Conseiller technique en appui du projet de remplacement du pont Alexandra

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus concurrentiel du conseiller technique en appui du projet de remplacement du pont Alexandra.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigence du projet

BDO a été embauché le 16 mai, 2022 à titre de SE pour observer le processus concurrentiel du conseiller technique en appui du projet de remplacement du pont Alexandra, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom de TPSGC, Services immobiliers sous l’invitation WS3696558429. BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE, depuis la date de notre engagement se poursuivant jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comporte :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• nos observations pertinentes découlant des activités exécutées

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé l’ensemble du processus d’approvisionnement
• relevé des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC)
• vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé du SE des activités surveillées et des observations connexes depuis le 16 mai 2022 jusqu'à la fin de la phase d’évaluation qui s'est terminée le 16 février 2023.

Phase consultative de l’industrie

Documents examinés

Au cours de cette phase, le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• version ébauche et finale du rapport de sondage du marché
• ordre du jour et calendrier des invitations individuelles de l'industrie
• correspondance avec l'industrie

Le rapport de sondage du marché a été élaborée pour soutenir les discussions avec les participants, y compris une demande de soumissions prospective et pour solliciter des commentaires sur 5 thèmes. Huit firmes d'ingénierie ont participé au processus de sondage du marché. La phase consultative de l'industrie s'est terminée le 26 août 2022.

Observations du surveillant de l’équité

Au cours de cette phase, le SE a fait les observations suivantes :

• le rapport de sondage du marché a été examiné par le SE avant sa diffusion aux firmes
• le SE a examiné les ébauches et la version finale avant publication
  • les rétroactions ont été intégrés au besoin, le cas échéant
• le rapport final de sondage du marché a été publié à la fin de la phase consultative de l'industrie
• les instructions de consultations avec l'industrie fournies dans le rapport étaient clairement énoncées
• la période de consultation s'est terminée le 26 août 2022 avec la dernière rencontre individuelle
• toutes les observations ou demandes de clarification faites par le SE ont été traitées par l'AC rapidement

Aucun problème d'équité n'a été observé en ce qui concerne les communications ou la conduite des rencontres individuelles entre l'AC, le chargé de projet et les firmes d'ingénierie. Les rencontres individuelles ont été menés conformément aux instructions de sensibilisation du marché. Le SE a assisté à toutes les rencontres individuelles. Aucune préoccupation liée à l'équité n'a été soulevée.

Demande de propositions

Documents examinés

Au cours de la phase de demande de propositions (DP), le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents provisoires et finaux de la DP
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DP a été publiée sur AchatsCanada le 6 octobre 2022, sous l'invitation WS3696558429. Pendant la période d'affichage des offres, 10 modifications ont été émises. La DP a pris fin le 12 janvier 2023.

Cinq offres ont été reçues avant la date et l'heure de fermeture de l'invitation.

Évaluation de l’offre

Phase 1 : Évaluation des soumissions financières

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) phase 1, un examen des soumissions financières a été entrepris et il a été déterminé par l'AC que les 5 soumissions financières comprenaient tous les renseignements requis.

Phase 2 : Évaluation des soumissions techniques

Le matériel d'évaluation de la DP a été fourni au SE le 5 janvier 2023. L'AC a procédé au lancement de l'évaluation des offres le 6 janvier 2023. Le SE a assisté aux réunions d'évaluation consensuelle tenues le 24 janvier 2023 pour les exigences techniques obligatoires des 5 soumissions.

Sur la base du PCSP phase 2, les soumissions techniques ont été évaluées et 2 des soumissionnaires ne répondant pas aux critères obligatoires admissibles ont été identifiés. Un rapport d'évaluation de la conformité (REC) a été envoyé à ces 2 soumissionnaires décrivant les informations qui manquaient dans leur soumission technique. L'une des réponses au REC a été fournie dans les délais impartis, évaluée et jugée non conforme, l'autre soumissionnaire n'a pas répondu au REC et, à ce titre, a également été jugé non conforme. Le SE a assisté à la réunion d'évaluation consensuelle de la réponse au REC tenue le 3 février 2023.

Le SE a assisté à la rencontre d'évaluation consensuelle pour les critères techniques cotés (C) C1 à C8 tenue du 7 au 15 février 2023.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les soumissions techniques à la DP :

• chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et noté la réponse dans son cahier de travail d'évaluateur
• une fois les examens indépendants terminés, l’AC a tenu des réunions avec les évaluateurs pour convenir de l'évaluation consensuelle
• l’AC a confirmé avec chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord avec les notes consensuelles finales et les justifications
• 3 des 5 soumissions ont été déclarée recevable

Phase 3 : Évaluation finale des soumissions

Au cours de cette phase, l'AC a terminé l'évaluation des soumissions jugées conformes aux exigences examinées aux phases 1 et 2. Les soumissions ont été évaluées conformément à l'ensemble des exigences de la demande de soumissions, y compris les critères d'évaluation techniques et financiers.

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DP et toutes les ébauches de modifications à la DP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels au cours du processus de clarification des offres ont été traitées par l'AC, et des modifications ont été émises.

Toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L’examen des documents par le SE et le suivi des activités pendant la phase d’évaluation de la DP ont tenu compte des principes suivants d’équité, d’ouverture et de transparence :

• le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• tous les membres de l'équipe d'évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception des soumissions
• une formation d'orientation des évaluateurs a été offerte à tous les évaluateurs. L'AC a informé au minimum tous les évaluateurs des éléments suivants :
  • l’identité des soumissionnaires et demandé aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts
  • protocoles de confidentialité
  • contrôle des documents
  • processus de clarification
  • aperçu des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle
  • explication de l'équité et du besoin d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable de toutes les soumissions
  • des conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la réponse (pas les informations provenant de contrats antérieurs, les connaissances personnelles, etc.)
• les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DP
• les soumissions ont été enregistrées dès leur réception, indiquant clairement qu'elles ont été soumises à temps

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase d'évaluation.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation WS3696558429 sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

Le 5 juin 2023

Addenda au rapport final en date du 17 février 2023 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel du conseiller technique en appui du projet de remplacement du pont Alexandra.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Un contrat a été attribué le 5 mai 2023. Parallèlement à la notification d'attribution du contrat, un compte rendu écrit a été fourni aux 3 soumissionnaires non-retenus, expliquant les résultats de l'évaluation. Les comptes rendus aux soumissionnaires non-retenus ont eu lieu le 12 et 17 mai 2023 par conférences téléphoniques. Le SE a examiné toute la correspondance et a observé les rencontres avec les soumissionnaires. Le processus mené était conforme aux exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel du conseiller technique en appui du projet de remplacement du pont Alexandra jusqu’à sa conclusion le 17 mai 2023.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :