutées aux notes financières pour déterminer la soumission retenue sur la base de la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix selon un ratio de 55% pour le mérite technique et de 45% pour la cote de prix.

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DDP et toutes les modifications provisoires à la DDP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'équipe LC et par l'AC et des modifications ont été émises. La même information a été fournie à tous les participants via achatsetventes.gc.ca.

Toute observation ou demande de clarification faite par le SE a été traitée par l'équipe LC et par l'AC.

L’équipe LC et l’AC ont été attentif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation numéro EP751-202923 se trouvent sur le site AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

8 mars 2022

Addenda au rapport final en date du 7 mars 2022 concernant le processus de sélection concurrentiel lié à l'acquisition des SGC pour moderniser les laboratoires de l’Ouest, dans le cadre du programme de travaux de son initiative LC lancé par TPSGC.

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et comptes rendus

Le contrat a été attribué le 14 octobre 2020. Parallèlement à la notification d'attribution, des informations ont été fournies le 14 octobre 2020 aux soumissionnaires expliquant les résultats de l'évaluation. Deux comptes rendus ont été demandés et ont eu lieu le 4 novembre 2020 via des conférences téléphoniques.

Le processus mené était conforme aux exigences de la demande de propositions. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière cohérente et équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel pour les SGC jusqu’à la conclusion des comptes rendus se terminant le 4 novembre 2020.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :