Caractérisation des sites contaminés de la Colombie-Britannique et du territoire du Yukon

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement du Contrat avec autorisations de tâches (CAT) pour la caractérisation des site contaminés de la Colombie-Britannique (CB) et du territoire du Yukon (YT), y compris la clôture de la phase de la demande de propositions (DP).

Selon notre opinion professionnelle, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences des activités

P1 Consulting Inc. a été embauché à titre de SE le 25 août 2022 dans le but d’observer le processus d’approvisionnement du CAT pour la caractérisation de sites contaminés de la CB et du YT émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom de la Direction générale des Services environnementaux et de la Gestion des sites contaminés de TPSGC dans le cadre du numéro d’appel d’offres WS3719279727. P1 Consulting Inc. est une tierce partie indépendante en ce qui a trait à cette activité.

TPSGC doit établir jusqu’à 5 contrats concurrentiels avec CAT pour offrir des services de caractérisation de sites contaminés. La durée des contrats avec CAT sera de 3 ans à partir de l’attribution du contrat. Les services doivent être offerts en CB et dans le territoire du YT sur des sites fédéraux ou des propriétés hors site adjacentes au moyen de :

• procédures fédérales, provinciaux et territoriaux
• normes
• lignes directrices
• protocoles
• méthodes

Les services comprendront :

• la gestion de programmes
• la gestion de projets
• le travail sur le terrain
• la production de rapports
• les services techniques

Par la présente, nous soumettons le rapport final, couvrant les activités du SE, commençant par le début de notre engagement, jusqu’à l’achèvement de l’évaluation des propositions le 15 mars 2023.

Nous avons passé en revue l’ensemble des renseignements fournis, et observé toutes les activités pertinentes tel que décrit ci-dessous.

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un sommaire de la portée et des objectifs de notre affectation
• les observations pertinentes à partir des activités entreprises

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux modalités de notre engagement, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé les activités de la DP
• relevé les enjeux liés à l’équité auprès des autorités contractantes et techniques, le cas échéant
• veillé à ce que les réponses et les actions soient raisonnables, appropriées et équitables
• passé en revue l’ensemble des renseignements fournis
• observé toutes les activités pertinentes à partir de notre date d’engagement

Dans le cadre de notre engagement, nous avons entrepris les éléments suivants.

Dans cette section

• Examen de la demande de propositions
• Examen des critères d’évaluation et des procédures
• Interaction avec les soumissionnaires
• Examen des modifications
• Examen de la clôture de la demande de propositions
• Réunion sur les lignes directrices d’évaluation
• Surveillance de l’évaluation des soumissions
• Évaluation financière et classement final

Examen de la demande de propositions

Le SE a examiné l’ébauche de la DP en ce qui a trait à l’équité sur réception le 22 septembre 2022. Toute préoccupation a été convenablement abordée par l’autorité contractante (AC) avant l’affichage public le 2 janvier 2023.

Examen des critères d’évaluation et des procédures

Le SE a examiné les critères d’évaluation et les procédures de la DP pour veiller à ce que l’évaluation s’effectue de façon :

• équitable
• ouverte
• transparente

Interaction avec les soumissionnaires

Le SE était présent et a surveillé la conférence virtuelle des soumissionnaires tenue le 19 janvier 2023.

Examen des modifications

Il y a eu 4 modifications liées au processus d’approvisionnement émis durant la période ouverte de la DP. Le SE a examiné toutes les modifications en ce qui a trait à l’équité avant leur affichage.

Examen de la clôture de la demande de propositions

P1 Consulting a reçu confirmation de l’AC qu’aucune soumission tardive n’a été reçue après la date de clôture du 15 février 2023 à 14 h, heure normale de l’Est. L’AC a fourni la confirmation que huit (8) soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de clôture et à la date limite indiquées dans la DP.

Réunion sur les lignes directrices d’évaluation

Le 14 février 2023, le SE a participé à une réunion sur les lignes directrices d’évaluation avec l’équipe d’évaluation et l’AC afin d’examiner :

• les exigences
• le processus
• le calendrier d’évaluation

Avant d’entreprendre l’évaluation, tous les membres de l’équipe d’évaluation ont signé une déclaration de confidentialité et de conflit d’intérêts. Les commentaires liés à l’équité ont été fournis, et les mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Surveillance de l’évaluation des soumissions

L’évaluation technique a commencé avec chaque évaluateur entreprenant son évaluation individuelle des critères obligatoires et cotés pour chacune des 8 soumissions. Des éclaircissements ont été fournis à l’1 des soumissionnaires, et la clarification ainsi que la réponse ont été examinées par le SE après réception par l’AC. Les réunions de consensus technique ont eu lieu le 14 mars 2023, et le SE y était présent. Comme résultat de l’évaluation technique, 7 des 8 soumissions ont atteint le seuil technique minimum tel qu’établi dans la DP, leur permettant de passer à l’évaluation financière. Une soumission n’a pas atteint ce seuil et n’a pas été retenue. Le 15 mars 2023, l’AC a fourni le chiffrier de consensus final comportant les résultats de l’évaluation technique qui a été examiné par le SE. Le SE a observé que l'évaluation technique a été menée de façon équitable et uniforme.

Évaluation financière et classement final

L’AC a achevé l’évaluation financière et le classement final des sept (7) soumissions conformément à la DP, et fourni le chiffrier aux fins d’examen par le SE le 16 mars 2023. Le SE a examiné l’évaluation financière et les classements finaux, qui ont été observés comme étant conformes à la DP. Lors de l’examen de ces résultats, le SE n’a relevé aucune préoccupation en matière d’équité.

Documents de référence

Les documents liés au numéro d’appel d’offres WS3719279727 sont disponibles sur AchatsCanada ou par l’entremise du bureau de projets.

Addenda au rapport final

11 août 2023

Addenda au rapport final daté du 27 juin 2023, pour le processus d'approvisionnement du CAT pour la caractérisation des sites contaminés de la CB et du YT.

Cet addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 8 juin 2023, le SE a examiné les lettres d'adjudication qui ont ensuite été envoyées aux soumissionnaires retenus. Le 12 juin 2023, nous avons examiné les lettres de regret qui ont ensuite été envoyées aux soumissionnaires non retenus. Les notes d'évaluation des soumissionnaires étaient jointes à chaque lettre. Le SE a estimé que les lettres étaient acceptables du point de vue de l'équité.

Des réunions de débriefing ont été organisées avec 7 soumissionnaires et se sont déroulées virtuellement entre le 23 juin 2023 et le 30 juin 2023. Les réunions ont été menées par l'AC et l'autorité cliente en présence du SE. Aucun soumissionnaire n'a soulevé de questions qui ont eu une incidence sur notre attestation, en tant que SE, selon laquelle l’approvisionnement a été mené de manière ouverte, équitable et transparente.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le processus d'approvisionnement du CAT pour la caractérisation des sites contaminés de la CB et du YT, jusqu'à et y compris la conclusion de l'attribution du contrat et des activités de compte rendu.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :