Services principaux de gestion de la construction et du suivi et d'entretien pour le projet d'assainissement de la mine Faro

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services principaux de gestion de la construction et du suivi, et d'entretien pour le projet d'assainissement de la mine Faro.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

BDO Canada LLP (BDO) a été embauché le 7 août, 2020 à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel pour la prestation des services principaux de gestion de la construction et du suivi, et d’entretien pour le projet d'assainissement de la mine Faro pour le compte de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada, sous le numéro de l’invitation EZ113-210574, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du surveillant de l’équité du 7 août 2020 jusqu’à la conclusion de la phase de négociation le 20 décembre 2021.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comporte :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• nos observations pertinentes découlant des activités exécutées

Mandat et observations du surveillant de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous :

• avons pris connaissance des documents pertinents
• observé l’ensemble du processus d’approvisionnement
• relevé des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC)
• vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé des activités surveillées et des observations connexes depuis la date de début du processus du 7 août 2020 jusqu'à la fin de la phase de négociations qui s'est terminée le 20 décembre 2021.

Dans cette section

• Phase consultative de l’industrie
• Phase de demande de qualification
• Demande de propositions
• Négociation des soumissions

Phase consultative de l’industrie

Documents examinés

Au cours de cette phase, le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• demande de renseignements (DDR) provisoires et finaux
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• la visite virtuelle du site et le matériel de la séance d’information
• addenda
• correspondance avec l'industrie
• rapport sur les perspectives d’approvisionnement

Période d’affichage

Une DDR initiale a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 22 juillet 2020, dans le cadre de l'invitation numéro EZ113-210574/A, afin d'offrir à l'industrie une visite du site et une séance d'information facultative avant l'appel d'offres. Une deuxième DDR a été publié le 24 novembre 2020, dans le cadre de l’invitation numéro EZ113-210574/B, afin de fournir à l'industrie les perspectives d'approvisionnement pour le projet d'assainissement de la mine Faro.

Au cours de la période d’affichage, 3 modifications ont été publiées en réponse à toutes les questions de clarification.

La modification 1 de la DDR initiale, publiée le 20 août 2020, informait les fournisseurs qu'en raison de l'incertitude persistante liée à la pandémie de COVID-19, la visite facultative du site prévue avant l'appel d'offres au complexe minier de Faro avait été annulée. Une visite virtuelle du site serait organisée et des mises à jour supplémentaires seraient fournies dans le cadre d'une future modification de la DDR.

La modification 2 de la DDR initiale, publiée le 1er septembre 2020, a fourni des mises à jour concernant la visite virtuelle du site et la séance d'information.

Trente sept entreprises se sont inscrites à la visite virtuelle du site et à la séance d'information qui s'est déroulée via Zoom le 30 septembre 2020.

La modification 3 de la DDR, publiée le 21 octobre 2020, a fourni un compte rendu sommaire de la visite virtuelle facultative de préappel d'offres et de la séance d'information tenue le 30 septembre 2020. Cette modification a également été émise pour fournir une liste de questions et réponses soumises au cours de l’événement. Un lien vers la présentation PowerPoint et la vidéo présentée lors de la visite virtuelle du site et de la séance d'information préalable à l'appel d'offres a été fourni sur la page d'avis de cette DDR. La période d’affichage de la DDR initiale a pris fin le 30 octobre 2020.

Une deuxième DDR a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 24 novembre 2020, dans le cadre de l'invitation numéro EZ113-210574/B, afin de fournir à l'industrie les perspectives d'approvisionnement du projet d'assainissement de la mine Faro. Il n'y a eu aucune modification et la deuxième DDR a pris fin le 7 décembre 2020.

Observations du surveillant de l’équité

Au cours de cette phase, le SE a fait les observations suivantes :

• Pour la DDR initiale :
  • les documents initiaux de la DDR ont été examinés par le SE après leur publication sur achatsetventes.gc.ca
  • le SE a examiné toutes les modifications de la DDR avant leurs publications (les rétroactions du SE ont été intégrés au besoin, le cas échéant)
  • 3 modifications à la DDR ont été affichées sur achatsetventes.gc.ca
  • Le SE a examiné l'ordre du jour de la visite virtuelle du site et de la séance d'information, le matériel de présentation et les communications avant la diffusion aux sociétés enregistrées et a fourni des commentaires à l'AC (les commentaires ont été intégrés au besoin, le cas échéant)
  • le SE a assisté et observé la visite virtuelle du site et la séance d'information
  • les instructions de consultations avec l'industrie fournies dans les documents initiaux de la DDR étaient clairement énoncées
  • la DDR initiale a pris fin le 30 octobre 2020
• Pour la deuxième DDR :
• les documents de la deuxième DDR, y compris les perspectives d'approvisionnement, ont été examinés par le SE avant d'être affichés sur achatsetventes.gc.ca et le SE n'avait pas d'observations particulières ni de demandes d'éclaircissements pour l'AC
• la deuxième DDR a pris fin le 7 décembre 2020

La phase consultative de l'industrie s'est terminée le 7 décembre 2020.

Phase de demande de qualification

Documents examinés

Au cours de la phase de demande de qualification (DDQ), le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents provisoires et finaux de la DDQ
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• information sur la conférence des répondants
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

Une DDQ a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 24 décembre 2020, dans le cadre de l'invitation numéro EZ113-210574/C. Pendant la période d'affichage des offres, 3 modifications ont été émises.

La modification 1 de la DDQ, publié le 25 janvier 2021, fournissait la liste virtuelle des participants à la conférence, l'ordre du jour et une liste de questions, réponses soumises et diverses modifications au dossier d'appel d'offres.

La modification 2 de la DDQ, publié le 28 janvier 2021, prolongeait la date de fermeture de la DDQ au 16 février 2021.

La modification 3 de la DDQ, publié le 3 février 2021, fournissait une liste de questions et réponses et diverses modifications au dossier de la DDQ.

Quatre réponses ont été reçues avant la date et l'heure de fermeture de l'invitation.

Évaluation technique

Le matériel d’évaluation de la DDQ a été fourni au SE avant la séance de pré-évaluation du 18 février 2021. Le SE a assisté à toutes les réunions d'évaluations consensuelles des 4 soumissions qui ont eu lieu entre le 22 février et le 1 avril 2021.

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) : phase 1, les exigences obligatoires d’admissibilité ont été évaluées et des rapports d’évaluation de la conformité (REC) ont été envoyés à tous les répondants décrivant les informations manquantes dans leur soumission technique, le cas échéant. Une réponse au REC a été fournie dans le délai imparti, évaluée et jugée conforme. Le SE a assisté à la réunion d'évaluation consensuelle de la réponse au REC tenue le 3 mars 2021.

Sur la base du PCSP : phase 2, les 4 soumissions techniques des répondants ont été évalués. Le SE a assisté aux réunions d'évaluations consensuelles qui ont eu lieu entre le 10 mars et 1 avril 2021.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les soumissions techniques de la DDQ :

• chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et noté la réponse dans son cahier d’évaluation
• une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• des questions de clarification ont été envoyées aux répondants et les réponses fournies ont été soigneusement examinées au besoin
• l'AC a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation s’ils étaient d'accord avec les notes finales du consensus
• 2 des 4 soumissions ont été déclarées irrecevables
• après examen par le SE, l’AC a envoyé les avis écrit aux répondants le 20 avril 2021

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DDQ et toutes les ébauches de modifications à la DDQ, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'AC, et des modifications ont été émises.

Toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L’examen des documents par le SE et le suivi des activités pendant la phase d’évaluation de la DDQ ont entraîné les observations suivantes :

• le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• les membres de l'équipe d'évaluation ont été sélectionnés et confirmés avant la réception des DDQ
• tous les évaluateurs ont assisté à la séance d’orientation sur l’évaluation;
• l'AC a informé au minimum tous les évaluateurs des éléments suivants :
  • l'identité des soumissionnaires et demandé aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts
  • protocoles de confidentialité
  • contrôle des documents
  • processus de clarification
  • aperçu des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle
  • explication de l'équité et du besoin d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable de toutes les réponses
  • des conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la réponse (pas les informations provenant de contrats antérieurs, les connaissances personnelles, etc.)
• les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DDQ
• les soumissions ont été enregistrées dès leur réception, indiquant clairement qu'elles ont été soumises à temps

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase d'évaluation de la DDQ.

Demande de propositions

Documents examinés

Au cours de la phase de demande de propositions (DDP), le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents provisoires et finaux de la DDP
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• information sur la visite au site de la mine Faro
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DDP a été envoyée directement aux 2 répondants qualifiés le 22 juillet 2021. Pendant la période de d'affichage des offres, 9 modifications ont été émise, une conférence et une visite du site ont été organisés pour répondre à toutes les questions de clarification.

Une conférence des soumissionnaires a été organisée le 4 août 2021 pour fournir des détails sur l'aperçu de l'approvisionnement et répondre aux questions des répondants qualifiés concernant les éléments suivants :

• approche d'approvisionnement
• calendrier d'approvisionnement
• soumissions par epost Connect
• PCSP
• critères techniques obligatoires
• critères techniques cotés
• méthode de sélection

La modification 1 de la DDP, publié le 13 août 2021, fournissait un rapport de conférence du soumissionnaire comprenant :

• l'ordre du jour
• la liste des participants
• une liste de questions et réponses à la conférence
• des présentations PowerPoint
• une liste de questions et réponses

La modification 2 de la DDP, publié le 18 août 2021, fournissait une liste de questions et réponses.

Une visite des lieux a été réalisée le 19 août 2021 avec les 2 répondants qualifiés, où :

• la visite du site a débuté à 7 h
• il y avait 3 représentants de chacun des 2 répondants qualifiés
• le Canada a fait des remarques liminaires et des protocoles généraux de sécurité
• le Canada a indiqué qu'il visiterait les 3 parties principales du site :
  • gestion de la construction
  • gestion du site
  • entretien et maintenance
• les 2 répondants qualifiés ont eu une réunion privée confidentielle de 15 minutes avec les représentants du Canada pour poser des questions ou fournir des commentaires
• la visite du site s'est terminée à 18 h

Les modifications 3 et 4, publiées le 27 et 30 août 2021, prolongeait la date de fermeture de l'invitation au 23 septembre 2021 et fournissait une liste de questions et réponses.

Les modifications 5, 6, 7, 8 et 9, publié le 3, 13, 17, 20 et 22 septembre 2021, fournissait une liste de questions et réponses ainsi que des modifications à l'invitation et prolonger la date de fermeture jusqu'au 29 septembre 2021.

Une offre a été reçue avant la date et l'heure de fermeture de l'invitation.

Évaluation de l’offre

Le SE a assisté à la réunion de lancement de l’évaluation tenu par l’AC le 1er octobre 2021. Le matériel d’évaluation de la DDP a été fourni au SE avant la réunion.

Le 5 octobre 2021, l’AC a avisé le soumissionnaire que sa soumission était conforme avec les exigences obligatoires d’admissibilité de la DDP.

Le SE a assisté à la réunion d'évaluation consensuelle tenue le 13 octobre 2021.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer la soumission technique de la DDP :

• les 3 évaluateur ont effectués leurs propre examen indépendant et noté la réponse dans leur cahier d’évaluation
• une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• l'AC a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation s’ils étaient d'accord avec les notes finales du consensus et la justification
• l’offre a été déclarée recevable

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DDP et toutes les ébauches de modifications, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'AC, et des modifications ont été émises.

Toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L’examen des documents par le SE et le suivi des activités pendant la phase d’évaluation de la DDP ont entraîné les observations suivantes :

• le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• les membres de l'équipe d'évaluation ont été sélectionnés et confirmés avant la réception des soumissions
• tous les évaluateurs ont assisté à la séance d’orientation sur l’évaluation;
• l'AC a informé tous les évaluateurs des éléments suivants :
  • l'identité du soumissionnaire et demandé aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts et du protocole de confidentialité
  • contrôle des documents
  • méthode d’évaluation
  • processus de clarification
  • processus consensuel
  • aperçu des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle
  • explication de l'équité et du besoin d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable des soumissions
  • des conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la soumission (et non des informations provenant de contrats antérieurs, de connaissances personnelles, etc.)
• les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DDP
• l'AC a confirmé au SE que la soumission a été évaluée conformément à l'ensemble des exigences de la demande de soumissions, y compris les critères d'évaluation techniques et financiers

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase d'évaluation.

Négociation des soumissions

L’AC a exercé le droit de négocier avec le seul offrant qui a déposé une offre recevable pour s'assurer que le Canada profitera du meilleur rapport qualité et prix.

Communications et réunions

Au cours de la phase de négociation des soumissions, l'AC, le chargé de projet (CP) et le soumissionnaire privilégié (SP) ont échangé divers documents notamment :

• des lettres
• des formulaires
• des feuilles de travail
• des courriels

Le SE était présent dans tous les échanges pertinents entre l’AC et le CP.

Le SE a assisté à un total de 8 réunions entre l’AC, le CP et le SP. Les réunions de négociation ont débuté le 4 novembre et se sont terminées le 20 décembre 2021.

Toutes les observations faites par le SE ont été prises en compte par l'AC. L'AC a fourni des informations supplémentaires ou des éclaircissements à la demande du SE.

Observations du surveillant de l’équité

Le suivi par le SE des réunions de négociation a abouti aux constats suivants :

• les négociations ont été facilitées par l'AC et ont favorisé des discussions ouvertes entre l'CP et le SP
• toutes les réunions étaient basées sur une documentation écrite qui permettait une approche structurée
• il y avait suffisamment de temps pour que toutes les parties expriment leur point de vue
• au besoin, des pièces justificatives ont été offertes et fournies par toutes les parties
• des réunions supplémentaires ou de suivi ont été prévues et ont accordé suffisamment de temps à toutes les parties pour se préparer adéquatement;
• l'AC a permis suffisamment d'équité et d'égalité dans les procédures pour assurer l'intégrité et la transparence
• l'AC a entamé des négociations avec le SP après la fin de l'évaluation des offres
• les exigences et les spécifications techniques de l'offre n'ont pas changé au cours des négociations
• à l'issue des négociations, l'AC a informé le SP qu'une lettre d'attribution suivra en janvier 2022

Toutes les observations sur les problèmes d'équité potentiels ont été discutées et prises en compte par l'AC au cours de la phase de négociation.

Documents de référence

Les documents relatifs au numéro de demande de soumissions no EZ113-210574/A, EZ113-210574/B, EZ113-210574/C, EZ113-210574/D sont disponibles sur achatsetventes.gc.ca ou auprès du bureau de projet. Les documents relatifs au numéro de demande de soumissions numéro EZ113-210574/E sont disponible seulement auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

14 février 2022

Addenda au rapport final en date du 19 janvier 2022 concernant le processus de sélection des services principaux de gestion de la construction et du suivi, et d'entretien pour le projet d'assainissement de la mine Faro.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Le contrat a été attribué le 10 février 2022. Parallèlement à la notification d'attribution du contrat, un compte rendu écrit a été fourni au soumissionnaire retenu le 11 février 2022, expliquant les résultats de l'évaluation. Bien qu'1 des 2 répondants qualifiés n'ait pas soumis de proposition, l'AC les a informés par écrit que l’autre répondant qualifié avait obtenu un contrat conformément à cette DDP. Aucun compte rendu n'a été demandé. Le SE a examiné toute la correspondance. Le processus mené était conforme aux exigences de la DDP. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus de sélection concurrentiel des services principaux de gestion de la construction et du suivi, et d'entretien pour le projet d'assainissement de la mine Faro jusqu’à sa conclusion le 10 février 2022.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :