Services de soutien d’assurance de la qualité et de conception du plan d’assainissement pour le projet d’assainissement de la mine Faro

Introduction

P1 Consulting Inc. a été embauché le 12 mai 2021 à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement pour les services de soutien d’assurance de la qualité et de conception du plan d’assainissement pour le projet d’assainissement de la mine Faro (PAMF) , compte tenu de l’appel d’offres portant les numéros : EZ897-212881/A et EZ897-212881/B.

L’appel d’offres comprenait une demande de renseignements (DDR), lettre d’intérêt suivie d’une phase de demande de propositions (DDP).

P1 Consulting Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité. Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, couvrant les activités du SE, à compter du début de notre embauche le 12 mai 2021, lorsque le processus de DDR était en cours, jusqu’à la fin de l’évaluation des propositions le 4 février 2022. Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mission
• des observations pertinentes découlant des activités entreprises

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement lié au PAMF pour les services de soutien d’assurance de la qualité et de conception du plan d’assainissement.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de demande de soumissions que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

Le Canada a besoin de services d’architecture et d’ingénierie pour la conception globale du PAMF situé à Faro, au Yukon. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada, recherche un consultant pour fournir des services de soutien d’assurance de la qualité et de conception du plan d’assainissement pour le PAMF et pour l’assainissement futur du site de la mine Vangorda/Grum. L’expert-conseil est tenu d’effectuer :

• la conception des divers ensembles de conception de l’assainissement global de la mine
• de fournir les documents techniques (spécifications, dessins, etc.), les estimations de coûts pour chaque ensemble
• de superviser la mise en œuvre des travaux, principalement à des fins d’assurance de la qualité

Les services à fournir en vertu du contrat le seront « au fur et à mesure des besoins » au moyen d’une autorisation de tâche (AT). Les travaux décrits dans l’AT doivent être conformes à la portée du contrat.

Mandat et observations du surveillant de l’équité

P1 Consulting Inc. a été embauché à titre de SE pour :

• observer le processus d’approvisionnement
• attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités de la DDP , relevé des points relatifs à l’équité aux autorités contractantes et techniques et vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables, appropriées et équitables. Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes à compter de la date de notre embauche.

À ce jour, dans son rôle de SE, P1 Consulting Inc. a observé que les éléments suivants ont été mis en œuvre tout au long du processus d’approvisionnement :

• clarté des documents et des processus d’approvisionnement
• prévention des conflits d’intérêts par la mise en œuvre de mécanismes connexes
• processus appropriés liés à la protection des renseignements confidentiels des soumissionnaires
• application de la diligence tout au long des processus d’approvisionnement et d’évaluation
• respect des documents d’approvisionnement

Demande d’information EZ897-212881/A

P1 Consulting Inc. a observé le processus d’approvisionnement lié à la DR EZ897-212881/A émise par TPSGC. Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris ce qui suit :

Séance de consultation de l’industrie

P1 Consulting Inc. a participé à la séance virtuelle de consultation de l’industrie tenue le 14 mai 2021.

Examen du document de demande de renseignements

P1 Consulting Inc. a examiné le document de la DDR après sa publication et avant la publication de la seule modification au document de la DDR, affichée le 21 mai 2021.

Tout au long de notre mission, les commentaires fournis par le SE concernant l’équité ont été traités de manière adéquate par l’autorité contractante (AC).

Demande de propositions EZ897-212881/B

P1 Consulting Inc. a observé le processus d’approvisionnement lié à la DDP  EZ897-212881/A émise par TPSGC. Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris ce qui suit :

Examen de la demande de propositions

Le SE a examiné l’ébauche de la DDP du point de vue de l’équité dès sa réception le 1er septembre 2021 et révisé la version mise à jour reçue le 22 octobre 2021. Toutes les préoccupations ont été traitées adéquatement par l’AC avant l’affichage public le 28 octobre 2021.

Examen des critères et des procédures d’évaluation

Le SE a examiné les critères et les procédures d’évaluation de la DDP afin de s’assurer que l’évaluation serait effectuée de manière équitable, ouverte et transparente.

Interaction avec les soumissionnaires

Le SE a examiné la présentation concernant la visite virtuelle facultative du site le 12 novembre 2021 et a assisté à la visite virtuelle facultative du site tenue le 16 novembre 2021 et en a assuré la surveillance. Le SE a également examiné les communications logistiques envoyées aux soumissionnaires concernant l’accès à la visite virtuelle du site et le précisions sur le processus de réponse aux questions.

Examen des modifications

Huit modifications liées au processus d’approvisionnement ont été apportées pendant la période ouverte de la DDP. Le SE a examiné toutes les modifications du point de vue de l’équité avant leur affichage.

Examen de la clôture de la demande de propositions

P1 Consulting Inc. a reçu la confirmation de TPSGC qu’aucune soumission tardive n’a été reçue après la date limite du 11 janvier 2022 à 14 h HNP. L’AC a confirmé que 4 soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de clôture et à la date limite indiquées dans la DDP.

Réunion sur les lignes directrices relatives à l’évaluation

Le 24 janvier 2021, le SE a assisté à une réunion sur les lignes directrices relatives à l’évaluation avec l’équipe d’évaluation et l’AC pour examiner les exigences, le processus et le calendrier de l’évaluation. Avant d’entreprendre l’évaluation, tous les membres de l’équipe d’évaluation ont signé une déclaration de confidentialité et de conflit d’intérêts. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Suivi de l’évaluation technique des offres

L’évaluation technique a commencé lorsque chaque évaluateur a entrepris son évaluation individuelle des critères cotés et des facteurs relatifs aux possibilités offertes aux Autochtones pour chacune des 4 soumissions. Les réunions de consensus technique ont eu lieu le 31 janvier 2022 et le 1er février 2022 et le SE y a assisté. À la suite de l’évaluation technique, 3 des 4 soumissions ont atteint le seuil technique minimal établi dans la DDP pour passer à l’évaluation financière. Une soumission n’a pas atteint ce seuil et n’a pas fait l’objet d’un examen plus approfondi. Le 2 février 2022, l’AC a fourni la feuille de calcul consensuelle finale contenant les résultats de l’évaluation technique, qui a été examinée par le SE. Le SE a observé que l’évaluation technique a été menée de manière équitable et uniforme.

Évaluation financière et classement final

L’AC a terminé l’évaluation financière et le classement final des 3 soumissions conformément à la DDP et a fourni la feuille de calcul aux fins d’examen par le SE le 4 février 2022. Le SE a examiné l’évaluation financière et les classements finaux, qui ont été jugés conformes à la DDP. En examinant ces résultats, le SE n’a observé aucune préoccupation en matière d’équité.

Documents de référence

• Les documents liés à la DDR EZ897-212881/A
• Les documents relatifs à la DDP  EZ897-212881/B

Addenda au rapport final

26 mai 2022

Addenda au rapport final du 17 février 2022 concernant le processus d’approvisionnement lié au PAMF pour les services de soutien d’assurance de la qualité et de conception du plan d’assainissement.

Le présent addenda au rapport final porte sur la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 3 mars 2022, le SE a examiné la lettre d’attribution du soumissionnaire retenu, qui a été publiée le 4 mars 2022. Le 7 mars 2022, nous avons examiné les lettres de regrets que nous avons par la suite envoyées aux soumissionnaires non retenus. Un résumé de l’évaluation technique de la soumission était joint à chaque lettre. Le SE a jugé les lettres acceptables du point de vue de l’équité.

Les 4 soumissionnaires ont reçu un compte rendu écrit et ont eu l’occasion de tenir une réunion de suivi concernant leur compte rendu écrit. Deux soumissionnaires ont demandé des réunions de suivi qui ont eu lieu virtuellement le 21 avril 2022. Les réunions ont été menées par l’AC et l’autorité cliente en présence du SE. Aucun soumissionnaire n’a soulevé de questions qui ont eu une incidence sur notre attestation en tant que SE pour ce projet selon laquelle l’approvisionnement a été mené en conformité avec les critères d’ouverture, d’équité, et de transparence.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement lié au PAMF pour les services de soutien d’assurance de la qualité et de conception du plan d’assainissement.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :