Soutien en service pour le système d’information de la gestion des ressources de la Défense

Documents examinés

Au cours de cette phase, le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents de demande de renseignements (DR), y compris l'ébauche de la demande de propositions (DP) et les tableaux de réponse
• questions, réponses et amendement de clarification pendant la période d'affichage
• correspondance avec l'industrie

Période d'affichage de la phase consultative de l'industrie

La DR a été publiée sur le portail d'approvisionnement Ariba du gouvernement du Canada (GC) le 12 novembre 2021, sous l'invitation W6369-220271/A afin de fournir à l'industrie les perspectives d'approvisionnement et solliciter des commentaires, le cas échéant, concernant la documentation d'appel d'offres. Pendant la période d'affichage, 3 modifications à la DR ont été publiées. La DR a pris fin le 5 janvier 2022.

Sept fournisseurs ont fourni une réponse écrite à la DR.

Observations du surveillant de l'équité

Au cours de cette phase, le SE a fait les observations suivantes :

• les documents de la DR ont été examinés par le SE avant leur publication sur le portail d'approvisionnement Ariba du GC
• le SE a examiné les ébauches et la version finale de la DR avant leurs publications
  • les rétroactions ont été intégrés au besoin, le cas échéant
• les instructions de consultations avec l'industrie fournies dans les documents initiaux de la DR étaient clairement énoncées
• la DR a clos le 5 janvier, 2022
• toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée promptement par l'AC

Un résumé des commentaires et des résultats de la RFI a été publié sur le portail d'approvisionnement Ariba du GC sous l'invitation W6369-220271/B.

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase consultative de l'industrie.

Documents examinés

Au cours de la phase de la DP, le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents provisoires et finaux de la DP
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d'affichage des offres

La DP a été publiée sur le portail Ariba du GC le 11 mai 2022, sous l'invitation W6369-220271/C. Pendant la période d'affichage des offres, 14 modifications ont été émises. La DP a pris fin le 6 juillet 2022.

Deux offres ont été reçues avant la date et l'heure de fermeture de l'invitation.

Phase 1 : Évaluation des soumissions financières

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) : Phase 1, un examen des soumissions financières a été entrepris. Le 18 juillet 2022, une question de clarification a été soumis à un des soumissionnaires. La même journée, l’AC a reçu la réponse du soumissionnaire. Après examen, il a été déterminé par l'AC que les deux soumissions financières comprenaient tous les renseignements requis.

Phase 2 : Évaluation des soumissions techniques

Le matériel d'évaluation de la DP a été fourni au SE le 22 juin 2022. L'AC a procédé au lancement de l'évaluation des offres le 7 juillet 2022. Le FM a assisté aux réunions d'évaluation consensuelle tenues le 15 juillet 2022 pour les exigences techniques obligatoires des 2 soumissions.

Sur la base du PCSP : Phase 2, il a été déterminé par l’AC que les 2 soumissions techniques satisfaisaient aux critères obligatoires admissibles du PCSP.

Le SE a assisté à la rencontre d'évaluation consensuelle pour les critères techniques cotés C1 à C7 tenue le 25 juillet 2022 et pour C8 le 2 août 2022.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les soumissions techniques à la DP :

• chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et noté la réponse dans son cahier de travail d'évaluateur
• une fois les examens indépendants terminés, les responsables de l'approvisionnement ont tenus les réunions avec les évaluateurs pour convenir de l'évaluation consensuelle
• les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• l’AC a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord avec les notes consensuelles finales et les justifications
• les 2 soumissions ont été déclarée recevable

Phase 3 : Évaluation finale des soumissions

Au cours de cette phase, l'AC a terminé l'évaluation des soumissions jugées conformes aux exigences examinées aux phases 1 et 2. Les soumissions été évaluées conformément à l'ensemble des exigences de la demande de soumissions, y compris les critères d'évaluation techniques et financiers.

Observations du surveillant de l'équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DP et toutes les ébauches de modifications à la DP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'AC, et des modifications ont été émises.

Toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L'examen des documents par le SE et le suivi des activités pendant la phase d'évaluation de la DP ont tenu compte des principes suivants d'équité, d'ouverture et de transparence :

• le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• tous les membres de l'équipe d'évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception des soumissions
• une formation d'orientation des évaluateurs a été offerte à tous les évaluateurs
• l'AC a informé au minimum tous les évaluateurs des éléments suivants
  • l'identité des soumissionnaires et demandé aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts
  • protocoles de confidentialité
  • contrôle des documents
  • processus de clarification
  • aperçu des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle
  • explication de l'équité et du besoin d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable de toutes les soumissions
  • des conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la réponse (pas les informations provenant de contrats antérieurs, les connaissances personnelles, etc.)
• les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DP
• les soumissions ont été enregistrées dès leur réception, indiquant clairement qu'elles ont été soumises à temps

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase d'évaluation.