Contrat consolidé pour les vêtements et chaussures opérationnels

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité (SE) fournit par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement pour le contrat consolidé pour les vêtements et chaussures opérationnels (C2VCO).

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Exigences du projet

HKA Global (Canada), Inc. a été engagé le 19 juin 2013 à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le C2VCO. Ce processus d’approvisionnement concurrentiel est entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte du ministère de la Défense nationale (MDN) au moyen de 11 lettres d’intérêt (LI) portant les numéros W8486-137549/A à W8486-137549/K et la demande de propositions (DP) numéro W8486-206245/A. HKA Global (Canada), Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Nous avons examiné toute l’information fournie et observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons notre rapport final pour le C2VCO couvrant nos activités de façon chronologique à partir de l’affichage de la première LI sur achatsetventes.gc.ca au mois de février 2013 et l’affichage de 10 LI additionnelles, jusqu’à l’affichage de la DP sur achatsetventes.gc.ca et l’achèvement de l’évaluation des soumissions reçues et la méthode de sélection de l’entrepreneur recommandé le 22 février 2022.

Le présent rapport inclut notre attestation d’assurance, incluant les observations pertinentes faites au cours des activités menées.

Mandat de la surveillance de l’équité et observations

Le processus d’approvisionnement incluait 11 LI qui avaient le même numéro de sollicitation ne différant seulement que par une lettre à l’identification à la fin du numéro de la sollicitation. Par exemple, la première LI numéro W8486-137549/A est désignée dans le présent rapport comme LI/A et la deuxième LI numéro W8486-137549/B est désignée comme LI/B.

Dans cette section

• Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2013 et 2014
• Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2015
• Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2016
• Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2017
• Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2018
• Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2019 à 2021
• Activités et observations du surveillant de l’équité durant l’évaluation des propositions

Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2013 et 2014

Le 11 septembre 2013, nous avons examiné la LI/A et la modification 1 à la LI qui avait été affichée sur achatsetventes.gc.ca au mois de février 2013 avant le début des activités de la surveillance de l’équité. Nous avons aussi examiné un sommaire des résultats obtenus en réponse à la LI.

Le 24 décembre 2013, nous avons examiné la LI/B affichée sur achatsetventes.gc.ca annonçant qu’une journée de l’industrie serait tenue suivie de rencontres individuelles. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 27 janvier 2014, nous avons examiné la journée de l’industrie. Une description complète de la portée et du plan d’approvisionnement pour le C2VCO ont été fournie ainsi que les réponses aux questions. Les changements par rapport aux informations précédemment fournies dans la LI/A ont été mis en évidence. Les 27 et 28 janvier 2014, nous avons observé 9 rencontres individuelles avec les entreprises intéressées. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2015

Le 2 juin 2015, nous avons examiné des versions ébauches d’une proposition de valeur révisée et d’un document sur les retombées industrielles et techniques (RIT/VP). Le 5 novembre 2015, nous avons examiné la LI/C qui a fourni le document RIT/VP proposé. L’objet de la LI/C était d’obtenir des commentaires de l’industrie sur l’exigence de la RIT/VP afin de valider l’analyse des capacités de l’industrie du Canada. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Les 9 et 30 novembre et le 4 décembre 2015, nous avons examiné des modifications 1, 2 et 3 à la LI/C. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2016

Durant la période du 30 juillet au 8 août 2016, nous avons examiné la LI/D qui joignait une version ébauche de la DP proposée et demandait des commentaires aux entreprises intéressées. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité sur l’ébauche de la DP et les mesures appropriées ont été prises.

Les 27 juin, 18 juillet, et 5 et 8 août 2016, nous avons examiné des modifications 1, 2, 3 et 4 à la LI/D. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité sur la LII/D et les mesures appropriées ont été prises.

Le 9 août 2016, nous avons examiné une présentation sur les exigences de la RIT/VP qui avait été préparée comme information de fond pour les prochaines rencontres individuelles. Le 11 août 2016, nous avons observé 2 rencontres individuelles qui ont offert une opportunité aux entreprises intéressées de poser des questions afin de mieux comprendre le document et de fournir des commentaires de façon verbale. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Durant la période du 5 au 8 septembre 2016, nous avons examiné les réponses reçues des entreprises intéressées sur l’ébauche de la DP jointe à la LI/D.

Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2017

Le 4 janvier 2017, nous avons examiné la LI/E qui a fourni une documentation RIT/VP révisée pour la prochaine DP et a demandé des réponses de l’industrie à des questions spécifiques et pour soulever toutes préoccupations que l’industrie avait sur l’ébauche de la DP. Les 5 et 21 janvier 2017, nous avons examiné des modifications 1 et 2 à la LI. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié avec la LI/E et ses modifications.

Durant la période du 23 au 27 janvier 2017, nous avons observé 5 rencontres individuelles avec les entreprises intéressées. La même présentation RIT/VP a été donnée à chaque rencontre, Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 13 février 2017, nous avons examiné les soumissions reçues de l’industrie en réponse à la LI/E. Le 27 avril 2017, nous avons examiné la LI/F qui a fourni les réponses aux questions posées par les répondants dans leurs réponses à la LI/E. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 2 octobre 2017, nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité sur une question de l’autorité contractante sur la possibilité de rencontres individuelles additionnelles pour mieux comprendre les points de l’industrie. Les mesures appropriées ont été prises.

Le 20 novembre 2017, nous avons examiné la LI/G. L’objet de la LI était d’obtenir de la rétroaction de l’industrie sur un changement des exigences minimales en matière de contenu canadien. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié. Le 27 novembre et les 17 et 20 décembre 2017, nous avons examiné des modifications 1, 2 et 3 à la LI. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2018

Le 6 mars 2018, nous avons examiné un résumé des commentaires de l’industrie reçus à la suite de la LI/G. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Activités et observations du surveillant de l’équité au cours de la période 2019 à 2021

Le 28 février et les 7 et 12 mars 2019, nous avons examiné une ébauche de l’énoncé des travaux pour la DP. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 26 février 2019, nous avons examiné la LI/H. L’objet de la LI était de créer un groupe de travail actualisé d’entreprises intéressées. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 1er avril 2019, nous avons examiné un dossier à envoyer aux membres du groupe de travail fournissant les critères d’évaluation proposés de la RIT/VP et les sections de la DP relatives aux termes et conditions de la RIT/VP. Il incluait aussi des questions auxquelles les membres du groupe de travail étaient invités à répondre. Le 16 avril 2019, nous avons examiné les questions reçues des membres du groupe de travail et les réponses proposées. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 10 mai 2019, nous avons examiné une ébauche d’un avis à transmettre aux membres du groupe de travail les invitant à une journée de l’industrie et d’avoir des rencontres individuelles. Le 13 mai 2019, nous avons examiné la LI/I. L’objet était de fournir aux membres du groupe de travail un aperçu des plans et du calendrier actuel C2VCO et d’inviter de la rétroaction pour clarifier et identifier les problèmes et les préoccupations. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 14 mai 2019, nous avons examiné des questions additionnelles des membres du groupe de travail et les réponses proposées. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 27 mai 2019, nous avons observé la journée de l’industrie. Une présentation a été fournie donnant un aperçu du besoin C2VCO et des exigences de la soumission pour la prochaine DP ainsi qu’une présentation sur les exigences de la RIT/VP. Les 27 et 28 mai 2019, nous avons observé 4 rencontres individuelles. Une opportunité a été donnée à chaque entreprise d’examiner et prendre des photos d’échantillons des vêtements et des chaussures opérationnels actuels. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 14 juin 2019, nous avons examiné la LI/J qui a fourni des copies des diapositives utilisées lors de la présentation de la journée de l’industrie qui a eu lieu le 27 mai 2019. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 5 juillet 2019, nous avons examiné la LI/K qui a informé les parties qu’il y aurait un délai dans la transmission de la DP finale. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 22 août 2019, nous avons examiné une lettre envoyée par l’autorité contractante aux membres du groupe de travail expliquant que des modifications avaient été apportées à la DP impliquant les exigences de sécurité ce qui avait mené à la remise de la transmission de la DP. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

La DP a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 28 août 2019.

Le 29 août 2019, nous avons examiné la DP telle qu’affichée. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 10 septembre 2019, nous avons examiné la modification 1 à la DP. L’objet de la modification était d’inviter les entreprises intéressées à l’exposition des échantillons des articles du C2VCO incluant des échantillons scellés et des textiles. L’exposition des échantillons a eu lieu du 23 septembre au 4 octobre 2019. Nous avons visité la salle d’exposition le 23 septembre 2019. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 29 octobre 2019, nous avons examiné la modification 2 à la DP. L’objet de la modification était d’inviter les entreprises intéressées à une journée de l’industrie. Le 20 novembre 2019, nous avons observé la journée de l’industrie. Les présentations fournies incluaient un aperçu des exigences de transfert d’inventaire et une description du système d’information du MDN auxquels l’entrepreneur du C2VCO doit faire l’interface. Le 26 novembre 2019, nous avons examiné la modification 3 à la DP qui fournissait l’ensemble des diapositives utilisées lors de la journée de l’industrie. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 28 novembre 2019, nous avons examiné la modification 4 à la DP. L’objet de la modification était de fournir les questions posées lors de la journée de l’industrie le 20 novembre 2019 avec les réponses, de même que les questions soumises conformément avec la DP (Q1-Q23) et les réponses s’y rapportant. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 16 décembre 2019, nous avons examiné la modification 5 à la DP qui fournissait les réponses à d’autres questions (Q24-Q53) soumises par des entreprises intéressées. Le 12 février 2020, nous avons examiné la modification 6 à la DP. Entre autres choses, cette modification changeait la date de clôture et répondait à d’autres questions (Q54-Q77). Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 26 mars 2020, nous avons examiné la modification 7 à la DP qui, entre autres choses, changeait la date de clôture et répondait à d’autres questions (Q78-Q81). Le 27 mars 2020, nous avons examiné la modification 8 à la DP qui confirmait et clarifiait la date de clôture. Le 11 juin 2020, nous avons examiné la modification 9 à la DP qui répondait à d’autres questions (Q82-Q86). Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 7 décembre 2020, nous avons examiné la modification 10 à la DP. Entre autres choses, cette modification fournissait une nouvelle date de clôture, fournissait un préavis d’une journée virtuelle de l’industrie et répondait à d’autres questions (Q87-Q88). Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 22 décembre 2020, nous avons examiné la modification 11 à la DP. Cette modification fournissait une invitation à la journée virtuelle de l’industrie du 19 janvier 2021.

Le 13 janvier 2021, nous avons examiné la modification 12 à la DP qui modifiait l’heure pour la journée de l’industrie et fournissait des instructions d’adhésion. Le 19 janvier 2021, nous avons surveillé la journée de l’industrie. L’objet de la journée de l’industrie était de fournir une mise à jour sur le projet et une opportunité pour les entreprises intéressées de pouvoir poser des questions. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 8 mars 2021, nous avons examiné la modification 13 à la DP. Cette modification changeait la date de clôture, fournissait la présentation audiovisuelle de la journée virtuelle de l’industrie, modifiait l’énoncé des travaux et répondait à d’autres questions (Q89-Q98). Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 13 mai 2021, nous avons examiné la modification 14 à la DP qui entre autres choses modifiait la date de clôture et répondait à d’autres questions (Q99-Q133). Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 26 mai 2021, nous avons examiné la modification 15 à la DP et le 16 juillet 2021, nous avons examiné la modification 16 à la DP qui entre autres choses modifiait la date de clôture et répondait à d’autres questions (Q134-Q141). Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 23 juillet 2021, nous avons examiné la modification 17 à la DP qui répondait à la Q142. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

La date de clôture de la DP était le 19 août 2021.

Activités et observations du surveillant de l’équité durant l’évaluation des propositions

Le 31 août 2021, nous avons surveillé la réunion de lancement de l’évaluation. Trois propositions avaient été reçues. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 18 octobre 2021, nous avons été avisé par l’autorité contractante que l’évaluation des propositions avait déjà eu lieu jusqu’à et y compris l’évaluation des exigences techniques obligatoires et le processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) reçus avaient été effectués. Nous avons été informés par l'autorité contractante que toutes les informations relative à l'évaluation des propositions que nous souhaitions examinées nous seraient fournies.

Nous avons été informés subséquemment que les activités d’évaluation des soumissions avaient eu lieu en septembre et octobre 2021 :

• la phase 1 consistait en un examen complet de la composante financière de chaque soumission, afin d’assurer qu’aucune information ne manquait. Des 3 soumissions, une seule a été jugée recevable à la satisfaction du Canada tandis que les 2 autres soumissions ont été jugées non-conformes. Les 2 soumissionnaires ont été informé et ont eu jusqu’à 5 jours pour répondre et fournir l’information manquante. Les soumissionnaires ont répondu avec de l’information additionnelle dans le temps imparti et ont donc été jugés conformes à la phase 1 et ont passé à la phase 2.
• la phase 2 consistait en une évaluation des exigences techniques obligatoires afin de déterminer si les soumissions démontraient la conformité aux exigences obligatoires décrites dans la DP. Des 3 soumissions, 1 proposition ne respectait pas les exigences techniques obligatoires et a été jugée non-conforme. En conséquence, un rapport d’évaluation de la conformité (REC) a été fourni au soumissionnaire détaillant les exigences obligatoires qu’il n’avait pas satisfaites et lui a fourni jusqu’à 5 jours ouvrables pour soumettre l’information additionnelle. Le soumissionnaire a répondu avec l’information additionnelle dans le délai imparti, cependant, l’équipe d’évaluation a déterminé que l’information additionnelle ne répondait pas aux exigences des critères obligatoires. En tant que tel, la soumission a été jugée non-conforme et n’est pas passée à la phase suivante du processus d’évaluation.

Le 18 octobre 2021 du fait que nous n’avions pas surveillé l’évaluation des exigences techniques obligatoires et l’application du PCSP, nous avons demandé une présentation détaillée de l’évaluation qui avait eu lieu.

Le 19 octobre 2021, nous avons surveillé une présentation des résultats de l’évaluation consensuelle des exigences obligatoires des propositions reçues incluant l’application du PCSP. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié. Le même jour nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des critères cotés de la partie 1. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 20 octobre 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des critères cotés des parties 2 et 3. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 22 octobre 2021, nous avons effectué un examen préliminaire de la documentation et du REC et le 25 octobre 2021, nous avons effectué un examen détaillé des documents d’évaluation et du REC. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 9 décembre 2021, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle d’une réponse d’un soumissionnaire en réponse à un REC relatif aux exigences techniques cotés. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

En conséquence de l’évaluation des réponses de tous les soumissionnaires aux exigences techniques et de l’application du PCSP, 1 seul soumissionnaire a été jugé conforme. Le 13 décembre 2021 et le 10 janvier 2022, nous avons surveillé l’évaluation consensuelle des réponses du seul soumissionnaire en réponse aux exigences d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié.

Le 11 février 2022, TPSGC nous a fourni un résumé du processus qui avait été utilisé pour la sélection du soumissionnaire recommandé. Les 15 et 22 février 2022, l’autorité contractante nous a fourni plus de détails sur la sélection du soumissionnaire recommandé. Aucun manquement à l’équité n’a été identifié. L’autorité contractante nous a aussi fourni un sommaire de l’action prise pour assurer que le soumissionnaire recommandé fournissait un bon rapport qualité-prix au Canada.

Documents de référence

Les documents relatifs aux appels d’offres numéros W8486-137549/A à W8486-137549/K et numéro W8486-206245/A sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau du projet C2VCO.

Addenda au rapport final

Le 5 janvier 2023

Addenda au rapport final daté du 4 mars 2022 pour le C2VCO.

Cet addenda couvre la période postérieure à la conclusion de la phase d'évaluation incluant l'attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 23 juin 2022, l'autorité contractante nous a informés que l'1 des 3 soumissionnaires l'avait informé qu'il avait retiré sa soumission et qu'en conséquence, aucune lettre de regret ou compte rendu lui serait fourni.

Le 13 septembre 2022, l'autorité contractante nous a informés qu'un contrat avait été attribué le 12 septembre 2022 à un soumissionnaire et nous a fourni une copie de la lettre d'attribution. Nous avons examiné la lettre d'attribution et aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 7 novembre 2022, l'autorité contractante nous a informés des activités suivantes :

• le soumissionnaire retenu avait demandé un compte rendu lui a été fourni verbalement et un par écrit fourni le 23 septembre 2022. Subséquemment et à notre demande, on nous a fourni le 4 janvier 2023 une copie du compte rendu écrit. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée
• le soumissionnaire qui avait retiré sa soumission avait demandé un compte rendu sur la portion de sa soumission portant sur les retombées industrielles et techniques mais que le Canada n'avait pas décidé si un compte rendu lui serait fourni. Le Canada a subséquemment confirmé que compte tenu que le soumissionnaire avait retiré sa soumission, il ne pouvait recevoir un compte rendu. Cependant et par courtoisie, le Canada avait décidé de répondre verbalement à une question concernant la soumission de l'entreprise. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée
• un troisième soumissionnaire n’avait pas demandé de compte rendu et l’autorité contractante (AC) ne lui avait pas encore envoyé une lettre de regret parce que le Canada avait décidé de ne pas fournir d’autres communications concernant le contrat jusqu’à ce qu’une annonce publique ait eu lieu. Cependant puisque l’annonce publique avait maintenant été faite, une lettre de regret serait envoyée

Le 9 décembre 2022, l'autorité contractante nous a fourni une copie de la lettre de regret qui était proposée et qui devait être envoyée au troisième soumissionnaire non retenu et nous a aussi informés qu'aucune autre rétroaction ne lui serait fournie. Nous avons examiné la lettre de regret et aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fourni l'énoncé sans réserve ci-dessous concernant le C2VCO.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :