Services d’experts-conseils pour l’assainissement du grand lac de l’Ours

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel des Services d’experts-conseils pour l’assainissement du grand lac de l’Ours.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

BDO a été embauché le 8 mars, 2022 à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel pour la prestation des Services d’experts-conseils pour l’assainissement du grand lac de l’Ours, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada sous l’invitation EW699-221960. BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE du 8 mars 2022 jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation le 17 novembre 2022.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comporte :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• nos observations pertinentes découlant des activités exécutées

Mandat et observations du surveillant de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé l’ensemble des activités de demande préalable d’approvisionnement et d’approvisionnement
• relevé des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC)
• vérifié que les réponses étaient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé des activités surveillées et des observations connexes par le SE depuis la date de début du processus du 8 mars 2022 jusqu'à la fin de la phase d’évaluation de la demande de propositions (DDP) le 17 novembre 2022.

Demande de propositions

Documents examinés

Au cours de la phase de DDP, le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents provisoires et finaux de la DDP
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DDP a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 mai 2022, sous l’invitation EW699-221960/A. Pendant la période d'affichage des offres, 7 modifications ont été émises. La DDP a pris fin le 11 août 2022.

Trois offres ont été reçues avant la date et l'heure de fermeture de l'invitation.

Évaluation de l’offre

Le matériel d’évaluation de la DDP a été fourni au SE le 8 septembre 2022. Le SE a assisté à la réunion de lancement de l’évaluation tenue par l’AC le 27 septembre 2022.

Le processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) a été réalisé conformément aux informations contenues dans la DDP. Aucun rapport d'évaluation de la conformité n'a été remis aux soumissionnaires.

Les activités suivantes du PCSP ont été réalisées :

• phase 1 : l’examen des soumissions financières a été effectué par l’AC et les 3 soumissions contenaient toutes les informations financières requises
• phase 2 : l’examen des soumissions techniques a été effectué par l’équipe d’évaluation et les 3 soumissions étaient conformes avec les critères admissibles obligatoires
• phase 3 : l’équipe d’évaluation a terminé l’évaluation individuelle des soumissions jusqu’à ce qu’un soumissionnaire retenu soit identifié

Le SE a assisté à toutes les réunions d'évaluation consensuelle tenue les 6, 7 et 21 octobre 2022.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les soumissions :

• tous les évaluateurs ont effectué leurs propres examens indépendants et ont noté leurs réponses dans leurs cahiers d’évaluation
• une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à des réunions pour convenir de l'évaluation consensuelle
• les évaluateurs ont enregistré et paraphé tous les changements convenus lors du consensus dans leurs cahiers de travail individuels
• l'AC a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation s’ils étaient d'accord avec les notes finales du consensus et la justification
• les offres ont été déclarées recevables
• la capacité financière du meilleur soumissionnaire a été confirmée le 17 novembre 2022

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DDP et toutes les ébauches de modifications, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'AC par le biais de modifications.

Toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L’examen des documents par le SE et le suivi des activités pendant la phase d’évaluation de la DDP ont entraîné les observations suivantes :

• le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• les membres de l'équipe d'évaluation ont été sélectionnés et confirmés avant la réception des soumissions
• tous les évaluateurs ont assisté à la séance d’orientation sur l’évaluation. L'AC a informé tous les évaluateurs des éléments suivants :
  • identité des soumissionnaires et a demandé aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts et du protocole de confidentialité
  • contrôle des documents
  • méthode d’évaluation
  • processus de clarification
  • processus consensuel
  • aperçu des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle
  • explication de l'équité et du besoin d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable des soumissions
  • conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la soumission
• les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DDP
• l'AC a confirmé au SE que les soumissions ont été évaluées conformément à l'ensemble des exigences de la demande de soumissions, y compris les critères d'évaluation techniques et financiers

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase d'évaluation.

Documents de référence

Les documents relatifs à la DDP EW699-221960/A sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

22 juin 2023

Addenda au rapport final en date du 3 janvier 2023 concernant le processus de sélection concurrentiel des Services d’experts-conseils pour l’assainissement du grand lac de l’Ours.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Un contrat a été attribué le 22 mars 2023. Parallèlement à la notification d'attribution des contrats, un compte rendu écrit a été fourni aux 2 soumissionnaires non-retenus, expliquant les résultats de l'évaluation. Deux comptes rendus ont été demandés et ont eu lieu le 11 et le 13 avril 2023 par conférences téléphoniques. Le SE a examiné toute la correspondance et a observé les rencontres avec les soumissionnaires. Le processus mené était conforme aux exigences de la DDP. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel des Services d’experts-conseils pour l’assainissement du grand lac de l’Ours jusqu’à sa conclusion le 13 avril 2023.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :