Modernisation du Système de gestion des délinquants

Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l'équité (SE) fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant la modernisation du système de gestion des délinquants (SGD) du début jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigence de l'activité

RFP Solutions Inc. a été embauché en tant que SE, le 12 janvier 2021, pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel relatif de la modernisation du SGD émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom du Service correctionnel du Canada (SCC) dans le cadre de l'invitation numéro 21120-206246. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE pendant les rencontres individuelles avec les fournisseurs de la première demande de renseignements (DDR) ainsi que les activités des phases de la deuxième DDR, la demande de propositions (DDP), d'évaluation et d'attribution du contrat.

Le SGD est un système critique de la mission du SCC, utilisé pour gérer les renseignements sur les délinquants dont il a la charge et assurer leur réintégration sécuritaire dans la société. En outre, la Commission des libérations conditionnelles du Canada, partenaire du SCC, l'utilise directement. Le SCC s'en sert également pour distribuer des renseignements sur les délinquants par voie électronique aux autres intervenants. Depuis juin 2017, le SCC a accumulé environ 15 000 comptes utilisateurs du SGD, soit 14 000 utilisateurs internes du SCC et 1 000 utilisateurs externes. Aux périodes de pointe, de 500 à 600 utilisateurs concurrents se serviraient du SGD.

Le SGD a été conçu par SCC et mis en place progressivement de 1991 à 1993. De 1993 à 1999, la portée des processus opérationnels du SGD a augmenté et le SGD soutenait une population d'utilisateurs qui atteignait 10 fois la population prévue à l'origine. En 2002, le SCC a entrepris un projet de renouvellement visant à fournir une technologie améliorée pour l'échange d'information avec ses partenaires. Le projet de renouvellement comprenait la migration technique de la base de données du SGD vers une interface plus conviviale offrant des fonctionnalités améliorées et comportant de nouveaux modules.

En 2015, un processus d'évaluation a révélé la nécessité d'un SGD modernisé pour mieux cibler la gestion de dossier des délinquants. Aujourd'hui, il est nécessaire d'investir dans le SGD pour transformer les processus opérationnels de gestion des délinquants afin de permettre à SCC de mieux stocker, extraire et gérer les données sur les délinquants et, ultimement, d'améliorer les programmes et les politiques de gestion des délinquants et soutenir leur réintégration dans la société de manière plus efficace.

Nous avons examiné l'ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.

Ce rapport comprend :

• l'attestation d'assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes tirées des activités entreprises

Mandat de surveillance de l'équité et observations

Conformément aux termes de notre mandat, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé les activités :
  • des rencontres individuelles avec les fournisseurs de la première DDR
  • de la deuxième DDR
  • la demande de propositions (DDP)
  • les phases d'évaluation et d'attribution du contrat
• avons ciblé les questions relatives à l'équité auprès de l'autorité contractante (AC)
• sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Dans cette section

• Première demande de renseignements
• Deuxième demande de renseignements
• Phase de demande de propositions
• Phase de l'évaluation
• Attribution du contrat et compte rendu

Première demande de renseignements

RFP Solutions Inc. a été embauché pour entreprendre les activités de surveillance de l'équité après la clôture de la DDR (invitation numéro 21120-206246/A) le 27 octobre 2020. Pour bien connaître les exigences du SGD et le processus d'approvisionnement, le SE a examiné les documents de la DDR.

La DDR indiquait que, comme activité de suivi, le Canada pouvait rencontrer les fournisseurs intéressés qui précisaient, dans leur proposition, qu'ils souhaitaient une rencontre.

Dix fournisseurs ont indiqué qu'ils souhaitaient rencontrer le Canada pour présenter et démontrer les capacités de leurs solutions. Selon la disponibilité des représentants du Canada, des fournisseurs et du SE, un calendrier de rencontres a été établi et offrait à chaque fournisseur une rencontre d'une journée complète. Un programme détaillé des séances individuelles du fournisseur a été élaboré et communiqué à chacun des 10 fournisseurs intéressés. Le SE a examiné le programme et toutes les communications avec les fournisseurs relativement à la planification des séances avant leur envoi.

Les fournisseurs étaient responsables de fournir une plateforme virtuelle pour les rencontres en ligne. Le SCC devait faire respecter scrupuleusement le programme prévu pour permettre aux différentes équipes du projet de SGD d'assister aux démonstrations qui touchaient directement leurs domaines de responsabilité. Le Canada devait également fournir à ses représentants une instance Microsoft Teams séparée leur permettant de communiquer entre eux et de poser des questions aux fournisseurs par l'entremise du modérateur du SCC.

Sept rencontres individuelles avec un fournisseur ont été tenues les 8, 12, 17, 24 et 26 février et le 1er mars 2021. Trois des fournisseurs qui avaient demandé une rencontre individuelle ont annulé leur demande après l'organisation des rencontres.

Le SE était présent et a observé chacune des rencontres en ligne.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

Deuxième demande de renseignements

Une deuxième DDR a été publiée, soit l'invitation numéro 21120-206246/B, le 22 mars 2021, pour fournir des réponses aux 14 questions soulevées par les fournisseurs pendant les rencontres individuelles. La clôture administrative de la DDR a été faite le 26 mars 2021.

Le SE a examiné les réponses aux questions des fournisseurs avant qu'elles soient transmises pour valider la neutralité des réponses et la clarté des documents permettant aux fournisseurs potentiels de bien les comprendre.

Une modification à la DDR a été demandée visant à fournir un avis d'une révision à la traduction française du titre du projet de la DDR.

Après l'examen de la documentation de la DDR, y compris la modification, aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

Phase de demande de propositions

Avant la publication de la DDP, le SE a examiné les versions préliminaires et les documents finaux de la DDP. L'AC a tenu compte de tous les commentaires présentés par le SE.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée relativement à la DDP.

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 17 décembre 2021, soit l'invitation numéro 21120-206246/C.

Au total, 167 questions ont été posées par les fournisseurs potentiels pendant la période d'affichage. Des réponses aux questions, ainsi que 11 modifications aux modalités de l'invitation, ont été publiées dans 14 documents de modifications de l'invitation, qui ont tous été affichés sur achatsetventes.gc.ca. Le SE a examiné tous les documents de modification et les commentaires ont été pris en compte par l'AC.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée relativement aux modifications.

La date de clôture finale de la DDP était le 31 mars 2022, à 14 h, heure avancée de l'Est.

Le SE a examiné la façon dont les réponses à la DDP ont été reçues et traitées par l'AC.

Deux soumissions ont été reçues et traitées en tout respect de l'échéance et des directives énoncées dans la DDP et les procédures établies.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée relativement à la réception et au traitement des soumissions.

Phase de l'évaluation

Avant le début de l'évaluation des soumissions, le SE a examiné :

• les directives d'évaluation
• les responsabilités de l'évaluateur
• le code de conduite
• la sécurité
• la confidentialité
• les exigences en matière de conflits d'intérêts

La formation de l'évaluateur a été donnée par le chef de projet de SCC, avec le soutien de l'AC et en présence du SE.

Après la clôture de la DDP, un examen des critères techniques obligatoires a été entrepris individuellement par les membres du comité d'évaluation pour chacune des 2 soumissions reçues.

Les premières réunions consensuelles d'évaluation des 2 soumissions, portant sur les critères techniques obligatoires, ont été tenues les 11 et 19 avril 2022. La nécessité d'obtenir des éclaircissements des soumissionnaires a été soulevée. L'AC a préparé les questions d'éclaircissements qui ont été examinées par le SE avant qu'elles soient transmises aux soumissionnaires. Le comité d'évaluation s'est rassemblé pour terminer l'évaluation consensuelle le 29 avril 2022. Le SE a observé les rencontres d'évaluation consensuelle.

Après l'évaluation des critères techniques obligatoires, des rapports d'évaluation de la conformité (REC) ont été communiqués aux 2 soumissionnaires. Un soumissionnaire a été informé que sa proposition satisfaisait aux critères techniques obligatoires. L'autre soumissionnaire a été informé qu'il pouvait fournir des renseignements supplémentaires ou différents pour satisfaire aux aspects non conformes, comme prévu dans le processus d'évaluation de la conformité de la DDP.

Le soumissionnaire conforme a été jugé admissible à passer à l'évaluation des critères techniques cotés, pendant la période dont disposait le soumissionnaire non conforme pour rectifier sa proposition.

À la fin du délai de rectification, la réponse du soumissionnaire au REC a été évaluée séparément par les membres du comité d'évaluation, puis le comité a été convoqué pour l'évaluation consensuelle des critères techniques obligatoires, le 26 mai 2022. La réponse au REC n'a pas été jugée satisfaisante aux exigences énoncées dans la DDP et, par conséquent, le soumissionnaire n'était pas admissible à l'étape de l'évaluation technique cotée.

Le SE a examiné le REC avant sa publication; il était présent à l'évaluation consensuelle de la réponse au REC et il a examiné les résultats du processus échelonné d'évaluation de la conformité de la soumission relativement aux exigences de la DDP.

Après l'évaluation des exigences obligatoires, les membres du comité d'évaluation ont examiné individuellement le soumissionnaire conforme relativement aux critères techniques cotés. Les évaluateurs se sont subséquemment rencontrés par conférence web les 6, 17, 24, 26, 27 et 31 mai et les 2, 7, 8, 9, 10 et 14 juin 2022 pour mener l'évaluation consensuelle.

Ces réunions d'évaluation consensuelle ont permis d'identifier les parties de la proposition qui nécessitaient des éclaircissements. Le SE a examiné les questions d'éclaircissement avant leur publication.

Les réponses du soumissionnaire aux questions d'éclaircissement ont été examinées individuellement par chaque membre du comité d'évaluation avant que le comité soit convoqué pour terminer l'évaluation consensuelle par conférence web les 15, 18 et 19 juillet 2022. Le SE était présent et a observé les réunions.

Faisant preuve de diligence raisonnable, le Canada a mené une vérification des références de 3 des références de client fournies par le soumissionnaire. Le SE a examiné les questions de la vérification des références pour valider leur alignement à la DDP avant leur émission. Les résultats des vérifications de références ont été examinés par le comité d'évaluation pendant la dernière réunion consensuelle.

À la conclusion du processus d'évaluation technique cotée, le soumissionnaire a été jugé comme ayant obtenu la note de passage requise pour passer à l'évaluation financière.

Conformément à la DDP, l'enveloppe de la proposition financière du soumissionnaire qualifié a été ouverte et l'AC a déterminé le prix total de la proposition.

Après l'examen de la proposition financière, l'AC a demandé des renseignements sur l'évaluation de la capacité financière et l'établissement du prix fourni par le soumissionnaire. Les questions d'éclaircissement ont été examinées par le SE avant leur publication. Après la réception de ces renseignements, l'AC a finalisé l'évaluation financière.

L'AC a tenu le SE informé pendant tout le processus d'évaluation financière et de vérification. Après la confirmation du soumissionnaire le mieux qualifié, l'AC a finalisé les résultats généraux qui ont été examinés par le SE.

Lors de son examen de la conduite de l'évaluation, de la vérification et de la sélection du soumissionnaire, le SE a présenté des commentaires qui ont été pris en compte avant la poursuite du processus. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

Attribution du contrat et compte rendu

Cette section sera présentée sous forme d'un addenda au présent rapport après l'achèvement de l'attribution du contrat, qui est soumise à la confirmation des dispositions relatives à la sécurité et l'intégrité et, comme exigé, le compte rendu des soumissionnaires.

Documents de référence

Documents liés aux invitations numéros 21120-206246/A, 21120-206246/B et 21120-206246/C sont disponibles sur AchatsCanada et auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

11 août 2023

Addenda au rapport final du 10 août 2023 pour la modernisation du SGD.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat et les comptes rendus.

Le soumissionnaire retenu a été informé par écrit de l'attribution du contrat le 1er septembre 2022. Le contrat prévoyait l'élaboration d'une solution prototype et des livrables portant sur l'évaluation de la capacité et de l'utilisabilité. Si l'évaluation de la capacité et de l'utilisabilité confirmait les éléments de la proposition, le gouvernement du Canada pourrait exercer une option de pleine mise en œuvre de la solution. Le SE a examiné le contrat pour vérifier la concordance à la DDP.

Le soumissionnaire non retenu a été informé, à la même date, qu'il pouvait se prévaloir du droit à un compte rendu sur les résultats de l'évaluation. Un compte rendu a été fait au soumissionnaire non retenu, le 24 octobre 2022. Le SE était présent et a observé le compte rendu. Après le compte rendu, le soumissionnaire a demandé des renseignements sur l'évaluation de sa soumission. L'AC a répondu à sa demande. Le SE a examiné ces renseignements avant qu'ils soient transmis au soumissionnaire.

Lors de l'examen du contrat attribué et de l'observation du compte rendu au soumissionnaire non retenu, le SE a fourni des commentaires, qui ont été pris en compte.

Après la conclusion de l'évaluation de la capacité et de l'utilisabilité, le SE a examiné les résultats du processus d'évaluation de la capacité et de l'utilisabilité. L'évaluation de la capacité et de l'utilisabilité a confirmé que le soumissionnaire retenu pouvait être recommandé et qu'il pouvait passer à la prochaine étape du contrat. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne la modernisation du SGD du début jusqu'à la conclusion de l'attribution du contrat et aux activités de compte rendu.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par :